Vaststelling selectielijst beleidsterrein overheidsinformatievoorziening over de periode 1945–1999

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 3 oktober 2002, nr. arc-2002.4316/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Algemene Rijksarchivaris en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Overheidsinformatievoorziening over de periode 1945–1999’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

De ‘lijst van te vernietigen archiefbescheiden, dagtekenend van na 1 januari 1946, uit de archieven van de Rijksarchieven in de provincies en de Eerste en Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief’ (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, nr. MMA/Ar 1888 d.d. 20-02-1987) wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Bijlage

Afkortingenlijst

ACCO: Algemene Classificatie Commissie voor de Overheidsadministratie

ACI: Adviescommissie Informatisering

ACIB: Advies en Coördinatiepunt Informatiebeveiliging

ADR: Adviescommissie voor de Doelmatigheidsbevordering in de Rijksdienst

ADW: Algemene Databank Wet- en regelgeving

AOA: Adviescommissie Overheidsorganisatie en Automatisering

ARA: Algemeen Rijksarchief

BIOS: Beleidsnota Informatiebeleid Openbare Sector

BOCO: Bestuurlijke Overlegcommissie voor Overheidsautomatisering

BSD: Basisselectiedocument

BVA: Beveiligingsambtenaar

BZK: Ministerie van Binnenlandse Zaken

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

CCASA: Coördinatie commissie algemene secretarie-aangelegenheden

CCBIDOC: Coördinatie commissie bibliotheek- en documentatie-aangelegenheden

CCL: Computercentrum Limburg

CCOI: Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening

IACO: Bureau Informatie Adviesorganen Centrale Overheid

IB-beraad: Interdepartementale commissie informatiebeveiligingsberaad

IC-BIN: Interdepartementale Commissie voor Bibliotheekwezen en Informatieverzorging

ICIB: Interdepartementale commissie informatiebeveiliging

ICT: Informatie- en communicatietechnologie

IOIO: Interdepartementaal Overleg Informatievoorziening en Organisatie

IOS: Informatiebeleid Openbare Sector

IVR: Informatievoorziening in de Rijksdienst

KB: Koninklijk Besluit

KBASA: Koninklijk Besluit Algemene Secretarie Aangelegenheden

NAP: Nationaal Actieprogramma Elektronische Snelwegen

NBLC: Nederlands Bibliotheek- en LectuurCentrum

NCC: Nederlandse Classificatie Commissie

NCS - UDC: Nederlandse Classificatie Stichting, Afdeling Universele Decimale Classificatie

OL-2000: Overheidsloket-2000

ON21: OverheidsNetwerk 21ste eeuw:

PCASA: Permanente Commissie voor algemene secretarie-aangelegenheden bij de rijksadministratie:

PCDIN: Permanente Commissie Documentaire informatieverzorging

PCOD: Permanente commissie Overheids Documentatie

PCPAZ: Permanente Commissie voor Post- en Archiefzaken

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RCC: Rijks Computercentrum

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RMA: Rijkscentrale voor Mechanische Administratie

SDU: Staatsdrukkerij

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

TK: Tweede Kamer (kamerstukaanduiding)

VNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten

WGDIS: Werkgroep automatisering documentaire informatiesystemen

Inleiding

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Overheidsinformatievoorziening voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Dit BSD Overheidsinformatievoorziening behandelt de periode 1945–1999. In die jaren was de Minister van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor het archiefbeheer en daarmee ook voor het laten opstellen en vaststellen van een BSD.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

De Algemene Rijksarchivaris treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Defensie treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

De Minister van Economische Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Financiën treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

De Minister van Verkeer en Waterstaat treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actor:

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd.

Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de toenmalige Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.

Op 4 oktober 2001 is het ontwerp-BSD door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 april 2002 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Economische Zaken, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 3 oktober 2002 bracht de RvC advies uit (arc-2002.4316/2), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 11 juli 2003 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Algemene Rijksarchivaris (C/S/03/1701), de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (C/S/03/1690), de Minister van Defensie (C/S/03/1691), de Minister van Economische Zaken (C/S/03/1692), de Minister van Financiën (C/S/03/1693), de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (C/S/03/1695), de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (C/S/03/1696), de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/S/03/1697), de Minister van Verkeer en Waterstaat (C/S/03/1698), de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (C/S/03/1699) en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (C/S/03/1700) vastgesteld.

Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent dus dat niet alleen de actoren die onder de Minister van Binnenlandse Zaken vallen worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en wel tot de rijksoverheid behoren.

De actoren zijn ingedeeld in:

A. Actoren waarvan het archief valt onder zorg van de Minister van Binnenlandse Zaken.

B. Overige actoren.

Bij de actoren de Minister van Binnenlandse Zaken en de vakminister zijn voor de overzichtelijkheid tussen de handelingenblokken kopjes geplaatst die overeenkomen met de titels van de hoofdstukken uit het rapport institutioneel onderzoek.

Inleiding Overheidsinformatievoorziening