Circulaire toepassing Herzieningswet Kadasterwet I

1. Inleiding

Hierbij treft u aan de Circulaire toepassing Herzieningswet Kadasterwet I.

Op 1 september 2005 treedt de Herzieningswet Kadasterwet I (hierna: HKW I) in werking. De HKW I ziet op de aanpassing van de Kadasterwet, de Invoeringswet Kadasterwet, de Organisatiewet Kadaster en enige andere wetten en maakt het onder meer mogelijk om informatie- en communicatietechnologie toe te passen in het berichtenverkeer dat verbonden is aan het houden van de openbare registers en het verstrekken van inlichtingen daaruit.

De lagere regelgeving (het Kadasterbesluit, de Uitvoeringsregeling 1994 en de Kadasterregeling 1994) zullen op 1 september a.s. nog niet aangepast zijn aan de HKW I. Deze regelingen zullen medio september 2005 ter notificatie worden toegezonden aan de Europese Commissie en naar verwachting in januari 2006 in werking treden.

Nu de Dienst voor het kadaster en de openbare registers (hierna: de Dienst) en zijn cliënten hun bedrijfsvoering reeds geruime tijd geleden hebben afgestemd op de HKW I, willen het bestuur van de Dienst en haar cliënten vooruitlopend op de inwerkingtreding van de lagere regelgeving reeds aanvangen met de toepassing van informatie- en communicatietechnologie in het berichtenverkeer met de Dienst. De Minister van VROM wil het bestuur van de Dienst en zijn cliënten deze mogelijkheid bieden.

In hoofdstuk 2, paragrafen 3.2 tot en met 3.3, hoofdstuk 4 en hoofdstuk 5 van deze circulaire wordt beschreven onder welke voorwaarden de cliënten van de Dienst gebruik kunnen maken van de informatie- en communicatietechnologie in het berichtenverkeer met de Dienst.

Daarnaast wordt in paragrafen 3.2 en 3.4 ingegaan op de eisen waaraan een afschrift van een stuk dat in papieren vorm ter inschrijving wordt aangeboden dient te voldoen.

Vanaf 1 september a.s. vervalt de verplichting om bij het vervaardigen van zo’n afschrift gebruik te maken van een door de Dienst verstrekt formulier ‘Hypotheken 3’ of ‘Hypotheken 4’. Nu het afschrift na de inschrijving door de Dienst wordt gedigitaliseerd en als elektronisch duplicaat wordt opgeslagen in het geautomatiseerde deel van de openbare registers, is het niet langer noodzakelijk om het gebruik van voornoemde formulieren voor te schrijven. De afschaffing van de formulieren ‘Hypotheken 3’ en ‘Hypotheken 4’ betekent voor de cliënten van de Dienst bovendien dat zij op een gemakkelijkere wijze afschriften kunnen vervaardigen. Om het proces van digitalisering doelmatig te laten verlopen, is het echter wel wenselijk om een aantal voorwaarden te stellen ten aanzien van de vorm van de afschriften.

Indien in de circulaire verwezen wordt naar de Kadasterwet, dan wordt bedoeld de Kadasterwet zoals deze luidt per 1 september 2005.

2. Elektronisch berichtenverkeer

§ 2.1. Aanmelding elektronisch aanleveren

Voordat een cliënt van de Dienst kan aanvangen met het in elektronische vorm aanbieden van stukken bij de Dienst, dient hij door middel van het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ schriftelijk aan de hoofdbewaarder van de Dienst te Apeldoorn (hierna: de hoofdbewaarder) te melden dat hij voornemens is om stukken in elektronische vorm aan te bieden.

Het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ heeft de vorm van bijlage 1 bij deze circulaire en bevat – kort gezegd – een opgave van de persoonsgegevens van de cliënt, de gegevens betreffende het internetadres en de applicatiesoftware die de cliënt in gebruik heeft, en de gegevens van de certificatiedienstverlener die de gekwalificeerde certificaten als bedoeld in artikel 1.1, onderdeel ss, van de Telecommunicatiewet uitgeeft, waarop de elektronische handtekeningen gebaseerd zijn, die zullen voorkomen in de stukken die de cliënt aan de Dienst zal aanbieden.

Wanneer de cliënt een samenwerkingsverband van personen is, dat geen rechtspersoonlijkheid bezit, dienen in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ alle namen van de deelnemers aan dat samenwerkingsverband vermeld te zijn en dient het formulier te worden ondertekend door ieder van hen of door hun vertegenwoordiger(s).

Na ontvangst van het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ onderzoekt de hoofdbewaarder of de betrokken certificatiedienstverlener bevoegd is gekwalificeerde certificaten uit te geven.

Nadat de hoofdbewaarder de gegevens in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ heeft gecontroleerd en vastgelegd, stuurt de hoofdbewaarder de cliënt een bericht dat de vorm heeft van bijlage 2 bij deze circulaire. In het bericht is de datum vermeld waarop de cliënt met elektronisch aanleveren kan aanvangen.

Indien de bij de cliënt in gebruik zijnde applicatiesoftware nog niet eerder is gebruikt in het berichtenverkeer met de Dienst en niet zeker is of met deze applicatiesoftware elektronisch berichtenverkeer met de Dienst mogelijk is, wijst de hoofdbewaarder in het bericht op de mogelijkheid om voor aanvang van de elektronische aanbieding van stukken eerst een testbericht te versturen en op zijn bevoegdheid om berichten niet te aanvaarden als bedoeld in artikel 11a, tweede lid, van de Kadasterwet.

Indien een wijziging optreedt in enig gegeven dat in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ moet worden vermeld, dient de cliënt daarvan onverwijld mededeling te doen aan de hoofdbewaarder. De hoofdbewaarder controleert de gegevens dan opnieuw en stuurt de cliënt wederom een bericht, dat de vorm heeft van bijlage 2 bij deze circulaire, overeenkomstig de eerder genoemde procedure en voorwaarden.

§ 2.2. Elektronisch postadres

Het bestuur van de Dienst opent ten behoeve van het elektronische berichtenverkeer verbonden aan het houden van de openbare registers een elektronisch postadres. Door in te loggen op Kadaster-on-line (bereikbaar via de website https://kadaster-on-line.kadaster.nl) en daarna te kiezen voor de optie ‘aanleveren stukken’, wordt de cliënt – mits hij is aangemeld overeenkomstig de procedure van § 2.1 – na het invoeren van zijn eigen mailadres automatisch doorgeleid naar het elektronische postadres van de Dienst.

§ 2.3. De applicatiesoftware

De Dienst heeft voor het elektronisch aanleveren van stukken software ontwikkeld met de naam Web-ELAN. Door middel van deze software is elektronisch berichtenverkeer tussen de Dienst en zijn cliënten mogelijk, mits de cliënten beschikken over:

Met de Web-ELAN-software kunnen de Dienst en zijn cliënten de integriteitswaarde van elektronische berichten en de daarin opgenomen bestanden vercijferen en berekenen tot een elektronische handtekening en kan de Dienst de integriteitswaarde van de elektronische berichten en de daarin opgenomen bestanden (zie § 3.3.1) die door zijn cliënten worden toegezonden, ontcijferen.

3. Inschrijving van stukken

§ 3.1. Inleiding

In artikel 10b van de Kadasterwet is bepaald dat voor de inschrijving van een feit in de openbare registers stukken kunnen worden aangeboden in papieren of elektronische vorm. In de onderhavige paragraaf wordt in aanvulling op het bepaalde in afdeling 2, 3 en 4 van titel 1 van hoofdstuk 2 van de Kadasterwet beschreven onder welke voorwaarden deze stukken bij de Dienst ter inschrijving aangeboden kunnen worden.

§ 3.2. Algemene eisen voor de inschrijving van stukken

Indien een stuk, alsmede een tekening, een foto of een ander stuk dat daarvan deel uitmaakt (hierna: bijlage), in elektronische of papieren vorm ter inschrijving wordt aangeboden, dient ingevolge de artikelen 11, eerste lid, en 11b, eerste lid, van de Kadasterwet van deze documenten tevens een afschrift te worden aangeboden. Ten aanzien van het afschrift gelden de volgende eisen:

§ 3.3. Eisen voor de inschrijving van stukken in elektronische vorm

§ 3.3.1. Het elektronische bericht

Stukken kunnen in elektronische vorm ter inschrijving worden aangeboden als onderdeel van een elektronisch bericht dat bestaat uit één of meerdere bestanden. Het bericht dient te worden voorzien van de elektronische handtekening van de aanbieder. Dit hoeft geen gekwalificeerde elektronische handtekening te zijn.

In het elektronische bericht dienen in ieder geval te zijn opgenomen:

Een afschrift van een bijlage kan tezamen met het afschrift van het stuk waar deze bijlage deel van uitmaakt, in een elektronisch bestand of in een afzonderlijk elektronisch bestand worden aangeboden.

§ 3.3.2. Het verzoek tot inschrijving

In het verzoek tot inschrijving dient met de naam van de betrokken Kadastervestiging en een verwijzing naar het register ‘hypotheken 3’ of ‘hypotheken 4’ aangegeven te worden voor welk register het stuk dat ter inschrijving wordt aangeboden bestemd is.

In het verzoek tot inschrijving dient voorts een dossierkenmerk vermeld te worden, dat voorafgegaan wordt door één van de volgende letters:

§ 3.3.3. De elektronische afschriften van het ter inschrijving aan te bieden stuk en de bijlagen

Het elektronische afschrift van het in te schrijven stuk, alsmede de elektronische afschriften van de bijlagen, dienen te voldoen aan de eisen, genoemd in paragraaf 2.2 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

Indien dit noodzakelijk is om voldoende raadpleegbaar te zijn of om te voldoen aan de eisen genoemd in paragraaf 2.2 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’, kan het elektronische afschrift van een tekening of een foto verdeeld worden over een aantal doorlopend genummerde deeltekeningen of deelfoto’s. Bij het afschrift dient in dat geval een overzichtstekening gevoegd te worden, waarop de ligging van de deeltekeningen of deelfoto’s ten opzichte van elkaar dient te worden vermeld onder toevoeging van de nummers van de deeltekeningen of de deelfoto’s.

Indien op het elektronische afschrift van een tekening een schaalverhouding is vermeld, dienen daarnaast ook de afmetingen te worden vermeld op grond waarvan deze schaalverhouding van de tekening is berekend.

§ 3.3.4. Het overleggen van een bewijsstuk in elektronische vorm

Indien ter verkrijging van een inschrijving door de aanbieder stukken voor bewijs (hierna: bewijsstukken) dienen te worden aangeboden, die niet hoeven te worden ingeschreven, kunnen die stukken in elektronische vorm worden overgelegd, mits daarbij het volgende in acht wordt genomen:

§ 3.3.5. Het overleggen van het bewijsstuk betreffende de benoeming van een notaris of een kandidaatnotaris met waarnemingsbevoegdheid

Indien in een ter inschrijving aangeboden stuk in elektronische vorm verklaringen zijn opgenomen van een persoon die verklaart notaris of waarnemend notaris te zijn, dient in het verzoek tot inschrijving een bewijsstuk opgenomen te worden, waaruit blijkt dat die persoon bevoegd is om als notaris, dan wel waarnemend notaris op te treden. Dit bewijsstuk mag niet ouder zijn dan twee jaar.

Indien het bewijsstuk wordt geleverd door middel van een specifiek attribuut in het gekwalificeerde certificaat waarop de elektronische handtekening van de notaris of de waarnemend notaris gebaseerd is, dient de certificatiedienstverlener dit attribuut te baseren op inlichtingen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.

§ 3.3.6. De equivalentieverklaring

Indien een stuk, alsmede een bijlage, in elektronische vorm bij de Dienst wordt aangeboden, dan dient het desbetreffende elektronische afschrift van die documenten voorzien te zijn van een verklaring die inhoudt dat het digitale document een equivalent is van het doorgaans schriftelijke origineel van dat document.

De verklaring, die hierna wordt aangeduid als equivalentieverklaring, wordt op zodanige wijze in het elektronische afschrift opgenomen, dat na omzetting van het desbetreffende elektronische bestand naar een leesbare tekst de verklaring aan de voet van het afschrift verschijnt.

Indien het elektronische afschrift van een tekening of een foto is verdeeld over een aantal doorlopend genummerde deeltekeningen of deelfoto’s, dient de equivalentieverklaring opgenomen te worden aan de voet van de overzichtstekening.

Indien het elektronische afschrift van een bijlage tezamen met het afschrift of het uittreksel van het stuk waarvan de bijlage deel uitmaakt, in een elektronisch bestand is aangeboden, dient dit bestand te worden voorzien van één (gemeenschappelijke) equivalentieverklaring.

Indien het afschrift van een bijlage wordt aangeboden in een apart bestand, dient dit bestand afzonderlijk voorzien te worden van een equivalentieverklaring.

Is het elektronische afschrift van een bijlage voorafgaand aan de inschrijving op basis van artikel 11b, vijfde lid, van de Kadasterwet, bij de Dienst in bewaring genomen, dan hoeft dit afschrift niet voorzien te worden van een equivalentieverklaring. In plaats daarvan dient de equivalentieverklaring aan de voet van het afschrift of het uittreksel van het stuk waarvan de bijlage deel uitmaakt, uitgebreid te worden met een verklaring, inhoudende dat het in bewaring genomen afschrift van de bijlage inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de originele bijlage. In de equivalentieverklaring dient voorts het betrokken depotnummer te worden vermeld.

De equivalentieverklaring dient voorzien te worden van een elektronische handtekening door:

Tot de onder e genoemde stukken behoren ook de akten van levering die zijn ondertekend door een tot het opmaken van akten van levering bevoegd verklaarde zaakwaarnemer of scheepsmakelaar. De door een daartoe bevoegde persoon ondertekende stukken mogen elektronisch worden aangeleverd door iedereen die als elektronische aanbieder is geregistreerd.

De equivalentieverklaring dient de vermelding van de naam, de voornamen en de woonplaats met het adres te bevatten van degene die de verklaring voorziet van een elektronische handtekening. Indien de verklaring van eensluidendheid echter wordt ondertekend door een notaris, waarnemend notaris, gerechtsdeurwaarder, griffier dan wel een advocaat of procureur, kan in plaats van de woonplaats met het adres worden vermeld:

Indien het origineel van een stuk dat onderdeel uitmaakt van een in elektronische vorm ter inschrijving aan te bieden stuk, is voorzien van een elektronische handtekening, dienen in de equivalentieverklaring op het afschrift van het eerstgenoemde stuk nog de volgende gegevens toegevoegd te worden:

§ 3.3.7. Bewijs van ontvangst en bewijs van inschrijving

Na de ontvangst van een ter inschrijving aangeboden stuk in elektronische vorm zendt de bewaarder de aanbieder van dit stuk een bewijs van ontvangst als bedoeld in artikel 18 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. Het bewijs van ontvangst wordt opgemaakt zoals is beschreven in § 2.3.8 dan wel § 2.3.9 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ en wordt door de bewaarder gewaarmerkt en voorzien van een elektronische handtekening.

Na de inschrijving van een stuk in elektronische vorm zendt de bewaarder de aanbieder van het ingeschreven stuk een elektronisch bewijs van inschrijving als bedoeld in artikel 13, tweede lid, van de Kadasterwet. Het bewijs van inschrijving wordt opgemaakt zoals is beschreven in § 2.3.10 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’ en wordt door de bewaarder gewaarmerkt en voorzien van een elektronische handtekening.

§ 3.3.8. Mededeling van niet-aanvaarding van een bericht

Indien de bewaarder overeenkomstig artikel 11a, tweede lid, van de Kadasterwet gebruik maakt van zijn bevoegdheid om een bericht niet te aanvaarden, doet hij hiervan met bekwame spoed doch uiterlijk binnen 24 uur na het tijdstip van ontvangst van het bericht, langs elektronische weg mededeling aan de aanbieder van dat bericht. Deze mededeling voldoet aan § 2.3.6 van de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

Indien de bewaarder voorts overeenkomstig artikel 11a, derde lid, van de Kadasterwet besluit om ook andere berichten van de aanbieder niet te aanvaarden, wordt dit eveneens met bekwame spoed door hem aan de aanbieder meegedeeld door middel van een bericht in papieren vorm.

Naar aanleiding van voornoemde mededeling kan de aanbieder verzoeken om in de gelegenheid te worden gesteld om aan te tonen dat hij in staat is te voldoen aan de eisen die gelden voor het in elektronische vorm toezenden van stukken. De aanbieder kan daartoe bij de bewaarder een door hem gedagtekend en ondertekend verzoek als bedoeld in artikel 11a, vierde lid, eerste zin, van de Kadasterwet indienen.