Vaststellingsbesluit Selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Rijksbegroting over de periode 1945–2000 (Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 18 november 2004, nr. arc-2004.1462/5);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Rijksbegroting over de periode 1945–2000’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

De ‘selectielijst voor de neerslag van handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport als vakminister op het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode 1940–1993’ (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, nr. R&B/OSA/2001/3031 d.d. 3 september 2001 (gepubliceerd in de Staatscourant 2001, 194 d.d. 8 oktober 2001)) wordt ingetrokken, voor wat betreft de handelingen 10, 80, 281, 288, 295, 296, 302, 305, 337, 340, 343, 351, 353, 357, 365, 368 en 369 van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basis selectiedocument

1. Inleiding

Het nu voor u liggende Basisselectiedocument Beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting vormt een aanvulling op het in 1996 vastgestelde Basisselectiedocument Beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting, 1940–1993 (Stcrt. 96; 22 mei 1996). Bij het samenstellen van deze actualisering is, naast het voornoemde BSD uit 1996, ook gebruik gemaakt van het PIVOT- institutioneel onderzoeksrapport (RIO) nr. 15, Per slot van rijksrekening. (Den Haag 1994). Dit RIO is in 2001 aangevuld met nieuwe handelingen, omdat sinds het verschijnen van het rapport in 1993 de wet- en nadere regelgeving gewijzigd is. Alleen nieuwe handelingen en gewijzigde handelingen uit de in 2001 aangevulde versie van het RIO zijn in deze actualisering opgenomen.

Middels deze actualisering worden alle gewijzigde handelingen ingetrokken en opnieuw vastgesteld. Voor de actor Minister van Financiën en de onder hem ressorterende organisatieonderdelen gaat het om de handelingen 6, 18, 26, 164, 167, 168, 169, 272, 274, 282, 287, 290, 297–299, 308–310, 314–318, 323, 327, 330, 332, 336, 338, 339, 341, 342, 344, 346, 348, 349, 352, 364, 370, 371, 373 en 377. Voor de actor vakminister gaat het om de handelingen 10, 80, 281, 288, 295, 296, 302, 305, 337, 340, 343, 351, 353, 357, 365, 368 en 369.

In deze actualisering worden eveneens alle nieuwe handelingen vastgesteld. Voor de actor Minister van Financiën en de onder hem ressorterende organisatieonderdelen gaat om de handelingen 379, 382, 383, 386–395, 398, 399, 401–409, 413, 414, 416, 418–427, 430–436, 438–447, 451, 455, 464, 470, 474, 475, 479, 480, 482, 484–491, 493, 494, 496, 497, 502, 506, 508, 509 en 513–517. Voor de actor vakminister gaat om de handelingen 380, 381, 385, 396, 397, 400, 410–412, 415, 417, 428, 429, 437, 448–450, 452–454, 456–463, 465, 471, 473, 476, 477, 481, 498–501, 503–505, 507, 510–512, 518 en 519. Voor de actor Hoge Colleges van Staat gaat om de handelingen 449 en 451.

Handeling 495 wordt niet opgenomen in het BSD, omdat de actor Minister van Justitie niet meelift in de vaststellingsprocedure.

De handelingen 384, 466–468, 472 en 492 worden eveneens niet opgenomen in het BSD, omdat de actor Algemene Rekenkamer zich heeft teruggetrokken uit de vaststellingsprocedure.

Nieuw in deze actualisering zijn de zogenaamde ‘algemene handelingen’. Deze handelingen van algemene aard zijn handelingen welke eigenlijk, ongeacht het beleidsterrein, veelal voorkomen bij alle organisaties die verantwoordelijk zijn voor een beleidsterrein. Doordat ze niet binnen de periodieke indeling van het BSD zijn meegenomen, zijn een aantal bestaande handelingen samengevoegd tot één handeling. Hierdoor vervalt handeling 272 (deze is opgegaan in handeling 167) en handeling 273 (deze is opgegaan in handeling 168).

Tevens nieuw in deze actualisering zijn de handelingen die betrekking hebben op de consignatiekas. Bij de eerdere versie van het RIO en het BSD was dit onderdeel niet meegenomen. In de loop der jaren werd echter duidelijk dat dit stuk beleid in dit RIO thuis hoorde. De handelingen die betrekking hebben op de consignatiekas zijn te vinden onder de handelingnummers 486–495, in het hoofdstuk Consignatiekas. De handelingen zijn gebaseerd op de Wet houdende instelling van een Consignatiekas 1908, de Wet op de Consignatie van Gelden 1980 en de Beschikking Consignatie van Gelden.

Bij de bewerking van het archief van de Minister van Financiën door de CAS bleek dat een aantal handelingen niet toereikend waren. Zowel bij de eerste als bij de tweede bewerking werden lacunes en onvolkomenheden geconstateerd. De CAS heeft, in nauw overleg met het Ministerie van Financiën en het Nationaal Archief, nieuwe handelingen geformuleerd en een aantal handelingen geherformuleerd.

Bij de eerste bewerking door de CAS en naar aanleiding van het gevoerde driehoeksoverleg, zijn er enkele aanvullende handelingen geformuleerd. Om de handelingen op een juiste plaats in het rapport te krijgen is destijds gekozen voor een decimale nummering. Bij de actualisering is gekozen om deze decimale nummering te vervangen. De handelingennummers 379–414 zijn handelingen die voorheen voorzien waren van een decimale nummering. In de concordans staat het voormalige nummer vermeld. Bij de tweede bewerkingsronde werden de volgende handelingen (handeling 415–448) geformuleerd.

Naast de door de CAS nieuw geformuleerde en geherformuleerde handelingen zijn voorts nog nieuwe handelingen toegevoegd. Deze handelingen zijn gebaseerd op de 6e wetswijziging Comptabiliteitswet, Regeling Contractbeheer 1996, Besluit Privaatrechtelijke Rechtshandelingen 1996 en Besluit taak DAD.

De handelingen 164, 165 en 166 uit het oorspronkelijke RIO en BSD zijn vervallen en samengevoegd tot handeling 164. De handelingen 165 en 166 zijn daardoor vervallen. De handelingen 319, 324, 325 zijn vervallen, omdat deze handelingen zijn geïntegreerd in handeling 310.

Bij de waardering van de handelingen is gebruikgemaakt van de door het Nationaal Archief (ARA) thans vastgestelde nieuwe selectiecriteria (zie ook de paragraaf selectiecriteria). De waardering van de door de CAS geherformuleerde en de nieuwe handelingen zijn in overleg met het Nationaal Archief en het Ministerie van Financiën goedgekeurd. Bij de bewerking door de CAS en het Ministerie van Financiën wordt gebruikgemaakt van de waardering bij die goedgekeurde handelingen. Aangezien bij die handelingen geen selectiecriteria en vernietigingstermijnen waren opgenomen zijn ook deze handelingen gewaardeerd volgens de thans vastgestelde selectiecriteria. Hierbij zijn de handelingen die bij de bewerking voorzien waren van een B voor bewaren, ook dit maal voorzien van een B voor bewaren, alleen is nu het selectiecriterium toegevoegd. De handelingen die door de CAS met een V waren gewaardeerd hebben in deze selectielijst een vernietigingstermijn gekregen.

Een aantal handelingen van het oude RIO en BSD ‘Beheer van de rijksbegroting 1940–1993’ zijn niet gestopt in 1993 maar lopen nog door. Bij deze handelingen is dan ook geen eindjaar vermeld. In de geactualiseerde versie zijn deze handelingen niet meegenomen omdat deze handelingen reeds vastgesteld zijn in het driehoeksoverleg. In de geactualiseerde versie zijn dus alleen die handelingen opgenomen die nieuw of opnieuw geformuleerd zijn. Bij de bewerking van de documentaire neerslag moeten daarom beide BSD’s gebruikt worden.

Het nieuwe BSD begint in het jaar 1945. De neerslag uit de periode 1940–1945, de Tweede Wereldoorlog, wordt niet meer in aanmerking genomen. Dit conform de opzet die tegenwoordig voor alle BSD’s wordt toegepast. De handelingen die beginnen in 1940 zijn aangepast. Dergelijke handelingen beginnen nu in 1945.

De handelingen zoals deze zijn opgenomen in deze actualisering zijn handelingen die door de verschillende actoren werden verricht in de periode 1 januari 1945 tot 1 januari 2001.

1.1. Taken op het beleidsterrein

De taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein rijksbegroting zijn:

1.2. Hoofdlijnen van het beleidsterrein

Het beleidsterrein rijksbegroting is dat terrein van rijksoverheidsbemoeienis waar het begrotingsproces vorm wordt gegeven en waar de jaarlijks terugkerende begrotingsvoorbereiding, -vaststelling, -uitvoering en controle plaatsvinden.

Onder hoofdlijnen wordt verstaan:

1.3. Context

In onze democratische samenleving dient de volksvertegenwoordiging in het voorgenomen beleid met betrekking tot de overheidsfinanciën te worden gekend en kan dit beleid pas ten uitvoer worden gebracht nadat zij daaraan haar goedkeuring heeft gegeven. Dit budgetrecht is historisch gezien de weerslag van de gedachte dat degenen die belastingen betalen het recht hebben te beslissen wat er met de door hen opgebrachte middelen gebeurt. Om dit recht te effectueren stelt de uitvoerende macht jaarlijks een begroting op waarin de financiële consequenties van het voorgenomen beleid worden aangegeven, waarna deze begroting aan de volksvertegenwoordiging wordt voorgelegd. De kern van de begroting bestaat uit een opsomming van de noodzakelijk geachte uitgaven en een raming van de te verwachten inkomsten. Doordat de volksvertegenwoordiging de begroting vaststelt, krijgt deze een bindend karakter. De uitvoerende macht wordt in beginsel gemachtigd (geautoriseerd) om uitgaven te doen voor de in de begroting omschreven activiteiten en wel tot het in de begroting omschreven maximum. De begroting heeft dan ook in eerste instantie een autorisatie- of staatsrechtelijke functie: zij biedt een formeel-juridisch kader waarbinnen respectievelijk de Staten-Generaal, de provinciale staten en de gemeenteraad de desbetreffende uitvoerende macht (regering, gedeputeerde staten en het college van burgemeester en wethouders) machtiging verlenen om bepaalde uitgaven te doen.

De grondbeginselen die in acht dienen te worden genomen bij de begrotingsprocedure en de opzet en inrichting zijn vastgelegd in een geheel van regels en voorschriften aangeduid als de comptabiliteitswetgeving. Voor de begrotingsprocedure gelden als grondbeginselen de openbaarheid en de voorafgaande toestemming. Voor de opzet en inrichting van de begroting vormen eenheid en universaliteit, periodiciteit en een overzichtelijke en doelmatige indeling de belangrijkste uitgangspunten.

Hoewel in Nederland zowel bij het rijk als bij de lagere overheid de begroting betrekking heeft op één jaar, beslaat de totale begrotingscyclus – het tijdsverloop waarbinnen alle handelingen met betrekking tot een bepaalde begroting zich afspelen – een veel langere periode. Tussen het moment waarop met de opstelling wordt begonnen en het moment waarop de rekening wordt goedgekeurd, ligt normaal gesproken een periode van drie à vier jaar. Dit betekent dat er op elk willekeurig gekozen moment drie à vier cycli tegelijk lopen, zij het in een verschillend stadium van realisatie.

Bij elke begrotingscyclus kunnen vijf fasen worden onderscheiden:

Consignatie houdt in dat gelden bij de staat in bewaring worden gegeven waarbij de rechthebbende onbekend is maar zich later wel kan melden of waarbij rechthebbende wel bekend is maar niet duidelijk is of deze tot opname overgaat. In de praktijk hebben consignaties bijvoorbeeld betrekking op de tegenwaarde van niet opgeeiste waardepapieren, gelden uit onteigeningprocedures, gelden uit de afwikkeling van faillissementen en gelden uit nalatenschappen. Bij wet is bepaald wanneer gelden in de Consignatiekas gestort dienen te worden. Vanaf het begin is de Minister van Financiën met het beheer van de Consignatiekas belast. Tot 1993 waren de kantoren van de ’s Rijksbelastingen bevoegd tot het innemen en uitbetalen, in samenwerking met de afdeling FEZ, voorheen Comptabiliteit, van geconsigneerde gelden. Op het ministerie wordt een complete administratie van de geconsigneerde gelden bijgehouden. Tot 1993 stuurde de Belastingdienst verklaringen van consignatie in naar de afdeling FEZ. Na 1993 verricht de directie FEZ het gehele inneming- en uitbetalingproces.

1.4. Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de organen van de overheid, voor zover de organen vallen onder de werking van de artikelen 3, 12 en 41 van de Archiefwet 1995.

De hoofddoelstelling van de selectie is een scheiding aan te brengen tussen te bewaren (naar de rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens van bedoelde overheidsorganen. Het onderhavige BSD is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT die luidt: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. De te bewaren gegevens moeten deze reconstructie mogelijk maken.

Deze doelstelling wordt geoperationaliseerd binnen het beleidsterrein rijksbegrotingszaken. De handelingen van de verschillende overheidsactoren binnen het beleidsterrein worden geselecteerd en gewaardeerd op hun bijdrage aan de realisering van die selectiedoelstelling. Bij deze selectie en waardering is daarom de vraag aan de orde: ‘welke gegevens, behorend bij welke handeling, berustend bij welke actor, dienen te worden bewaard teneinde het handelen van de rijksoverheid, op hoofdlijnen, binnen het beleidsterrein rijksbegroting te kunnen reconstrueren’.

1.5. Selectiecriteria ter realisering van de doelstelling

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst. Bij het in 1996 vastgestelde BSD is gebruik gemaakt van andere (lees oudere) selectiecriteria dan bij de aanvulling op het BSD. In dit geïntegreerde BSD zijn die selectiecriteria gehandhaafd die voor de afzonderlijke BSD’s Rijksbegroting zijn gebruikt. Concreet betekent dit dat voor de handelingen uit het in 1996 vastgestelde BSD (handelingnummers 1–414) gebruik is gemaakt van de oude criteria. Voor de handelingen uit de aanvulling en actualisatie (handelingnummers 415–495) is gebruik gemaakt van de selectiecriteria uit 1994.

Beide eerder geformuleerde taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting – ‘het tot stand brengen van de infrastructuur van het beheer van de rijksbegroting’ en ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering ervan, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ – zijn kaderstellend voor alle verdere beleidsprocessen bij de rijksoverheid en de infrastructuur van de rijksoverheid zelf (personeel; organisatie; gebouwen; e.d.).

De neerslag van de handelingen ter vervulling van beide taken komt – in principe – voor bewaring in aanmerking. Hiervan zijn echter enkele categorieën van handelingen uitgesloten: deze komen voor vernietiging in aanmerking.

De concretisering van de taak ‘het vormgeven en uitvoeren van het beleid inzake het beheer van de rijksbegroting’ is neergelegd in beleidsnota’s en in wet- en regelgeving (Comptabiliteitswet en Bedrijvenwet (ingetrokken per september 1991, Stb. 1991, 752) en de krachtens deze wetten tot stand gekomen algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen). Ministeriële regelingen die geen processen beschrijven of niet-conditionerend voor de omgeving zijn, komen niet voor bewaring in aanmerking.

Voor deze taak is de actor Minister van Financiën verantwoordelijk.

De taak ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering van die wetten, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ is – vanuit handelingenperspectief èn actorenperspectief – een ondeelbaar proces, waarvan de hoofdlijnen dienen te worden bewaard. Onder hoofdlijnen wordt verstaan:

Handelingen die geen algemeen geldend karakter hebben en geen redelijke mate van beleidsvrijheid voor de actor inhouden, komen voor vernietiging in aanmerking.

Deze taak kent als belangrijkste actoren: de Minister van Financiën die het begrotingsproces coördineert en toezicht houdt op de uitvoering van de begrotingswetten, de vakministers die hun begrotingen opstellen en uitvoeren en de (buitengewone) Algemene Rekenkamer die de begrotingsuitvoering controleert.

De actoren Interdepartementaal Overlegorgaan Financieel-economische Zaken (IOFEZ) en het Interdepartementaal Overlegorgaan Departementale Accountantsdienst (IODAD) verrichten handelingen die beide taken betreffen.

De archieven van organen waarvan de handelingen niet in dit document zijn opgenomen, maar die wel actor zijn in het begrotingsproces, worden – vrijwel – integraal bewaard: Ministerraad, Eerste Kamer, Tweede Kamer en Raad van State.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn: