LegalizeVaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen IB-Groep vanaf 1994
Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;
De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 februari 2006 (nr. arc-2006.02763/3);
Besluit:
Artikel 1
De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst Informatie Beheer Groep, een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de IB-Groep vanaf 1994.’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.
Artikel 2
Artikel 3
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Basisselectiedocument informatie beheer groep
Informatie Beheer Groep
Status definit
A. Afkortingen
AOB: Adviesbureau voor Opleiding en Beroep
BAK: Basisadministratie Klant
BAMA: Bachelor/master-structuur
BBL: Beroepsbegeleidende leerweg
BOL: Beroepsopleidende leerweg
BRON: Basisregister Onderwijsnummer
BSD: Basisselectiedocument
BSF: Besluit studiefinanciering
BTOS: Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten
BUS: Bewijs van uitschrijving
BVE: Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie
CBAP: Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing
CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek
CCAP: Centrale Commissie Aanmelding en Plaatsing
CEVO: Centrale Examencommissie Vaststelling Opgaven
Cfi: Centrale financiële instellingen
CIOP: Centraal Identificatiesysteem Onderwijsgerelateerde Personen
CITO: Centraal Instituut voor Toetsontwikkeling
CMPO: Centraal Meldpunt Overledenen
COLO: Vereniging kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven
CRI-HO: Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs
CROHO: Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs
CWI: Centrum voor Werk en Inkomen
EER: Europese Economische Ruimte
ERR: ExamenResultatenRegister
EU: Europese Unie
GBA: Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens
HAVO: Hoger algemeen voortgezet onderwijs
HBO-raad: Hoger beroepsonderwijs-raad, vereniging van hogescholen
HONK: Hoger Onderwijs Nieuwe Klantprocessen
IB-Groep: Informatie Beheer Groep
IcDW: Informatiecentrum Diplomawaardering
IDW: Internationale Diplomawaardering
ILS: Inning Langlopende Schulden
KB: Koninklijk Besluit
KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap
LBO: Lager beroepsonderwijs
LNV: Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (sinds medio 2003: Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit) (Ministerie van –)
MAVO: Middelbaar algemeen voortgezet onderwijs
NA: Nationaal Archief
NT2: Nederlands als tweede taal
NUFFIC: De Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs
NvT: Nota van Toelichting
OALT: Onderwijs in Allochtone Levende Talen
OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. In 2003 werd de naam van het ministerie gewijzigd in OCW, Onderwijs , Cultuur en Wetenschap
OV: Openbaar vervoer
OVSK: OV-studentenkaart
OWVO: Overgangswet Voortgezet onderwijs
PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
RAD: Rijksarchiefdienst
RAL: Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs
RAS: Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs
RASP: Registratie Aanmelding Selectie en Plaatsing
RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek
SABO: Samenwerkingsverband voor Algemeen voortgezet en Beroepsonderwijs
SPD: Staatspraktijkdiploma
STB: Systeem terugbetalingen
Stb.: Staatsblad
Stcrt.: Staatscourant
SVB: Sociale Verzekeringsbank
ULCW: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet
VBO: Voorbereidend beroepsonderwijs
VMBO: Voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs
VO: Voortgezet onderwijs
VSNU: Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten
VWO: Voorbereidend wetenschappelijk onderwijs
WBP: Wet bescherming persoonsgegevens
WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs
WEC: Wet op de expertisecentra
WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek
WPO: Wet op het primair onderwijs
WSF: Wet op de studiefinanciering
WSF-2000: Wet studiefinanciering 2000
WTOS: Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten
WTS: Wet tegemoetkoming studiekosten
WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur
WVI: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank
WVO: Wet op het voortgezet onderwijs
ZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan
B. Lijst van geraadpleegde personen
De volgende personen hebben middels gesprekken of teksttoetsing een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van het voorliggende document:
Henk van Kappen (juridisch beleidsadviseur)
Aramis Jean Pierre (functionaris voor de gegevensbescherming IB-Groep)
Eva Vegt (privacy-officer Klantenservice)
Paul Harmsen (bedrijfsjurist, afdeling Juridisch Control en Beleid)
Serge Mientjes (juridisch beleidsadviseur)
Henk van Kappen (studiefinanciering)
Peter Jager (tegemoetkoming studiekosten)
Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)
Piet Koehorst (proceseigenaar toekennen studiefinanciering, OV-studentenkaart en tegemoetkoming studiekosten)
Steven v/d Graaf (proceseigenaar Inning langlopende schulden, Deurwaarderstraject en wettelijk innen tegemoetkoming studiekosten; systeemeigenaar OV-studentenkaart)
Erika Hollander (systeemeigenaar Les en Cursusgeld Systeem)
Piet Koehorst (proceseigenaar tegemoetkoming les- en cursusgelden)
Steven v/d Graaf (proceseigenaar Deurwaarderstraject)
Jan van der Klei (Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing, CBAP)
Jaap Kuipers (CBAP)
Inge Draaisma (CBAP)
Marie-José Beeldstroo (CBAP)
Renée van der Maat-Portman (Second Opinion en Complex)
Simon Gorter (proceseigenaar Aanmelding, selectie en plaatsing)
Arjen Admiraal (CRI-HO, BRON)
Johan Bos (CIOP)
Rob Marrink (CROHO)
Henk Bakker (proceseigenaar CRI-HO en BRON)
Simon Gorter (proceseigenaar CIOP, CROHO en alumniregistratie)
Bart Straatman (afdeling Diploma-erkenning en -Legalisatie , D&L)
Dayo Hooning van Duijvenbode (D&L)
Greet Landman (D&L)
Dethmer Drenth (juridisch control/concerntaken)
Jan van den Boogaard (auditor /concerntaken)
Babette van Veen (Procesbeheer)
Auko Lemstra (Procesbeheer)
Steven v/d Graaf (proceseigenaar Diplomawaardering)
Bert Werkman (Onderwijsservice)
Wim Molema (proceseigenaar organisatie examens)
Henk Bakker (proceseigenaar Examenresultatenregister)
Deel 1. Algemeen
1. Verantwoording
1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (artikel 3) als een overbrengingsplicht (artikel 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.
Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.
1.2. Het Basisselectiedocument
Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Organisatiegerichte BSD’s winnen echter steeds meer terrein; met name ZBO’s laten voor hun eigen organisatie selectiedocumenten opstellen.
Het BSD geldt voor de archiefbescheiden van overheidsorganen. Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. Bij elke handeling is aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.
Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.
De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:
1.3. Selectiedoelstelling
Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.
De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor de verschillende beleidsterreinen waarop de IB-Groep werkzaam is. Bij de geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein?
1.4. Selectiecriteria
Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd, die in 1998 werd gewijzigd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.
De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.
Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit meegedeeld aan de relaties op de ministeries.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Zo dienen bescheiden betreffende incidentele gevallen die aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard, bewaard te blijven. Met name daar waar een beroep wordt gedaan op de hardheidsclausule, is die kans aanwezig (bijv. in het kader van de lotingprocedure is dit het geval geweest). In het voorliggende BSD is voor uitzonderingen op het vernietigingsregime overigens geen structurele voorziening getroffen, in de zin dat daarvoor bepaalde categorieën zijn aangewezen.
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria, die gelden voor te bewaren archiefbescheiden:
Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.