Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen Akkerbouwproductschappen beleidsterrein Publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties periode 1956–2002

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 4 november 2004, nr. arc-2004.01692/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Akkerbouwproductschappen en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties over de periode vanaf 1956–2002’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Bijlage. Wie zaait, die oogst

1. Afkortingen en begrippen

AA: Productschap voor Aardappelen

AB95: Archiefbesluit 1995

Actor: overheidsorgaan dat een rol speelt op het beleidsterrein

AID: Algemene Inspectiedienst (LNV)

Akk: Akkerbouwproductschappen

AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur

art.: artikel

AW95: Archiefwet 1995

Awb: Algemene wet bestuursrecht

B: de selectiebeslissing ‘(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van de gewaardeerde handeling.

BSD: Basisselectiedocument

CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek

CW: Commissie voor Wijn

GZP: Productschap Granen, Zaden en Peulvruchten

Handeling: complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

HPA: Hoofdproductschap Akkerbouw

LNV: (Ministerie van) Landbouw, Natuurbeheer en Visserij

Lzz: Productschap voor Landbouwzaaizaden

MARS: Mineralen-Aanvoer-Registratie-Systeem

MiAR: Mineralen-Aanvoer-Registratiesysteem

MINAS: MINeralen-Aangifte-Systeem

MVO: Productschap voor Margarine, Vetten en Oliën

NA: Nationaal Archief

OCenW: (Ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

PBO: Publiekrechtelijke bestuursorgaan

PDV: Productschap Diervoeder

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

PLW: Productenschappencommissie Levensmiddelenwetgeving

PT: Productschap Tuinbouw

PVE: Productschappen voor Vee, Vlees en Eieren

PVV: Productschap voor Vee en Vlees

PW: Productschap Wijn

PZ: Productschap Zuivel

RAD: Rijksarchiefdienst

RIKILT: Rijkskwaliteitsinstituut voor Land- en Tuinbouwproducten

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

SER: Sociaal-Economische Raad

Stb.: Staatsblad (jaar, nummer)

Stcrt.: Staatscourant (jaar, nummer)

SZW: (Ministerie van) Sociale Zaken en Werkgelegenheid

V: de selectiebeslissing ‘(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van de gewaardeerde handeling.

V.I.B.: Voedselvoorzieningsin- en verkoopbureau (LNV)

Vvr: Productschap voor Veevoeder

WBO: Wet op de Bedrijfsorganisatie

WIC: Wijninformatiecentrum (PW)

WOB: Wet Openbaarheid van Bestuur

WVC: (Ministerie van) Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

2. Verantwoording

2.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (AW95 – Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ook een Publiekrechtelijke Bedrijfsorganisatie (PBO) valt onder de werking van de AW95. Zodoende moeten de archieven van de Akkerbouwproductschappen (Akk) ook aan de bepalingen in deze wet voldoen.

Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar álle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat de archieven van de Akk op gezette tijden worden geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3), als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager. In het geval van de Akk het Dagelijks Bestuur.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Hiervoor is het Nationaal Archief (NA) aangewezen. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast, maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2 lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (AB95 – Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het AB95 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

2.2. Het basisselectiedocument

Een basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Dit BSD richt zich echter volledig op het handelen van een enkele organisatie, namelijk de Akk.

Het BSD geldt dus voornamelijk voor de archiefbescheiden van de Akk. Verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers) zijn echter ook op het werkterrein van de Akk actief. In zover dit van belang is, zijn hun handelingen ook opgenomen. Dit alles betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het bijbehorende Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) worden de betreffende Akk beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van andere betrokken organen. De handelingen van de Akk staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn enkel de handelingen overgenomen, geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel op termijn vernietigd moet worden. Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van de Akk, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de minister van OCenW) en de betrokken zorgdrager(s).

2.3. Het BSD Akkerbouwproductschappen

Het rapport Wie zaait die oogst. Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de Akkerbouwproductschappen, 1956–2002 vormt de grondslag voor dit ontwerp-BSD. Het RIO geeft een historische beschrijving van het takenpakket van de Akk en een overzicht van de handelingen die deze Akk hebben verricht of nog steeds verrichten.

Het institutioneel onderzoek is verricht in de periode januari tot en met april 2002. Dit ontwerp-BSD omvat voorstellen voor de selectie van de administratieve neerslag van de handelingen van de Akk.

De afbakening ten opzichte van de raakvlakken met andere beleidsterreinen is verantwoord in § 2.2. van het RIO. Hier kan dus worden volstaan met deze verwijzing.

Voor de toetsing van dit ontwerp-BSD is het raadzaam om eerst de leeswijzer te raadplegen. Eventuele afwijkingen van de handelingenlijst op het RIO worden hierin toegelicht.

2.4. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: ‘het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid’. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het takenpakket van de Akk. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van handelen van de Akk?

2.5. Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd: het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd in zijn geheel overgebracht dient te worden naar het NA. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het handelen van de Akk.

Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het AB95 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, specifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om deze selectiecriteria te formuleren niet benut.

2.6. Verslag van de vaststellingsprocedure

Op 17 december 2002 is het ontwerp-BSD door Akkerbouwproductschappen en de onder hem ressorterende actoren aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf februari 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van Akkerbouwproductschappen, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 18 november 2004 bracht de RvC advies uit (arc-2004.01462/4), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijziging van de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 22 maart 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld [C/S/05/659].

2.7. Leeswijzer

In de hoofdstukken 3 en 4 van dit BSD staan de handelingen van de Akkerbouwproductschappen beschreven. Deze zijn geordend naar actor. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hieronder aangegeven.

(x.): Dit is het nummer van de handeling. Deze nummering is uit het bijbehorende RIO overgenomen. Een handeling kan echter door verschillende actoren (gelijktijdig of opeenvolgend in tijd) zijn uitgevoerd. In dit geval is de betrokken handeling in het BSD uitgesplitst naar de betreffende actoren. Een handeling kan dus onder hetzelfde unieke nummer onder meerdere actoren zijn opgenomen.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld, wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld, wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘(op termijn) vernietigen’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

Voor het gebruikmaken van dit BSD zijn tevens de volgende aanwijzingen van belang:

3. Handelingen

3.1. Akkerbouwproductschap

3.1.1 Instelling en benoeming: Akkerbouwproductschap (RIO § 4.1.1)

Actor: Akkerbouwproductschap

Handeling: Het geven van een oordeel met betrekking tot de benoeming van de voorzitter van het Akkerbouwproductschap.

Periode: 1999–

Grondslag: Wet op de Bedrijfsorganisatie (WBO – Stb. 1950, K22, zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1999, 253), artikel 78, eerste lid

Product: Oordeel/advies

Waardering: V; 5 jaar

3.1.2 Instelling en benoeming: commissie ex artikel 88, eerste lid (RIO § 4.1.2)

Handeling: Het instellen van een commissie ex artikel 88, eerste lid.

Periode: 1956–

Grondslag: WBO (Stb. 1950, K22, laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1999, 253), art. 88, eerste lid

Product: Verordening, Besluit

Waardering: B 4

3.1.3 Begroting en jaarrekening (RIO § 4.1.3)

Handeling: Het jaarlijks vaststellen van de begroting en de jaarrekening.

Periode: 1956–

Grondslag: WBO (Stb. 1950, K22, laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1999, 253), art. 118, 119 en 124, derde lid

Verordening Financiën Bedrijfslichaam 1999 [SER], art. 2

Product: Begroting, jaarrekening

Opmerking: Begrotingen worden goedgekeurd door de SER; jaarrekeningen door het bestuur.

Waardering: V; 7 jaar na accountantsverklaring

NB. Van de jaarrekening en van de begroting blijft elk één gedrukt (eind-)exemplaar bewaard.

3.1.4 Beleid (RIO § 4.1.4)

Handeling: Het opstellen van beleid betreffende het werkterrein van de Akkerbouwproductschappen.

Periode: 1956–

Grondslag: WBO (Stb. 1950, K22, laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1999, 253), art. 71

Product: Meerjarenvisies, (beleids)nota’s

Waardering: B 1 & 2