LegalizeVaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Studiefinanciering vanaf 1945 (Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)
Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;
De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 februari 2006 (nr. arc-2006.02763/3);
Besluiten:
Artikel 1
De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Studiefinanciering over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Basisselectiedocument studiefinanciering 1995–2003
(actualisatie)
Directie Informatisering/afdeling InformatieDiensten
Hans ’t Hoen
Afkortingen
BaMa: Bachelor Masterstructuur
Bsd: basisselectiedocument
Bve: beroepsonderwijs en volwasseneneducatie
hbo: hoger beroeps onderwijs
EU: Europese Unie
HOOP: Hoger Onderwijs- en Onderzoeksplan
IB-Groep: Informatie Beheer Groep
IBO: Interdepartementaal beleidsonderzoek
ISO: Interstedelijk Studenten Overleg
LSVb: Landelijke Studenten Vakbond
OER: onderwijs- en examenreglement
OV-jaarkaart: Openbaar Vervoer Jaarkaart voor studenten
Stoeb: Student op eigen benen
VO 18+: tegemoetkoming studiekosten 18 jaar en ouder
VSNU: Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten
WHW: Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek
wo: wetenschappelijk onderwijs
WSF: Wet op de studiefinanciering
WSF2000: Wet op de Studiefinanciering 2000
WTOS: Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten
WTS: Wet tegemoetkoming studiekosten
WVO: Wet op het Voortgezet Onderwijs
Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden' worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht de drager – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:
Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.
Het doel en de werking van het Basis Selectiedocument
Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.
Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale' BSD's. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.
Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.
Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).
Vaststelling BSD Studiefinanciering
Op 19 oktober 2005 door de Minister van Algemene Zaken, op 17 oktober 2006 door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, op 11 oktober 205 door de Minister van Buitenlandse Zaken, op 20 september 2005 door de Minister van Economische Zaken, op 7 oktober 2005 door de Minister van Financiën, op 18 oktober 2005 door de Minister van Justitie, op 15 november 2005 door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, op 12 oktober 2005 door de Minister van Verkeer en Waterstaat, op 21 september door de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, op 12 december door de Informatie Beheer Groep is het ontwerp-BSD aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 januari 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de zorgdragers en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant van en in het Archievenblad.
Op 28 februari 2006 bracht de RvC advies uit [arc-2006.02763/3), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:
De selectielijst Studiefinanciering van de Minister van OCW zal worden vastgesteld voor de periode vanaf 1994.
Daarop werd het BSD op 19 april 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Algemene Zaken [C/S&A/06/897], en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (C/S&A/06/899, en de Minister van Buitenlandse Zaken (C/S&A/06/898), en de Minister van Economische Zaken (C/S&A/06/900), en de Minister van Financiën (C/S&A/06/901), en de Minister van Justitie (C/S&A/06/902), en de Minister van Verkeer en Waterstaat (C/S&A/06/903) en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (C/S&A/06/904) en voor de Informatie Beheer Groep (C/S&A/06/896) en voor de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (C/S&A/06/895) vastgesteld.
Doelstelling en criteria van de selectie
De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.
De handelingen zijn verwerkt in de volgende standaard gegevensblokken
Actor: Het orgaan dat formeel verantwoordelijk is voor de uitvoering van de handeling
Handeling: Het geheel aan activiteiten dat een actor verricht ter invulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.
Periode: Het tijdvak gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het onderzoek nog steeds uitgevoerd.
Grondslag of bron: De grondslag is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Een handeling zonder wettelijke grondslag vindt meestal zijn oorsprong in een bron (bijvoorbeeld een beleidsplan of toezeggingen gedaan in de Tweede Kamer der Staten-Generaal).
Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou kunnen resulteren. Dit wordt meestal op juridisch-bestuurlijk niveau verwoord, zoals een algemene maatregel van bestuur of een besluit.
Waardering: ‘B’ voor bewaren, met een verwijzing naar de selectiecriteria.
‘V’ voor vernietigen, met daaraan gekoppeld een vernietigingstermijn.
Opmerking: Waar relevant wordt in het handelingenblok een korte toelichting gegeven om de context van de handeling te verklaren.
Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit bsd staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het bsd vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit bsd staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).
Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.
Algemene selectiecriteria
Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)
Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.
Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.
Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.
Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.
Dit Basisselectiedocument Studiefinanciering behandelt de periode 1995–2003; bij de nummering is de volgorde aangehouden van het eerste basisselectiedocument. Bij de formulering van nieuwe handelingen en verwerking ervan in het bsd begint de nummering vanaf 200.
Het basisselectiedocument geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:
Het is niet de intentie om met de actualisatie van (op dit moment) de bestaande selectielijst in te trekken.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.