Vaststellingsregeling Selectielijst neerslag handelingen openbare en bijzondere universiteiten op het beleidsterrein Studiefinanciering over de periode 1945-1994, Erasmus Universiteit Rotterdam

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 7 januari 2004, nr. arc-6257/3);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Erasmus Universiteit Rotterdam en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Studiefinanciering over de periode 1945–1994’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument Studiefinanciering 1945–1994

Erasmus Universiteit Rotterdam, Katholieke Universiteit Brabant, Katholieke Universiteit Nijmegen, Technische Universiteit Delft, Technische Universiteit Eindhoven, Universiteit van Amsterdam, Universiteit Leiden, Universiteit Groningen, Universiteit Maastricht, Universiteit Twente, Universiteit Utrecht, Vrije Universiteit Amsterdam en Wageningen Universiteit

Inleiding

Ten geleide

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archief-bescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Leergeld voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.

Het institutioneel onderzoek

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Zorgdrager

Dit BSD Studiefinanciering behandelt de periode 1945–1994.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

De Erasmus Universiteit Rotterdam treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Katholieke Universiteit Brabant treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Katholieke Universiteit Nijmegen treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Technische Universiteit Delft treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Technische Universiteit Eindhoven treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Universiteit Maastricht treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Universiteit Twente treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Universiteit van Amsterdam treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Universiteit Leiden treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Universiteit Groningen treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Universiteit Utrecht treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Vrije Universiteit Amsterdam treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

De Wageningen Universiteit treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;

Universiteiten zijn zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s). Het BSD heeft zowel betrekking op openbare universiteiten als bijzondere universiteiten. De openbare universiteiten zijn publiekrechtelijke ZBO’s. Zij vallen volledig onder de werking van Archiefwet. De bijzondere universiteiten zijn privaatrechtelijke ZBO’s. Zij vallen slechts onder de Archiefwet in zoverre zij bekleed zijn met ‘openbaar gezag’. De kern van het begrip ‘openbaar gezag’ is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke personen of rechtspersonen.1M.W. van Boven, R. Kramer en C.G.M. Noordam: De Archiefwet in 100 trefwoorden (’s-Gravenhage, 1998; tweede herziene druk), p. 107.

Bij alle in het BSD opgenomen handelingen is er sprake van uitoefening van openbaar gezag. Voor wat deze handelingen betreft, vallen ook de bijzondere universiteiten volledig onder de werking van de Archiefwet.

Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de toenmalige Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Criteria voor de selectie

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.

Vaststelling van het BSD

Op 5 november 2001 is het ontwerp-BSD door het Overleg Post- en Archiefzaken Universiteiten namens de openbare en bijzondere universiteiten aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 4 augustus 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant.

Op 7 januari 2004 bracht de RvC advies uit (arc-2003.6257/3), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 1 juni 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de Erasmus Universiteit Rotterdam, de Katholieke Universiteit Brabant, de Katholieke Universiteit Nijmegen, de Technische Universiteit Delft, de Technische Universiteit Eindhoven, de Universiteit van Amsterdam, de Universiteit Leiden, de Universiteit Groningen, de Universiteit Maastricht, de Universiteit Twente, de Universiteit Utrecht, de Vrije Universiteit Amsterdam en de Wageningen Universiteit vastgesteld (kenmerken C/S/04/1096 t/m 1101 en C/S/04/1192 t/m 1198).

Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent dus dat niet alleen de actoren die onder de Minister van Binnenlandse Zaken vallen worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en wel tot de rijksoverheid behoren.

Het Beleidsterrein 1945–1994

Studiefinanciering heeft als doel het wegnemen van financiële drempels die de toegang tot het onderwijs kunnen belemmeren. Hiertoe bekostigt studiefinanciering noodzakelijke uitgaven van degenen die onderwijs volgen, zoals kosten ten behoeve van het levensonderhoud, les- of collegegeld, leermiddelen, reiskosten, ziektekostenverzekeringen enz.

Er zijn twee vormen van studiefinanciering:

Het handelen van de overheid op het beleidsterrein studiefinanciering richt zich enerzijds op het verzorgen van voorzieningen (wet- en regelgeving, financiële middelen) en anderzijds op het uitvoeren daarvan (de toekenning van studiefinanciering).

De regelgeving voor studiefinanciering (met name de studietoelagen) is opgeklommen van ministeriële regelingen tot de Wet op de studiefinanciering uit 1986. Voor de tegemoetkoming in de studiekosten gelden sinds 1974 regelingen gebaseerd op het Besluit Wet op het Voorgezet Onderwijs.

In 1988 werd de scheiding tussen beleid en uitvoering ingezet, bij de vorming van de Informatiseringsbank, die de uitvoerende taak kreeg. Deze scheiding werd formeel met ingang van 1994 toen de Informatiseringsbank een zelfstandig bestuursorgaan werd onder de naam Informatie Beheer Groep (IBG).

In ons land bestaan de volgende door de overheid wettelijk erkende en gefinancierde universiteiten:

Bij de openbare en bijzondere universiteiten zijn de volgende actoren actief (geweest) op het beleidsterrein studiefinanciering in de periode 1945-1994:

Selectielijst

Het bestuur van een universiteit

Handeling: Het adviseren van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen over de toekenning van Rijksbeurzen aan studerenden.

Grondslag: Hogeronderwijswet 1876, art. 38 en 85

Periode: 1945–1960

Product: adviezen

B/V: V

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 32

Handeling: Het adviseren van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen over de toekenning van beurzen aan promovendi voor studie in het buitenland.

Grondslag: Hogeronderwijswet 1876, art. 38 en 85

Periode: 1945–1960

Product: adviezen

B/V: V

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 34

Het instellingsbestuur van een universiteit of hogeschool

Handeling: Het adviseren van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen over het toekennen van bijzondere toelagen aan studenten, die blijk hebben gegeven van een buitengewone aanleg.

Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1960, art. 80 lid 2

Periode: 1960–1986

Product: adviezen

B/V: V

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 45

Handeling: Het verstrekken van gegevens aan de minister, na 1 januari 1994 de Informatie Beheer Groep omtrent inschrijvingen van studenten, auditoren en extraneï, alsmede van gegevens over studievoortgang.

Grondslag: Inschrijvingsbesluit w.o. art. 20;

Uitvoeringsbesluit W.W.O. art. 23;

Uitvoeringsbesluit W.H.B.O. art. B 17;

Uitvoeringsbesluit O.U. art. 3c;

Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.52 lid 5.

Periode: 1988–

Product: De gegevens worden opgenomen in het Centraal register inschrijving hoger onderwijs (CRIHO). Dit register is in 1981 ingesteld en sinds 1988 gekoppeld aan de studiefinanciering.

B/V: V

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 50

Handeling: Het vaststellen van regels met betrekking tot financiële ondersteuning van studenten die de norm van de studievoortgang niet behaald hebben en auditoren.

Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1985 art. 38 lid 3;

Wet op het hoger beroepsonderwijs art. 43a lid 3;

Wet op de Open Universiteit art. 19a lid 3;

Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.51 lid 4.

Periode: 1988–

Product: universitaire regelingen

B/V: B

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 74

Handeling: Het instellen van een voorziening om financiële ondersteuning te kunnen geven aan studenten die de norm van de studievoortgang niet behaald hebben en auditoren.

Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1985 art. 38 lid 1;

Wet op het hoger beroepsonderwijs art. 43a lid 1;

Wet op de Open Universiteit art. 19a lid 1;

Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.51 lid 1 en 2.

Periode: 1988–

Product: instellingsbeschikkingen van afstudeerfondsen (ook wel auditorenfondsen genoemd)

B/V: B

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 75

Handeling: Het toekennen van financiële ondersteuning aan studenten die de norm van de studievoortgang niet behaald hebben en auditoren.

Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1985 art. 38 lid 1;

Wet op het hoger beroepsonderwijs art. 43a lid 1;

Wet op de Open Universiteit art. 19a lid 1;

Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.51 lid 1 en 2.

Periode: 1988–

Product: beschikkingen

B/V: V

Criterium: –

Vernietigingstermijn: 5 jaar

RIO-nr.: 76

Het faculteitsbestuur van een universiteit

Het faculteitsbestuur van een universiteit of hogeschool

Handeling: Het doen van voordrachten aan de Minister van Onderwijs en Wetenschappen om bijzondere toelagen toe te kennen aan studenten die blijk hebben gegeven van een buitengewone aanleg.

Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1960, art. 80 lid 2

Periode: 1960–1986