Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Oorlogsgetroffenen vanaf 1947 (Pensioen- en Uitkeringsraad en taakvoorgangers)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 6 februari 2006, nr. arc-20005.02719/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Pensioen- en Uitkeringsraad en taakvoorgangers op het beleidsterrein Oorlogsgetroffenen over de periode vanaf 1947’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

Een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de Pensioen- en Uitkeringsraad en taakvoorgangers in de periode 1947–heden

in opdracht van Pensioen- en Uitkeringsraad (PUR)

1. Verantwoording

1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

1.2. Het Basisselectiedocument

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dient een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit geldt althans ten minste voor de departementen. Voor de publiekrechtelijke ZBO’s, die zelfstandig zorgdrager zijn, moeten de bedrijfsvoeringshandelingen wel afzonderlijk worden vastgesteld; deze ZBO’s liften niet mee met de voor de rijksoverheid vastgestelde horizontale BSD’s.

De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

1.3. Rapport Institutioneel Onderzoek en Basisselectiedocument betreffende het beleidsterrein ‘oorlogsgetroffenen’

Het voorliggende Basisselectiedocument is in beginsel gestoeld op het PIVOT-rapport nr. 3, Oorlog duurt een leven lang, dat in 1992 is gereedgekomen. Het rapport bevat een verslag van onderzoek naar instituties en wet- en regelgeving op het beleidsterrein ‘oorlogsgetroffenen’.

De instelling van de Pensioen- en Uitkeringsraad (Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad – Stb. 1990, 324) is in bovengenoemd rapport nog net ‘meegenomen’. Echter, de vroeg in de ontwikkeling van de Methode Institutioneel Onderzoek opgestelde beschrijvingen zijn niet als handelingen werkbaar te hanteren. Ze zijn dan ook niet gehandhaafd in dit BSD. Er is voor gekozen om het gehele handelen van de PUR in een nieuw op te stellen BSD te vatten. Dit geactualiseerde BSD is een zelfstandig document, dat als zodanig losstaat van het door VWS nog op te stellen geactualiseerde BSD, dat op hetzelfde RIO is gebaseerd.

1.4. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. De door de Rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling houdt in ‘dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voorzover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein waarop de PUR zich beweegt: de uitvoering van de wet- en regelgeving betreffende pensioenen, uitkeringen en andere voorzieningen voor oorlogsgetroffenen. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein? Dit betreft zowel het beleid als de beleidsuitvoering, waarbij zij opgemerkt dat vanwege het karakter van de op het PUR-werkterrein gevormde dossiers juist ook de uitvoering op microniveau (‘cliëntendossiers’) onderwerp van cultuur-historisch onderzoek zal zijn – zie volgende paragraaf.

1.5. Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

De Pensioen- en Uitkeringsraad heeft in zijn beleidsuitvoering te maken met de nasleep van een van de belangrijkste perioden uit de vaderlandse geschiedenis: de Tweede Wereldoorlog. Het zal dan ook niet mogen verwonderen dat selectiecriterium 6 voor deze organisatie van groot belang is. Met name de vele historische, sociale onderzoeken in het kader van de toelating tot de door de PUR ten uitvoer te leggen wetten zijn van grote cultuur-historische waarde. De ‘sociale dossiers’ zijn dan ook als ‘te bewaren’ aangemerkt.

1.6. Verslag vaststellingsprocedure

Op 22 december 2004 is het ontwerp-BSD door de Pensioen- en Uitkeringsraad aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 december 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de Pensioen- en Uitkeringsraad, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 6 februari 2006 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02719/2), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 29 maart 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld (kenmerk besluit C/S&A/06/695).

1.7. Leeswijzer bij de handelingenlijst

In hoofdstuk 2 staan de handelingen van de PUR op het beleidsterrein beschreven. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

(X.): Dit is het nummer van de handeling.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. De handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO/BSD nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.

Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn zeker niet uitputtend. Veelal wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

1.8. Indeling Basisselectiedocument

Na de algemene verantwoording in dit hoofdstuk bevat hoofdstuk 2 een korte contextbeschrijving, waarin onder meer wordt ingegaan op de taakvoorgangers van de PUR en de huidige PUR en in verband daarmee de scope van dit selectiedocument. Met de verdere beschrijving van PUR en PUR-werkzaamheden sluit dit BSD aan op wat is geschreven in het PIVOT-rapport Oorlog duurt een leven lang.

Hoofdstuk 3 vormt de eigenlijke lijst met handelingen en waarderingen. In dat hoofdstuk is op hoofdlijnen een indeling naar taken van de PUR gevolgd. Er zijn ook algemene handelingen in opgenomen, evenals handelingen die op de interne organisatie van toepassing zijn, namelijk voorzover deze in de Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad staan beschreven. In hoofdstuk 3 staat daarnaast nog een set van de belangrijkste bedrijfsvoeringshandelingen; deze hebben betrekking op personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.

De bijlagen bevatten onder meer een lijst van geraadpleegde wet- en regelgeving en een afkortingenlijst.

2. De Pensioen- en Uitkeringsraad (PUR)

2.1. De PUR en zijn taakvoorgangers

2.1.1. Algemeen