Voorlichtingspublicatie meetjaar lumpsum primair onderwijs en scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging

Inleiding

Deze voorlichtingspublicatie is bedoeld voor:

De voorlichtingspublicatie geldt niet voor scholen/ schoolbesturen die deelnemen aan pilot 1 van de pilot lumpsum.

In deze publicatie wordt u geïnformeerd over de uitwerking van het meetjaar dat nodig is om lumpsumfinanciering in het primair onderwijs op 1 augustus 2006 te kunnen invoeren en de overgang naar lumpsum soepel te laten verlopen. In deze publicatie wordt ingegaan op een aantal nieuwe onderwerpen als het lumpsumbedrag, de gewogen gemiddelde leeftijd, overgangsregeling, en herverdeeleffecten. Uitleg over deze onderwerpen en de informatie over het meetjaar kunt u vinden:

Het meetjaar is aangekondigd in de uitwerkingsnotitie Lumpsumfinanciering (Kamerstukken 2003-04, 29 399 nr. 1) die in februari in de Tweede Kamer is behandeld. Deze voorlichtingspublicatie gaat vooraf aan het wetsvoorstel dat de invoering van lumpsumfinanciering in het primair onderwijs mogelijk maakt en waarmee het meetjaar wettelijk wordt verankerd.

Dit voorjaar worden de scholen nader geïnformeerd over de regels die zullen gelden gedurende het meetjaar om te komen tot de juiste gegevens die nodig zijn voor de vaststelling van de overgangsvergoeding en de vaststelling van de lumpsumprijzen voor het invoeringsjaar.

Waarom een meetjaar?

Op 1 augustus 2006 wordt lumpsumfinanciering ingevoerd in het primair onderwijs. Per school wordt een lumpsum-budget vastgesteld dat vrij besteedbaar is. Om het lumpsumbudget te kunnen berekenen zijn gegevens noodzakelijk. De gegevens worden verzameld in het meetjaar. Het schooljaar 2004 - 2005 is het meetjaar. De meetjaargegevens worden gebruikt voor een goede vaststelling en toedeling van de lumpsumbedragen en om de herverdeeleffecten van de invoering van lumpsum te kunnen bepalen.

Het meetjaar is niet vrijblijvend, maar noodzakelijk voor de invoering van lumpsum. Het meetjaar wordt ingericht om:

Daarnaast worden de meetjaargegevens gebruikt voor de afzonderlijke overgangsregeling voor scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging die tegelijkertijd overgaan op de lumpsumbekostiging VO.

Wat gebeurt er in het meetjaar?

In het meetjaar worden per school het fre-verbruik, de daarbijbehorende loonkosten en de gemiddelde leeftijd van het personeel vastgesteld. Deze gegevens zijn nodig voor de lumpsumberekening per school en de bepaling van het overgangsrecht per bestuur. Daarom moeten de gegevens uit het meetjaar zuiver en betrouwbaar zijn. Omdat het geautomatiseerde salarissysteem (CASO) is aangepast kunnen de meetjaargegevens gemakkelijk worden verkregen zonder veel extra werk voor scholen, besturen en administratiekantoren.

Richtlijnen voor scholen en schoolbesturen

Doelgroep meetjaar

Het meetjaar geldt voor alle scholen die op 1 augustus 2004 vallen onder de WEC, inclusief de instellingen voor visueel gehandicapten en de WPO inclusief de scholen vallend onder de wet trekkende bevolking.

Tevens geldt het meetjaar voor scholen voor praktijkonderwijs uit het voortgezet onderwijs die in 2004 - 2005 bekostigd worden via het declaratiestelsel. Voor deze scholen voor praktijkonderwijs doen zich in het meetjaar enkele verschillen ten opzichte van de overige instellingen waarvoor deze voorlichtingspublicatie geldt. Deze verschillen zijn bij de betreffende onderdelen nader toegelicht. Scholen die per 1 augustus 2005 starten doen niet mee aan het meetjaar. Zij kunnen geen aanspraak maken op de overgangsregeling.

Welke gegevens zijn nodig?

In het meetjaar worden per school de volgende gegevens verzameld:

Naast de gegevens die OCW van de besturen vraagt, zijn voor de berekening van het lumpsumbudget gegevens nodig die OCW in de eigen bestanden beschikbaar heeft:

De gewogen gemiddelde leeftijd zal niet worden gemeten voor de scholen voor praktijkonderwijs. Op het moment dat de scholen voor praktijkonderwijs overgaan op de lumpsumbekostiging VO is de bekostiging naar verwachting vereenvoudigd; de vereenvoudiging hangt af van goedkeuring door Tweede en Eerste Kamer. Een van die vereenvoudigingen is de afschaffing van de leeftijdscorrectie. Dit betekent dat de gewogen gemiddelde leeftijd geen rol meer zal spelen bij de vaststelling van de jaarlijkse lumpsumbekostiging voor scholen voor praktijkonderwijs en overige VO-scholen.

Nieuwe Scholen

Indien een school per 1 augustus 2004 start kunnen de bekostigingsgegevens van deze school gewoon in het meetjaar worden verzameld. Voor de bepaling van de prijzen per school om het herverdeeleffect tussen de genormeerde declaratie en de fictieve lumpsum te bepalen wordt de gewogen gemiddelde leeftijd 2004 als uitgangspunt genomen, die wordt omgerekend naar de GGL 2003.

Scholen die per 1 augustus 2005 starten worden niet meegenomen in het meetjaar. Zij komen niet in aanmerking voor de overgangsregeling.

Als een school voor praktijkonderwijs per 1 augustus 2004 of 2005 start dan is het verzamelen van meetjaargegevens niet van toepassing. Nieuwe scholen voor praktijkonderwijs krijgen direct de lumpsumbekostiging VO.

Wanneer moeten de gegevens beschikbaar zijn

Onder declaratiebekostiging ontvangen de scholen in maart van elk jaar een voorlopig formatieoverzicht waarin de formatie voor het komende schooljaar wordt weergegeven. Onder lumpsumbekostiging, vanaf het schooljaar 2006 - 2007, zal ook de voorlopige lumpsumvergoeding in maart voorafgaande aan het schooljaar per beschikking worden vastgesteld. In januari 2006 wordt bekend gemaakt of een bestuur in aanmerking komt voor de overgangsregeling. Dan worden ook de daarbijbehorende overgangsbedragen gepubliceerd. Om de berekeningen voor de lumpsumbedragen en de overgangsregeling te kunnen maken moeten de meetjaargegevens uiterlijk op 10 oktober 2005 in het geautomatiseerde salarissysteem zijn ingevoerd, zodat deze gegevens uiterlijk 1 november bij OCW beschikbaar zijn.

Welke inspanning levert het veld?

De gegevens van het meetjaar moeten zuiver zijn. Het meetjaar moet inzicht geven in de inzet van de fre’s en de daarbij behorende loonkosten op het schooljaar 2004-2005. Voorkomen moet worden dat gegevens van andere schooljaren de meetjaargegevens vervuilen. Het is daarom belangrijk dat scholen de mutaties in het personeelsbestand zo spoedig mogelijk aan hun administratiekantoren doorgeven, zodat zij de mutaties in het salarissysteem kunnen doorvoeren.

Dit betekent dat mutaties met betrekking tot het schooljaar 2003 - 2004 uiterlijk tot 10 december 2004 door de administratiekantoren verwerkt worden. Mutaties met betrekking tot het meetjaar 2004 - 2005 kan een administratiekantoor uiterlijk tot 10 oktober 2005 verwerken.

NB.

De genoemde data zijn de uiterlijke data waarop de administratiekantoren hun mutaties kunnen verwerken. Scholen en besturen moeten hun personeelsmutaties tijdig aan hun administratiekantoren melden opdat deze voor de genoemde data verwerkt kunnen worden. Het verdient aanbeveling om met uw administratiekantoor afspraken temaken over de wijze en het moment van aanlevering van gegevens tijdens het meetjaar.

Hoe vindt de gegevenslevering plaats?

OCW heeft Pinkroccade gevraagd het geautomatiseerde salarissysteem aan te passen zodat de benodigde gegevens voor het meetjaar daaruit op een eenvoudige wijze verkregen kunnen worden. Er is een extra module aan het salarissysteem toegevoegd, zodat de meetjaargegevens op schooljaarbasis beschikbaar komen. De aanpassing van het geautomatiseerde salarissysteem zorgt ervoor dat de administratieve last van het meetjaar voor de besturen beperkt blijft.

Indien een schoolbestuur het niet eens is met de gegevenslevering door PinkRoccade dient het schoolbestuur Cfi daarvan voorafgaand aan de start van het meetjaar, dat is uiterlijk op 31 juli 2004 schriftelijk in kennis te stellen. Deze schriftelijke kennisgeving kan worden ingediend bij:

Een schoolbestuur dat het niet eens is met de gegevenslevering door PinkRoccade is zelf verantwoordelijk voor een tijdige en gevalideerde levering van de benodigde bekostigingsgegevens. Het schoolbestuur levert de gege-vens voorzien van een accountantsverklaring uiterlijk op 1 oktober 2005 aan bij Cfi (o.v.v. meetjaar lumpsum PO). Indien geen gebruik gemaakt wordt van de levering door PinkRoccade zal het schoolbestuur apart ingelicht worden over de wijze van aanlevering van de meetjaargegevens. Dit geldt ook voor de besturen die geen gebruik maken van het geautomatiseerde salarissysteem van PinkRoccade.

Hoe worden de meetjaargegevens aan besturen en administratiekantoren geleverd?

De GGL 2003 en 2004 en onderliggende gegevens als de leeftijd en de betrekkingsomvang van de leerkrachten zijn vanaf december 2004 voor administratiekantoren raadpleegbaar op de website van Pinkroccade. Besturen kunnen deze gegevens opvragen bij hun administratiekantoor. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt hoe tot de berekening van de GGL 2003 en 2004 wordt gekomen.

Het fre-verbruik en de loonkosten worden in oktober 2005 per CD-rom aan de administratiekantoren beschikbaar gesteld, zodat inzicht wordt verkregen in de gegevens die zijn geleverd aan OCW. De administratiekantoren zijn verantwoordelijk voor de verspreiding van de gegevens onder de bij hun kantoor aangesloten besturen.

Per schoolbestuur waarvoor een overzicht berekeningsresultaten lumpsum wordt aangemaakt wordt een toelichting bij de overzichten opgesteld zoals dit ook gebruikelijk is bij het huidige overzicht fre-omvang en fre-verbruik.

Onderzoek en voorlichting gedurende het schooljaar 2004 - 2005

De juistheid van meetjaargegevens is van groot belang omdat op basis van deze gegevens de hoogte van de bekostiging voor de komende jaren wordt bepaald. De kwaliteit van de meetjaargegevens dient dan ook gewaarborgd te worden. Dit vereist een aanpassing in de aanlevering van gegevens aan administratiekantoren. Scholen / besturen moeten hun personeelsmutaties tijdig aan hun administratiekantoren doorgeven, zodat deze hun mutaties over het schooljaar 2004 - 2005 uiterlijk op 10 oktober 2005 kunnen verwerken.

Om er voor te zorgen dat de meetjaargegevens de kwaliteit bieden die nodig is voor een goede vaststelling van de lumpsumbekostiging zal de accountantsdienst van OCW gedurende het schooljaar 2004-2005 steekproefsgewijs onderzoek verrichten. Dit onderzoek heeft tot doel de besturen tijdig in te lichten over het declaratiegedrag en correctiemogelijkheden. Indien het onderzoek daar aanleiding toegeeft zal periodiek voorlichting gegeven worden over de bevindingen die door de accountantsdienst van OCW worden gedaan.

Correctie bij hoger fre-verbruik dan is toegestaan

Indien na ontvangst van de meetjaargegevens per school geconstateerd wordt dat sprake is van een hoger fre-verbruik dan is toegestaan, worden de geleverde meetjaargegevens gecorrigeerd. De volgende correctie wordt toegepast:

Nadat deze acties zijn uitgevoerd zijn, is bekend wat de toegestane gedeclareerde loonkosten 2004-2005 zijn. Dit gegeven dient als uitgangspunt voor de berekening van de lumpsumbedragen en de overgangsregeling.

Voor de deelnemers aan de lumpsum pilot 2 wordt niet op school niveau maar op bestuursniveau bepaald of sprake is van te veel fre-verbruik. Mogelijk teveel verbruikte fre’s op bestuursniveau worden naar rato per school in mindering gebracht.

Validatie van de meetjaargegevens

De verschillende gegevens uit het meetjaar worden in het reguliere verantwoordingsproces van de aanvraag rijksvergoeding door de accountant gecontroleerd. Pas na afgifte van een goedkeurende accountantsverklaring bij de aanvraag rijksvergoeding kunnen gegevens als definitief worden beschouwd.

De gegevens benodigd voor de GGL van 1 oktober 2003 (leeftijd leerkracht & betrekkingsomvang) worden reeds door de accountant gecontroleerd in de aanvraag rijksvergoeding 2003 en is daarmee uiterlijk 1 juli 2004 definitief.

Alleen voor scholen die starten op 1 augustus 2004 is de GGL van 1 oktober 2004 een bekostigingsgegeven.

De accountantsverklaring voor de aanvraag rijksvergoeding 2004, welke uiterlijk 1 juli 2005 beschikbaar is, geldt ook voor de vastgestelde GGL op 1 oktober 2004.

Indien de GGL 2004 gecorrigeerd moet worden dan levert de accountant samen met de AVR 2004 de gecorrigeerde GGL van 1 oktober 2004 aan. Zij leveren dan via een apart formulier de volgende gegevens aan:

Nadere aanwijzingen met betrekking tot deze verschillende gegevens worden gegeven in de brochures AVR en Controleprotocol.

Fre-verbruik en loonkosten

Bij de AVR over 2005 controleert de instellingsaccountant (mede) de juistheid en volledigheid van het fre-verbruik en de hieraan gerelateerde gedeclareerde loonkosten in het schooljaar 2004 - 2005. Deze gegevens zijn echter pas op 1 juli 2006 beschikbaar. Als de instellingsaccountant alsnog correcties moet aanbrengen dan kan een wijziging in deze gegevens van invloed zijn op de genormeerde declaratie per school en de overgangsregeling per bevoegd gezag. Om de invloed van de correcties op de meetjaargegevens te kunnen bepalen dienen de correcties uit de AVR 2004 ook op schooljaarbasis te worden vastgesteld. Hiervoor zullen aanwijzingen in het controleprotocol 2004 worden opgenomen.

Correctie op de overgangsregeling na Aanvraag rijksvergoeding 2005

Naar aanleiding van de AVR 2005 gecorrigeerde meetjaar-gegevens leiden niet tot wijzigingen op landelijk niveau. Dit betekent dat de overgangsbekostiging voor besturen waar geen correctie op de meetjaargegevens plaatsvindt niet verandert.

Op basis van het correctiebedrag zal wel opnieuw het afwijkingspercentage per bestuur worden bepaald en de overgangsbekostiging per school worden gecorrigeerd.

Het ministerie investeert in het verkrijgen van juiste meet-jaargegevens door gedurende het schooljaar 2004 - 2005 voorlichting te geven over declaratiegedrag, overzichten aan te passen zodat inzicht wordt verkregen in de loonkosten per schooljaar en een correctie toe te passen indien na aanlevering van de meetjaargegevens een hoger fre-verbruik wordt geconstateerd. Indien uit de accountantscontrole voor de AVR 2005 alsnog blijkt dat de gedeclareerde loonkosten gecorrigeerd moeten worden zal naast een correctie van het herverdeeleffect het bestaande sanctiebeleid worden toegepast.

Kalender meetjaar

Toelichting

In het meetjaar worden per school het fre-verbruik, de daarbijbehorende loonkosten en de gemiddelde leeftijd van het personeel vastgesteld. Deze gegevens zijn nodig voor de lumpsumberekening per school en de bepaling van het overgangsrecht per bestuur. In de voorlichtingspublicatie meetjaar komen een aantal onderwerpen aan bod die niet eerder zijn toegelicht. Om de voorlichtingspublicatie meetjaar duidelijk leesbaar te maken volgt hier een korte uitleg van deze onderwerpen.

Hoe wordt het lumpsumbudget berekend?

De huidige personele bekostiging is gebaseerd op formatierekeneenheden. Het basisprincipe voor de berekening van de lumpsumbekostiging is gebaseerd op bedragen per leerling. Voor de bepaling van het lumpsumbudget worden per functiecategorie (voor basisonderwijs onderwijzend personeel en directie, voor het speciaal onderwijs ook onderwijzend personeel, onderwijsondersteunend personeel en directie) de kosten, de gemiddelde personele last (gpl), berekend. De gpl is afhankelijk van de leeftijd van de leerkrachten (de gewogen gemiddelde leeftijd = GGL). Daarnaast is het lumpsum budget gebaseerd op het aantal leerlingen (bovenbouw en onderbouw rekeninghoudend met het schoolgewicht in het basisonderwijs en cumi’s in het speciaal onderwijs en speciaal basisonderwijs) en blij-ven de toeslagen voor kleine scholen in het basisonderwijs en directies bestaan.

Bepalen herverdeeleffecten op basis van meetjaar 2004 - 2005

Het op basis van het meetjaar berekende fictieve lumpsumbudget wordt vergeleken met de loonkosten die per school in het meetjaar zijn gedeclareerd. Op basis van deze vergelijking worden de herverdeeleffecten per school berekend (in hoeverre gaat een school er op voor/achteruit). Om de vergelijking te kunnen maken tussen de gedeclareerde kosten en het berekende fictieve lumpsumbudget moet worden vastgesteld wat het toegekende en verbruikte aantal fre’s is en welke loonkosten daarbij behoren. De gegevens voor deze berekeningen worden in het meetjaar verzameld.

Afhankelijk van de omvang van de op bestuursniveau gesaldeerde herverdeeleffecten van de scholen wordt bepaald of een bestuur in aanmerking komt voor de overgangsregeling.

De gewogen gemiddelde leeftijd per school

De gewogen gemiddelde leeftijd wordt per school bepaald op basis van de leraren van een school. De berekening vindt plaats met uitzondering van de leraren in opleiding, de leraren die zijn benoemd in uitsluitend een vervangingsbetrekking en met uitzondering van de leraren met een tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang in verband met vervanging, voor zover deze benoemingen ten laste van het Vervangingsfonds worden gebracht

De gewogen gemiddelde leeftijd per school is gelijk aan de uitkomst van de formule:

Som (leeftijd x betrekkingsomvang aan de betreffende school) per school/som van de betrekkingsomvangen aan de betreffende school.

De GGL op 1 oktober 2003 wordt gebruikt voor de berekening van de fictieve lumpsum per school in het meetjaar en voor de vaststelling van het gehele lumpsumbudget.

Scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging

Het meetjaar geldt ook voor de scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging omdat zij net als de scholen in het primair onderwijs per 1 augustus 2006 over gaan op lumpsumbekostiging.

In het praktijkonderwijs zijn op dit moment twee bekostigingssystemen in gebruik: een declaratiestelsel en een lumpsumstelsel (VO). Twee bekostigingsstelsels in één onderwijssector is echter een onwenselijke situatie vanwege de omvangrijke regelgeving en de daaraan verbonden administratieve lastendruk. Daarom is ervoor gekozen om lumpsumbekostiging te realiseren voor het gehele praktijkonderwijs. Onder lumpsumbekostiging wordt in dit geval verstaan de lumpsumbekostiging VO zoals die nu al bestaat voor de andere scholen en afdelingen voor praktijkonderwijs.

De meetjaargegevens van scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging zullen gebruikt worden om een specifieke overgangsregeling te maken zodat ook voor scholen voor praktijkonderwijs de overgang van declaratiebekostiging naar lumpsumbekostiging VO soepel verloopt. Hoe deze overgangsregeling er precies uit gaat zien, is nog niet bekend.