Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaarden over de periode 1945-1998 (Ministerie van OCW)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 2 oktober 2003, nr. arc-2003.6458/1);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaarden over de periode 1945–1998’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Lijst van afkortingen

AAW: Algemene Arbeidsongeschiktheidswet

ABP: Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds

AKW: Algemene Kinderbijslagwet

amvb: algemene maatregel van bestuur

AOW: Algemene Ouderdomswetwet

Appa: Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers

ARA: Algemeen Rijksarchief

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

art.: artikel

AWBZ: Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten

AWW: Algemene Weduwen- en Wezenwet

BBRA: Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren

BiZa: Minister van Binnenlandse Zaken

BSD: Basisselectiedocument

BZK: Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

DGOP: Directoraat-generaal Overheidspersoneelsbeleid

EG: Europese Gemeenschap

EK: Eerste Kamer (kamerstuk-aanduiding)

IPO: Interprovinciaal Overleg

KB: Koninklijk besluit

MvT: Memorie van Toelichting

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport institutioneel onderzoek

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

TK: Tweede Kamer (aanduiding kamerstuk)

VNG: Vereniging Nederlandse Gemeenten

Inleiding

Algemene inleiding

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Buitensectorale arbeidsvoorwaardenvoor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies.

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Dit BSD Basisselectiedocument Buitensectorale arbeidsvoorwaardenbehandelt de periode 1945–1996. In die jaren was de minister van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor het archiefbeheer en daarmee ook voor het laten opstellen en vaststellen van een BSD.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Buitenlandse Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de actor:

– de Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen.

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting:Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Eind 2002, begin 2003 is het ontwerp-BSD door de Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Defensie, Financiën, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Verkeer en Waterstaat en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 3 maart 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 2 oktober 2003 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2003.6458/1), hetwelk – naast enkele tekstuele correcties – aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen van de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 5 oktober 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (kenmerk C/S/04/2140), de Minister van Defensie (C/S/04/2141), de Minister van Financiën (C/S/04/2142), de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (C/S/04/2143), de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (C/S/04/2144), de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/S/04/2145), de Minister van Verkeer en Waterstaat (C/S/04/2146) en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (C/S/04/2147) vastgesteld.

Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent dus dat niet alleen de actoren die onder de Minister van Binnenlandse Zaken vallen worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en wel tot de rijksoverheid behoren.

De actoren zijn ingedeeld in:

Bij de actor de Minister van Binnenlandse Zaken is voor de overzichtelijkheid tussen de handelingenblokken kopjes geplaatst die overeenkomen met de titels van de hoofdstukken uit het Rapport institutioneel onderzoek.

Inleiding Buitensectorale arbeidsvoorwaarden

PIVOT definieert hoofdlijnen van het handelen als: de doelstellingen van de overheid binnen de kaders van een (deel)beleidsterrein. De taken binnen het deelbeleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaarden zijn het vaststellen en uitvoeren van het beleid ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden van politieke en semi-politieke ambtsdragers, de Koninklijke hofhouding en de ambtenaren in internationale organisaties.

De grote lijn in het beleid bij de politieke en semi-politieke ambtsdragers was de bundeling van de vele regelingen die voor elke groep ambtsdrager golden in uiteindelijk één regeling, meestal een rechtspositiebesluit. Vooral in het begin van de jaren negentig werden veel rechtspositiebesluiten vastgesteld. Een andere tendens bij deze groepen ambtsdragers was de koppeling met de rechtspositie van de rijksambtenaren.

Ook bij de Koninklijke hofhouding vond in de loop der jaren een verandering in de rechtspositie plaats. Hierbij werden regelingen vastgesteld conform die van de rijksambtenaren.

Voor de ambtenaren in internationale organisaties is er geen centraal beleid. Ieder ministerie heeft zijn eigen regeling voor zijn ambtenaren. De eigen regeling is veelal geënt op de regeling van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

PIVOT definieert een actor als een orgaan dat een rol speelt op een beleidsterrein en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie of delegatie.

Een uitgebreid overzicht van de actoren die op het deelbeleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaarden een rol spelen, is opgenomen in het institutionele onderzoek Overheidspersoneel, deelbeleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaarden, 1945–1996. Actoren die daar met een asterisk zijn aangeduid, blijven in dit basisselectiedocument buiten beschouwing (zoals ze dat ook in het RIO zijn gebleven).

In navolging van het institutioneel onderzoek Overheidspersoneel, deelbeleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaarden, 1945–1996 spitst dit basisselectiedocument zich toe op actoren die een rol spelen bij het tot stand komen en uitvoeren van arbeidsvoorwaardenbeleid bij de (rijks-)overheid. Deze actoren zijn in het genoemde RIO niet met een asterisk aangeduid.

De actoren op het deelbeleidsterrein Buitensectorale arbeidsvoorwaardenzijn:

Selectielijst

A. Actoren waarvan het archief onder de zorg van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijks-Relaties valt

Handeling: Het voorbereiden, mede-vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid betreffende de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van personen die een politiek of semi-politiek ambt vervullen

Periode: 1945–

Product: O.a. beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties

Opmerking: De eigenlijke vaststelling van het beleid vindt plaats in de ministerraad.

Onder deze handeling valt ook:

Waardering: B (1, 2)

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen over de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van personen die een politiek of semi-politiek ambt vervullen

Periode: 1945–

Product: Series jaarverslagen, kwartaalverslagen, maandverslagen

Waardering: B (3)

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden van of commissies uit de Kamers der Staten Generaal betreffende de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van personen die een politiek of semi-politiek ambt vervullen

Periode: 1945–

Grondslag: Grondwet 1938/1946/1948, art. 97;

Grondwet 1953/1956/1963/1972, art. 104;

Grondwet 1983/1987/1995, art. 68

Product: Brieven, notities

Waardering: B (2, 3)

Handeling: Het informeren van de Commissies voor de Verzoekschriften en andere tot onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het beleid betreffende de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van personen die een politiek of semi-politiek ambt vervullen

Periode: 1945–

Product: Brieven, notities

Waardering: B (3)

Handeling: Het beslissen op beroepschriften naar aanleiding van beschikkingen betreffende de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van personen die een politiek of semi-politiek ambt vervullen en het voeren van verweer in beroepschriftprocedures voor administratief rechtelijk organen

Periode: 1945–

Product: Beschikkingen, verweerschriften

Waardering: V 10 jaar