Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel vanaf 1945 (Minister van Buitenlandse Zaken)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 30-8-2007 , aca-2007.03943/5);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel over de periode 1945–’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel 1945–

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Buitenlandse Zaken

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)

Vastgestelde versie oktober 2007

Lijst van afkortingen

AAW: Algemene Arbeidsongeschiktheidswet

ABP: Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds

AGFA: Adviescommissie grondrechten en functie-uitoefening ambtenaren

Amvb: algemene maatregel van bestuur

AOB: Arbeidsovereenkomstenbesluit

AOV: Arbeidsongeschiktheidsverzekering

AOW: Algemene Ouderdomswet

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

Art.: Artikel

Awb: Algemene wet bestuursrecht

AWW: Algemene Weduwen- en Wezenwet

BBRA: Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren

BiZa: Ministerie van Binnenlandse Zaken

BSD: Basisselectiedocument

BVD: Binnenlandse Veiligheidsdienst

BZK: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CAS: Centrale Archiefselectiedienst

FAOP: Fonds arbeidsongeschiktheidsverzekering overheidspersoneel

Fin.: Ministerie van Financiën

FLO: Functioneel leeftijdsontslag

KB: Koninklijk Besluit

MID: Militaire Inlichtingendienst

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAS: Rijksambtenarenspaarregeling

RBB: Rijksdienst voor Bedrijfsgezondheid en Bedrijfsveiligheid

RGD: Rijks Geneeskundige Dienst

RIO: Rapport institutioneel onderzoek

RPD: Rijks Psychologische Dienst

SBK-RO: Besluit Sociaal Beleidskader Rijksoverheid

SOR: Sectorcommissie overleg Rijkspersoneel

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

USZO: Uitvoeringsinstelling Sociale Zekerheid voor Overheid en Onderwijs

VUT: Vervroegd uittreden

VUT-fonds: Stichting fonds vrijwillig vervroegd uittreden overheidspersoneel

WAO: Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering

WW: Werkloosheidswet

WWV: Wet Werkloosheidsvoorziening

Zvo: Ziektekostenvoorziening overheidspersoneel

ZW: Ziektewet

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie en afbakening van het beleidsterrein

De hoofdlijnen van het handelen van de overheid op het beleidsterrein arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel zijn enerzijds het vaststellen van regels ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden voor ambtenaren en arbeidscontractanten in dienst van het Rijk en anderzijds het uitvoeren van de rechtspositionele regels ten aanzien van de individuele ambtenaar en arbeidscontractant.

Onder arbeidsvoorwaarden wordt in dit BSD verstaan: het geheel van rechten en plichten die op grond van de diverse rechtspositionele regelingen (vervat in de Ambtenarenwet (1929) en daarop gebaseerde regelingen) gelden voor het rijksoverheidspersoneel. De geformuleerde handelingen hebben dus zowel betrekking op de totstandkoming van deze rechtspositionele regelingen als op de afzonderlijke rechten en verplichtingen die aan deze regelingen zijn ontleend.

Het gaat hierbij om voorschriften met betrekking tot: werving en selectie, aanstelling, indienstneming, begeleiding en beoordeling van personeel, bezoldiging en spaar(loon)regeling, gratificaties, schadeloosstelling en vergoeding van kosten, dienst- en werktijden, vakantie en verlof, voorzieningen in verband met ziekte, rechten en plichten bij reorganisaties, overige rechten en verplichtingen, disciplinaire straffen, instelling en werkwijze van commissies waaraan de beslissing met uitsluiting van administratieve organen is opgedragen, schorsing, ontslag en pensioenaangelegenheden.

De afbakening van het beleidsterrein is geschied aan de hand van de opdrachtformulering van het ministerie van Binnenlandse Zaken aan de CAS en het overleg met de institutionele onderzoekers van belendende beleidsterreinen. Het BSD heeft betrekking op de arbeidsvoorwaarden voor het rijksoverheidspersoneel. Aangelegenheden met betrekking tot ambtenaren/arbeidscontractanten van lagere overheden blijven buiten beschouwing. Ook zaken betreffende departementsspecifiek personeel en de eigen invulling die departementen aan arbeidsvoorwaarden geven zijn niet in dit BSD opgenomen. Dit geldt eveneens voor de formeel (proces-)rechtelijke bepalingen uit de Ambtenarenwet en de AWB. Ook de door het ABP in het kader van de pensioenwetgeving uitgevoerde handelingen vallen buiten dit BSD.

Totstandkoming BSD

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIOOverheidspersoneel: arbeidsvoorwaarden. Een rapport institutioneel onderzoek naar het deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden voor ambtenaren en arbeidscontractanten in de sector Rijk, 1945–1996.

In 2001 is reeds een BSD betreffende arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel vastgesteld en door de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer in gebruik genomen. Hieraan voorafgaand heeft driehoeksoverleg plaatsgevonden. Aanwezig hierbij was een deskundige op het beleidsterrein, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap. Tijdens de periode van publieke inzage is geen commentaar ontvangen van andere (historische) organisaties of individuele burgers. Het advies van de Raad voor Cultuur (8 februari 2001, arc-2000.2116/2), gaf geen aanleiding tot wijzigingen. Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 201 van 17 oktober 2001.

De minister van Buitenlandse Zaken heeft echter, ondanks deelname aan het driehoeksoverleg, het BSD arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel in 2001 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de minister van Buitenlandse Zaken en (de minister van Buitenlandse Zaken als) vakminister alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) en de secundaire zorgdragers (handelingen vakminister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

In verband met de vaststelling van het BSD P-Direct zijn sommige handelingen uit dit BSD overbodig geworden. Zij zijn daarom uit dit document gelaten. In bijlage 1 van het BSD P-Direct (pagina 14 en verder) is een tabel opgenomen waarin deze handelingen staan vermeld. Hier is bovendien een concordans te vinden van de handelingsnummers die in de plaats van de vervallen handelingen komen. Eveneens in navolging van P-Direct is handeling 131 in dit BSD is gewijzigd.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met het NA, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen aanvullend selectiecriterium toegekend.

Actoren

Actoren onder de zorg van de minister van Buitenlandse Zaken

Minister van Buitenlandse Zaken als vakminister

Voor bijna alle uitvoerende arbeidsvoorwaardelijke regelingen en bepalingen is de verantwoordelijkheid opgedragen aan de afzonderlijke ministers, die dan optreden als werkgever voor hun eigen departement. Deze ministers worden aangeduid met de term ‘vakminister’.

Ook binnen het sectorenmodel dat sinds 1993 is ingevoerd blijven voor de uitvoerende taken op het gebied van personeelsmanagement de individuele ministers, de Hoge Colleges etc. zelf verantwoordelijk. De verschillende rechtspositionele regelingen kennen bevoegdheden vaak toe aan het bevoegd gezag, aan een bepaalde autoriteit of aan hoofden van diensten, bedrijven en instellingen. Aangezien deze echter niet als actoren worden gezien zijn deze bevoegdheden herleid tot de actor vakminister. In de praktijk zullen veel van de aan de vakminister toegeschreven handelingen worden uitgevoerd door de afdeling personeelszaken van zijn ministerie, dan wel door het lijnmanagement. De neerslag van deze handelingen bestaat veelal uit series personeelsdossiers.

Adviescommissies beroepschriften beoordelingen (1963–)

Het Beoordelingsvoorschrift burgerlijk rijkspersoneel van 6 mei 1963 en opvolgende regelingen geven aan ambtenaren de mogelijkheid om middels een bezwaarschrift aan te geven dat zij zich niet kunnen vinden in de over hun opgemaakte beoordeling. Het bevoegd gezag dient, voordat het beslist op een dergelijk bezwaarschrift, een adviescommissie te raadplegen. De instelling van dergelijke adviescommissies is voorbehouden aan de vakministers.

Bijzondere en Dienstcommissies (1945–1995)

Naast het overleg met de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken vond er bij de verschillende departementen (of onderdelen daarvan) overleg plaats tussen de overheid/werkgeefster en de vertegenwoordigers van personeel. Op departementsniveau vond dit overleg plaats in de bijzondere commissie en bij departementsonderdelen in de dienstcommissie. De instelling en taken van de bijzondere en dienstcommissies waren geregeld in het ARAR. De commissies worden meer uitgebreid behandeld in het RIO Overheidspersoneel, deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen bij de overheid (PIVOT-rapport nr. 72). Zij zijn hier als actor opgevoerd omdat zij in de Reisbesluiten een rol kregen toebedeeld bij de vaststelling van verblijfskosten. De bijzondere en de dienstcommissies zijn door de invoering van de Wet op de ondernemingsraden bij de overheid vervangen door (centrale) ondernemingsraden.

Vaststellingsprocedure