Vaststellingsbesluit Selectielijst archiefbescheiden regionale politieorganisaties vanaf 1 april 1994 voor neerslag handelingen Korps Landelijke Politiediensten

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 31 oktober 2005, nr. arc-2005.02633/7);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van regionale politieorganisaties’ over de periode vanaf 1 april 1994 en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld voor neerslag van handelingen van het Korps Landelijke Politiediensten.

Artikel 2

De ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850’ (gepubliceerd in de Staatscourant. d.d. 20 december 1983, nr. 247) en het ‘Uittreksel ten behoeve van het Korps Rijkspolitie uit de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken’ vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen d.d. 8 september 1956, nr. 336/056, gewijzigd bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 4 juni 1965, nr. 347/065 worden ingetrokken met betrekking tot archiefbescheiden daterende van na 1 april 1994.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Bijlage. Basisselectielijst voor archiefbescheiden van (regionale) politieorganisaties 2004

Definitief: 2 februari 2006

Deel I. Algemeen

1. Algemene toelichting

1.1. Contextbeschrijving Deze contextbeschrijving is grotendeels gebaseerd op Handelen met de sterke arm, deel II. Rapport institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein politie 1994. M.J.B. Kavelaars, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Rijksarchiefdienst/PIVOT, PIVOT-rapport nr. 31 (’s-Gravenhage, 1996). Aanvullingen zijn gedaan door de heer E.J.M. van Benthem, adviseur Wet Politiegegevens NPI/KLPD

Eén van de taken waar de Nederlandse overheid mee is belast, is het zeker stellen van de rechtsorde in Nederland. Dat zeker stellen van de rechtsorde valt uiteen in het handhaven van de openbare orde, de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde en het uitoefenen van bestuurlijk toezicht. Het handhaven van de openbare orde is de zorg voor de naleving van de regels waarvan niet-naleving leidt tot verstoring van de orde en rust in het openbare leven. Handhaving van de openbare orde omvat zowel de daadwerkelijke voorkoming en beëindiging van zich voordoende verstoringen van orde en rust als de algemeen bestuurlijke voorkoming van strafbare feiten die invloed hebben op de orde en rust in de samenleving. Het strafrechtelijk handhaven van de rechtsorde omvat de daadwerkelijke voorkoming, de opsporing, de beëindiging, de vervolging en de berechting van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van beslissingen van de rechter of het openbaar ministerie in strafzaken. Het bestuurlijk toezicht heeft betrekking op het controleren op de naleving van de regels, het controleren daarop zonder dat iemand per definitie verdachte is (bijvoorbeeld het toezicht op de vreemdelingen).

Om die taak te kunnen realiseren beschikt het openbaar bestuur over een gespecialiseerd apparaat dat daarvoor wordt ingeschakeld: de politie. De politie heeft voor de verrichting van haar taken (zie 1.2) de beschikking over een zogenaamd ‘geweldsmonopolie’, zij is bevoegd bepaalde geweldshandelingen uit te voeren om de taken te effectueren. Uit hoofde van dit geweldsmonopolie moet de politie haar taken verrichten in ondergeschiktheid aan het bevoegd gezag (machtscheidingsbeginsel) en in overeenstemming met de geldende regels (legaliteitsbeginsel) binnen de rechtsstaat. Het ‘bevoegd gezag’ over de politie is niet ondergebracht bij één orgaan maar bij meerdere, namelijk bestuur en justitie.

Het bestuur vormt het bevoegd gezag wanneer het politieoptreden plaatsvindt als het gaat om het handhaven van de openbare orde. Dit bevoegd gezag is de burgemeester. In beginsel is de burgemeester politieke verantwoording schuldig aan de gemeenteraad ofwel als het gaat over de handhaving van de openbare orde, ofwel als lid van het regionale college, over het beheer van de (regionale) politie. De Commissaris van de Koningin ziet toe op de gezagsuitoefening van de burgemeester als de politie optreedt op meer dan één plaats bij het handhaven van de openbare orde en ziet toe dat de politie in zijn ambtsgebied haar taak in het kader van de openbare orde naar behoren vervult als de politietaak zich uitstrekt over mee dan één regio. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ziet toe op de burgemeesters en de Commissaris van de Koningin als de politie optreedt bij ordeverstoringen die zwaarwegende belangen kunnen schaden (zoals de staatsveiligheid) of daartoe een dreiging aanwezig is.

De Officier van Justitie fungeert als het bevoegd gezag indien de politie optreedt om de rechtsorde strafrechtelijk te handhaven (bij opsporing van strafbare feiten). Het Colllege van Procureurs-Generaal ziet toe op de gezagsuitoefening door de Officier van Justitie. Het geeft daartoe bevelen aan de hoofden van de arrondissementen, oftewel de Hoofdofficieren van Justitie. De Minister van Justitie is politiek verantwoordelijk voor het handelen van het College van Procureurs-Generaal en de Officieren van Justitie omdat hij uiteindelijk verantwoording aan het parlement aflegt over de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde.

Voorgaande betreft de uitoefening van de primaire politietaken (de zorg voor de daadwerkelijke handhaving van de rechtsorde). Ten aanzien van de uitoefening van de secundaire taken (het beheer van de politie) is het bevoegd gezag de korpsbeheerder (regio) of, voor het Korps landelijke politiediensten (KLPD), de Minister van Justitie (tot 2000)/Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (vanaf 2000).

Voor de spanning tussen gezag van Officier van Justitie en gezag van de burgemeester en tussen gezag van de Procureur-Generaal en gezag van de Commissaris van de Koningin gaf de Politiewet 1957 (Stb. 1957, 244) al een bevredigende oplossing. Sinds 1957 hebben de burgemeester (van de centrumgemeente), de (Hoofd)Officier van Justitie en de politiechef van het territoriale onderdeel gemeenschappelijk besloten over de taakuitvoering van de politie in het zogenaamde driehoeksoverleg. Ook met de inwerkingtreding van de Politiewet 1993, waarbij de organisatie van de politie ingrijpend werd gewijzigd met de inrichting van 25 (regionale) politiekorpsen, is het dualisme blijven bestaan. Tegenwoordig is de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verantwoordelijk voor de politie als geheel. Bij de regionale indeling van de politie is één burgemeester (vaak die van de grootste gemeente) samen met de Hoofdofficier van Justitie verantwoordelijk voor het beheer van het korps in de regio. Beslissingen over de hoofdlijnen van het beleid worden genomen door een regionaal college. In dit college nemen alle burgemeesters uit de regio zitting samen met de Hoofdofficier van Justitie. Daarnaast bestaat er nog steeds een driehoeksoverleg per regio. In dit driehoeksoverleg spreken korpsbeheerder, Hoofdofficier van Justitie en korpschef (belast met de dagelijkse leiding over het korps) over ontwikkelingen, beleid en resultaten.

1.2. Opzet en indeling van de lijst

Bij de opstelling van deze selectielijst voor (regionale) politieorganisaties is uitgegaan van de formele taakstelling, die deze organisaties gemeenschappelijk hebben. Deze is als indelingscriterium gekozen. De taak van de (regionale) politieorganisaties is in algemene zin omschreven in artikel 2 van de Politiewet 1993, luidende: ‘de politie heeft tot taak in ondergeschiktheid aan het bevoegde gezag en in overeenstemming met de geldende rechtsregels te zorgen voor de daadwerkelijke handhaving van de rechtsorde en het verlenen van hulp aan hen die deze behoeven’. Voorts is in bijzondere wetgeving een aantal politietaken vastgelegd.

Samengevat kunnen de volgende taken worden onderscheiden:

De indeling naar taken maakt het mogelijk voorbij te gaan aan verschillen in organisatie van de (regionale) korpsen. Het rekening houden met regionale verschillen in toewijzing van taken zou het opstellen van een algemeen werkende selectielijst voor alle (regionale) korpsen zeer bemoeilijken.

Aan de hoofdstukken, ingedeeld naar politietaken, gaat een hoofdstuk ‘Archiefbescheiden die bij iedere taak kunnen voorkomen’ vooraf. Om herhaling te voorkomen zijn de archiefbescheiden die bij iedere taak kunnen worden aangetroffen, in dit algemene hoofdstuk bijeen geplaatst.

De verhouding van de (regionale) politie-organisaties tot andere overheidsorganen is nauwkeurig omschreven in de Politiewet 1993 en in specifieke wetgeving. Bij het toepassen van selectiecriteria is hiermee rekening gehouden. De archiefbescheiden van de regionale inlichtingendiensten bestaan uit achtergehouden kopieën, terwijl de originele bescheiden naar de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst (AIVD) worden verstuurd. Een eventuele beslissing tot bewaring dient in de selectielijst van dat orgaan genomen te worden. De bij de politieregio aanwezige archiefbescheiden van regionale inlichtingendiensten vallen overigens binnen de categorieën, die in deze lijst worden gehanteerd en hebben daarom geen aparte vermelding gekregen. Niet publiekrechtelijk vormgegeven samenwerkingsverbanden, zoals de Regionale Interdisciplinaire Fraudeteams, hebben om formele redenen geen plaats in deze lijst kunnen krijgen: ze maken geen onderdeel uit van de (regionale) politieorganisatie.

Een uitzondering hierop vormen de interdisciplinaire (internationale) samenwerkingsverbanden waarvoor het korps het secretriaat voert.

1.3. Werking van de lijst

Deze lijst beoogt inhoud te geven aan de wettelijke plicht van de korpsbeheerder van elke (regionale) politieorganisatie tot het ontwerpen van een selectielijst (Archiefwet 1995, artikel 5). De wettelijk voorgeschreven ontwerpplicht is voor de verschillende korpsbeheerders uitgevoerd door het Nederlands Politie Instituut (tot 2000) en daarna door het Landelijk Overleg DIV Politie (vanaf 2004). Deze, conform de wettelijke procedures, vastgestelde lijst schept de rechtsgrondslag voor selectie van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging. Om in een specifiek regionaal politiekorps toegepast te kunnen worden, dient slechts bij bestuursbesluit van het (regionale) korps te worden vastgesteld, dat de lijst voor het betreffende korps van toepassing is. De lijst geldt vervolgens voor de archiefbescheiden, die voorkomen in administraties van de (regionale) politie-organisatie.

De hoofdstukken 2, 3 en 4 van deze lijst machtigen tot selectie van de daarin vermelde archiefbescheiden conform de daarbij gestelde termijnen. De genoemde termijnen gaan in op 1 januari van het jaar volgend op de beëindiging dan wel afhandeling van een zaak.

Deze lijst is van toepassing op archiefbescheiden ontstaan na 1 april 1994 en blijft van kracht tot 20 jaar na vaststelling. Voor selectie van archiefbescheiden daterende van voor de invoering van de Politiewet 1993 (Stb. 724) per 1 april 1994, blijven ten aanzien van de archiefbescheiden van de voormalige gemeente- en rijkspolitie achtereenvolgens de ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850 (Stcrt. dd. 2012-1983, nr. 247) en het uittreksel ten behoeve van het Korps Rijkspolitie uit de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen d.d. 8 september 1956, nr. 336/056, gewijzigd bij gemeenschappelijke beschikking van de Ministers van Justitie en Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 4 juni 1965, nr. 347/065 van toepassing.

Naast deze op de Archiefwet 1995 stoelende selectielijst, zijn er andere formeelwettelijke regels van toepassing ten aanzien van vernietiging van archiefbescheiden, met name de Wet Politieregisters (Stb. 1990, 414) en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302).

1.4. Beginselen voor bewaring en vernietiging

De belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur moeten veilig gesteld worden voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de politie ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit politiearchieven. De bewaring geschiedt omwille van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de (regionale) politie-organisaties, de recht- of bewijszoekenden en het historisch onderzoek. De politietaak en de uitvoering daarvan op regionaal niveau bepalen in belangrijke mate de bijzondere waarde, die aan archiefbescheiden van de (regionale) politiekorpsen als bestanddeel van het cultureel erfgoed moet worden toegekend. In principe dienen archiefbescheiden bewaard te blijven op die plaatsen, die binnen het kader van verleende bevoegdheden, plichten en verantwoordelijkheden daarvoor in aanmerking komen. Hierbij dient in aanmerking genomen te worden de samenhang tussen de bij verschillende organisatieonderdelen voorkomende archiefbescheiden, zoals die in de fasen van voorbereiding, besluitvorming en uitvoering ontstaan. De selectiecriteria voor bewaring, die zijn toegepast bij de opstelling van deze lijst zijn gebaseerd op de algemene selectiecriteria zoals deze zijn vastgesteld door het Nationaal Archief:

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)

De selectiecriteria voor vernietiging, die zijn toegepast bij de opstelling van deze lijst vloeien voort uit de selectiecriteria voor bewaring. In de systematische opsomming van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden dagtekenende van na 1 april 1994 (deel II), wordt achter de als te bewaren gekarakteriseerde categorieën van archiefbescheiden het bewaarcriterium tussen haakjes weergegeven.

1.5. Wettelijke beperkingen op de beginselen voor bewaring

De eerste commissie van deskundigen (zie 2.1) constateert dat zij ernstig belemmerd is in haar pogingen een lijst te produceren die een goede selectie in cultureel en historisch opzicht reflecteert. Dit omdat de Wet Politieregisters (Wet van 21 juni 1990 houdende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met politieregisters) en het Besluit Politieregisters (Besluit van 14 februari 1991, houdende regels ter uitvoering van de wet politieregisters) dit op belangrijke onderdelen verhindert. Het gaat daarbij om die archiefbescheiden van politieregio’s, die onderdeel uitmaken van een registratie zoals bedoeld in de Wet Politieregisters (WPolr). In concreto handelt het hier om persoonsgegevens van individuele personen die opgenomen zijn in een persoonsregistratie – die geautomatiseerd wordt gevoerd of die zich bevinden in handmatige systemen – die met het oog op doelmatige raadpleging systematisch zijn opgeslagen en betrekking hebben op de uitvoering van de politietaak. Daarvoor schrijft de WPolr dwingend vernietiging voor. De verwijdering ingevolge de Wpolr betreft de facto alle door de regiopolitie vastgelegde informatie betreffende incidenten, aangiften, aanhoudingen, en dergelijke. Om de merites ten opzicht van de Archiefwet 1995 in kaart te brengen heeft de eerste commissie van deskundigen (zie 2.1) een werkgroep in het leven geroepen met als opdracht te onderzoeken hoe binnen het gegeven kader selectie en behoud van informatie vanuit cultuur en historisch perspectief mogelijk zou zijn. Deze werkgroep bestond uit:

Mr. C. Cozijn, adviseur/onderzoeker Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum van het Ministerie van Justitie;

Prof. Mr. S. Faber hoogleraar Rechtsgeschiedenis, Vrije Universiteit Amsterdam;

H.G.D.M. Kiezebrink beleidsmedewerker Facilitair Bedrijf politieregio Gelderland Midden (tevens lid commissie van deskundigen);

Mr. C.G.M. Noordam (toen) hoofd afdeling Inspectie, Registratuur en Acquisitie van het gemeentearchief Amsterdam (voorzitter, tevens voorzitter commissie van deskundigen);

Drs. J.S. Timmer wetenschappelijk medewerker Centrum voor Politiewetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam.