Vaststellingsregeling selectielijst neerslag handelingen Stichting Reclassering Nederland op het beleidsterrein Reclassering over de periode 1948–1999

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 4 september 2001, nr. arc-2001.2443/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Stichting Reclassering Nederland op het beleidsterrein Reclassering over de periode 1948–1999’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

1. Afkortingen en begrippen

ARA: Algemeen Rijksarchief

Awb: Algemene wet bestuursrecht

BSD: basis-selectiedocument

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

PIVOT: Project invoering verkorting overbrengingstermijn

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: rapport institutioneel onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

SRN: Stichting Reclassering Nederland

TBS: Ter Beschikking van de Staat

WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

actor: overheidsorgaan of particuliere organisatie/persoon die een rol speelt op een beleidsterrein

handeling: complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid

B: de selectiebeslissing ‘(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

V: de selectiebeslissing ‘(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

2. Verantwoording

2.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder 'archiefbescheiden' worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Algemeen Rijksarchief (ARA) in Den Haag. Het ARA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemene Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

2.2. Basis Selectiedocument

Een basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing zijn op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de minister van OCenW) en de betrokken zorgdrager(s).

2.3. Het BSD Reclassering

Het PIVOT-rapport Reclassering. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein reclassering 1948–1999 (’s-⁠Gravenhage, 2000) vormt de grondslag voor dit ontwerp-BSD. Het RIO geeft een historische beschrijving van het beleidsterrein reclassering en een overzicht van de handelingen die overheidsorganen hebben verricht.

Het onderzoek naar het beleidsterrein reclassering werd uitgevoerd in het kader van de tussen de Algemene Rijksarchivaris en de secretaris-generaal van het ministerie van Justitie gesloten convenant. In dit convenant zijn afspraken vastgelegd inzake de overdracht van de na 1940 gevormde archieven.

Het institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein reclassering is verricht in de periode augustus 1998 – mei 1999. Het rapport is, na in december 1999 te zijn vastgesteld door het ministerie van Justitie, gepubliceerd in de PIVOT-reeks van de RAD onder nummer 87.

Dit ontwerp-BSD omvat voorstellen voor selectie van de administratieve neerslag van de handelingen van de overheid op het beleidsterrein reclassering. Hierbij dienen echter twee kanttekeningen te worden gemaakt:

De afbakening in tijd en ten opzichte van andere beleidsterreinen is verantwoord in paragraaf 1.3 van het RIO reclassering. Hier kan dus worden volstaan met deze verwijzing.

Voor de toetsing van dit ontwerp-BSD is het raadzaam om eerst de leeswijzer bij de handelingenlijst te raadplegen. Afwijkingen van de handelingenlijst uit het RIO worden hierin toegelicht.

2.4. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein reclassering. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein reclassering?

2.5. Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het ARA. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt art. 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit medegedeeld aan de relaties op de ministeries.:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

2.6. Leeswijzer bij de handelingenlijst

In hoofdstuk 4 staan de handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein reclassering beschreven. Deze zijn naar actor geordend. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals op de volgende pagina staat afgebeeld:

(X): Dit is het nummer van de handeling. Deze nummering is uit het bijbehorende RIO overgenomen. Een handeling kan echter door verschillende actoren (gelijktijdig of opeenvolgend in tijd) zijn uitgevoerd. In dit geval is de betrokken handeling in het BSD uitgesplitst naar de betreffende actoren. Een handeling kan dus onder hetzelfde unieke nummer onder meerdere actoren zijn opgenomen.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het ARA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’ oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

Ter wille van de overzichtelijkheid wordt in de handelingenlijst in tussenkopjes steeds aangegeven:

2.7. Vaststelling BSD

Op 13 november 2000 is het ontwerp-BSD door de Minister van Justitie aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 december 2000 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van Justitie en de Stichting Reclassering Nederland, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 4 september 2001 bracht de RvC advies uit (arc-2001.2443/2), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 17 maart 2003 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Stichting Reclassering Nederland vastgesteld (C/S/03/816) en op 22 juni 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Justitie (C/S/03/712).

3. Handelingen

3.1. Minister van Justitie

Handeling: Het voorbereiden, mede-vaststellen, coördineren en evalueren van het reclasseringsbeleid

Periode: 1948–

Opmerking: Onder deze handeling valt ook:

Waardering: B 1, 2

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving betreffende het beleidsterrein reclassering

Periode: 1948–

Opmerking: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van allerlei wet- en regelgeving is zoveel mogelijk in afzonderlijke handelingen geformuleerd.

Waardering: B 1

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen over ontwikkelingen op het beleidsterrein reclassering

Periode: 1948–

Waardering: B 3

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden of commissies uit de Kamers der Staten-Generaal betreffende het beleidsterrein reclassering

Periode: 1948–

Opmerking: Onder deze handeling wordt hier ook verstaan het procedureel voorbereiden van bezoeken van kamercommissies aan reclasseringsinstellingen.

Waardering: B 2, 3

Handeling: Het informeren van de Commissies voor Verzoekschriften en andere tot het onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten-Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het reclasseringsbeleid

Periode: 1948–

Waardering: B 3

Handeling: Het beslissen op bezwaarschriften naar aanleiding van beschikkingen betreffende reclassering en het voeren van verweer in bezwaarschriftprocedures voor administratiefrechtelijke organen

Periode: 1948–

Opmerking: Handelingen omtrent bezwaar- en beroepsprocedures inzake reclasseringsbezoek in penitentiaire inrichtingen zijn opgenomen in sub-paragraaf 4.10.4.

Waardering: V, 5 jaar

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over het beleidsterrein reclassering

Periode: 1948–