Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Algemeen Wetenschappelijke voorbereiding van het regeringsbeleid vanaf 1945 (Centraal Bureau voor de Statistiek)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 2 oktober 2003, nr. arc- 2003.6459/1);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van het Centraal Bureau voor de Statistiek op het beleidsterrein Algemeen Wetenschappelijke voorbereiding van het regeringsbeleid over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

op het beleidsterrein algemeen wetenschappelijke voorbereiding van het regeringsbeleid over de periode vanaf 1945

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Ministerie van Defensie

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Financiën

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Centraal Bureau voor de Statistiek

Versie juni 2006

Hanno de Vries

Rijksarchiefdienst/PIVOT

Den Haag

Lijst van afkortingen

BSD: Basisselectiedocument

CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek

CCS: Centrale Commissie voor de Statistiek

CPB: Centraal Planbureau

CPC: Centrale Plancommissie

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

SCP: Sociaal en Cultureel Planbureau

WRR: Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid

Inleiding

Algemene inleiding

Wettelijk kader en achtergronden

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ wordt verstaan alle bescheiden, ongeacht de vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten), dus ook digitaal vastgelegde informatie.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager.

De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van de Archiefwet 1995 neergelegd, de verplichting tot overbrenging in artikel 12; dat bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats wanneer zij ouder zijn dan twintig jaar.

Wat de archiefbescheiden van (onder meer) de ministeries en de Hoge Colleges van Staat aangaat, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Algemeen Rijksarchief (ARA) te ’s-Gravenhage, een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de algemene rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden in een (op termijn) te vernietigen deel en een (na twintig jaar) over te brengen gedeelte zijn zorgdragers verplicht selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet een enkele keer toepast op het reeds gevormde archief, maar haar bij de hand houdt om periodiek een bepaalde aanwas van archiefmateriaal af te voeren, enerzijds ter vernietiging, anderzijds voor overbrenging ter blijvende bewaring in een archiefbewaarplaats. Voor de hand ligt derhalve dat een overheidsorganisatie een selectielijst ook voor de administratieve inrichting en het beheer van haar archief benut: dossiers kunnen bij de vorming of het opbergen reeds worden geclassificeerd naar hun uiteindelijke bestemming, subsidiair gerangschikt op vernietigingsjaar. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Wel moet na hooguit twintig jaar een selectielijst worden vervangen.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge artikel 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 rekening gehouden te worden met de taak van het betrokken overheidsorgaan en zijn verhouding tot andere overheidsorganen, met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.

Opzet van het Basis-selectiedocument

Een basis-selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald terrein. Een BSD betreft doorgaans dan ook archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).

Voorts is het niveau waarop geselecteerd wordt niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en (indien van toepassing) een vernietigingstermijn. Wel geldt dat een BSD met het oog op het werkterrein van PIVOT beperkt blijft tot de handelingen van organen van de centrale overheid.

Ten slotte behoort bij een BSD een rapport institutioneel onderzoek (RIO), waarin het terrein waarop de selectielijst betrekking heeft wordt beschreven en waarin de handelingen die in het BSD voorkomen, in hun functionele context worden geplaatst en toegelicht, uitgaande van de taken en bevoegdheden van de betrokken organen.

De genoemde specifieke kenmerken van een BSD staan in verband met de hieronder gememoreerde selectiedoelstelling van de RAD en de in het kader van het selectiebeleid van de RAD ontwikkelde zogeheten PIVOT-methode. Het PIVOT-rapport Geschiedschrijving van de toekomst. Een onderzoek naar instituties en handelingen met betrekking tot de algemene wetenschappelijke voorbereiding van het regeringsbeleid, (1892) 1945–1996 (PIVOT-rapport nr. 53. ’s-Gravenhage, 1998) vormt de grondslag van de voorliggende selectielijst. Het rapport geeft een overzicht van de actoren op het terrein van de Algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding en beschrijft het handelen van de organen van de rijksoverheid op dat terrein.

Totstandkoming van het BSD

Het PIVOT-rapport Geschiedschrijving van de toekomst. Een onderzoek naar instituties en handelingen met betrekking tot de algemene wetenschappelijke voorbereiding van het regeringsbeleid, (1892) 1945–1996 (PIVOT-rapport nr. 53. ’s-Gravenhage, 1998), waarop het voorliggende BSD is gebaseerd, is het resultaat van het institutioneel onderzoek welke zijn uitgevoerd in samenwerking met het Centraal Planbureau, het Sociaal en Cultureel Planbureau en de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid. Einddoel van de samenwerking was om met toepassing van de methodiek van PIVOT te komen tot een ontwerp-selectielijst ten behoeve van de selectie van de archiefbescheiden van de en ten behoeve van de overbrenging naar het ARA van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden op het beleidsterrein. Het institutionele onderzoek is uitgevoerd door drie medewerkers van PIVOT, van wie één het BSD heeft samengesteld. Het concept-BSD is tot stand gekomen in september 1997.

In de periode september – november 1997 heeft een driehoeksoverleg plaats gevonden voor de selectielijsten voor de zorgdragers Centraal Planbureau (CBP), Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) en de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR). Hierop heeft de Raad voor Cultuur een advies gegeven (kenmerk 1998-arc-98.1741/2), waarna de betreffende selectielijsten zijn vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. 1999/22).

In het voorliggende BSD zijn selectielijsten opgenomen van een aantal zordragers die buiten het driehoeksoverleg van 1997 zijn gebleven.

Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Criteria voor de selectie

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.

De gehanteerde algemene selectiecriteria

Algemene selectiecriteria

Handelingen die worden gewaardeerd met B (bewaren)

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per sé consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.

Vaststelling BSD

In 2001 is het ontwerp-BSD aangeboden namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister van Defensie, de Minister van Economische Zaken, de Minister van Financiën, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen de Minister van Verkeer en Waterstaat, de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer ,de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC).

Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 31 maart 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister van Defensie, de Minister van Economische Zaken, de Minister van Financiën, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de Minister van Verkeer en Waterstaat, de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 2 oktober 2003 bracht de RvC advies uit (arc-2003.6459/1), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 22 mei 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties [C/S&A/06/1163], de Minister van Defensie[C/S&A/06/1164] , de Minister van Economische Zaken[C/S&A/06/1165], de Minister van Financiën [C/S&A/06/1166] de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid[C/S&A/06/1167], de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen[C/S&A/06/1170], de Minister van Verkeer en Waterstaat [C/S&A/06/1168], de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer [C/S&A/06/1169] en de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit [C/S&A/06/1172]vastgesteld.

Leeswijzer

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Actor: dit is het orgaan dat een rol speelt op het beleidsterrein personeelsinformatievoorziening en -administratie, en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie of delegatie.

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt: