Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Landinrichting periode 1945–1993 (Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 7 januari 2005, nr. arc-2004.01772/3);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Landinrichting over de periode 1945–1993’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument landinrichting 1945–1993

Dit document is geldig voor de zorgdragers:

Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV)

Minister van Binnenlandze Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

Minister van Financiën

Minister van Verkeer en Waterstaat (V&W)

Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM)

Het bijbehorende contextrapport werd samengesteld door drs. R.J.B. Hageman.

November 2005

Lijst van gebruikte afkortingen

AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur

BB: Bestuursbesluit O&S-fonds

BBL: Bureau Beheer Landbouwgronden

BZK: Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK)

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

CCC: Centrale Cultuurtechnische Commissie

CD: Cultuurtechnische Dienst

CLC: Centrale Landinrichtingscommissie

CRM: Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk

DBL: Directie Beheer Landbouwgronden

Dir.: Directeur

DUR: Directie Uitvoering Regelingen

DUW: Rijksdienst voor de uitvoering van werken

EZ: Economische Zaken

Fin.: Financiën

HCOG: Herinrichtingscommissie Oost-Groningen en de Gronings-Drentse Veenkoloniën

HCW: Herverkavelingscommissie Walcheren

HCZ: Herverkavelingscommissie Zeeland

HID: Hoofdingenieur-directeur

HWOG: Herinrichtingswet Oost-Groningen en de Gronings-Drentse Veenkoloniën (1977)

IC: Inspraakcommissie

Insp.: Inspecteur

iw: in werking getreden

Kb: Koninklijk besluit

LC: Landinrichtingscommissie

LD: Landinrichtingsdienst

LaGroBo: Landinrichting, Grond- en Bosbeheer (regionale directie)

LGK: Landelijke Gebieden en Kwaliteitszorg (idem)

LNO: Landbouw, Natuurontwikkeling en Openluchtrecreatie (idem)

Landinrichtingswet: Landinrichtingswet (1985)

O&S-fonds: Stichting Ontwikkelings- en Saneringsfonds voor de Landbouw

PAC: Provinciale Adviescommissie

PC: Plaatselijke Commissie

PIVOT: Project invoering verkorting overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RCC: Rijks Cultuurconsulent

Reg.: Regeling

RCMD: Reconstructiecommissie Midden-Delfland

SBB: Staatsbosbeheer

SBL: Stichting (tot het) Beheer(en van) Landbouwgronden

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

STULM: Stichting uitvoering landbouwmaatregelen

VC: Voorbereidingscommissie

V&W: Verkeer en Waterstaat

VRO(M): Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening (en Milieu)

Inleiding

De voorliggende selectielijst geldt voor alle actoren onder de archiefzorg van de Minister van LNV. Elke actor selecteert de neerslag van zijn handelen binnen het beleidsterrein Landinrichting voortaan met deze lijst. Voor handelingen op andere beleidsterreinen gelden andere selectielijsten.

Enkele in het oog springende kenmerken van een selectielijst zijn de volgende.

Hieronder volgen toelichtingen op respectievelijk de selectielijst, het project Pivot/LNV en het achterliggende nieuwe selectiebeleid van de rijksoverheid.

Toelichting op de voorliggende selectielijst

Geldigheid van deze selectielijst

De selectielijst treedt in werking na het doorlopen van de wettelijke procedure.

De lijst gaat gelden voor:

Intrekking van bestaande vernietigingslijsten

Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de onder het Ministerie van Landbouw en Visserij ressorterende Centrale cultuurtechnische commissie en de plaatselijke commissies voor de ruilverkavelingen, de cultuurtechnische dienst en de daaronder ressorterende provinciale kantoren en van de andere onder deze organen ressorterende commissies en ambtenaren, behorende bij de beschikking van de Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk en de Minister van Landbouw en Visserij van 17 januari 1978, Dir. MMA/Ar 192.339 en PAZ 23 (laatstelijk gewijzigd bij beschikking van de Staatssecretaris van OCenW en de Minister van LNV d.d. 30 juli 2001, (gepubliceerd in Stcrt. 2001/201).

Het onderdeel ‘Taak’ van deze lijst komt te vervallen.

Lijst van te vernietigen archiefbescheiden van de onder het ministerie ressorterende Directie Beheer Landbouwgronden en van de onder dat ministerie ressorterende commissies en ambtenaren (vastgesteld bij beschikking van de Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk en de Minister van Landbouw en Visserij, van 7 september 1978 No. Dir. MMA/Ar 194.557 respectievelijk No. PAZ 273).

Het onderdeel ‘Taak’ is reeds ingetrokken bij beschikking van de Staatssecretaris van OCenW en de Minister van LNV d.d. 4 maart 1998 (gepubliceerd in Stcrt. 1998/51).

Indeling van deze selectielijst

De handelingen van de voornaamste actor op dit beleidsterrein, de Minister van LNV (inclusief taakvoorgangers) zijn samengebracht in deel 1 van deze lijst. Daar zijn ze nader onderverdeeld volgens dezelfde indeling als in het rapport institutioneel onderzoek.

Deel 2 beschrijft de handelingen van andere actoren die onder de archiefzorg van LNV vallen.

In deel 3 staan de handelingen van de actoren die buiten de archiefzorg van het Ministerie van Landbouw vallen, en waarvan de handelingen zijn vastgesteld.

In de bijlage zijn de handelingen opgenomen van actoren buiten de archiefzorg van LNV. Deze handelingen zijn nog niet vastgesteld en kunnen dus nog niet dienen als grondslag voor vernietiging dan wel overbrenging naar de Rijksarchiefdienst. De reden om ze toch op te nemen in deze lijst is dat ze wel beschreven zijn in het gelijknamige rapport van institutioneel onderzoek.

Informatie over de actoren en de context van de beschreven handelingen

De actoren waarvan in deze lijst handelingen zijn opgenomen, worden nader beschreven in het bijbehorende onderzoeksrapport. Daarin is tevens een beschrijving opgenomen van de context van het beleidsterrein.

Nummering handelingen

In deze selectielijst is veelal zowel een

RIO- als ook een BSD-nummer bij de handelingen vermeld. Hiermee wijkt deze selectielijst af van andere selectielijsten waarin uitsluitend één nummer wordt vermeld bij elke handeling. Deze dubbele nummering is innertijd door de opsteller van het RIO (en BSD) ingevoerd. Later bleek deze keuze lastig te corrigeren omdat op grond van het BSD bewerkingen zijn uitgevoerd en institutionele toegangen gemaakt. Vandaar dat de dubbele nummering is gehandhaafd.

Pivot bij LNV

De voorliggende selectielijst en het bijbehorende onderzoeksrapport zijn producten van het projectteam Pivot/LNV.

Het project

Vooruitlopend op de nieuwe Archiefwet stelde de Rijksarchiefdienst in 1991 Pivotin: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Het project is gericht op de selectie van overheidsarchieven vanaf 1945, en gaat uit van institutioneel onderzoek op alle beleidsterreinen waarbij het rijk betrokken is. Pivot is een interdepartementaal project op basis van convenanten tussen de Rijksarchiefdienst en alle ministeries en Hoge Colleges van Staat. Het convenant voor LNV werd op 9 december 1992 gesloten tussen de secretaris-generaal van LNV en de algemene rijksarchivaris.

Hoofdpunten van de gehanteerde methodiek van institutioneel onderzoek:

De beleidsterreinen

De LNV-beleidsterreinen zijn in het Pivot-project als volgt gedefinieerd:

Voor deze beleidsterreinen is LNV primair verantwoordelijk, en daarom is afgesproken dat LNV de desbetreffende selectielijsten opstelt (en dan ook voor de actoren buiten de eigen archiefzorg). De meeste van deze selectielijsten zijn inmiddels afgerond (al dan niet formeel vastgesteld).

Staftaken zijn onderdeel van rijksbrede beleidsterreinen. Hiervoor worden selectielijsten opgesteld door het ministerie dat het desbetreffende rijksbeleid coördineert.

Relevant zijn ook nog bepaalde selectielijsten voor beleidsterreinen buiten de primaire verantwoordelijkheid van LNV. Het gaat om terreinen waarop een of meer LNV-actoren een inbreng leveren. Voor de neerslag van die inbreng geldt de desbetreffende selectielijst. Voorbeelden:

Inbreng van LNV-directies en diensten bij de totstandkoming van de lijsten

Het team van Pivot/LNV onderzoekt alle LNV-beleidsterreinen in nauwe samenwerking met de betrokken directies en diensten. De inbreng van de organisatieonderdelen bestaat uit het geven van interviews, het toetsen van concepten en het deelnemen aan overleg met de Rijksarchiefdienst. Deze inbreng wordt geleverd door deskundigen inzake het beleidsterrein en inzake de archiefvorming.

Producten van Pivot

Dit rapport bevat alle handelingen van de overheidsactoren binnen het beschreven beleidsterrein, binnen de grenzen van de onderzochte periode. Daarnaast bevat het relevante contextinformatie over deze handelingen, zoals een schets van de historische ontwikkelingen, een karakterisering van de opgevoerde actoren, een aanduiding van de organisatorische ontwikkelingen binnen het voornaamste betrokken ministerie en een opsomming van de geraadpleegde wet- en regelgeving die geldt binnen het beleidsterrein. Na vaststelling wordt het rapport gedrukt.

Een basisselectiedocument (BSD) bevat dezelfde handelingen van dezelfde actoren als het bijbehorende rapport, maar dan gegroepeerd per actor. ‘BSD’ is overigens een informele term, in tegenstelling tot het officiële begrip ‘selectielijst’ uit het Archiefbesluit.

Een selectielijst is het formeel vastgestelde gedeelte van een BSD. De lijst geeft aan iedere handeling een ‘waardering’: een keuze voor al dan niet bewaren van de neerslag, met bij de V-handelingen een vernietigingstermijn. Selectielijsten van LNV noemen bij iedere handeling tevens de directies die daarbij betrokken zijn. De reikwijdte van een selectielijst hangt samen met de zorgdragers die hem indienen. Wanneer alle zorgdragers die voorkomen in een BSD tegelijk de selectielijst zouden indienen, dan vallen BSD en selectielijst dus samen.

Toepassing van de selectielijsten

Met de vastgestelde selectielijst vindt de selectie en bewerking van de archiefbestanden plaats. De bestanden met cultuurhistorische waarde worden overgebracht naar de Rijksarchiefdienst en de rest is vernietigbaar. Het Ministerie van LNV heeft met de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) een raamconvenant afgesloten, op basis waarvan LNV archieven aan kan bieden ter selectie en bewerking. Bij de bewerking en overbrenging voert de Facilitaire Dienst de coördinatie namens LNV, maar de desbetreffende directies en diensten zijn opdrachtgever voor de bewerkingen, vanwege hun archiefverantwoordelijkheid.

De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directies en diensten. Een essentieel element bij het voorkomen van nieuwe achterstanden is de invoering van de selectielijsten in het informatiebeheer, zowel voor de papieren documenten als voor elektronische bestanden en audiovisuele materialen. De inbreng van de FD bestaat uit de ontwikkeling van een methodiek voor invoering en de advisering over toepassing daarvan.

Toepassing van de onderzoeksrapporten

De selectiebeslissingen worden gebaseerd op de contextbeschrijving in het bijbehorende rapport. Die beschrijving kan verder dienen als input voor een archiefstructuur die aansluit op de beleidsprocessen.

Voor beleidsmedewerkers kunnen de rapporten dienen als naslagwerk. Per beleidsterrein geven ze een compact overzicht van de geldende wet- en regelgeving, de organisatie, de maatschappelijke context en de actoren binnen en buiten LNV, en dat over een periode van ongeveer vijftig jaar. Uniek is de specifieke combinatie van een brede invalshoek, een grote hoeveelheid feitelijke gegevens en een objectieve analyse vanuit het perspectief van de overheid. De nauwe samenwerking met materiedeskundigen van binnen en buiten het ministerie verzekert de betrouwbaarheid van de rapporten.

Toelichting op het nieuwe archiefselectiebeleid van de rijksoverheid

Het selectiebeleid van de rijksoverheid en dus ook van LNV is enkele jaren geleden drastisch veranderd. Voorheen vond selectie plaats op documentniveau aan de hand van vernietigingslijsten, en daarnaast kon toestemming gevraagd worden voor incidentele vernietiging. Cultuurhistorisch waardevolle gedeelten van archieven moesten binnen 50 jaar overgebracht worden naar de Rijksarchiefdienst.

Na invoering van de nieuwe Archiefwet (1996) is de selectiepraktijk als volgt veranderd:

Handelingen en hun cultuurhistorische waarde

Tot voor kort bestonden er voor de archiefselectie alleen negatieve criteria, want vernietigingslijsten gaven per overheidsinstelling slechts aan welke bestanden niet in aanmerking kwamen voor overbrenging naar een Rijksarchief. Deze criteria werden toegepast op documentniveau. Afgezien van de bewerkelijkheid van deze microselectie bestonden de voornaamste nadelen van deze werkwijze uit de onoverzichtelijkheid van datgene dat wel overgebracht zou moeten worden, het gebrek aan inzicht in de grondslagen van het handelen waaruit die bestanden resulteren, en het gebrek aan inzicht in de samenhang tussen de taken van actoren die op eenzelfde beleidsterrein actief zijn.

Om deze bezwaren te ondervangen werd de methode institutioneel onderzoek ontwikkeld, waarmee de beleidsontwikkelingen en het handelen van alle relevante actoren over de hele bandbreedte van een beleidsterrein beschreven worden. Op deze basis kan een effectievere (macro)selectie plaatsvinden aan de hand van positieve criteria.

Een selectielijst beschrijft het handelen van overheidsactoren op een bepaald beleidsterrein. De handelingen worden vervolgens beoordeeld op de mate waarin ze cultuurhistorische waarden weerspiegelen. Zodoende kan de Rijksarchiefdienst de gegevensbestanden overnemen die een reconstructie mogelijk maken van het overheidshandelen op hoofdlijnen in relatie tot haar omgeving.

De cultuurhistorische waarde van een handeling wordt bepaald aan de hand van zes algemene criteria, die in het volgende schema genoemd worden. Een handeling die voldoet aan een van de criteria wordt aangemerkt met B (bewaren). De neerslag van die handeling wordt dan volgens de archiefwettelijke normen van goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar de Rijksarchiefdienst. Daar blijven de archieven onder klimatologisch verantwoorde condities voor onbepaalde tijd bewaard als onderdeel van het nationale culturele erfgoed, openbaar voor raadpleging en historisch onderzoek.

De handelingen die niet voldoen aan een van de selectiecriteria worden aangemerkt met V, wat staat voor vernietigen. De neerslag van ieder van deze handelingen krijgt een vernietigingstermijn. De archiefvormende organisatie bepaalt daarvan zelf de duur, die afhankelijk van de belangen van verantwoording en bedrijfsvoering doorgaans uiteenloopt van 1 tot 20 jaar.

Wanneer een handeling geselecteerd wordt voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst, dan wordt in principe de complete neerslag van die handeling bewaard. Een reconstructie van het overheidshandelen zou immers niet lukken wanneer alleen de eindproducten bewaard werden. Zo is van bv. regelingen en beleidsnota’s juist de totstandkomingsfase interessant, vanwege de aanvankelijke bedoelingen, de discussies en de afgekeurde versies.

Algemene selectiecriteria

De cultuurhistorische waarde van handelingen wordt getoetst aan de onderstaande algemene selectiecriteria. Wanneer een handeling aan een van de onderstaande criteria voldoet, dan komt de neerslag ervan in aanmerking voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst (B).

Toelichting: Agendavorming, analyse van informatie, beleidsadvisering, beleidsvoorbereiding of -planning, besluitvorming over de inhoud van beleid, terugkoppeling van beleid. Zowel de keuze als de specificatie van de doeleinden en instrumenten.

Toelichting: Beschrijving en beoordeling van de inhoud, het proces of de effecten van beleid, toetsing van en toezicht op beleid. Niet perse leidend tot consequenties zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Ook verslaglegging ten aanzien van de beleidsmatige hoofdlijnen.