Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 28 november 2003, nr. DPV/DF/BS/112 tot vaststelling van het algemeen ambtsbericht inzake legalisatie en verificatie van documenten afkomstig uit de Dominicaanse Republiek

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Besluit:

Artikel 1

Op de legalisatie en verificatie van documenten afkomstig uit de Dominicaanse Republiek is het algemene ambtsbericht dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd van toepassing.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Bijlage. - Legalisatie en verificatie van documenten uit de Dominicaanse Republiek

1. Inleiding

In dit ambtsbericht wordt informatie gegeven met betrekking tot legalisatie en verificatie van uit de Dominicaanse Republiek afkomstige documenten.

Om de juistheid van gegevens in de registers van de Burgerlijke stand, de bevolkingsadministratie en de administraties van vreemdelingendiensten te waarborgen en om te voorkomen dat bij voorbeeld ten onrechte huwelijken worden voltrokken of kinderbijslag wordt verkregen, heeft de Minister van Buitenlandse Zaken op 7 maart 1996 besloten een vijftal landen - Ghana, Nigeria, India, Pakistan, de Dominicaanse Republiek - aan te wijzen als probleemland op het gebied van schriftelijk bewijs. Vooral vanuit genoemde landen werd de Nederlandse administratie geconfronteerd met grote hoeveelheden documenten, die vals, vervalst, dan wel inhoudelijk onjuist bleken. Alle documenten die vanaf 1 april 1996 bij de diplomatieke vertegenwoordigingen van bovengenoemde landen ter legalisatie worden aangeboden, dienen eerst inhoudelijk te worden geverifieerd. Eerst indien vast staat dat de documenten rechtsgeldig en inhoudelijk juist zijn, kan worden overgegaan tot legalisatie van de documenten.

Voor de werkwijze inzake legalisatie en verificatie in algemene zin wordt verwezen naar de 'Instructie legalisatie- en verificatieprocedure Nederlandse vertegenwoordigingen in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek,' van 24 augustus 2000, nr. DPC/CJ/221, gepubliceerd in Staatscourant 167 van 30 augustus 2000, en naar de 'Beoordeling van documenten uit Ghana, Nigeria, Pakistan, India en de Dominicaanse Republiek,' van 30 augustus 2002, nr. DJZ/BR/0806-02, gepubliceerd in Staatscourant 170 van 5 september 2002.

In de navolgende hoofdstukken wordt ingegaan op de wetgeving en de praktijk met betrekking tot de burgerlijke administratie in deDominicaanse Republiek.

In het algemeen kan gesteld worden dat opeenvolgende Dominicaanse regeringen de afgelopen jaren zich grote inspanningen getroost hebben om de administratie van persoonsgegevens te verbeteren. Met name de Junta Central Electoral (de Nationale Kiesraad, hierna de JCE) is begonnen met een indrukwekkende opschoning van de geregistreerde persoonsgegevens. Met betrekking tot enkele categorieën van gegevens zijn thans zelfs computerbestanden opgebouwd en de bedoeling is dat binnen tien jaar de gehele burgerlijke administratie geautomatiseerd is.

Vooralsnog is de registratie, zowel binnen de JCE als met name op de lokale kantoren van burgerlijke administratie, zeer gebrekkig. Door onzorgvuldigheid worden essentiële gegevens als namen en geboortedata vaak onvolledig of onjuist geregistreerd.

Voorts kennen vele ambtenaren de regelgeving niet voldoende, waardoor procedures niet juist gevolgd worden en is corruptie zeer wijd verspreid en tot in alle lagen van de publieke sector doorgedrongen.

Tenslotte bestaan in de Dominicaanse Republiek ongeveer 4.000 bedrijven, van eenmansbedrijfjes tot grote organisaties, die zich bezighouden met de falsificatie van documenten, handtekeningen en stempels.

2. Burgerlijke administratie

2.1. Registratie van geboorte

In de artikelen 38 tot en met 49 van wet 659 uit 1944 over akten van de Burgerlijke stand en in wet 13 uit 1993 wordt de registratie van geboorten geregeld. Indien een kind wordt geboren in een stad of een gemeente met een bureau van de Burgerlijke stand, dient de geboorte binnen 60 dagen te worden aangegeven bij het desbetreffende bureau. In (plattelands)gebieden waar geen bureau van de Burgerlijke stand is, dient de geboorte binnen 90 dagen aangegeven te worden bij het bureau van de Burgerlijke stand van het administratieve ambtgebied waar de plaats onder ressorteert (zie verder onder 2.3). Dit bureau dient de geboorteregistratie door te geven aan de JCE alwaar de Centrale burgerlijke administratie is gehuisvest.

In de geboorteakte staan de dag, de tijd en plaats van geboorte, het geslacht en de gegeven namen van het kind alsmede de namen en achternamen, leeftijd, beroep, woonplaats en nationaliteit van de ouders vermeld. Een kind kan wettig, gewettigd, geadopteerd, natuurlijk en/of erkend zijn. Zie hiertoe het stuk over 'Afstammingsgegevens' onder 4.

De informant van de geboorte dient zich te identificeren middels een geldige identiteitskaart (cédula). In 11.2 wordt uitgebreider ingegaan op cédula's.

2.2. Wie kan een geboorte aangeven?

De geboorte dient te worden aangegeven door een daartoe wettelijk bevoegd persoon. De vereisten die gelden voor de declarant van de geboorte, zijn geregeld in artikel 43 van wet 659. Uit hoofde van dit artikel dient de geboorte van een kind te worden aangegeven door de vader, of bij afwezigheid van deze, de moeder, of door de doktoren, chirurgen, verloskundigen of andere personen die aanwezig waren bij de bevalling. In het geval dat de bevalling heeft plaatsgevonden buiten het woonadres van de moeder, kan de aangifte ook gedaan worden door de persoon in wiens huis het voltrokken heeft.

De Nederlandse ambassade in de Dominicaanse Republiek heeft zich bij de legalisatiebeoordelingen in eerste instantie sterk gehouden aan de wettekst van artikel 43. Tot 1993 werd hetgeen bepaald in artikel 43 van wet 659 echter nauwelijks toegepast door de bevoegde Dominicaanse instanties. Behalve de in artikel 43 voornoemd opgesomde personen, werden vóór 1993 geboorten veelvuldig aangegeven door niet-bevoegde declaranten zoals ooms, tantes, buurmannen en priesters. Dit maakt dergelijke geboorteregistraties in strijd met de toepasselijke regelgeving. Op grond van jurisprudentie terzake van het Dominicaanse Hooggerechtshof, dienen dergelijke registraties thans niet meer als strijdig met de Dominicaanse wet te worden beoordeeld, ongeacht welke persoon als declarant vermeld is en mits alle andere gegevens juist zijn.

Geboorteaangiften ná 1 januari 1993 dienen echter wel volgens de limitatieve lijst van declaranten als vermeld in art. 43 te geschieden. Hierbij geldt de volgende uitbreiding:

2.3. Tijdige en tardieve geboorteaangifte en de bevoegdheid van de ambtenaar van de Burgerlijke stand

De ambtenaar van de Burgerlijke stand van de plaats waar de geboorte wordt aangegeven is te allen tijde bevoegd om de aangifte in te schrijven, mits deze aangifte binnen de 60/90-dagentermijn valt. Er is een belangrijk onderscheid tussen tijdige en late geboorteaangiften voor wat betreft de bevoegdheid van de ambtenaar van Burgerlijke stand om de geboorte in te schrijven.

2.3.1. Tijdige geboorteaangifte

Indien een geboorte wordt aangegeven binnen de daarvoor bij wet gestelde termijn (60 dan wel 90 dagen (zie 2.1), dient de aangifte te allen tijde verricht te worden bij het kantoor van de geboorteplaats zelve (art. 39/659). Indien aangifte verricht wordt in een andere plaats is dit in strijd met de wet.

2.3.2. Tardieve geboorteaangifte

Een geboorte die wordt aangegeven na verloop van de wettelijke termijn als omschreven in 2.1 kan ook worden ingeschreven in het register van de Burgerlijke stand van een andere plaats dan de plaats waar de geboorte heeft plaatsgevonden (art. 40, verder uitgewerkt in Resolutie 5/88 van de JCE). In dergelijke gevallen dient evenwel aan een groot aantal voorwaarden voldaan te worden.

Er bestaan twee procedures:

Dezelfde procedure als onder a geldt, met als aanvulling dat aan de declarant van de geboorte een aantal extra-vereisten wordt gesteld. De volgende bescheiden dienen allen te worden overgelegd:

Het ontbreken van de handtekening bij de zojuist genoemde ratificatie in de kantlijn, is een veel voorkomende weigeringsgrond voor het legaliseren van geboorteakten. Vaak is alleen de stempel gezet, terwijl de ratificatie ook de handtekening van de bevoegde ambtenaar moet bevatten. In de praktijk blijken de ambtenaren niet altijd goed op de hoogte van de regels te zijn, waardoor de ratificatieprocedure vaak niet conform de wetgeving wordt uitgevoerd.

N.B.: Op grond van circulaire nummer 12 van de Junta Central Electoral, zijn betrokkenen vrijgesteld van deze ratificatieprocedure als de geboorte vóór 23 december 1965 tardief is aangegeven.

2.4. Overlijden

In art. 70 van wet 659 wordt bepaald dat een geval van overlijden binnen 24 uur dient te worden aangegeven bij het kantoor van de Burgerlijke stand in de plaats van overlijden. Declarant van het overlijden kan een familielid zijn of een ander persoon die op de hoogte is van de gegevens omtrent de overledene. Indien het overlijden niet binnen 24 uur is aangegeven, schrijft de ambtenaar van de Burgerlijke stand weliswaar het overlijden in de registers, hij wacht echter nog met kopieverlening totdat het terzake bevoegde tribunaal de akte ratificeert volgens de procedure die art. 41 van wet 659 beschrijft.

Artikel 79 bepaalt dat in het geval een buitenlander komt te overlijden in de Dominicaanse Republiek de ambtenaar van de Burgerlijke stand na aangifte kopie van de akte verleent aan de president van de Junta Central Electoral zodat het ministerie van Buitenlandse Zaken van het overlijden in kennis wordt gesteld. Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal de staat (al dan niet via de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van dat land in de Dominicaanse Republiek) waar overledene aan toebehoort inlichten omtrent het overlijden.

2.5. Rectificatie

In de artikelen 88 t/m 95 van wet 659 wordt bepaald dat akten van de Burgerlijke stand kunnen worden gecorrigeerd middels een rectificatieprocedure via de rechtbank. De Procurador Fiscal kan akten van de Burgerlijke stand rectificeren. Dit geldt zowel voor zaken die qua inhoud het algemeen belang ten goede komen, als voor administratieve (spel)fouten in de akten. Om een rectificatie te bewerkstelligen, dient de Civiele Kamer ('Tribunal Civil') van het ambtsgebied van de desbetreffende Burgerlijke stand te worden benaderd. Vervolgens kan de Directeur van het hoofdkantoor van de Burgerlijke stand (Oficina Central del Estado Civil) de rectificatieprocedure in werking stellen.

Ook hier geldt dat de geldende procedures vaak niet gevolgd worden en de voorgeschreven stempel en handtekening in het register ontbreken.

3. Erkenningen

3.1. Erkenningen in de Dominicaanse Republiek

De drie wetten (wet 659 van 1944, wet 14/94 van 1994 en wet 985 van 1945) die over erkenning gaan, verwijzen op een exclusieve manier naar natuurlijke of biologische kinderen. Dit betekent dat in de Dominicaanse Republiek alleen via adoptie de hoedanigheid van zoon of dochter aan een persoon kan worden verleend die niet de natuurlijke zoon of dochter is. De natuurlijke afstamming ligt voor wat betreft de moeder vast door de geboorte, voor wat betreft de vader door (vrijwillige) erkenning of door een juridische beslissing. Hierdoor voorziet de Dominicaanse wetgeving alleen in erkenning door de biologische vader.

Er is een aantal voorwaarden dat de wet stelt voor de erkenning van een zoon of dochter. Zo dient er bij het verrichten van een erkenningsverklaring ten overstaan van een ambtenaar van de Burgerlijke stand te worden aangetoond dat er geen obstakels zijn om de erkenning te realiseren. In de praktijk betekent dit veeleer dat het tonen van een geboorteakte waarop staat dat er geen eerdere erkenning door de vader is gedaan, voldoende is. Verder dient de verklaring in aanwezigheid van getuigen te worden opgesteld. Ook dient er een volledige kopie van de geboorteakte te worden bijgevoegd, als de erkenning plaatsvindt nadat de geboorteakte is opgemaakt en dat deze werd opgemaakt buiten de gemeente waar de geboorteakte ligt. Als de erkenning plaatsvindt door middel van een authentieke akte of door een testament, dan wordt deze overgeschreven in de Burgerlijke stand waar de geboorte van de erkende persoon is geregistreerd.

3.2. Buitenlandse erkenningen

Op grond van artikel 33 en 34 van wet 659 kunnen erkenningsakten, evenals elke andere akte betreffende de Burgerlijke stand, worden gerealiseerd in het buitenland. Deze zijn geldig in de Dominicaanse Republiek als ze zijn opgesteld overeenkomstig de wetten van het land waar de erkenning heeft plaatsgevonden en als ze zijn gelegaliseerd door de Dominicaanse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in dat land.

De erkenning door een Dominicaan van een buitenlander of door een buitenlander van een Dominicaan, door een persoon die niet de biologische vader is, is geldig in de Dominicaanse Republiek, wanneer dit heeft plaatsgevonden volgens de wetten van het land waar de erkenning heeft plaatsgevonden en deze wetgeving het toestaat dat personen erkend worden als zoon of dochter zijnde de niet-biologische zoon of dochter. Deze erkenning beperkt zich echter tot het feit dat de Dominicaanse Republiek louter de mogelijkheid van het erkennen in een ander land bevestigt ('erkent') waar de plaatselijke wetgeving het toestaat. Met andere woorden, de geldigheid van een rechtsgeldige erkenning van een niet-biologisch kind in het buitenland wordt door de autoriteiten in de Dominicaanse Republiek geaccepteerd. Echter, omdat de Dominicaanse Republiek de figuur van de erkenning van een niet-biologisch kind niet kent, bestaat er weerstand tegen het opnemen van een rechtsgeldige erkenning naar buitenlands recht als het een niet-biologisch kind betreft. Desalniettemin worden in de praktijk buitenlandse 'niet biologische' erkenningen doorgaans bijgeschreven in de registers.

4. Afstammingsgegevens

Er bestaan verschillen tussen natuurlijke, wettige, gewettigde, erkende en geadopteerde kinderen:

Natuurlijke kinderen, 'hijos naturales'; kinderen waarvan het bloedverwantschap duidelijk is maar niet staande een huwelijk geboren zijn, en die niet door de vader zijn erkend.

Wettige kinderen, 'hijos legitimos'; kinderen die staande een huwelijk zijn geboren.

Gewettigde kinderen, 'hijos legitimados'; kinderen die niet staande een huwelijk zijn geboren en na een huwelijk gewettigd zijn.

Erkende kinderen, 'hijos reconocidos'; natuurlijke kinderen, maar die door de vader zijn erkend. Erkenning kan zowel direct na de geboorte gebeuren, dan wel later. Ook kan, op grond van jurisprudentie van het Hooggerechtshof, erkend worden door de grootvader of -moeder naar vaderszijde erkend, in die gevallen wanneer de vader overleden, afwezig, of niet handelingsbekwaam is.

Geadopteerde kinderen.

Resolutie 39/96 van de Junta Central Electoral verbiedt specificatie van de afstammingsgegevens in de akten van de Burgerlijke stand. Volgens artikel 14 van wet 94 hebben alle kinderen, onafhankelijk of de kinderen zijn geboren uit een huwelijk of niet, dan wel geadopteerd zijn, gelijke rechten en eigenschappen. Het vermelden van de afstammingsgegevens is derhalve discriminatoir en het is verboden deze in de geboorteakten te vermelden. Echter, indien kinderen erkend of gewettigd zijn, dienen deze afstammingsgegevens vermeld te worden en wel in de daarvoor bestemde marge in de akte.

5. Adoptie

Het Wetboek van Minderjarigen ('Codigo del Menor') en Wet 14/94 over de Bescherming van Kinderen en Adolescenten gaan over adoptie ('Codigo para la Protecíon de Niños, Niñas y Adolescentes de la Republica Dominicana').

Een adoptie kan een gewone (zwakke) of een geprivilegieerde (sterke) zijn. Een adoptie komt tot stand bij overeenkomst tussen adoptant en geadopteerde, die door de rechtbank moet worden goedgekeurd (zwakke adoptie), of bij vonnis van de kinder- of adolescentenrechtbank (sterke adoptie).

Voor adoptie is de toestemming nodig van de ouders als het te adopteren kind minderjarig is, voor een adoptie door een echtgenoot alleen ook die van de andere echtgenoot.

Zwakke adoptie

Door een zwakke adoptie ontstaan alleen bloedverwantschappelijke betrekkingen tussen de adoptant en de geadopteerde en de kinderen daarvan. De geadopteerde blijft behoren tot zijn oorspronkelijke familie. Een zwakke adoptie kan bij beschikking van de rechtbank om gewichtige redenen worden opgeheven.

Sterke adoptie

Een sterke of geprivilegieerde adoptie is alleen toegestaan ten gunste van minderjarigen, die nog geen 5 jaar oud zijn en die door hun ouders zijn verlaten of waarvan de ouders onbekend of overleden zijn. De geadopteerde houdt op deel uit te maken van de oorspronkelijke familie, afgezien van de huwelijksbeletselen, en verkrijgt de rechten en de plichten van een wettig kind. Een sterke adoptie kan niet worden herroepen.

6. Gezag

De Wet 14/94 over de Bescherming van Kinderen en Adolescenten ('Codigo para la Protecíon de Niños, Niñas y Adolescentes de la Republica Dominicana') stelt vast dat het gezag door de beide ouders op gelijke wijze gedeeld wordt overeenkomstig het gestelde in het Burgerlijk Wetboek ('Codigo Civil'). Zo stelt het Burgerlijk Wetboek: 'Het gezag behoort toe aan de vader en aan de moeder om de veiligheid, de gezondheid en de moraliteit van het kind te beschermen. Zij hebben in dit opzicht het recht en de plicht van de voogdij, de waakzaamheid en de opvoeding.' Anderzijds geeft het Burgerlijk Wetboek een andere behandeling aan als het gaat om een natuurlijk kind: De moeder zal het volledige gezag van de vader en de moeder uitoefenen over haar natuurlijke kind. Als de vader het kind binnen drie maanden na de geboorte erkent, zal de moeder het betreffende gezag blijven uitoefenen, maar de vader zou de rechtbank kunnen verzoeken het gezag aan hem alleen te verlenen of aan beiden samen. Als de vader het kind niet heeft erkend en de moeder is niet in staat om het gezag uit te oefenen, dan zal het kind onder het gezag blijven van de grootouders van moederszijde. In afwezigheid van dezen, dan zal het Openbaar ministerie of willekeurig welk familielid van moederszijde, de overeenkomstige kantonrechter moeten verzoeken om het voogdijschap toe te kennen.

7. Huwelijk en echtscheiding

7.1. Huwelijk

De minimum leeftijd waarop een huwelijk kan worden aangegaan is voor een man 18 jaar en voor een vrouw 15 jaar. De kantonrechter kan dispensatie verlenen. Kinderen, jonger dan 18 jaar, hebben toestemming van hun ouders of van de overlevende ouder nodig om te huwen.

Het huwelijk naar Dominicaans recht kan zowel een burgerlijk, als een religieus (rooms-katholiek) convenant zijn. Een burgerlijk huwelijk kan tevens kerkelijk worden ingezegend. Een kerkelijk huwelijk moet binnen drie dagen door inzending van de huwelijksakte aan de ambtenaar van de Burgerlijke stand worden medegedeeld. Na inschrijving in het register van de Burgerlijke stand in de gemeente of gewest waar het huwelijk is aangegaan, heeft het huwelijk burgerrechtelijke gevolgen.