Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Geldvoorziening vanaf 1940 (Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 31 juli 2007, nr. aca-2007.03984/1);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Geldvoorziening, over de periode vanaf 1940’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument geldvoorziening 1940–

Voor de volgende zorgdragers:

– Minister van Financiën

– Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Vastgesteld / augustus 2007

Samenstelling: drs N.P. van Egmond

PWAA / Rotterdam 2007

1. Lijst van afkortingen

BSD: Basisselectiedocument

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

MW: Muntwet

PCDIN: Permanente Commissie Documentaire Informatieverzorging

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

2. Definitie van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en), bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord.

Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen nader institutioneel onderzoek.

Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder 3.8).

In het veld ‘waardering’ wordt aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden, en welk bewaarcriterium of vernietigingstermijn gehanteerd wordt. De waardering B (= bewaren) betekent dat de neerslag voor permanente bewaring wordt overgebracht naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen. De waardering V (= vernietiging) betekent dat de neerslag wordt vernietigd. Op welke termijn dat gebeurt, wordt bij de waardering vermeld. Bij voorkeur wordt ook het ingangsmoment vastgelegd (bijv. 3 jaar na vaststelling nieuwe regeling). Zonder nadere aanduiding gaat de vernietigingstermijn in direct na afsluiting van de zaak waarop een dossier betrekking heeft.

Anders dan in het RIO worden in het BSD de handelingen per actor geordend. Indien een BSD bestaat uit lijsten voor actoren onder verschillende zorgdragers, worden deze per zorgdrager geordend. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het uitgangspunt dat een selectielijst een eenheid is, bevattende handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Anders gezegd: een selectielijst kan opgebouwd zijn uit (deel)lijsten voor verschillende actoren die onder dezelfde zorgdrager ressorteren.

3. Functies van het BSD

Het BSD heeft de volgende functies:

4. Verantwoording

4.1. Het doel en werking van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

4.2. Definitie en afbakening van het beleidsterrein.

Het beleidsterrein ‘geldvoorziening’ vormt een onderdeel van het financieel-economisch en monetair beleidsterrein, waarvoor het Ministerie van Financiën de verantwoordelijkheid draagt. Anno 1995 bestaat het financieel-economisch en monetair beleidsterrein uit de volgende deelonderwerpen :

Gezien zijn omvang is het financieel-economische beleidsterrein ten behoeve van het PIVOT-onderzoek verdeeld in een aantal deelonderwerpen. In de loop der jaren zijn er diverse selectielijsten vastgesteld (of althans vervaardigd).

Het PIVOT-institutioneel onderzoeksrapport ‘Smelten, pletten, ponsen en slaan’ vormt de grondslag voor het voorliggende BSD. Het in 1994 verschenen rapport (nummer 22) geeft een overzicht van actoren en beschrijft het handelen van (rijksoverheids)instellingen – voorzover vallend onder de Archiefwet 1962 – van 1940 tot 1994 op het terrein van de ‘geldvoorziening’.

Het RIO bevat niet de handelingen met betrekking tot de euro. Sinds 2002 is de Euro het wettig betaalmiddel en heeft het Ministerie van Financiën een andere rol. De regelgeving, ook op het gebied van munten en bankbiljetten, wordt nu door Europa verricht (ECB en EG). De handelingen met betrekking tot de (invoering van de) euro zijn evenmin in het BSD opgenomen.

Het BSD heeft betrekking op het handelen van de op het terrein van de ‘geldvoorziening’ actieve rijksoverheidsinstellingen die vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende zorgdragers. Dat zijn in dit BSD de Minister van Financiën en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

In de selectielijst zijn alle handelingen opgenomen die in de periode 1940–1993 door (overheids)actoren op het terrein van de ‘geldvoorziening’ werden/worden verricht.

Er is gekozen voor één selectielijst voor zowel de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën in de periode 1940–1945, als de Minister van Financiën vanaf 1945. Hoewel beide actoren staatsrechtelijk een andere rol vervullen, zijn de handelingen die zij verricht(t)en niet afwijkend. Daarom is gekozen voor één selectielijst in plaats van twee identieke selectielijsten.

Enkele van de algemene handelingen onder paragraaf 10.1.1 zijn uit praktische overwegingen niet gewaardeerd (handeling 176 en 177). Voor de bijbehorende waarderingen wordt verwezen naar gelijksoortige handelingen in het BSD.

Een aantal handelingen in het onderliggende BSD hebben een overlap met het beleidsterrein Geldzuivering. Ze zijn in dit BSD opgenomen omdat ze niet alleen de geldzuivering aangaan, maar ook raakvlakken hebben met monetaire zaken. Zie voor de naoorlogse geldzuivering het PIVOT-rapport nummer 151 en het bijbehorende BSD dat in 2007 zal verschijnen.

Diverse actoren zijn om uiteenlopende redenen uit dit BSD weggelaten, terwijl ze in het RIO wel als actor voorkomen.

De Nederlandsche Bank is buiten beschouwing gelaten, aangezien deze instantie momenteel een eigen BSD laat vervaardigen. Hetzelfde is van toepassing voor de handelingen van de actoren Ambtenaren der Belastingen/Inspecteur der Belastingen/Rijksbelastingkantoren en van de Ambtenaren van de invoerrechten en accijnzen. Deze zullen worden opgenomen in een BSD dat door de Belastingdienst zelf wordt opgesteld. De Algemene Rekenkamer heeft inmiddels een eigen selectielijst vastgesteld.

De handelingen van de actor Minister (van Verkeer en) Waterstaat (belast met de zorg voor de ptt) en de actor Directeur-Generaal der posterijen/directeuren van de kantoren der posterijen zijn evenmin in dit BSD opgenomen. De desbetreffende archiefbescheiden bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat zijn reeds in een eerder stadium geselecteerd op basis van een vernietigingslijst. Die archieven die voor bewaring in aanmerking kwamen zijn reeds overgedragen aan het Nationaal Archief.

De archiefbescheiden voortvloeiende uit de handelingen van de Rijkscommissaris voor het bezette Nederlandse gebied (en waarvoor de Minister van Financiën zorgdrager was) zijn reeds overgedragen aan het NIOD.

De handelingen zijn per actor opeenvolgend genummerd. In de datering van de handelingen betekent de aanduiding 1940– dat de handeling ook in 1994 nog wordt uitgevoerd. Indien er een vermoeden bestaat dat de handeling inmiddels is afgesloten, maar er geen eindjaar is te achterhalen, is het eindjaar tussen haakjes vermeld maar zonder eindjaar). Indien er geen zekerheid over het eindjaar bestaat, is het vermoedelijke eindjaar tussen haakjes vermeld, bijv. 1940–(1987).

De te bewaren stukken moeten 20 jaar na vaststelling aan het Algemeen Rijksarchief worden overgedragen. Die termijn is vastgelegd in de Archiefwet 1995.

4.3. De doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein

Het handelen van rijksoverheidsinstellingen op het terrein van de ‘geldvoorziening’ omvat op hoofdlijnen :

Het beleid ten aanzien van de ‘geldvoorziening’ wordt voor wat betreft het muntgeld (munten en muntbiljetten) in belangrijke mate bepaald door de Minister van Financiën. Voor wat betreft het beleid ten aanzien van de uitgifte van bankbiljetten is een belangrijke rol weggelegd voor De Nederlandsche Bank (als enige in Nederland daartoe gerechtigd). N.B. de handelingen van De Nederlandsche Bank komen zoals gezegd niet in dit BSD voor, aangezien De Nederlandsche Bank is bezig met een eigen BSD.

Het handelen van de overheid op het terrein van de ‘geldvoorziening’ is grotendeels vastgelegd in wet- en regelgeving. De rijksoverheid schept daarmee de kaders die voor een goed functionerend geldstelsel noodzakelijk zijn.

4.4. De actoren op het beleidsterrein, voorzover hun selectielijsten in het BSD zijn opgenomen.

– Minister van Koloniën / Minister zonder portefeuille / Minister voor Uniezaken en Overzeese Rijksdelen

5. Selectiedoelstelling

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in het BSD toegepast op het betreffende beleidsterrein.

6. Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

7. Verslag vaststellingsprocedure

Op 16 januari 2007 is het ontwerp-BSD door het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) namens de Minister van Financiën en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 juni 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief evenals op de website van het Ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 31 juli 2007 bracht de RvC advies uit (kenmerk aca-2007.03984/1), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 13 augustus door de algemene rijksarchivaris, namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en door de projectdirecteur van het PWAA namens de Minister van Financiën (kenmerk C/S&A/07/1957) en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (kenmerk C/S&A/07/1958) vastgesteld.

8. Leeswijzer

(X):

Dit is het volgnummer van de handeling.

Dit nummer is overgenomen uit het RIO. Als het volgnummer van één of meerdere handelingen in het BSD afwijkt van het oorspronkelijke RIO-nummer, dan wordt deze vermeld in een concordans.

Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Bijvoorbeeld: Het voorbereiden, coördineren en bepalen van het beleid inzake geluidshinder.

Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Is geen specifiek beginjaar bekend dan wordt een beginjaar geschat, of 1945- genoemd. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht, indien bekend, kan op twee manieren worden vermeld.

(1)

Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2 (Stb. 1947, H 423), Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid, lid 3 (Stb. 1969, 598), gewijzigd 1978 (Stb. 1978, 254), vervallen in 1986 (Stb. 1986, 1)

(2)

De overige gegevens (vindplaats, wijzigingen of vervallen kunnen worden vermeld in een overzicht van geraadpleegde wetten)

Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2, Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid 3