Vaststelling selectielijst handelingen minister van BZK op beleidsterrein Nationale Ombudsman (1964) 1982-1997

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 13 augustus 2001, nr. arc-2001.2446/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Nationale Ombudsman over de periode (1964) 1982-1997' en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument Nationale ombudsman (1964) 1982-1997

Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Vastgesteld/juli 2003

Afkortingen en begrippen

NA: Nationaal Archief

Ab 1995: Archiefbesluit 1995

Aw 1995: Archiefwet 1995

Awb: Algemene wet bestuursrecht

BNo: Bureau Nationale ombudsman

BSD: basisselectiedocument

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

No: Nationale ombudsman

PIVOT: Project invoering verkorting overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: rapport institutioneel onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

So: substituut-ombudsman

Wob: Wet openbaarheid van bestuur

WNo: Wet Nationale ombudsman

Algemene inleiding

1.1. Ten geleide

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het 'rapport institutioneel onderzoek' (RIO) Nationale Ombudsman voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies, etc.

Dit BSD Nationale Ombudsman behandelt de periode 1945-1996 voor de zorgdrager de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

1.2. Het institutioneel onderzoek

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

RIO en BSD zijn het resultaat van een werkafspraak, gemaakt in januari 1996 tussen PIVOT en het BNo. De werkafspraak hield in dat in onderlinge samenwerking een institutioneel onderzoek zou worden uitgevoerd op het terrein van de Nationale ombudsman, resulterend in een RIO en een BSD.

Doel van de samenwerking was om met toepassing van de methodiek van PIVOT te komen tot een duurzame selectielijst, waarmee de Nationale ombudsman zijn archiefbescheiden kan selecteren en het Nationaal Archief de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden op het terrein van de No kan verwerven. De ombudsman had nog niet eerder de beschikking over een selectielijst (onder de Archiefwet 1962: vernietigingslijst). Het institutionele onderzoek is uitgevoerd door een medewerker van PIVOT, die het RIO en aansluitend het daarop gebaseerde BSD heeft samengesteld.

1.3. Het basisselectiedocument

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

a. Het concept-BSD wordt per zorgdrager besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van de actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, door de zorgdrager ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.

d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stellen het BSD vast.

f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

1.4. Zorgdrager

De zorgdrager is volgens de Archiefwet 1995 'degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden'.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

• de Minister Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1 van de Wet Nationale Ombudsman.

1.5. Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Nationaal Archief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit BSD is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de toenmalige minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

De selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor het terrein van de Nationale ombudsman. Dat wil zeggen dat de geformuleerde handelingen van de betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie betrof derhalve de vraag voor welke handelingen geldt dat het noodzakelijk is om de administratieve neerslag daarvan te bewaren voor een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein Nationale ombudsman en op het taakveld van de Nationale ombudsman.

1.6. Criteria voor de selectie

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waarin zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (= bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waarin zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (= vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst. Deze (algemene) selectiecriteria volgen op de volgende pagina.

Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht, gelet op de uit de contextbeschrijving naar voren gekomen hoofdlijnen van het overheidshandelen.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (= blijvend te bewaren), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (= op termijn te vernietigen), onder vermelding van de termijn waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

De gehanteerde algemene bewaarcriteria zijn de volgende:

N.B.: De hierboven genoemde selectiecriteria zijn in 1997 vervangen door zes nieuwe criteria.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

1.7. Verslag vaststellingsprocedure

Op 14 november 2001 is het ontwerp-BSD door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC).

Het ontwerp-BSD werd ingediend voor de volgende zorgdragers en daaronder ressorterende actoren:

• Minister van Binnenlandse Zaken:

de Minister Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1 van de Wet Nationale Ombudsman.

Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 29 november 2000 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 13 augustus 2001 bracht de RvC advies uit (arc-2001.2446/2), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

1.8. Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(X): Dit is het volgnummer van de handeling.

Dit nummer is overgenomen uit het RIO. Als het volgnummer van één of meerdere handelingen in het BSD afwijkt van het oorspronkelijke RIO-nummer, dan wordt deze vermeld in een concordans.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Bijvoorbeeld:

Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten op het beleidsterrein selectie van archiefbescheiden

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.

Vermeld worden:

• de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling;

• het betreffende artikel en lid daarvan;

• de vindplaats, d.w.z. de vermelding van Staatsblad of Staatscourant;

• wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan.

Bijvoorbeeld:

Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2 (Stb. 1947, H 423), Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid, lid 3 (Stb. 1969, 598), gewijzigd 1978 (Stb. 1978, 254), vervallen in 1986 (Stb. 1986, 1)

Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Product: Hier achter staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren.

De opsomming geeft een indicatie van de producten en is niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer (een onderdeel van) het handelingenblok toelichting behoeft.

Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).

Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.

Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.

Eventueel een nadere toelichting op de waardering.

De toepassing van de bewaartermijnen is als volgt:

a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999),

b. de bijbehorende bewaartermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar),

c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10),

d. de betrokken directeur wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier,

e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken directeur zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).

Actoren

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent dus dat niet alleen de actoren die onder de minister van Binnenlandse Zaken vallen worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en wel tot de rijksoverheid behoren.

Actoren die geen overheidsorgaan zijn in de zin van de Archiefwet 1995, dan wel (in het geval van gemeentelijke actoren) het desbetreffende overheidsorgaan buiten het werkterrein van PIVOT is gelegen en actoren waarvan de handelingen al in andere institutionele onderzoeken zijn meegenomen zijn in dit BSD niet meegenomen. Zie voor een overzicht van alle actoren het RIO Behoorlijke behandeld.

Bij de actoren zijn voor de overzichtelijkheid tussen de handelingenblokken kopjes geplaatst die overeenkomen met de titels van de hoofdstukken uit het RIO.

2. Het beleidsterrein Nationale ombudsman

2.1. Algemeen