LegalizeRegeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza BZK
Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens;
Gelet op de Archiefwet;
Gelet op de instemming van de Groepsondernemingsraad van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 30 oktober 2003;
Besluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a. BZK: Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties;
- b. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- c. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens;
- d. medewerker: degene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij BZK en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- e. beheerder: het diensthoofd als bedoeld in artikel 1 van het Mandaat- en volmachtbesluit diensthoofden BZK;
- f. derde: ieder, niet zijnde de medewerker, de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties of enig persoon die onder zijn rechtstreeks gezag gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken;
- g. ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
- h. personeelsdossier: de fysieke eenheid waarin rechtmatig verkregen en opgestelde gegevens van een medewerker in schriftelijke vorm zijn vastgelegd;
- i. Emplaza: het geautomatiseerde personeelsinformatiesysteem van BZK;
- j. managementgegevens: de gegevens die in Emplaza, in de vorm van statistische en gepersonificeerde rapporten en signalen, worden verwerkt met betrekking tot formatie en bezetting, ziekteverzuim, functioneringsgesprekken, mobiliteit, taakstelling en realisatie, demografie, bijzondere beloning alsmede overzichten van overige gegevens die relevant zijn voor voeren van personeelsbeleid;
- k. vertrouwelijke gegevens:
- 1°. gegevens betreffende personeelsbeoordelingen, verslagen van functioneringsgesprekken en andere gesprekken met de medewerker over de wijze waarop hij zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd en andere gegevens over de wijze waarop de medewerker zijn werkzaamheden uitvoert en of heeft uitgevoerd;
- 2°. ingevulde schouwformulieren, schouwverslagen alsmede andere gegevens, niet zijnde uitslagen van psychologische testen of assessments, die betrekking hebben op de loopbaanvorming van de medewerker.
Hoofdstuk 2. Doel en werkingssfeer
Artikel 2. Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens
De verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van BZK in personeelsdossiers en Emplaza heeft ten doel een effectief, efficiënt en sociaal verantwoord personeelsbeleid en -beheer te kunnen voeren, alsmede om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 3. Werkingssfeer
Dit besluit is van kracht ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in personeels-dossiers en Emplaza ten behoeve van alle onderdelen van dienst van BZK, met uitzondering van het Korps Landelijke Politiediensten en de Informatie- en Communicatietechnologie Organisatie.
Hoofdstuk 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Artikel 4. Verantwoordelijkheden en Beheer
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in deze regeling.
De beheerders zijn namens de verantwoordelijke belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover de personeelsdossiers en de gegevens in Emplaza betrekking hebben op de medewerkers die binnen hun dienst werkzaam zijn.
De beheerder draagt zorg voor een juiste en nauwkeurige verwerking van de persoonsgegevens en draagt zorg voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
De beheerder is bevoegd te beslissen op een verzoek van de medewerker persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als bedoeld in artikel 36, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens.
De beheerder is bevoegd zijn taken en bevoegdheden als bedoeld in deze regeling te mandateren.
Artikel 5. Inzagebevoegdheid van gegevens in personeelsdossiers en Emplaza
De volgende personen kunnen de persoonsgegevens raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie:
- a. de verantwoordelijke;
- b. de secretaris-generaal;
- c. de beheerder;
- d. de directeur van de medewerker;
- e. de betrokken personeelsadviseur;
- f. het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening;
- g. leidinggevenden, voor zover het een medewerker betreft die onder zijn directe verantwoordelijkheid valt.
In afwijking van het eerste lid kunnen uitsluitend de volgende personen vertrouwelijke gegevens raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a. de direct leidinggevende van de medewerker;
- b. de naasthogere leidinggevende van de medewerker, waaronder in ieder geval de directeur wordt verstaan;
- c. de betrokken personeelsadviseur;
- d. indien de medewerker is aangewezen als herplaatsingkandidaat: de herplaatsingsadviseur, bedoeld in de Regeling herplaatsingsprocedure BZK 2000;
- e. de medewerker.
Het raadplegen van de personeelsdossiers geschiedt door tussenkomst van de betrokken personeelsadviseur.
Onverminderd het bepaalde in artikel 12, vijfde lid, mogen van de vertrouwelijke persoonsgegevens geen reproducties worden gemaakt zonder toestemming van de medewerker.
Artikel 6. Inzagebevoegdheid van managementgegevens
Managementgegevens die betrekking hebben op directieniveau of hoger kunnen door alle medewerkers worden ingezien.
Managementgegevens in de vorm van gepersonificeerde rapporten en de signaleringsgegevens kunnen uitsluitend worden geraadplaagd door leidinggevenden voor zover deze gegevens hun eigen organisatie-onderdeel betreffen.
Artikel 7. Inzagebevoegdheid van de medewerker zelf
Ten aanzien van de uitoefening door de medewerkers van de hen toegekende rechten is hetgeen bepaald is in hoofdstuk 6 van de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing met dien verstande dat:
- a. de medewerker slechts kennis kan krijgen of om wijziging van de persoonsgegevens kan vragen die op hemzelf betrekking hebben alsmede de persoonsgegevens van zijn (gewezen) levenspartner en kinderen;
- b. de levenspartner en kinderen van de (gewezen) medewerker alleen kennis kunnen krijgen van de persoonsgegevens die op henzelf betrekking hebben;
- c. inzage in het personeelsdossier slechts plaatsvindt op afspraak, in aanwezigheid van de betreffende personeelsadviseur. Degene die om inzage verzoekt kan gevraagd worden zich te legitimeren.
Artikel 8. Bevoegdheid tot het verwerken van gegevens in personeelsdossiers en Emplaza
De verantwoordelijke en de beheerder kunnen functionarissen aanwijzen die uit hoofde van hun functie bevoegd zijn tot het raadplegen, gebruiken of anderszins verwerken van persoonsgegevens in personeelsdossiers en in Emplaza. De bevoegdheid tot het verwerken van gegevens wordt beperkt tot die handelingen, die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een goede functie-uitoefening van de aangewezen functionaris.
Artikel 9. Verstrekking van gegevens aan derden
Verstrekking van gegevens aan derden is slechts toegestaan voor zover dat voortvloeit uit het doel van de verwerking van persoonsgegevens of uit een wettelijke verplichting.
In bijlage 2 van deze regeling worden personen en instellingen genoemd waaraan in ieder geval uit hoofde van een wettelijke verplichting persoonsgegevens worden verstrekt. Verstrekking van persoonsgegevens op grond van dit artikellid gaat niet verder dan vereist is op grond van de wettelijke verplichtingen.
Onverminderd het bepaalde in artikel 27, eerste lid onder k, van de Wet op de ondernemingsraden is de directeur Personeel en Organisatie bevoegd om de personen en instaties genoemd in bijlage 2 van deze regeling te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen.
Wanneer een medewerker, bij een andere werkgever in de sector Rijk wordt tewerkgesteld of daar in dienst treedt vindt geen overdracht plaats van vertrouwelijke gegevens.
Indien buiten de kaders genoemd in de twee voorafgaande leden gegevens aan derden worden verstrekt, dan is daaraan voorafgaand schriftelijk toestemming van de medewerker vereist.
Hoofdstuk 4. Gegevens
Artikel 10. Te verwerken gegevens
De verwerking van persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza kan enkel gegevens omvatten die betrekking hebben op medewerkers en voormalige medewerkers.
In de personeelsdossiers en in Emplaza worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan genoemd in bijlage 1 van deze regeling en in het tweede lid van dit artikel.
Naast de in het eerste lid genoemde gegevens worden in Emplaza de volgende gegevens verwerkt:
- a. werkgeverskosten;
- b. managementgegevens.
Onverminderd het bepaalde in artikel 27, eerste lid onder k, van de Wet op de ondernemingsraden is de directeur Personeel en Organisatie bevoegd om de gegevens genoemd in bijlage 1 van deze regeling te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen.
Artikel 11. Herkomst persoonsgegevens
De in de personeelsdossiers en Emplaza opgenomen gegevens worden verkregen:
- a. van de medewerker;
- b. van de direct-leidinggevende;
- c. van personen en instanties die aan de medewerker redelijkerwijs bekend kunnen zijn;
- d. vanuit de automatiseringssystemen Pegasus, PerCC en CAFAS.
In de personeelsdossiers en in Emplaza worden voorts gegevens verwerkt die zijn samengesteld uit of afgeleid van gegevens, verkregen van bovengenoemde personen en instanties.
Hoofdstuk 5. Personeelsdossiers
Artikel 12. Opbouw en inrichting personeelsdossiers
De beheerder zorgt ervoor dat de personeelsdossiers worden opgebouwd volgens de indeling zoals die in bijlage 3 van deze regeling is weergegeven.
Vertrouwelijke gegevens worden opgeborgen in een afgescheiden onderdeel van het personeelsdossier.
De personeelsdossiers zijn geordend op alfabetisch-lexografische volgorde.
In afwijking van het derde lid zijn de personeelsdossiers die betrekking hebben op personeel dat niet meer is aangesteld of tewerkgesteld bij BZK geordend op datum van uitdiensttreding.
In het kader van bezwaar- en beroepsprocedures zijn de betrokken medewerkers van de afdeling Juridische Managementondersteuning en Overlegzaken van de directie Personeel en Organisatie bevoegd reproducties van de personeelsdossiers te maken ten behoeve van de bij de procedures betrokken personen en instanties.
Voor zover de reproducties van de personeelsdossiers als bedoeld in het vijfde lid zijn gemaakt ten behoeve van de betrokken medewerker van de afdeling Juridische Managementondersteuning en Overlegzaken, worden de reproducties binnen de afdeling bewaard.
De afdeling Documentaire Informatievoorziening van het stafbureau Centrale Stafdiensten is belast met het beheer van de in het vijfde lid bedoelde reproducties.
Artikel 13. Overdracht persoonsgegevens
Wanneer de medewerker wordt tewerkgesteld bij een andere beheerder of in dienst treedt bij een andere beheerder wordt zijn personeelsdossier uiterlijk op de dag van overgang in goede, geordende en toegankelijke staat, overgedragen aan de andere beheerder.
Wanneer een de medewerker, bij een andere werkgever in de sector Rijk wordt tewerkgesteld of daar in dienst treedt, wordt zijn personeelsdossier niet overgedragen aan die andere werkgever. Aan die andere werkgever worden slechts de noodzakelijke gegevens verstrekt conform de circulaire ‘aanstelling in algemene dienst van het rijk' (9 juni 1993, Stcrt. 118).
Artikel 14. Verwijderen van gegevens in personeelsdossiers
Behoudens een wettelijke bewaarplicht draagt de verantwoordelijke zorg voor tijdige verwijdering van de in het personeelsdossier verwerkte persoonsgegevens.
De verwijdering geschiedt door het personeelsdossier binnen negen maanden over te dragen aan de afdeling Bibliotheek en Archief, nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de medewerker ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd.
Indien de beëindiging van de werkzaamheden van de medewerker ten behoeve van de verantwoordelijke een tijdelijke of voorwaardelijke basis heeft, vindt verwijdering als bedoeld in het het tweede lid plaats, nadat is komen vast te staan dat de tijdelijke of voorwaardelijke basis waarop de werkzaamheden worden verricht, is gewijzigd in een definitieve beëindiging van de werkzaamheden.
Tot het moment van vernietiging is ten aanzien van het onderdeel van het dossier met vertrouwelijke gegevens dat op grond van het tweede lid is overgebracht naar het semi-statisch archief, toegang als bedoeld in artikel 5, eerste lid, niet toegestaan, tenzij de directeur Personeel & Organisatie schriftelijk ontheffing verleent in het kader van een bezwaar- of beroepsprocedure. Ontheffing is niet mogelijk indien betreffende bescheiden ouder zijn dan 5 jaar.
Vertrouwelijke gegevens worden 5 jaar na het opmaken verwijderd.
Na verwijdering van de vertrouwelijke gegevens op grond van het bepaalde in het vijfde lid, worden de betreffende gegevens uit het personeelsdossier overgebracht naar de afdeling Bibliotheek en Archief om daar tot vernietiging te worden bewaard. Tot het moment van vernietiging is toegang niet mogelijk. Ontheffing, bedoeld in het vierde lid, is niet mogelijk.
Artikel 15. Vernietiging
De persoonsgegevens in de personeelsdossiers worden vernietigd overeenkomstig het bepaalde in het Basisselectiedocument Overheidspersoneel, Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel, BSD, april 2000.
Hoofdstuk 6. Emplaza
Artikel 16. Overdracht persoonsgegevens
Wanneer de medewerker wordt tewerkgesteld bij een andere beheerder of in dienst treedt bij een andere beheerder vindt overdracht plaats van de verwerking van zijn gegevens door de nieuwe beheerder te autoriseren om deze gegevens te verwerken en door de autorisatie van de overdragende beheerder te beëindigen.
Wanneer de medewerker, bij een andere werkgever in de sector Rijk wordt tewerkgesteld of daar in dienst treedt, vindt geen overdracht naar de nieuwe werkgever plaats van gegevens van de medewerker die worden verwerkt in Emplaza.
Artikel 17. Verwijderen van gegevens in Emplaza
Behoudens een wettelijke bewaarplicht draagt de verantwoordelijke zorg voor tijdige verwijdering van de in Emplaza verwerkte persoonsgegevens.
Persoonsgegevens die worden verwerkt in Emplaza worden vernietigd vijf jaar na ontslag van de betrokken medewerker
Vertrouwelijke gegevens die worden verwerkt in Emplaza worden vernietigd vijf jaar nadat ze voor het eerst zijn aangemaakt.
Hoofdstuk 7. Overige bepalingen
Artikel 18. Intrekking Kaderregeling
De Kaderregeling P-dossiers Binnenlandse Zaken van 31 mei 1995, de Wijziging van de Kaderregeling P-dossiers Binnenlandse Zaken van 27 juni 2000 en de bijbehorende bijlagen worden ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit.
Artikel 19. Kennisname van dit besluit
Deze regeling, alsmede de daarbij behorende bijlagen, worden ter inzage gelegd bij de directie Personeelszaken, de registratiebeheerder alsmede de bibliotheek van BZK.
Deze regeling, alsmede de daarbij behorende bijlagen, worden opgenomen in:
- a. het Handboek Documentaire Informatievoorziening van de afdeling Documentair Management en Ondersteuning van de Directie Informatievoorziening;
- b. het BZK-Intranet.
Artikel 20. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 21. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza BZK.
Bijlage 1. , behorende bij artikel 10
Gegevens te verwerken in personeelsdossiers
Gegevens te verwerken in Emplaza
De hierboven genoemde gegevens onder a t/m r alsmede:
Bijlage 2. behorende bij artikel 9
Personen aan wie en Instanties waaraan in ieder geval uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens worden verstrekt
Bijlage 3. behorende bij artikel 12
1. Inleiding
Onder een personeelsdossier (P-dossier) wordt verstaan de eenheid waarin rechtmatig verkregen en opgestelde gegevens van een medewerker zijn vastgelegd. Het P-dossier geeft naast het inzicht in de afspraken die tussen Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de medewerker zijn gemaakt, ook het overzicht van de arbeidshistorie van de betrokken ambtenaar.
2. Indeling van de P-dossiers
De indeling van de P-dossiers is zodanig gekozen dat het meest actuele besluit snel en goed te vinden is. Voorwaarde hiervoor is wel dat zo min mogelijk tabjes onder de rubrieken worden gebruikt. De rubrieken (hieronder aangeduid met de letters a t/m i) zelf worden wel van elkaar gescheiden door middel van tabstroken.
Binnen de rubrieken worden de stukken chronologisch geborgen van het oudste naar het jongste stuk.
De hieronder volgende indeling is voor wat betreft de rubrieken volledig. De opsomming van stukken en onderwerpen, die onder rubrieken worden genoemd, is echter niet limitatief.
In elk P-dossier komen in ieder geval de categorieën A (sollicitatie) en B (dienstverband) voor.
De overige categorieën kunnen voorkomen, maar dat is niet noodzakelijk.
3. Functioneringsgesprekken/beoordelingen
Gegevens met betrekking tot de personeelsbeoordeling, functioneringsgesprekken, de personeelsschouw en andere gesprekken met de medewerker over de wijze waarop hij zijn werkzaamheden uitoefent, worden opgenomen in een vertrouwelijk dossieronderdeel, speciaal bedoeld voor de gegevens genoemd in artikel 6, derde lid van de Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza.
4. Vernietiging
Vernietiging van P-dossiers of bescheiden daaruit vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in het Basisselectiedocument Overheidspersoneel, Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel, BSD, april 2000.
Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.