Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid periode 1945–1999 (Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 7 januari 2005, nr. arc-2004.01772/5);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid over de periode 1945–1999’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Ministerie van Algemene Zaken

Ministerie van Financiën

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselveiligheid

Ministerie van Onderwijs, Cultuur Wetenschap

Ministerie van Defensie

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Versie juni 2005

Lijst van afkortingen

ABD: Algemene Bestuursdienst

ACHR: Ambtelijke Commissie Heroverweging (Rijksbegroting)

ACT: Ambtelijke Commissie Toezicht

ADOR: Adviescommissie Doelmatige Organisatie in de Rijksdienst

AR: Algemene Rekenkamer

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

ARD: Adviescommissie Rijksdienst

art.: artikel

BiFi-team: Begeleidingsteam Verzelfstandigingen

BSD: basis selectiedocument

BVD: Binnenlandse Veiligheids Dienst

CADA: Contact- en Adviescommissie voor Doelmatige Aanschaffing

DG: directoraat-generaal

IBP: Begeleidingsteam Privatisering

IBZ: Interdepartementale Begeleidingsgroep Zelfbeheer

ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Peroneelsbeleid Rijksdienst

INK-model: Instituut Nederlandse Kwaliteit (model-)

KB: Koninklijk Besluit

MCEV: Ministeriële Commissie Efficiëncy Verbetering

MCHR: Ministeriële Commissie Heroverweging

MCMDW: Ministeriële commissie marktwerking, deregulering en wetgevingskwaliteit

MIO: Methode van Institutioneel Onderzoek

MITACO: Ministeriële Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie

O&A: directie Overheidsorganisatie en -Automatisering

OAR: directie Organisatie Rijksdienst

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

PBO: publiekrechtelijk bestuursorgaan

P&O: Personeel en Organisatie

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

Rbb: Raad voor het binnenlands bestuur

RBR: Raad voor de Burgerlijke Rijksdienst

RIB: Rijksinkoopbureau

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RRD: Raad voor de Rijksdienst

SER: Sociaal Economische Raad

SG: secretaris-generaal

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

WRR: Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid

ZBO: zelfstandig bestuursorgaan

Inleiding

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Binnenlandse Zaken als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Organisatie Rijksoverheid voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies.

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Dit BSD Basisselectiedocument Organisatie Rijksoverheid behandelt de periode 1945–1999. In die jaren was de Minister van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid en daarmee ook voor het laten opstellen en vaststellen van een BSD.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

De Minister-president/Minister van Algemene Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de actoren:

De Minister van Binnenlandse Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

De Minister van Financiën treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de actoren:

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Nationaal Archief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief (PIVOT): het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Nationaal Archief

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Op 20 december 2002 is door het ontwerp-BSD door de betrokken zorgdragers aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 augustus 2004 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant van en in het Archievenblad.

Op 7 januari 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2004.1772/5), hetwelk naast enkele tekstuele correcties aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 5 juli 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Algemene Zaken [C/S&A/05/1196], de Minister van Buitenlandse Zaken [C/S&A/05/1197], de Minster van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties [C/S&A/05/1361], de Minister van Defensie [C/S&A/05/…], de Minister van Financiën [C/S&A/05/1198], de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit [C/S&A/05/1364], de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap [C/S&A/05/1357], de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid [C/S&A/05/1358], de Minister van Verkeer en Waterstaat [C/S&A/05/1360], de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport [C/S&A/05/1365] vastgesteld.

Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent dus dat niet alleen de actoren die onder de Minister van Binnenlandse Zaken vallen worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en wel tot de rijksoverheid behoren.

De actoren zijn ingedeeld in:

A. Actoren waarvan het archief valt onder de zorg van de Minister-president/de Minister van Algemene Zaken;

B. Actoren waarvan het archief valt onder de zorg van de Minister van Binnenlandse Zaken;

C. Actoren waarvan het archief valt onder de zorg van de Minister van Financiële Zaken;

D. Vakminister;

E. Overige actoren.

Bij de actoren de Minister-president/Minister van Algemene Zaken, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Minister van Financiën en de vakminister zijn, voor de overzichtelijkheid, tussen de handelingenblokken kopjes geplaatst die overeenkomen met de titels van de hoofdstukken uit het rapport institutioneel onderzoek.

Inleiding organisatie rijksoverheid

PIVOT definieert hoofdlijnen van het handelen als: de doelstellingen van de overheid binnen de kaders van een beleidsterrein. De taken binnen het beleidsterrein organisatie rijksoverheid zijn het vaststellen en uitvoeren van het beleid ten aanzien van de organisatie van de overheid op ministerieel niveau. De organisatie van gemeente, provincie en waterschap valt dus buiten het beleidsterrein.

Het beleidsterrein bevat drie componenten: de organisatie van de overheid rijksbreed, de organisatie van de ministeries intern en de organisatie van de rijksinkoop.

De grote lijn in het beleid is het zoeken naar efficiency en doelmatigheid, in veel gevallen ingegeven door bezuinigingsoverwegingen. Geëxperimenteerd werd met diverse vormen van zelfbeheer en verzelfstandiging, waarbij het vraagstuk van de ministeriële verantwoordelijkheid een belangrijke rol speelde.

Voor wat betreft de Minister van Defensie wordt, voor het voorzien in, instandhouden en afstoten van militair materieel dat nodig is voor de uitoefening van (operationele) taken, verwezen naar de selectielijst militair materieel. Voor handelingen van de zorgdrager Minister van Defensie betreffende de ingebruikgeving en het technisch beheer van gebouwen, werken en daarbij behorende terreinen zie de selectielijst beleidsterrein rijkshuisvesting, 1945– , onderdeel Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen, Ministerie van Defensie. Voor de aanschaf, vervanging en het onderhoud van IT-infrastructuur, zie het beleidsterrein overheidsinformatievoorziening.

PIVOT definieert een actor als een orgaan dat een rol speelt op een beleidsterrein en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie of delegatie.

Een uitgebreid overzicht van de actoren die op het beleidsterrein organisatie Rijksoverheid een rol spelen, is opgenomen in Organisatie Rijksoverheid. Institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein organisatie van de rijksoveheid 1945–1999. Actoren die daar met een asterisk zijn aangeduid, blijven in dit basisselectiedocument buiten beschouwing (zoals ze dat ook in het RIO zijn gebleven).

In navolging van het institutioneel onderzoek Organisatie Rijksoverheid spitst dit basisselectiedocument zich toe op actoren die een rol spelen bij het tot stand komen en uitvoeren van het beleid ten aanzien van de organisatie van de Rijksoverheid. Deze actoren zijn in het genoemde RIO niet met een asterisk aangeduid.

De actoren op het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid zijn:

Selectielijst

A. Actoren waarvan het archief valt onder de zorg van de Minister-president/minister van Algemene Zaken

Handeling: Het voorbereiden, mede-vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid betreffende de organisatie van de rijksoverheid

Periode: 1945–

Product: O.a. beleidsnota, beleidsnotitie, rapport, advies en evaluatie