Vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Rijksdienst voor het Wegverkeer vanaf 1951 (Minister van Verkeer en Waterstaat)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 20 juli 2005 nr. arc-2005.02405/1);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Rijksdienst voor het Wegverkeer op het beleidsterrein Rijksdienst voor het Wegverkeer vanaf 1951’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basiselectiedocument vanaf 1951 geldend voor de zorgdragers de RDW en de minister van Verkeer en Waterstaat

drs. W.E. Overeem

Lijst van afkortingen

APK: Algemeen Periodieke Keuring

AWB: Algemene Wet Bestuursrecht

BSD: Basisselectiedocument

CBV: Coördinatieberaad Voertuigbeleid

CBM: Centraal Bureau Motorrijtuigenbelasting

CJIB: Centraal Justitieel Incassobureau

EC: Europese Commissie

ECE: Economic Commission for Europe

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RTL: Registratie Tenaamstelling Leasemaatschappijen

V&W: Verkeer en Waterstaat

WAM: Wet Aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen

ZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan

1. Inleiding

1.1. Verantwoording

Deze lijst is een selectielijst zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. De lijst is opgezet als basisselectiedocument (BSD). Het grootste deel van het BSD bestaat uit handelingen beschreven in het rapport institutioneel onderzoek (RIO) Het blik waardig keuren, een institutioneel onderzoek naar het handelen van de RDW, 1951–.

In 1997 is reeds een ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Rijksdienst Wegverkeer’ voor de RDW vastgesteld. Dit BSD was gebaseerd op het RIO De Heilige Koe geboekstaafd, een institutioneel onderzoek naar het handelen van de Rijksdienst voor het Wegverkeer, 1951–19942J.W.J.M. Bogaarts, De heilige koe geboekstaafd. Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de Rijksdienst voor het Wegverkeer, 1951-1994 (PIVOT-rapport nr. 18, 's-Gravenhage 1994). . In de onderzochte periode was de RDW nog een dienst van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Door de verzelfstandiging van de RDW in 1996 was dit BSD niet meer actueel en was het noodzakelijk nieuw institutioneel onderzoek te verrichten en een nieuw BSD op te stellen.

Met de vaststelling van de voorliggende selectielijst, zal de selectielijst uit 1997 komen te vervallen. Om een grondslag te behouden voor de selectie van archiefbescheiden uit de periode voor de verzelfstandiging van de RDW, zijn ook de handelingen uit De Heilige Koe geboekstaafd in dit BSD opgenomen. Omdat de RDW in deze periode nog deel uitmaakte van het ministerie van Verkeer en Waterstaat, hebben deze handelingen als actor de minister van Verkeer en Waterstaat. De handelingen uit De Heilige Koe geboekstaafd die nu nog actueel zijn, zijn overigens ook in het RIO Het blik waardig keuren opgenomen. Wel hebben deze handelingen vanwege herformulering, splitsing of samenvoeging met een andere handeling soms een ander nummer gekregen3Als bijlage bij dit BSD is een concordantie met de vastgestelde selectielijst uit 1997 opgenomen. Daarin staat aangegeven welke handelingen een nieuw nummer hebben gekregen.. De afgesloten handelingen uit De Heilige Koe geboekstaafd, dat wil zeggen de handelingen die niet meer uitgevoerd worden, zijn wel in dit BSD opgenomen, maar niet in het bijbehorende RIO.

Het RIO Het blik waardig keuren bevat ten opzichte van De Heilige Koe geboekstaafd ook een aantal nieuwe handelingen van de minister van Verkeer en Waterstaat. Het betreft de handelingen die de minister uitvoert in het kader van zijn ministeriële verantwoordelijkheid voor de RDW, zoals het benoemen van de leden van de Raad van Toezicht en het goedkeuren van de jaarstukken.

Het BSD is het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van de archiefbescheiden van de RDW en bepaalde archiefbescheiden van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Het bevat een voorstel voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die het resultaat of de neerslag zijn van het handelen van de RDW op zijn werkterrein en het handelen van de minister van Verkeer en Waterstaat met betrekking tot de RDW.

In dit basisselectiedocument wordt de documentaire neerslag van de handelingen van de RDW verdeeld in naar het Nationaal Archief over te brengen – en dus voor permanente bewaring in aanmerking komende – documentaire neerslag en op termijn te vernietigen documentaire neerslag.

Voorafgaand aan de eigenlijke selectielijst wordt in deze inleiding enige aanvullende informatie gegeven. Ten eerste worden de hoofdlijnen van het taakgebied van de RDW aangegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de doelstellingen van en de criteria voor de selectie en wordt de procedure van vaststelling van het basisselectiedocument beschreven. Tenslotte volgen enkele praktische aanwijzingen en opmerkingen ten behoeve van het gebruik van dit BSD.

1.2. Hoofdlijnen van het handelen van de RDW

Op 9 februari 1951 werd de Rijksdienst voor het Wegverkeer een zelfsandige dienst van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. De dienst hield zich bezig met het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid op het gebied van de toelating en de registratie van voertuigen en voertuigtypen en het toezicht hierop. Op 1 juli 1996 werd de dienst een Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO). Op die datum wijzigde de naam van de organisatie in RDW en maakte de organisatie niet langer deel uit van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. De verzelfstandiging betekende een wijziging van het takenpakket van de RDW. Voortaan hield de RDW zich met name bezig met uitvoerende taken. De ontwikkeling van beleid en wet- en regelgeving bleef berusten bij de minister van Verkeer en Waterstaat.

Bij de uitvoering van het beleid heeft de RDW de volgende vier kerntaken:

Deze taken van de RDW richten zich onder meer op houders en eigenaren van voertuigen, organisaties en personen die bezig houden met de productie, reparatie en het keuren van voertuigen, organisaties die zich inzetten voor veiligheid in het verkeer en instanties die zich bezig houden met de bestrijding van fraude en criminaliteit rond voertuigen.

Hoewel de RDW sinds de verzelfstandiging met name uitvoerende taken verricht, voert de organisatie ook nog enkele beleidsgerelateerde handelingen uit. Op nationaal niveau voorziet de RDW de ministers van Verkeer en Waterstaat en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening gevraagd en ongevraagd van advies; op Europees niveau neemt de RDW namens verschillende ministers deel aan overleggen van de Europese Unie en de Economic Commission for Europe over voertuigtechnische onderwerpen.

Het doel dat de overheid via het optreden van de RDW tracht te verwezenlijken is het bewaken van de veiligheids- en milieuaspecten van het Nederlandse wagenpark, het registreren van gegevens van voertuigen, hun eigenaren/houders en de afgegeven documenten, het verstrekken van correcte en volledige informatie aan derden hieromtrent en het scheppen van voorwaarden ter voorkoming en bestrijding van fraude en criminaliteit in opdracht van de Nederlandse overheid.

Voor een nadere toelichting op de ontwikkelingen op het werkterrein van de RDW wordt voor wat betreft de periode voor de verzelfstandiging in 1996 verwezen naar het RIO De Heilige Koe geboekstaafd; meer uitgebreide informatie over het handelen van de RDW na de verzelfstandiging kan gevonden worden in het RIO Het blik waardig keuren.

1.3. Overzicht gebruikte actoren

De RIO’s De Heilige Koe geboekstaafd en Het blik waardig keuren beschrijven niet zozeer een beleidsterrein, als wel het werkterrein van de RDW. De RDW is dan ook de voornaamste actor die in dit BSD is opgenomen. Omdat – zoals reeds aangegeven – dit BSD ook de handelingen uit De Heilige Koe geboekstaafd bevat, is ook de minister van Verkeer en Waterstaat actor van een groot aantal handelingen. Naast de RDW en de minister van Verkeer en Waterstaat zijn de Raad voor de Periodieke Veiligheidskeuringen Voertuigen, de Raad van Toezicht van de RDW en de Ondernemingsraad van de RDW als actor opgenomen

1.3.1. Zorgdrager: de minister van Verkeer en Waterstaat

Het ministerie van Verkeer en Waterstaat werd opgericht in 1947. In 1946 werd het ministerie van Verkeer en Energie gewijzigd in het ministerie van Verkeer. Bij Koninklijk Besluit van 23 februari 1947 wordt Waterstaat, dat sinds 16 augustus 1945 is ondergebracht bij Openbare Werken en Wederopbouw, overgedragen aan Verkeer, dat voortaan het ministerie van Verkeer en Waterstaat heet.

De minister van Verkeer en Waterstaat oefent in grote lijnen de volgende taken uit:

Tot 1996 was de Rijksdienst voor het Wegverkeer een zelfstandige dienst binnen het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Onder verantwoordelijkheid van de minister van Verkeer en Waterstaat, hield de dienst zich bezich met het ontwikkelen en uitvoeren van beleid op het gebied van het wegverkeer. Na de verzelfstandiging van de RDW in 1996, bleef de minister verantwoordwoordelijk voor beleidsvorming; de uitvoerende taken gingen over naar de RDW. Verder houdt de minister in beperkte mate toezicht op de RDW.

Deze raad is ingesteld per algemene maatregel van bestuur van 28 april 1980. De raad adviseerde de minister over aangelegenheden betreffende de Algemene Periodieke Keuring. In deze Raad hadden zitting:

De Raad is als gevolg van de Wet Raad voor verkeer en waterstaat per 12 maart 1992 opgeheven.

1.3.2. Zorgdrager: de RDW

De op 2 september 1949 ingestelde Rijksdienst voor het Wegverkeer werd op 19 februari 1951 een zelfstandige dienst van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Vanaf 1 juli 1996 is de RDW een zelfstandig bestuursorgaan. De RDW heeft als voornaamste taken het (laten) keuren van voertuigen en voertuigtypen, het afgeven van voertuiggerelateerde documenten, het registreren van voertuiggegevens en het verstrekken van informatie uit de registers.

Ter compensatie van de verminderde ministeriële verantwoordelijkheid als gevolg van de verzelfstandiging werd door de minister van Verkeer en Waterstaat een Raad van Toezicht ingesteld. De voornaamste taken van de Raad van Toezicht zijn het toezicht houden op en het adviseren van de directie van de RDW en het goedkeuren van de besluiten die de directie over bepaalde aangelegenheden neemt.

Sinds 1996 heeft de RDW een Ondernemingsraad. De bevoegdheden van de Ondernemingsraad komen voort uit de Wet op de Ondernemingsraden. De ondernemingsraad voorziet de directie van adviezen en kan initiatiefvoorstellen bij de directie indienen. Bepaalde besluiten van de directie hebben de instemming van de Ondernemingsraad nodig.

1.4. Selectiedoelstelling en -criteria

Bij de beslissing of de neerslag van een handeling al dan niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt wordt uitgegaan van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst. Deze doelstelling is erop gericht dat met de te bewaren gegevens een reconstructie van het handelen van de rijksoverheid op hoofdlijnen ten opzichte van haar omgeving mogelijk moet zijn. Hierdoor worden bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig gesteld voor blijvende bewaring.

Om deze selectiedoelstelling te bereiken is in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn een aantal algemene selectiecriteria ontwikkeld, dat op elk taakgebied of beleidsterrein toepasbaar is. Deze criteria zijn positief geformuleerd: in het schema zijn uitsluitend de criteria opgenomen voor handelingen die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), onder vermelding van het desbetreffende criterium. De neerslag van deze handelingen dient overgedragen te worden aan het Nationaal Archief. De handelingen die niet aan één van de selectiecriteria voldoen, worden gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V). De neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen.

Aan de met een ‘V’ gewaardeerde handelingen is een vernietigingstermijn gekoppeld. Deze termijn is in overleg met medewerkers van de RDW bepaald. Voor gegevens uit het Kentekenregister zijn in het privacyreglement Kentekenregister. Deze termijnen zijn overgenomen in handeling 57 van dit BSD. Voor de handelingen die overgenomen zijn uit De Heilige Koe geboekstaafd is de vernietigingstermijn uit het bij dat RIO horende BSD overgenomen, tenzij die termijn niet langer aansluit bij de huidige bedrijfsvoeringsbelangen van de RDW.

Archiefbescheiden mogen niet eerder vernietigd worden dan dat de vernietigingstermijn verstreken is. Bij zaaksgewijs geordende archiefbescheiden wordt de vernietigingstermijn geacht in te gaan na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren, gerekend vanaf het jongste document in het dossier.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

1.5. Vaststellingsprocedure

In juli 2004 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en de Rijksdienst voor het Wegverkeer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 maart 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 20 juli 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02405/1), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 7 oktober 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en het Ministerie van Verkeer en Waterstaat [C/S&A/05/2030] en de Rijksdienst voor het Wegverkeer [C/S&A/05/2031] vastgesteld.

1.6. Leeswijzer

Dit BSD is uit dezelfde handelingenblokken opgebouwd als het RIO. Ieder blok is identiek opgebouwd:

(X): Het unieke volgnummer van de handeling. Dit nummer is uniek voor de handeling en wordt in het BSD overgenomen. De handelingnummers tot en met 76 zijn afkomstig uit De Heilige Koe geboekstaafd; de nummers vanaf 77 zijn nieuwe nummers afkomstig uit Het blik waardig keuren.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. De handelingen zijn positief geformuleerd, terwijl de negatieve formulering daarbij inbegrepen is. Zo valt onder handeling: ‘het verlenen van een erkenning’ ook het wijzigen, schorsen of het intrekken van die erkenning.

De handelingen met de nummers tot en met 76 zijn overgenomen uit De Heilige Koe geboekstaafd; hogere handelingsnummers zijn afkomstig uit Het blik waardig keuren

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld waarin de handeling is verricht. Wanneer geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van dit RIO nog steeds uitgevoerd.

Het kan voorkomen dat de op basis van wet- en regelgeving geformuleerde handelingen (nog) niet worden uitgevoerd. Ter completering van de van de context zijn ook deze handelingen opgenomen.

Grondslag/ Bron: De grondslag is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Het artikel van de wet of regeling en de vindplaats daarvan wordt hierbij weergegeven.

Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron (bij voorbeeld een jaarverslag of een interview) worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.