Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Openluchtrecreatie 1946–1983 (Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 7 oktober 2005, nr. arc-arc-2004.01772/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Openluchtrecreatie in de periode 1946–1983’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basis selectie document openluchtrecreatie 1946–1983

Vastgesteld BSD

November 2005

Lijst van afkortingen

AMvB: Algemene maatregel van bestuur

BIZA: (Ministerie van) Binnenlandse Zaken

BSD: Basis Selectiedocument

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

CRM: (Ministerie van) Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk

CO: Coördinatiecommissie Openluchtrecreatie

DGRR: Directie Groene Ruimte en Recreatie

EG: Europese Gemeenschap

EZ: (Ministerie van) Economische Zaken

INCOR: Interdepartementale Coördinatiecommissie voor de Openluchtrecreatie

INCORET: Interdepartementale coördinatiecommissie openluchtrecreatie en toerisme

KB: Koninklijk Besluit

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

LNV: (Ministerie van) Landbouw, Natuurbeheer en Visserij

NA: Nationaal Archief

NBOR: (Hoofddirectie) Natuurbehoud en Openluchtrecreatie

NRLO: Nationale Raad voor Landbouwkundig onderzoek

OCenW: (Ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

OKW: (Ministerie van) Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

SZV: (Ministerie van) Sociale Zaken en Volksgezondheid

TRAG: Toeristisch Recreatieve Aandachtsgebieden

TK: Tweede Kamer (Kamerstukaanduiding)

V & W: (Ministerie van) Verkeer en Waterstaat

VB: Verordeningenblad voor het Nederlandsche bezette gebied

VROM : (Ministerie van) Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

VWS: (Ministerie van) Volksgezondheid, Welzijn en Sport

WOR: Wet op de openluchtrecreatie

WVC: (Ministerie van) Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

Verantwoording

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder 'archiefbescheiden' worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden ongeacht de drager die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemene Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast, maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal in een vroegtijdig stadium te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:

Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst wordt na advies van de Raad voor Cultuur, vastgesteld door de Minister van OCenW en de minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.

Doel en werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie van het beleidsterrein

Openluchtrecreatie omvat die bezigheden die ontspanning en zelfontplooiing als hoofddoel hebben, uit vrije keuze worden verricht en plaatsvinden in de open lucht.

Aanvankelijk diende de rijksoverheid zich daarbij te richten op de totstandkoming van openbaar toegankelijke voorzieningen. Later viel de overheidstaak binnen het beleidsterrein in twee onderdelen uiteen:

Nadat het beleidsterrein in 1983 van het departement van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk overging naar het departement van Landbouw werd het beleidsterrein aanzienlijk uitgebreid.

Afbakening van het beleidsterrein

Dit BSD is gebaseerd op het RIO nr. 51, ‘Openluchtrecreatie’ en de selectielijst van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij voor dit beleidsterrein. Deze lijst is in 1999 vastgesteld (Stcrt. 1999, 216).

In het onderhavige BSD zijn alleen de handelingen opgenomen van de actoren ‘de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk’ (1965–1983), van een aantal andere actoren die onder dit ministerie ressorteren en van ‘de minister waaronder Volksgezondheid ressorteert’ (1946–1983). Er zijn alleen handelingen opgenomen die de genoemde actoren in de genoemde periode hebben uitgevoerd en die reeds in de selectielijst van LNV zijn benoemd.

Het Ministerie van CRM heeft bestaan van 1965 tot 1983. Na de departementale herindelingen van november 1982 wordt het Ministerie van Landbouw en Visserij zorgdrager voor de handelingen van CRM op dit beleidsterrein.

In diezelfde periode wordt het nieuwe Ministerie van Volkshuishuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer de zorgdrager voor de handelingen van ‘Volksgezondheid’ op dit beleidsterrein. De volksgezondheidsaspecten van recreatie en kamperen, alsmede de wetgeving omtrent deze onderwerpen en de uitvoering daarvan, werden namelijk in de loop der jaren meer en meer gezien als een aangelegenheid op het terrein van de milieuhygiëne.

Bij de eerdergenoemde reorganisatie van rijksdienst, die plaatsvond in de periode 4 november 1982 tot en met 1 januari 1983, waren uiteindelijk de volgende veranderingen aan de orde:

Bron: ‘Evaluatie departementale herindelingen 1982’ (Ministerie van Binnenlandse Zaken, directie O&A, oktober 1983).

Taakgebied waartoe het beleidsterrein behoort

Ten tijde van het ministerie van CRM maakte het beleidsterrein openluchtrecreatie deel uit van het taakgebied Recreatie. Het maakt tegenwoordig deel uit van het taakgebied Natuurbeheer.

De actoren op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in het BSD zijn opgenomen

Selectiedoelstelling

Als uitgangspunt bij het vaststellen van dit BSD gold de door de rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Om op basis van deze selectiedoelstelling tot een waardering van de handelingen te komen, worden zes selectiecriteria toegepast (zie volgende pagina):

Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Overigens kan, ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen, betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met de RAD, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).

De vernietigingstermijnen van de neerslag van de met ‘V’ (= vernietigen) gewaardeerde handelingen zijn vastgesteld in overleg met deskundigen van dit ministerie op dit terrein.

Verslag van de vaststellingsprocedure

Op 11 maart 2004 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 augustus 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van [zorgdrager], het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 7 januari 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2004.01772/2), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 14 september 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport vastgesteld [C/S&A/05/1918].

Leeswijzer

Handelingnr.: Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het RIO.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.

Vermeld worden: de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling; het betreffende artikel en lid daarvan;de vindplaats, dwz. de vermelding van Staatsblad of Staatscourant wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan.

Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).

Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.

Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.

Eventueel een nadere toelichting op de waardering.

Actor: de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk

Handeling: Het voorbereiden, mede-vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid inzake de openluchtrecreatie

Periode: 1965–1983

Bron: Begrotingen, algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 1, 2

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving inzake de openluchtrecreatie, alsmede het evalueren daarvan

Periode: 1965–1983

Bron: Begrotingen, algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 1

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen inzake de openluchtrecreatie

Periode: 1965–1983

Bron: Algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 3

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van de Kamers der Staten-Generaal inzake het openluchtrecreatiebeleid

Periode: 1965–1983

Bron: Begrotingen, algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 3

Handeling: Het instellen van ad-hoc commissies inzake de openluchtrecreatie

Periode: : 1965–1983

Bron: Begrotingen, algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 4

Handeling: Het informeren van de Commissies voor de Verzoekschriften en andere tot onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten-Generaal en de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het beleid betreffende de openluchtrecreatie

Periode: 1965–1983

Bron: Algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 3

Handeling: Het beslissen op beroepschriften naar aanleiding van beschikkingen betreffende de openluchtrecreatie en het voeren van verweer in beroepsprocedures voor administratief rechterlijke organen

Periode: 1965–1983

Bron: Algemene handelingen opgesteld door het Nationaal Archief

Waardering: B 2