Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Politie over de periode vanaf 1994 (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 17 februari 1998, nr. arc-98.1650/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Politie over de periode vanaf 1994’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Van de ‘Lijst van te vernietigen archiefbescheiden van het Directoraat-Generaal Openbare Orde en Veiligheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken’ (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en de Minister van Binnenlandse Zaken, nr. WVC MMA/Ar-9187 d.d. 26 juli 1984 (gepubliceerd in de Staatscourant 1984 nr.210)) wordt hoofdstuk 1 (Politie) ingetrokken, voor wat betreft archiefbescheiden vanaf 1 april 1994.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument voor het beleidsterrein ‘politie’, 1994–

Januari 2005

Lijst van afkortingen

AB: Arbeidsvoorwaardenbeleid

amvb: algemene maatregel van bestuur (groot KB)

BB: Bestuurlijk Beraad Politie

BBE: bijzondere bijstandseenheid

BFO: bureau financiële ondersteuning

BSD: basisselectiedocument

CGOP: Commissie voor georganiseerd overleg in politieambtenarenzaken

CID: criminele inlichtingendienst

Coreper: ‘Comité des Representants Permanents’ ofwel Comité van Permanente Vertegenwoordigers (per pijler van de Europese Unie)

DCRI: Divisie Centrale Recherche Informatie

DGVP: Dienst geneeskundige verzorging politie

EEG: Europese Economische Gemeenschap

EU: Europese Unie

GOP: Georganiseerd overleg in politieambtenarenzaken

GSB: grote-stedenbeleid

GVP: geneeskundige verzorging politie

JBZ-Raad: Raad van Ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken (van de derde pijler van de Europese Unie)

K.4-comité: Coördinatiecomité van hoge ambtenaren ingevolge art. K.4 van het Verdrag betreffende de Europese Unie

KB: koninklijk besluit

ME: Mobiele eenheid

NPA: Nederlandse Politie Academie

NS: N.V. Nederlandse Spoorwegen

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

OM: Openbaar Ministerie

OOV: Openbare Orde en Veiligheid

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

plv.: plaatsvervangend

PO&I: Personeel, Onderwijs en Informatievoorziening

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: rapport over institutioneel onderzoek

RIT: rampenidentificatieteam

RLD: Rijksluchtvaartdienst

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

TK: Tweede Kamer (kamerstukaanduiding, gevolgd door het vergaderjaar, het kamerstuknummer en het volgnummer binnen het kamerstuk)

Trb.: Tractatenblad

Trevi: ‘Terrorism, Radicalism, Extremism and Violence International’ of naar de fonteinen van Trevi tijdens het overleg van de Raad van Ministers in Rome in december 1975

VNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Inleiding

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Het Basisselectiedocument (BSD) is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid van de overheidsorganisatie.

Dit basisselectiedocument (BSD) is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO): M.J.B. Kavelaars, Handelen met de sterke arm. Deel II. Rapport institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein ‘politie’ 1994 (Den Haag 1996) PIVOT-rapport nr. 136, voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Het BSD bevat een voorstel voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die het resultaat zijn van handelingen van actoren onder het zorgdragerschap van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op het beleidsterrein ‘Politie’ vanaf 1994. In het BSD wordt de documentaire neerslag van handelingen verdeeld in te bewaren en (op termijn) te vernietigen documentaire neerslag.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies.

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Dit BSD Politie voor de zorgdrager Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties behandelt de periode vanaf 1994.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Nationaal Archief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd.

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in dit BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

De totstandkoming van de selectielijst is verlopen conform artikel 3, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. In december 1996 is het institutioneel onderzoek afgerond.

Op 30 september 1997 is het ontwerp-BSD door de Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 6 oktober 1997 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 17 februari 1998 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-98.1650/2), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot het uitstellen van de vaststelling van de ontwerp-selectielijst Politie voor de zorgdrager Minister van Binnenlandse Zaken. De Raad adviseerde namelijk vaststelling van de ontwerp-selectielijst voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit te stellen totdat ook de ontwerp-selectielijst Politie voor de Minister van Justitie beoordeeld kon worden.

Door de Algemene Rijksarchivaris is in 2005 besloten de selectielijst Politie toch afzonderlijk voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vast te stellen. De ontwerp-selectielijst heeft (naast tekstuele correcties) de volgende wijzigingen ondergaan:

Daarop werd het BSD op 17 februari 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (kenmerk C/S/05/358) vastgesteld.

Ieder nummer in deze selectielijst is uniek. Het nummer in dit BSD correspondeert met het handelingsnummer in het RIO.

De handeling geeft de betreffende handeling van de betreffende actor aan.

De periode geeft aan van welk jaar tot welk jaar de handeling geldig is.

Het product geeft aan welke papieren neerslag uit de handeling voortkomt.

Bewaren/Vernietigen is de kolom die een waardering geeft aan de handeling. B wil zeggen dat krachtens de Archiefwet 1995 de betreffende documenten na afloop van de overbrengingstermijn, conform de normen van goede en geordende staat, naar het Nationaal Archief moeten worden overgebracht. V wil zeggen dat de neerslag na de aangegeven termijn vernietigd kan worden.

Criterium/termijn geeft aan volgens welk selectiecriterium te bewaren neerslag voor bewaring in aanmerking komt. De termijn geeft aan op welke termijn de neerslag van de betreffende handeling mag worden vernietigd.

Toelichting geeft extra uitleg in geval dit noodzakelijk mocht zijn.

Deze selectielijst behandelt de volgende problemen van de Nederlandse samenleving: criminaliteit en (een dreiging van) een verstoring van openbare orde. De Nederlandse overheid tracht deze problemen te verkleinen, onder meer door te zorgen voor de daadwerkelijke handhaving van de rechtsorde en hulp te verlenen aan hen die deze behoeven. Zij zet daartoe de politie in, inclusief de Koninklijke marechaussee voor zover belast met een politietaak, of andere onderdelen van de krijgsmacht die bijstand (moeten) verlenen aan de politie. De ondersteunende handelingen van of met betrekking tot deze andere onderdelen van de krijgsmacht dan de Koninklijke Marechaussee kunnen niet gewaardeerd worden zonder de handelingen van de politie in ogenschouw te nemen.

‘Handhaving van de rechtsorde’ valt uiteen in handhaving van de openbare orde en strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde. ‘Handhaving van de openbare orde’ is ‘de zorg voor de naleving van regels, bij niet naleving waarvan de orde en rust in het openbare leven wordt verstoord (... en) omvat zowel de daadwerkelijke voorkoming en beëindiging van zich concreet voordoende of dreigende verstoringen van de openbare orde als de algemene, bestuurlijke voorkoming van strafbare feiten die invloed hebben op de orde en rust in de gemeentelijke samenleving’, bijvoorbeeld door middel van vrijheidsbeperkende maatregelen of inbeslagneming. Ter voorkoming van ordeverstoringen wordt bijvoorbeeld het middel van de surveillance ingezet.

‘Strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde’ is nogal repressief gericht. Zij omvat ten eerste de daadwerkelijke voorkoming, de opsporing, de beëindiging, de vervolging en berechting van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van beslissingen van de rechter of het openbaar Ministerie in strafzaken. Ten tweede zou men er ook de justitiële hulpverlening onder kunnen verstaan; de eerste opvang van slachtoffers van delicten (slachtofferhulp).

Deze twee elementen van de handhaving van de rechtsorde hangen samen. Een inbreuk op de openbare orde kan een strafbaar feit opleveren of met het plegen van strafbare feiten gepaard gaan, en het plegen van strafbare feiten en de opsporing daarvan kan repercussies hebben op de handhaving van de openbare orde.

Ook het verlenen van hulp aan hen die deze behoeven, hangt samen met de handhaving van de rechtsorde. Omdat de politie de rechtsorde moet handhaven, is zij aanwezig en bereikbaar en vertrouwt de burgerij in het algemeen de politie. De taak om hulp te verlenen verschaft de politie geen bevoegdheden. De politie moet hulp verlenen op basis van vrijwilligheid; wil de burger geholpen worden, dan verleent de politie zo nodig hulp.

De politie verricht haar taken in ondergeschiktheid aan het bevoegde gezag en in overeenstemming met de geldende rechtsregels. Het ‘bevoegde gezag’ over de politie of over de Koninklijke marechaussee, als zij optreedt ter handhaving van de rechtsorde (of over andere onderdelen van de krijgsmacht die bijstand verlenen aan de politie) is niet ondergebracht bij één orgaan, maar vanwege het machtenscheidingsbeginsel bij twee, bestuur en justitie (‘gezagsdualisme’):