Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Gratie vanaf 1945 (Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 april 2006, nr. arc-2006.02861/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Gratie over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument – gratie

Februari 2006

1. Afkortingen en begrippen

ARA: Algemeen Rijksarchief

BSD: Basis Selectiedocument

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

Trb.: Tractatenblad

WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

actor: overheidsorgaan of particuliere organisatie/persoon die een rol speelt op een beleidsterrein

handeling: complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid

B: de selectiebeslissing ‘(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

V: de selectiebeslissing ‘(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

2. Verantwoording

2.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Algemeen Rijksarchief (ARA) in Den Haag. Het ARA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

2.2. Het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCenW) en de betrokken zorgdrager(s).

2.3. Het BSD Gratie

Het PIVOT-rapport De schoonste parel op de Kroon : Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de overheidsorganen op het beleidsterreinGratie (1945–2000) vormt de grondslag voor dit BSD. Het RIO geeft een historische beschrijving van het beleidsterrein Gratie. Met dit beleidsterrein wordt beoogd vorm en samenhang te geven aan het gratiebeleid van de Nederlandse overheid, alsmede aan de tenuitvoerlegging daarvan.

Deze doelstelling kan als volgt worden geconcretiseerd:

De gratieprocedure is als volgt: De Minister van Justitie stuurt het gratieverzoek niet naar de adviserende rechter maar naar de verslag uitbrengende officier van justitie. De officier van justitie wint inlichtingen in bij de politie van de woonplaats van de veroordeelde en stuurt het geheel naar de adviserende rechter. Deze stuurt het terug naar de officier, die het op zijn beurt aan het ministerie retourneert.

De belangrijkste actoren op het beleidsterrein Gratie zijn de Minister van Justitie, het openbaar ministerie en de verschillende gerechten.

Het onderzoek naar dit beleidsterrein werd uitgevoerd in het kader van de tussen de Algemene Rijksarchivaris en de secretaris-generaal van het Ministerie van Justitie gesloten convenant. In dit convenant zijn afspraken vastgelegd inzake de overdracht van de na 1940 gevormde archieven.

Het institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein Gratie is verricht in de periode december 2000 tot april 2001. Het rapport zal, nadat het is vastgesteld door het Ministerie van Justitie, worden gepubliceerd in de PIVOT-reeks.

De in dit BSD opgenomen waarderingen zijn bepalend voor de selectie van de administratieve neerslag van de handelingen van de overheid op het beleidsterrein Gratie.

Hierbij dient de volgende kanttekening te worden gemaakt. De handelingen die de rechterlijke macht verricht op het beleidsterrein Gratie, zijn wel opgenomen in het RIO. Weliswaar heeft men er vanuit de rechterlijke organisatie voor gekozen om een eigen, organisatiegerichte selectielijst op te stellen, maar omdat de rol van de rechterlijke macht zo essentieel is op het beleidsterrein Gratie, is besloten de handelingen van de rechterlijke macht toch in het RIO op te nemen. Dit is overigens ook bij een aantal andere RIO’s het geval geweest. Bij de vaststelling van de v-termijnen voor de neerslag van handelingen van de rechterlijke macht is ter afstemming het BSD voor de rechterlijke macht geraadpleegd (zie ook de later in dit document genoemde bijzondere selectiecriteria).

De afbakening ten opzichte van andere beleidsterreinen is verantwoord in hoofdstuk 1 van het RIO De schoonste parel op de Kroon. Hier kan dus worden volstaan met deze verwijzing.

Voor het gebruik van dit BSD is het raadzaam om eerst de leeswijzer bij de handelingenlijst te raadplegen. Afwijkingen van de handelingenlijst uit het RIO worden hierin toegelicht.

2.4. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD: de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur worden veilig gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein Gratie. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein Gratie?

2.5. Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het ARA. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt art. 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit medegedeeld aan de relaties op de ministeries.:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

In het concrete geval voor gratie betekent dit dat er voor bepaalde gratiedossiers een uitzondering zou kunnen worden gemaakt op de voorgestelde waardering.

Gedacht kan worden aan de dossiers met betrekking tot bepaalde maatschappelijk relevante gebeurtenissen of groeperingen (zoals de Indië-weigeraars en de Molukse treinkapers).

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

Algemeen selectiecriterium

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

In juli 2001 is het ontwerp-BSD door de Minister van Algemene Zaken, de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister van Financiën, de Minister van Justitie, de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de Minister van Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 maart 2006 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 28 april 2006 bracht de RvC advies uit (arc.2006.02861/2), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 15 augustus 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Algemene Zaken (C/S&A/05/1475), de Minister van Buitenlandse Zaken (C/S&A/06/1892), de Minister van Financiën (C/S&A/06/1888), de Minister van Justitie (C/S&A/06/1893), de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap(C/S&A/06/1889), de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/S&A/06/1894) en de Minister van Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (C/S&A/06/1890) vastgesteld.

2.6. Leeswijzer bij de handelingenlijst

In hoofdstuk 3 staan de handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein Gratie beschreven. Deze zijn naar actor geordend. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.