Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen toezicht op Rechtspersonen, beleidsterrein Privaatrecht 1945-2000 (College van Beroep voor het bedrijfsleven)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 21 oktober 2005, nr. arc-2005.02633/3);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein voor het toezicht op Rechtspersonen, onderdeel van het beleidsterrein Privaatrecht vanaf 1945–2000’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

Preventief toezicht rechtspersonen onderdeel beleidsterrein Privaatrecht 1945–2000

Rijksarchiefdienst/PIVOT

1. Afkortingen en begrippen

Amvb: Algemene Maatregel van Bestuur

BSD: Basis Selectiedocument

B.V.: Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

BW: Burgerlijk Wetboek

BW2: Nieuw Burgerlijk Wetboek, boek 2

EG: Economische Gemeenschap

EU: Europese Unie

KB: Koninklijk Besluit

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

KvK: Kamer van Koophandel

MvJ: Ministerie van Justitie

NA: Nationaal Archief

NBW: Nieuw Burgerlijk Wetboek

N.V.: Naamloze vennootschap

OC&W: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

Owm: Onderlinge waarborgmaatschappij

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RM: Rechtelijke Macht

RvC: Raad van commissarissen

SER: Sociaal Economische Raad

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

VVGB: Verklaring van geen bezwaar

WCV: Wet Coöperatieve Verenigingen

WvK: Wetboek van Koophandel

WoS: Wet op Stichtingen

WTKG: Wet Toezicht Kerkgenootschappen

WVC: Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

WVV: Wet Vereniging en Vergadering

actor: overheidsorgaan of particuliere organisatie/persoon die een rol speelt op een beleidsterrein

handeling: complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid

B: de selectiebeslissing ‘(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

V: de selectiebeslissing ‘(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

2. Verantwoording

2.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Dit houdt ondermeer in dat een overheidsarchief op gezette tijden moet worden geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op de degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD) die weer ressorteert onder de Minister van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen (OC&W) en onder leiding staat van de Algemene Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanden dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zo nodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris. In de praktijk houdt dit in dat deze partijen het concept-Basis Selectiedocument (BSD) toetsen in een zogenaamd driehoeksoverleg.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst, wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, doordat via de aangewezen archiefwettelijke weg een nieuwe dan wel herzien lijst wordt vastgesteld.

2.2. Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument is een bijzondere vorm van selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, maar op het geheel van de bescheiden dat de administratieve neerslag vormt van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het beleidsterrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Hierbij worden overigens geen handelingen van particuliere actoren opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt een beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. Hierbij worden de handelingen van overheidsorganen in hun functionele context geplaatst. In het BSD worden deze handelingen vervolgens overgenomen, maar nu geordend naar actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden. Het niveau waarop geselecteerd wordt is hiermee niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten met betrekking tot het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan de orde. Voor het selecteren van de administratieve neerslag van dit soort handelingen dienen een aantal zogenaamde ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijzing van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling van het selectiedocument. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (momenteel de Minister van OC&W) en de betrokken zorgdrager(s).

2.3. Het BSD Preventief toezicht rechtspersonen

Het PIVOT-rapport Preventief toezicht rechtspersonen. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen op dit deel van het beleidsterrein privaatrecht (1945–2000) vormt de grondslag voor dit ontwerp-BSD. Het RIO geeft een historische beschrijving van het (deel)beleidsterrein preventief toezicht rechtspersonen en een overzicht van de handelingen die overheidsorganen hebben verricht. Dit onderzoek werd verricht in het kader van het op 20 december 1991 gesloten convenant tussen de algemene rijksarchivaris en de secretaris-generaal van het ministerie van Justitie inzake de overdracht van de na 1940 gevormde archieven, waarin ondermeer afspraken zijn gemaakt over het verrichten van institutioneel onderzoek naar de taakontwikkeling van het Ministerie van Justitie. Het institutioneel onderzoek is verricht in de periode februari–november 1999. Het rapport is nadat het in april 2000 door het ministerie van Justitie is vastgesteld, op een aantal kleine punten geactualiseerd voordat het is gepubliceerd in de PIVOT-reeks van de RAD als nummer 95.

Het beleidsterrein preventief toezicht rechtspersonen is in het RIO opgevat als het geheel van beleidsinstrumenten dat door de overheid in de loop der tijd is ontwikkeld om misbruik van de rechtsvorm ‘rechtspersonen’ te voorkomen. Rechtshistorisch valt het handelen van de overheid ten aanzien van preventief toezicht rechtspersonen uiteen in twee perioden. In de eerste, die liep vanaf 1945 tot 1976, waren verschillende aspecten van het beleid ten aanzien van preventief toezicht rechtspersonen geregeld in meerdere wetten: de Wet Vereniging en Vergadering (Stb. 1855/32) en de Wet Coöperatieve Verenigingen (Stb. 1925/204), waarin het preventief toezicht op verenigingen was geregeld, het Wetboek van Koophandel (Stb. 1837/51,) waarin het preventief toezicht op naamloze vennootschappen – en vanaf 1970 ook op besloten vennootschappen – was geregeld, en de Wet op Stichtingen (Stb. 1956/511), waarin het preventief toezicht op stichtingen was geregeld.

Deze verschillende wetten werden met de invoering van boek 2 rechtspersonen van het Nieuwe Burgerlijk Wetboek (Stb. 1976/395) ondergebracht in één wet. Hoewel het geheel van beleidsinstrumenten – waarbij voor wat betreft de belangrijkste actor van dit BSD, de Minister van Justitie, primair moet worden gedacht aan het verlenen van een verklaring van ‘geen bezwaar’ aan vennootschappen – daarbij in de kern gelijk bleef, werd de toezichthoudende rol van andere actoren als de Rechtelijke Macht (RM) en de Kamer van Koophandels (KvK’s) sterk vergroot. Door de afbakening van het RIO Preventief toezicht rechtspersonen (zie paragraaf 1.2) zijn de handelingen van de RM en de KvK’s echter niet opgenomen in het RIO en het BSD, zodat het niet noodzakelijk was de handelingen voor beide perioden separaat te beschrijven. De belangrijkste handelingen uit wetten van de periode 1945–1976 zijn namelijk ook opgenomen in het BW2, waardoor het Nieuw Burgerlijk Wetboek voor de dagelijkse praktijk van de actor de Minister van Justitie nauwelijks verandering heeft gebracht.

Bij de actoren Minister van Justitie en de Minister van Financiën staan ook de handelingen met betrekking tot de Rijkswetten ‘vrijwillige zetelverplaatsing’ (Stb. 1940/200; 1967/161) en ‘zetelverplaatsing door de overheid van rechtspersonen en instellingen’ (Stb. 1942/C16; 1967/162) vermeld. De periode begint voor het gros van deze handelingen in 1945.

Naast de handelingen uit de bovengenoemde beleidsterreinspecifieke regelgeving zijn er voor de actor Minister van Justitie ook nog algemene handelingen geformuleerd die betrekking hebben op de zogenaamde ‘hoge’ beleidsvoorbereiding, zoals onder andere de voorbereiding, vaststelling en evaluatie van wet- en regelgeving. Voor deze handelingen is in de wetgeving geen specifieke grondslag aan te wijzen. De periode voor deze handelingen loopt vanaf 1945.

De handelingen met betrekking tot de Wet Toezicht Kerkgenootschappen (Stb. 1853/102) staan in een aparte paragraaf beschreven, doordat een kerkgenootschap geen privaatrechtelijke rechtspersoon is. De Minister van Justitie is de enige actor voor deze wet, die in 1988 is ingetrokken waardoor de periode dus loopt van 1945 tot 1988.

Na het overzicht van de handelingen is als extra informatie een korte bijschrijving van het archief van de belangrijkste actor, de Minister van Justitie, toegevoegd. Hiermee kan de lezer zich een beeld vormen van de archiefbescheiden achter de handelingen, uiteraard op hoofdlijnen.

2.4. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoorde de toenmalige Minister van WVC deze doelstelling als ‘het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid’. Tevens is de reconstructie van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen een belangrijke doelstelling. Door het Convent van rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de bewaardoelstelling van de RAD als: ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein preventief toezicht rechtspersonen. Bij de waardering van de geformuleerde handelingen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handeling is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen ten aanzien van preventief toezicht rechtspersonen.

2.5. Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het NA. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging plaats kan vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, wordt dan ook niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt art. 5 onder e van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. Hiervoor het volgende criterium geformuleerd:

Ingevolge artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Om de selectiedoelstelling in het kader van het beleidsterrein preventief toezicht rechtspersonen te realiseren, zijn de handelingen uit het RIO naast de volgende selectiecriteria gehouden:

Naast deze algemene selectiecriteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe in dit geval niet aanwezig werd geacht, is in het BSD preventief toezicht rechtspersonen van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt.

2.6. Vaststellingsprocedure

In maart 2005 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Economische Zaken, het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV), het College van Beroep voor het Bedrijfsleven, het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit, het Ministerie van Verkeer en Waterstaat aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 september 2005 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van Ministerie van Justitie, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Economische Zaken, de Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV), het College van Beroep voor het Bedrijfsleven, het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit, het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 21 oktober 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02633/6), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 21 november 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Justitie [C/S&A/05/2407], de Minister van Financiën [C/S&A/05/2406], de Minister van Economische Zaken [C/S&A/05/2405], het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) [C/S&A/05/2411] , het College van Beroep voor het Bedrijfsleven [C/S&A/05/2414], de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid [C/S&A/05/2410], de Minister van Defensie [C/S&A/05/2054], de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap [C/S&A/05/2409], de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties [C/S&A/05/2413], de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit [C/S&A/05/2408], de Minister van Verkeer en Waterstaat [C/S&A/05/2412] vastgesteld.

2.7. Leeswijzer bij de handelingenlijst

De handelingen worden in het BSD per actor op een uniforme wijze beschreven. Hierbij zijn de handelingenblokken van het RIO grotendeels overgenomen. Het nummer van de handeling in het BSD correspondeert met het nummer van dezelfde handeling in het RIO.

(n.): Dit is het volgnummer van de handeling en is daarmee uniek voor deze handeling.

Handeling: Een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces, waarbij de verschillende stappen binnen procedure of proces kunnen worden beschouwd als activiteiten.

Periode: De periode waarin de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar wordt genoemd betekent dit dat de handeling nog steeds wordt verricht