Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Personeelsinformatievoorziening en -administratie vanaf 1945 (Minister van Buitenlandse Zaken)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 30-8-2007 , aca-2007.03943/5;

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Personeelsinformatievoorziening en -administratie over de periode 1945–’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Deelbeleidsterrein Personeelsinformatievoorziening en -administratie 1945–

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Buitenlandse Zaken

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)

Vastgestelde versie oktober 2007

Lijst van afkortingen

ABP: Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds

ADOR: Adviescommissie voor de Doelmatige Organisatie in de Rijksdienst

ADR: Adviescommissie voor de Doelmatigheidsbevordering in de Rijksdienst

amvb: algemene maatregel van bestuur

AOA: Adviescommissie Overheidsorganisatie en Automatisering

AOP: Adviescommissie Overheidspersoneelsbeleid

ARA: Algemeen Rijksarchief

BiZa: ministerie van Binnenlandse Zaken

BOCO: Bestuurlijk Overlegcommissie Overheidsautomatisering

BSD: basisselectiedocument

BZK: minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CAR: Commissie voor bestudering van het vraagstuk van de automatisering van de Rijksadministratie, later Commissie Automatisering Rijksdienst

CAS: Centrale Archief Selectiedienst

CCOI Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening

COBA: Commissie voor de Ontwikkeling en Beleidsanalyse

CUIPS: Commissie Uniformering en Integratie van de Personeels- en Salarisadministratie

DGOP: Directoraat-generaal Overheidspersoneelsbeleid

DUO: Dienst Uitvoering Ontslaguitkeringen

EK: Eerste Kamer (kamerstuk-aanduiding)

ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Personeelsbeleid Rijksdienst

IPA: Integratie Personeelsadministratie (Ambtenaren), later Interdepartementale Personeelsinformatie Automatisering(ssytemen)

IVOP: Informatievoorziening Overheidspersoneel

KB: koninklijk besluit

MvT: Memorie van Toelichting

OPI: Overlegorgaan Personeelsinformatie

P-systeem: Personeelssysteem

PI-systeem: Personeelsinformatiesysteem

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RBB: Rijks Bedrijfsgezondheids- en Bedrijfsveiligheidsdienst

RCC: Rijks Computercentrum

RIO: Rapport institutioneel onderzoek

RMA: Rijkscentrale voor Mechanische Administratie

SI-systeem: Salarisinformatiesysteem

SOA: Stuurgroep Onderzoek Arbeidsverzuim

SPIR: Stuurgroep Personele Informatievoorziening Rijksoverheid

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

STIPA: Stuurgroep Integratie Personeelsadministratie Ambtenaren

TIPA: Technische commissie Integratie Personeelsadministratie

TK: Tweede Kamer (kamerstuk-aanduiding)

USZO: Stichting Uitvoeringsinstelling Sociale Zekerheid voor overheid en onderwijs

WIPS: Werkgroep Integratie personeels- en salarisadministratie

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie van het beleidsterrein

Het personeelsinformatievoorzieningsbeleid betreft informatie, ten behoeve van de werkgevers en het ministerie van Binnenlandse Zaken als coördinerend ministerie, over het personeel, de personeelsontwikkeling en de financiële kant van het personeelsbeleid. Informatievoorziening is het geheel aan activiteiten dat er toe dient een organisatie-eenheid de informatie aan te leveren, die nodig is om de toegewezen taken te vervullen. Personeelsinformatievoorziening beperkt zich tot het verzamelen en verwerken van informatie over het personeel. Hierbij wordt gebruik gemaakt van o.a. de personeelsadministratie, de salarisadministratie, informatiesystemen en wet- en regelgeving op het gebied van het personeelsbeleid.

Het personeelsadministratiebeleid betreft de administratie van salarissen en overige personeelsgegevens. Men houdt dit bij door middel van personeelsdossiers. In deze dossiers zijn persoonsgebonden stukken opgeborgen, lopend vanaf de aanstelling tot en met het ontslag van de desbetreffende persoon. Daarnaast kunnen ook gegevens worden bijgehouden in een geautomatiseerd P-systeem en in salarisdossiers.

De salarisadministratie wordt bijgehouden met een salarisadministratiesysteem. Dit systeem wordt gevoed met de gegevens uit de personeelsdossiers en de wijzigingen van wet- en regelgeving.

Een informatiesysteem bestaat uit mensen, programmatuur, gegevensverzamelingen, procedures (handleidingen, instructies) en gegevensverwerkende apparatuur. Er zijn verschillende informatiesystemen op het gebied van het personeelsbeleid om de gegevens te verwerken.

Aan de hand van gegevens uit de personeelsadministratie en de salarisadministratie kunnen via de door (de dienst) Informatievoorziening Overheidspersoneel (IVOP) ontwikkelde systemen prognoses gemaakt worden over o.a. de budgettering, het ziekteverzuim, de personeelsontwikkeling etc., maar kan ook verantwoording worden afgelegd over het personeelsbeleid doordat die systemen de cijfers van het afgelopen jaar c.q. de afgelopen jaren kunnen produceren.

Deze zogeheten managementinformatie is alleen van nut indien ook op het gebied van de personeelsinformatievoorziening en de personeelsadministratie beleid wordt gevoerd, namelijk: wat is belangrijk om te noteren, welke informatie wil de gebruiker uit het systeem halen en welke gegevens zijn voor kortere en welke voor langere tijd van belang.

Maar ook op uitvoerend niveau is het beleid ten aanzien van de personeelsinformatievoorziening en de personeelsadministratie van wezenlijk belang. Immers zonder goede personeelsadministratie en personeelsinformatievoorziening kunnen problemen optreden bij het verstrekken van uitkeringen, pensioenen en het betalen van salarissen.

Tussen personeelsbeleid en personeelsinformatievoorziening is een nauwe relatie. Besluiten tot wijziging van het personeelsbeleid worden veelal omgezet in wet- en regelgeving. De uitvoering daarvan geschiedt mede met behulp van informatiesystemen. Bijstelling van de bestaande wet- en regelgeving heeft dan tot gevolg dat er wijzigingen plaats moeten vinden in de ondersteunende informatiesystemen. Kleine beslissingen die op het politieke niveau worden genomen kunnen zo vergaande consequenties hebben voor het ontwerpen, bouwen en instandhouden van informatiesystemen die de beleidsuitvoering moeten ondersteunen.

Het personeelsadministratie- en personeelsinformatievoorzieningsbeleid bevat de volgende onderwerpen:

Het beleid ten aanzien van de personeelsadministratie en de salarisadministratie betreft voornamelijk het beleid inzake het voeren van de salaris- en de personeelsadministratie.

Het personeelsinformatievoorzieningsbeleid betreft het beleid ten aanzien van de informatie over het personeel (statistieken), de personeelsontwikkeling en de financiële kant van het personeelsbeleid, ten behoeve van de werkgevers en de minister van Binnenlandse Zaken als coördinerend minister.

Afbakening van het beleidsterrein

Het personeelsinformatievoorzieningsbeleid is een onderdeel van het personeelsbeleid. Daarnaast is het personeelsinformatievoorzieningsbeleid ook een onderdeel van het totale beleid betreffende informatievoorziening. Aangezien personeelsinformatievoorziening meer aansluit op de deelbeleidsterreinen met betrekking tot het personeelsbeleid en zeer nauw aansluit bij het arbeidsvoorwaardenbeleid is gekozen om dit deel uit het totale informatievoorzieningsbeleid te halen en apart te behandelen. Het is echter niet geheel los te zien van het totale beleid betreffende de informatievoorziening. Het beleid ten aanzien van het overheidspersoneel hangt op sommige punten nauw samen met de ontwikkelde personeelsinformatiesystemen, maar het ontwikkelen van nieuwe systemen hangt ook af van de vraag naar ‘nieuwe’ gegevens voor het voeren van het personeelsbeleid.

De handelingen vallen uiteen in ‘Systeembouw en systeembeheer’ en ‘Gegevensverwerking’.

Voorlichting aan het personeel ten aanzien van wijzigingen in het personeelsbeleid wordt in dit BSD niet meegenomen. De handelingen betreffende dit onderwerp maken deel uit van de BSD Arbeidsverhoudingen bij de overheid.

De handelingen betreffende de administratie van de Rijks Psychologische Dienst en de USZO/DUO (wachtgeld-uitkeringen) zijn opgenomen in de BSD Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel. Dit geldt ook voor de handelingen betreffende het ABP (pensioenvoorziening).

Totstandkoming BSD

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIO Overheidspersoneel: Personeelsinformatievoorziening en -administratie. Een rapport institutioneel onderzoek naar het deelbeleidsterrein personeelsinformatievoorziening en -administratie bij de overheid, 1945–1996.

In juli–augustus 2000 is reeds het ontwerp-BSD door de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC).

Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 177 van 13 september 2000.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Het advies van de Raad voor Cultuur (8 februari 2001, arc-2000.2116/2), gaf geen aanleiding tot wijzigingen. Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 201 van 17 oktober 2001.

De minister van Buitenlandse Zaken heeft echter, ondanks deelname aan het driehoeksoverleg, het BSD Personeelsinformatievoorziening en -administratie in 2001 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actor de minister van Buitenlandse Zaken als vakminister alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Personeelsinformatievoorziening en -administratie al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) als de secundaire zorgdragers (handelingen vakminister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

In verband met de vaststelling van het BSD P-Direct is één handeling uit dit BSD (61) overbodig geworden. Deze is daarom uit dit document gelaten. In BSD P-Direct is handeling 11 hiervoor in de plaats gekomen.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.