LegalizeVaststelling selectielijst neerslag handelingen Prophylaxefonds (Sociale Zekerheid 1931–1950) en rechtsopvolger Praeventiefonds (Volksgezondheidsubsidies 1950–1998)
Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;
De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 9 november 2005, nr. arc-2005.02537/3);
Besluit:
Artikel 1
De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst ingediend door Zorgonderzoek Nederland Medische Wetenschappen voor de neerslag van de handelingen van het Prophylaxefonds op het beleidsterrein Sociale Zekerheid over de periode 1931–1950 en haar rechtsopvolger Praeventiefonds op het beleidsterrein Volksgezondheidsubsidies over de periode 1950–1998’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Basisselectiedocument voor het Prophylaxefonds (1931–1950) en haar rechtsopvolger Praeventiefonds (1950–1998)
Zorgdrager: ZonMw
Versie: Ontwerp/Versie mei 2005
Lijst van afkortingen
AMVB: Algemene Maatregel Van Bestuur
BSD: Basisselectiedocument
CVV: Commissie Van Voorbereiding
NWO-MW: Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek–Medische Wetenschappen
PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek
Stbl.: Staatsblad
TNO-PG: Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek–Preventie en Gezondheid
WVC: Volksgezondheid, Welzijn en Cultuur
WAC: Wetenschappelijke Adviescommissie
ZON: Zorgonderzoek Nederland
Hoofdstuk 1. Verantwoording
1.1. Doelstelling
Dit basisselectiedocument (BSD) is een selectielijst zoals genoemd in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995. De handelingen zijn overgenomen uit het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) Voorkomen is beter dan genezen. Een institutioneel onderzoek naar het handelen van het Prophylaxefonds (1931–1950) en haar rechtsopvolger Praeventiefonds (1950–1998).
Dit BSD is het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van archiefbescheiden van het Prophylaxefonds en het Praeventiefonds waarvan ZonMw de zorgdrager is. In het BSD zijn de handelingen gewaardeerd waardoor ZonMw in staat is de archiefbescheiden te selecteren en daarna zorg te dragen voor overdracht van te bewaren archiefbescheiden aan het Nationaal Archief en vernietiging van de overige archiefbescheiden als de bewaartermijn verlopen is.
1.2. Het beleidsterrein
Het Prophylaxefonds is actief geweest op het beleidsterrein Sociale Zekerheid. Het werd gefinancierd uit de opbrengst van de premies die werden geheven op basis van de Ziektewet (Stb. 1913, 204). De taak van het Prophylaxefonds was: het nemen of bevorderen van maatregelen, welke strekken om ziekte van ingevolge die wet verzekerde personen te voorkomen of welke de geneeskundige behandeling ten goede komen. Door deze preventieve maatregelen kon men het aantal ziektedagen beperken en de premie laag houden.
Het Praeventiefonds is actief geweest op het beleidsterrein Volksgezondheidsubsidies. Het werd in eerste instantie gefinancierd uit het Vereveningsfonds van de Ziekenfondsraad (1950–1967) en na tot stand komen van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten uit het Algemeen Fonds Bijzondere Ziektekosten (1968–1998).
In de Wet op het Praeventiefonds werd de taak als volgt vermeld: ‘Er is een fonds, welks gelden zullen worden bestemd tot het nemen of bevorderen van de maatregelen, welke strekken om ziekte te voorkomen of de gezondheid te bevorderen.’.
In de eerste jaren verleende het Praeventiefonds vooral exploitatiesubsidies, eind jaren zestig, begin jaren zeventig begon het Praeventiefonds zich te richten op onderzoekssubsidies.
In de periode 1950 t/m 1957 ontving het Praeventiefonds uit het Vereveningsfonds een afzonderlijk budget voor aanvullende voeding voor thuiskurende tbc patiënten.
Net als het RIO Voorkomen is beter dan genezen beperkt dit BSD zich tot de handelingen van het Prophylaxefonds en Praeventiefonds. De handelingen die het Praeventiefonds verricht heeft onder de naam Zorgonderzoek Nederland (ZON) i.o. worden opgenomen in het BSD dat wordt gemaakt voor ZON.
Hoofdstuk 2. Selectiedoelstelling en Selectiecriteria
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld door blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid.
Daarnaast heeft de zorgdrager uit het oogpunt van bedrijfsvoering er belang bij dat documenten op het juiste tijdstip worden vernietigd. Te vroeg vernietigen kan schade veroorzaken bij de uitvoering van een werkproces en te laat vernietigen betekent dat overvolle archiefruimten ontstaan of kosten worden gemaakt om extra ruimte te creëren.
Bij de selectie van handelingen is binnen het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijnen (PIVOT) een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is (zie onderstaand schema). In dit schema zijn alleen de criteria opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het Algemeen Rijksarchief. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), gevolgd door het nummer van het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V), gevolgd door de bewaartermijn. De neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen.
Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen van specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.
Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.
Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.
Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Hoofdstuk 3. Verslag Vaststellingsprocedure
Op 24 januari 2005 is het ontwerp-BSD door Zorgonderzoek Nederland Medische Wetenschappen aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 juni 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheek van ZonMWw het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 9 november 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02537/3), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 21 november 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en Zorgonderzoek Nederland Medische Wetenschappen [C/S&A/05/2005] vastgesteld.
Hoofdstuk 4. Leeswijzer
In hoofdstuk 6 staan de handelingen beschreven van het Prophylaxefonds en het Praeventiefonds. De handelingen zijn per actor geordend en worden beschreven in een handelingenblok. De standaardindeling van het handelingenblok is als volgt.
[XX]: Dit is het nummer van de handeling. Deze nummering is overgenomen uit het RIO Voorkomen is beter dan genezen.
Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.
In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.
Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht.
Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat of slechts gedeeltelijk, wordt de bron genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld. Het handelingenblok wordt dan aangevuld met het onderdeel Bron.
Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt vermeld wanneer (een onderdeel van) het handelingenblok toelichting behoeft.
Waardering: Bij de waardering wordt vermeld of de neerslag van de handeling bewaard (B) blijft of op termijn vernietigd (V) kan worden.
De waardering B wordt aangevuld met het cijfer dat het selectiecriterium aangeeft zoals genoemd in hoofdstuk 2.
De waardering V wordt aangevuld met de termijn dat de documenten bewaard worden tot vernietiging. Eventueel wordt een bewerkingsinstructie toegevoegd, b.v. V 10 jaar na beëindiging.
Hoofdstuk 5. Actorenoverzicht
5.1. Prophylaxefonds
Met de Ziektewet werd het Prophylaxefonds in het leven geroepen. Het doel was het financieren van preventieve maatregelen om te voorkomen dat werknemers in de Ziektewet zouden komen: Op deze manier werd het aantal dagen waarover ziekengeld betaald moest worden zo laag mogelijk gehouden en konden de premies van de werkgevers en de verzekerden overeenkomstig laag blijven.
Het Prophylaxefonds bestond uit het bestuur dat werd ondersteund door een secretaris (in dienst van het Prophylaxefonds) en iemand die tegen vergoeding de financiële administratie controleerde en indien nodig taken van de secretaris overnam. De vrouwelijke secretaris werd echter geen secretaris genoemd maar secretaresse.
Ter voorbereiding en ondersteuning van de besluitvorming had het Prophylaxefonds de gehele periode een beleggingscommissie t.b.v. de belegging van subsidiegelden en de kleine commissie die subsidieaanvragen beoordeelden. Beide commissies bestonden uit bestuursleden en zij bereidden de besluitvorming in de bestuursvergaderingen voor.
Bij complexe zaken werden ad hoc commissies ingesteld die bestonden uit bestuursleden die zich in de zaak verdiepten t.b.v. de besluitvorming in de bestuursvergadering.
5.2. Praeventiefonds
Aangezien de werkzaamheden van het Prophylaxefonds zich beperkten tot de werknemers die verzekerd waren ingevolge de Ziektewet werd besloten om een nieuw fonds op te richten dat haar werkzaamheden kon uitbreiden tot de gehele Nederlandse bevolking. Met de Wet op het Praeventiefonds werd het Prophylaxefonds opgeheven en het Praeventiefonds opgericht.
Het Praeventiefonds werd in eerste instantie gefinancierd uit het Vereveningsfonds van de Ziekenfondsraad en later uit het Algemeen Fonds Bijzondere Ziektekosten.
Het Praeventiefonds bestond uit het bestuur, een aantal commissies en het bureau.
Het bestuur is de belangrijkste actor binnen het Praeventiefonds. Alle andere actoren handelden in opdracht van het bestuur.
Het bureau ondersteunde het bestuur en de commissies bij hun werkzaamheden en voerden de besluiten uit. De taken van het bureau waren o.a. voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het verzorgen van de financiële administratie en corresponderen m.b.t. subsidieaanvragen en gesubsidieerde projecten. De secretaris van het bestuur was tevens hoofd van het bureau.
De taak van de CVV was in het begin voorbereiding van de besluitvorming m.b.t. alle subsidieaanvragen in de bestuursvergaderingen. Na verloop van tijd nam de CVV steeds meer zelfstandig besluiten.
De leden van de CVV waren tevens bestuurslid.
In 1965 werd besloten om voor de subsidie aanvragen voor wetenschappelijk onderzoek een afzonderlijke commissie in te stellen. De officiële naam van deze commissie was ‘Adviescommissie voor Wetenschappelijk Onderzoek’ maar men gebruikte in het algemeen de naam ‘Wetenschappelijke Adviescommissie.
De taak van de WAC was het beoordelen van de wetenschappelijke kwaliteit van subsidieaanvragen. Na beoordeling door de WAC werd de subsidieaanvraag ook voorgelegd aan de CVV voor de algemene beoordeling.
De leden van de WAC waren bestuursleden of wetenschappers die hoog aangeschreven stonden in de wetenschappelijke wereld.
Aangezien de inkomsten niet geheel werden uitgegeven in hetzelfde boekingsjaar beschikte het Praeventiefonds over tijdelijke overschotten. Door deze overschotten te beleggen kon het Praeventiefonds haar inkomsten verhogen waardoor er meer budget beschikbaar was voor subsidieprojecten.
De beleggingscommissie zocht uit welk deel van het budget belegd kon worden en op welke wijze.
De leden van de beleggingscommissie waren bestuursleden.
In de periode 1996–1998 werden deze taken overgedragen aan de secretaris.
In verband met drastische kortingen door het Ministerie van WVC op de financiering van onderzoek bij TNO-PG werd een beroep gedaan op het Praeventiefonds voor de jaren 1995–1997. In deze periode kon TNO-PG zich aanpassen aan de nieuwe situatie zodat zij vanaf 1998 zelf voldoende inkomsten konden genereren. Het Praeventiefonds wilde haar medewerking geven op voorwaarde dat TNO-PG projectvoorstellen zou indienen die binnen de doelstelling van het Praeventiefonds zouden vallen. In 1995 kon voor ƒ 5 miljoen aangevraagd worden en voor 1996 en 1997 ƒ 7 miljoen per jaar.
De Zware begeleidingscommissie TNO-PG had als taak gedurende de periode van de financiering de opzet van de projecten te beoordelen, zonodig suggesties te doen tot bijstelling, de voortgang van de projecten en de eindverslaggeving te beoordelen om te rapporteren aan het bestuur van het Praeventiefonds.
Gelet op de omvang en het belang van de financiering werd besloten om ook leden te benoemen van de volgende organisaties: Ziekenfondsraad, het Ministerie van WVC, TNO-PG en NWO-MW. De voorzitter was benoemd op persoonlijke titel en was onafhankelijk.
In 1995 wilde het bestuur komen tot een meer gecoördineerd beleid ten aanzien van de financiering van onderzoek m.b.t. ziekenhuisinfecties. De werkgroep heeft een aantal oriënterende gesprekken gevoerd met deskundigen en een enquête gehouden.
De leden van de werkgroep waren bestuursleden en deskundigen.
Hoofdstuk 6. Selectielijsten
6.1. Actor: Prophylaxefonds
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid betreffende (de besteding van gelden uit) het Prophylaxefonds.
Periode: 1931–1950
Grondslag: Ziektewet (Stb. 1935, 32) artikel 125
Product: Vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 1, 5
Handeling: Het vaststellen van een huishoudelijk reglement.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikelen 5 en 7
Product: Huishoudelijk reglement
Opmerking: Deze handeling betreft ook de regelingen inzake het beleggen van gelden.
Waardering: B 1, 5 – huishoudelijke reglementen en correspondentie t.b.v. de vaststelling door de minister;
V 7 jaar na beëindiging belegging – correspondentie en beleggingsdocumenten
Handeling: Het houden van een vergadering.
Periode: 1931–1950
Grondslag: Reglement van Orde artikelen 1 t/m 6
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 1, 5
Handeling: Het geven van informatie m.b.t. het fonds aan de minister van Arbeid, Handel en Nijverheid en diens rechtsopvolgers.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikel 9
Product: Correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
Handeling: Het (jaarlijks) uitbrengen van een verslag aan de minister van Arbeid, Handel en Nijverheid en diens rechtsopvolgers.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikel 6
Reglement van Orde, artikelen 9 en 12
Product: Jaarrekening en/of jaarverslag
Opmerking: –
Waardering: B 3
Handeling: Het voeren van de boekhouding van het fonds.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikel 7
Reglement van Orde, artikelen 9, 12 en 13
Product: Financiële administratie en financiële verslagen
Opmerking: De genoemde financiële verslagen zijn drie maandelijkse verslagen, niet de jaarrekening die genoemd is bij handeling 05.
Waardering: V 7 jaar
Handeling: Het toekennen of afwijzen van subsidie aanvragen en het monitoren van projecten die gesubsidieerd worden.
Periode: 1931–1950
Grondslag: Ziektewet (Stb. 1935, 32) artikel 125
Product: Correspondentie met subsidieaanvragers en subsidieontvangers
Opmerking: –
Waardering: 10 jaar na afwijzing of vaststelling subsidie van het project
6.2. Actor: Praeventiefonds (Bestuur)
Handeling: Het vaststellen van een reglement voor de werkwijze van het bestuur van het Praeventiefonds.
Periode: 1950–1998
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.