Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie vanaf 1996 (BVE-instellingen)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 26 juli 2006, arc-2006.03029/6);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de BVE-instellingen op het beleidsterrein Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie over de periode vanaf 1996’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument-onderwijsinstelllingen bve-sector

Selectielijst voor het handelen van de onderwijsinstellingen in het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie

Vanaf 1996

Doxis Informatiemanagers

versie september 2006

Lijst van afkortingen

AMvB: Algemene maatregel van bestuur

AOC: Agrarisch opleidingscentrum

BPV: Beroepspraktijkvorming

BSD: Basis selectiedocument

BVE: Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie

CREBO: Centraal Register Beroepsopleidingen

CvB: College van Bestuur

IBG: Informatie Beheer Groep

IPC: Innovatie- en praktijkcentrum

JO: Jaarlijks onderzoek

KBB: Kenniscentra beroeponderwijs bedrijfsleven

MBO: Middelbaar Beroepsonderwijs

NO: Nader onderzoek

OER: Onderwijs- en examenregeling

OKV: Onderwijs kwaliteitsverbetering

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

PKO: Periodiek kwaliteitsonderzoek

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

ROC: Regionaal opleidingscentrum

RvT: Raad van Toezicht

SGO: Stichting Geschillencommissies Onderwijs

WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs

WvSv: Wetboek van strafvordering

Verantwoording

Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden, die, ongeacht hun vorm, door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

Doel en werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) worden de taken en bevoegdheden van alle actoren op een beleidsterrein beschreven. Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

De afbakening van het beleidsterrein

Dit BSD is gebaseerd op het Rapport Institutioneel Onderzoek ‘BVE onderwijsinstellingen’ en geldt als aanvulling op het institutioneel onderzoek ‘de draden van de WEB’ (rapport 48). Het heeft uitsluitend betrekking op de taken en de handelingen van de onderwijsinstellingen vanaf 1996 en die vallen onder de werking van de Wet educatie en beroepsonderwijs.

Doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein

Het doel van de onderwijsinstellingen in het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie is onderwijs te verzorgen gericht op de ontplooiing en theoretische en praktische beroepsvoorbereiding van haar deelnemers. In de op de onderwijsinstellingen van toepassing zijnde Wet educatie en beroepsonderwijs wordt het als volgt omschreven:

‘Educatie is gericht op de bevordering van de persoonlijke ontplooiing ten dienste van het gemeenschappelijk functioneren van volwassenen door de ontwikkeling van kennis, inzicht, vaardigheden en houdingen op een wijze die aansluit bij hun behoefte, mogelijkheden en ervaringen alsmede op maatschappelijke behoeften.’ (WEB 1995, art. 1.2.1. eerste lid)

‘Beroepsonderwijs is gericht op de theoretische en praktische voorbereiding voor de uitoefening van beroepen, waarvoor een beroepskwalificerende opleiding is vereist of dienstig kan zijn. Het beroepsonderwijs bevordert tevens de algemene vorming en de persoonlijke ontplooiing van de deelnemers en draagt bij tot het maatschappelijk functioneren.’ (WEB 1995, art. 1.2.1 tweede lid)

De actoren op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in dit BSD zijn opgenomen

In dit BSD wordt de neerslag van het handelen van de volgende actoren gewaardeerd op bewaren dan wel vernietigen.

Hier worden bedoeld de instellingen die vanaf 1996 het beroepsonderwijs en de educatie verzorgen waarop de Wet educatie en beroepsonderwijs van toepassing is, te weten de ROC’s, AOC’s, IPC’s, vakscholen en overige instellingen. Wanneer er sprake is van de onderwijsinstelling als actor kan de feitelijke uitvoer van de handeling liggen bij: een geleding binnen de instelling, een commissie of een functionaris.

Het CvB en de RvT vormen het bestuur van de hiervoor genoemde instellingen. In veel instellingen functioneert het College van Bestuur onder de Raad van Toezicht en hebben zij de leiding over de voorbereiding en de uitvoering van het beleid van de instelling en de coördinatie van de dagelijkse gang van zaken en van het beheer van de instelling.

De Commissie behandelt klachten van deelnemers die zijn ingediend naar aanleiding van beslissingen van de examencommissie dan wel examinatoren. De Commissie wordt door het bestuur van een onderwijsinstelling ingesteld.

Totstandkoming

Een belangrijk deel van de informatie is verkregen uit de samenwerking met zowel de MBO Raad als verschillende onderwijsinstellingen. De onderstaande instellingen en personen hebben meegewerkt aan de totstandkoming:

Helicon opleidingen dhr. P. Koenraadt

Koning Willem I College dhr. H. Iedema

ROC Noorderpoortcollege dhr. A. Vlaardingerbroek

ROC Rijn IJssel mw. E. Bremer

ROC van Amsterdam mw. N. Eekhoudt

ROC van Twente dhr. P. Moekotte

dhr. T. Olthof

Wellantcollege mw. M. van Walt van Praag

MBO Raad: mw. L. van Hekken-Oostrom

dhr. H. Kempers

De bovengenoemde mensen willen wij hartelijk bedanken voor alle waardevolle informatie die zij hebben aangereikt.

Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Tijdens de behandeling van de ontwerp-Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer verwoordde de Minister van WVC op 13 april 1994 deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief.

De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Overigens kan, ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen, betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met de RAD beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).

De vernietigingstermijnen van de neerslag van de met ‘V’ (= vernietigen) gewaardeerde handelingen zijn vastgesteld in overleg met deskundigen van dit ministerie op dit terrein.

Verslag van de vaststellingsprocedure

In 2005 is het ontwerp-BSD door de BVE Raad namens de BVE-instellingen aan destijds de Staatssecretaris van OCW aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Tijdens het vaststellingsproces heeft er een naamswijziging plaatsgevonden. De Bve Raad staat vanaf 1 september 2006 bekend als MBO Raad. Dit is ook in het RIO aangepast.

Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 1 juni 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals bij de MBO Raad en bij de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 26 juli 2006 bracht de RvC advies uit (arc-2006.03029/6), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijziging in de ontwerp-selectielijst:

– Toevoegen B (5) onderwijsvernieuwingsprojecten bij handeling 40;

Daarop werd het BSD op 6 september 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld (kenmerk C/S&A/06/2013).

Leeswijzer van de handelingen

De handelingen worden beschreven in handelingenblokken. Daarin worden de volgende items beschreven:

Handelingnr.: Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het RIO.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.

Vermeld worden:

de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling;

het betreffende artikel en lid daarvan;

de vindplaats, dwz. de vermelding van Staatsblad of Staatscourant

wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan.

Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.