Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit vanaf 1945 (Minister van Buitenlandse Zaken)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 30-8-2007, aca-2007.03943/1);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit over de periode 1945–’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Deelbeleidsterrein Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit 1945–

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Buitenlandse Zaken

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)

Vastgestelde Versie oktober 2007

Lijst van afkortingen

A&O-fonds: Arbeidsmarkt- en opleidingsfonds

ABD Algemene: Bestuursdienst

AMO: Adviescentrum voor Managementontwikkeling

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

BHR: Bezetting Hogere Functies Rijksdienst

BIA: Beleidscommissie Internationale Ambtenaren

BBRA :Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren

BSD: Basis Selectie Document

CCGOA: Centrale Commissie voor Overleg in Ambtenarenzaken

CIER: Contactorgaan Intern Emancipatiebeleid Rijksdienst

CIVOB: Centraal Instituut Vorming en Opleiding Bestuursdienst

COBA: Commissie voor Beleidsanalyse

CWO: Commissie Werkclassificatie Overheidspersoneel

DGMP: Directoraat-Generaal Management en Personeelsbeleid

DGOP: Directoraat-Generaal voor Overheidspersoneelsbeleid

EDO: Emancipatie en Deeltijdarbeid als aspecten van het Overheidspersoneelsbeleid

EMO: Etnische Minderheden bij de rijksoverheid

FC: Formatiecommissie

FOA: Formatie-administratie

FUWASYS: Functiewaarderingssysteem

GBA: Gewestelijk Arbeidsbureau

ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Personeelsbeleid Rijksdienst

ICVO: Interdepartementale Contactvergadering Vorming en Opleiding

MAB: Mobiliteitsadviesbureau

MAR: Mobiliteitsadviesraad

MD: Management development

OVO: Ontwikkeling, Voorlichting en Opleiding

PAVO: Positieve Actie voor Vrouwen bij de Overheid

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

PMR: Personele meerjarenraming

RBC: Rijks Bestuursstudie Centrum

RGD: Rijks Geneeskundige Dienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

ROC: Rijks Opleidings Centrum

ROI: Rijks Opleidings Instituut

RPD: Rijks Psychologische Dienst

SAJO: Subsidieregeling Additionele Jongerenbanen bij de Overheid

SOR: Stuurgroep Opleidingsbeleid Rijksoverheid

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

V&O: Vorming en Opleiding

VUT: Vervroegde uittreding

WAGW: Wet arbeid gehandicapte werknemers

WBEAA: Wet bevordering evenredige arbeidsdeelname allochtonen

WIA: Werkgroep Internationale Ambtenaren

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie van het beleidsterrein

De overheid heeft diverse taken op het beleidsterrein betreffende het formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit. De hoofdlijnen zijn: het inrichten en waarderen van functies (formatieplaatsen) en het uitoefenen van toezicht op formatiewijzigingen (formatiebeleid), het versterken van de arbeidsmarktpositie van de overheid en het leveren van een bijdrage aan de terugdringing van de werkloosheid (arbeidsmarktbeleid) en het stimuleren van de ontwikkelingsmogelijkheden en de flexibele inzetbaarheid van ambtenaren (personeelsontwikkeling en mobiliteit).

Dit BSD bestrijkt uitsluitend de handelingen die binnen de (rijks)overheid op deze gebieden verricht zijn.

Omschrijving en afbakening van de deelbeleidsterreinen

Formatiebeleid

Formatiebeleid houdt in het bepalen van, en toezicht houden op, de personeelsformaties van de onderdelen van de rijksoverheid, de ministeries en Hoge Colleges van Staat. Personeelsformatie kan in dit verband gedefinieerd worden als het aantal functies (ook wel formatieplaatsen genoemd) met de daaraan verbonden (functie)niveaus. Formatiebeleid heeft als doel een adequate verdeling van arbeidsplaatsen over de onderdelen van de rijksoverheid, gelet op de taken die ze dienen te verrichten.

Arbeidsmarktbeleid

Onder de gemeenschappelijke noemer ‘arbeidsmarktbeleid’ vallen drie inhoudelijk van elkaar te onderscheiden beleidsgebieden. In de eerste plaats wordt onder arbeidsmarktbeleid verstaan het beleid gericht op het behouden of versterken van de arbeidsmarktpositie van de rijksoverheid als werkgever in concurrentie met werkgevers in de marktsector. In de tweede plaats valt onder arbeidsmarktbeleid het werkgelegenheidsbeleid, de bijdrage die de rijksoverheid vanuit zijn verantwoordelijkheid als werkgever levert aan de terugdringing van de werkloosheid. In de derde plaats wordt tot arbeidsmarktbeleid gerekend het beleid ter bevordering van de herplaatsing van ambtenaren die ontslagen zijn of bedreigd worden met ontslag, vanuit de sociale verantwoordelijkheid van de overheidswerkgever tegenover zijn personeel.

Het arbeidsmarktbeleid heeft raakvlakken met verschillende andere deelbeleidsterreinen zoals arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel. Het gevoerde arbeidsmarktbeleid heeft directe gevolgen voor de procedures van werving en selectie die bij de rijksoverheid gehanteerd worden. Zie hiervoor het RIO Overheidspersoneel, deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel (PIVOT-rapport nr. 73) en het bijbehorende BSD.

Tenslotte dient vermeld te worden dat de minister van Sociale Zaken de eerstverantwoordelijke minister voor het algemene arbeidsmarkt- en werkgelegenheidsbeleid is. Hij is initiator van wetgeving op dit terrein die ook op de rijksoverheid van toepassing is en ontwikkelt instrumenten voor werkgelegenheidsbevordering.

Personeelsontwikkeling en mobiliteit

Personeelsontwikkeling bij de rijksoverheid houdt in scholing, training en vorming van rijksambtenaren. Deze activiteiten zijn gericht op het veranderen van de kennis, vaardigheden en houding van individuele ambtenaren en van groepen ambtenaren. Het mobiliteitsbeleid voegt hier de elementen van job-rotation en het vervullen van interim-functies aan toe. Het mobiliteitsbeleid beoogt ambtenaren te laten doorstromen naar andere functies, hetzij binnen het eigen ministerie, hetzij op een ander ministerie.

Op het gebied van de personeelsontwikkeling heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken naast zijn beleidsbepalende taak vanouds ook een uitvoerende taak vervuld. Onder dit ministerie ressorteerde lange tijd (1959–1993) een centrale opleidingsinstantie waar ambtenaren van alle ministeries terecht konden voor vorming en opleiding. Ook de departementen zelf verzorgden opleidingsactiviteiten. Tenslotte werd een deel van de opleidingen bij externe opleidingsinstituten gevolgd.

Een aparte categorie wordt gevormd door de vakgerichte opleidingen die sommige ministeries voor speciale groepen ambtenaren aanbieden. In veel gevallen dient een bepaalde vereiste vooropleiding hiermee te worden aangevuld. Voorbeelden van dergelijke functie-opleidingen zijn onder andere opleidingen voor ambtenaren van het kadaster, de belastingdienst, de politie, het parket, de brandweer, het defensie-apparaat en de buitenlandse dienst. Omdat het initiatief en de competentie tot deze opleidingen in het algemeen lagen bij de desbetreffende beleidssectoren zijn deze functie-opleidingen niet in dit BSD opgenomen.

Ten aanzien van de arbeidsmobiliteit heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken ook een beleidscoördinerende en kaderstellende rol. Daarnaast is het ministerie op het uitvoerende vlak actief geweest (bemiddeling bij de vervulling van de vacatures voor de hogere functies in de rijksdienst). Afgezien hiervan speelt het ministerie van Binnenlandse Zaken van oudsher ook een grote rol bij de (interdepartementale) herplaatsing van (ontslagen) ambtenaren. Dit kan men ook opvatten als mobiliteit. Het herplaatsingsbeleid valt echter niet onder personeelsontwikkeling en mobiliteit, maar onder arbeidsmarktbeleid.

Personeelsontwikkeling en mobiliteit hebben daarnaast tal van raakvlakken met andere aspecten van het overheidspersoneelsbeleid. Opleidingen maken dikwijls onderdeel uit van een introductie-programma voor nieuwe ambtenaren. Bij vacaturevervulling worden steeds vaker eisen ten aanzien van de mobiliteit van de ambtenaar gesteld. Omscholing kan dienen om de herplaatsing van ontslagen ambtenaren te vergemakkelijken. Studiefaciliteiten en mobiliteitseisen zijn vastgelegd in rechtspositionele regelingen als het Algemeen Rijksambtenarenreglement en maken deel uit van de arbeidsvoorwaarden. Zelfs met medezeggenschap zijn er raakvlakken. Ambtenaren die in de dienstcommissies c.q. ondernemingsraden vertegenwoordigd zijn krijgen cursussen op dit gebied aangeboden. Al deze handelingen, net als die met betrekking tot functioneringsgesprekken in het kader van loopbaanbeleid, maken deel uit van de BSD Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel.

Totstandkoming BSD

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIO Overheidspersoneel: formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit. Een rapport institutioneel onderzoek naar het deelbeleidsterrein formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit bij de (rijks)overheid in de periode 1945–1996.

In juli–augustus 2000 is het ontwerp-BSD met betrekking tot formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit door de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 177 van 13 september 2000.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Op 8 februari 2001 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.2116/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de handelingen met betrekking tot de vakminister.

Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 201 van 17 oktober 2001.

De minister van Buitenlandse Zaken heeft echter het BSD Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de minister van Buitenlandse Zaken als vakminister en de plaatsingscommissie/herplaatsingscommissie alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) als de secundaire zorgdragers (handelingen vakminister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

In verband met de vaststelling van het BSD P-Direct zijn sommige handelingen uit dit BSD overbodig geworden. Zij zijn daarom uit dit document gelaten. In bijlage 1 van het BSD P-Direct (pagina 14 en verder) is een tabel opgenomen waarin deze handelingen staan vermeld. Hier is bovendien een concordans te vinden van de handelingsnummers die in de plaats van de vervallen handelingen komen.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting:Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.