Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Arbeidsverhoudingen 1945 tot heden (Minister van Buitenlandse Zaken)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 25-9-2007 , aca-2007.03991/4);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Arbeidsverhoudingen over de periode 1945 tot heden’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Buitenlandse Zaken

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)

Vastgestelde versie, oktober 2007

Lijst van afkortingen

ABP: Algemeen burgerlijk pensioenfonds

AOP: Adviescommissie overheidspersoneel

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

Art: Artikel

ASIO: (werkgroep) Aard, structuur en inhoud van het overleg

Biza: Ministerie van Binnenlandse Zaken

BSD: Basisselectiedocument

CCGOA: Centrale Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken

COR: Centraal orgaan voor Rijkspersoneelsaangelegenheden

DC: Dienstcommissie

ESH: Europees Sociaal Handvest

ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Personeelsbeleid Rijksdienst

KB: Koninklijk besluit

OR: Ondernemingsraad

ROP: Raad voor overheidspersoneelsbeleid

RIO: Rapport institutioneel onderzoek

SOR: Sectoroverleg Rijkspersoneel

Stb: Staatsblad

Stcrt: Staatscourant

VSO: Verbond Sectorwerkgevers Overheid

VUT: Vervroegde uittreding

WOR: Wet op de ondernemingsraden

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie van het beleidsterrein

Het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen handelt over de relatie werkgever–werknemer bij de overheid. Deze relatie is in grote lijnen gebaseerd op overleg. Dit overleg vindt plaats in verschillende vormen tussen diverse betrokken partijen: enerzijds de overheid als werkgever, anderzijds de vakorganisaties als vertegenwoordiger van de ambtenaren. De overheid heeft er reeds in de negentiende eeuw voor gekozen om het overleg decentraal te doen laten plaatsvinden. Hieruit is een stelsel van diverse overlegvormen gegroeid. Bij de vaststelling van de Ambtenarenwet in 1929 heeft de wetgever het decentrale stelsel onaangetast gelaten. Artikel 125 eerste lid sub m van deze wet legt de overheid de plicht op om overleg te voeren met vakorganisaties over de rechtstoestand van de ambtenaren. Het tweede lid van dit artikel legt het bevoegde gezag van de provincies, gemeenten, waterschappen, veenschappen en veenpolders de verplichting op dezelfde onderwerpen bij verordening te regelen.

Binnen het overleg was een zekere hiërarchische structuur waarneembaar. Bovenaan de overlegladder stond het centraal georganiseerd overleg. Er bestaan meerdere vormen van georganiseerd overleg, afhankelijk van de betrokken overheidswerkgevers, zoals hierboven reeds is aangegeven. In dit BSD gaat het om het centraal georganiseerd overleg. Dit overleg vindt plaats tussen de vakcentrales voor overheidspersoneel en de Minister van Binnenlandse Zaken en betreft de arbeidsvoorwaarden van het burgerlijk rijkspersoneel. Tot 1993 werd het overleg gevoerd in de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken (CCGOA). De aanduiding centraal georganiseerd overleg was enigszins misleidend, omdat er in formele zin geen overlegsituatie was, waarin de rechtstoestand van alle ambtenaren aan de orde kwam. In de praktijk echter waren de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, waarover met de CCGOA werd overlegd in hoge mate bepalend voor de rechtstoestand van alle ambtenaren bij het Rijk en de lagere overheden. Dit was vooral te danken aan de interne coördinatie tussen de diverse overheidswerkgevers.

Het centraal georganiseerd overleg vormde dus de basis voor de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de rijksambtenaar. De bepalingen omtrent de vorm van het overleg en de samenstelling van de centrale commissie waren en zijn nog steeds vastgelegd in het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

De opvattingen over de inhoud van het overleg liepen nogal eens uiteen. Gedurende het interbellum ging men er nog vanuit dat er alleen over de rechtspositie van de ambtenaar moest worden gesproken. In de loop der jaren is de overlegthematiek geleidelijk aan uitgebreid en werd het gehele personeelsbeleid bij de overheid punt van overleg. Vanaf het einde van de jaren tachtig verkende men de mogelijkheden om het overleg verder te decentraliseren. Men wilde het terugbrengen tot het zogenaamde sectoraal overleg. In 1993 was er uiteindelijk sprake van een volwaardig sectoroverleg en werd de CCGOA ontbonden. Vanaf dat moment wordt er gesproken van de sectorcommissie bestaande voor de sectoren Rijk, Defensie, Onderwijs en Wetenschappen, politie, rechterlijke macht, gemeenten, provincies en waterschappen.

In de tweede plaats is er het overleg in de bijzondere commissie. De bijzondere commissie kan worden ingesteld voor ambtenaren werkzaam bij één of meer diensten, bedrijven of instellingen, met voor deze ambtenaren geldende bijzondere dienstvoorwaarden. Afhankelijk van de situatie kunnen er dus meerdere bijzondere commissies binnen één departement aanwezig zijn. In veel gevallen wordt de bijzondere commissie per dienstonderdeel ingesteld.

De taak van de bijzondere commissie spitst zich toe op de groep van ambtenaren die zij vertegenwoordigd. In eerste instantie brengt de bijzondere commissie adviezen uit aan zowel de Minister als aan de CCGOA en vanaf 1993 met de SOR. Met name naar deze laatste speelde zij een belangrijke ondersteunende rol. Sinds 1956 beperkte de adviesrol zich tot het centraal georganiseerd overleg.

Door de komst van de ondernemingsraden bij de rijksoverheid in 1995 is de bijzondere commissie nogal onder druk komen te staan. Door de uitgebreide bevoegdheden van de ondernemingsraad is er in de praktijk een overlapping van de werkzaamheden opgetreden. De taakverdeling tussen beide organen is dan ook niet meer geheel duidelijk.

Medezeggenschap is de derde overlegvorm. In het Algemeen Rijksambtenarenreglement is in 1929 de mogelijkheid tot instelling van dienstcommissies opgenomen. In eerste instantie had de dienstcommissie de taak om de bijzondere commissie te adviseren. Zij stond dichter bij de werkvloer en kende de problemen en de opvattingen van het personeel. Tot 1982 moesten de leden van de dienstcommissie afkomstig zijn uit één van de tot het centraal georganiseerd overleg toegelaten vakorganisaties. Het overleg van de dienstcommissie werd door velen als te beperkt ervaren. Dit gold zowel voor de nauwe verbondenheid met de vakorganisaties, waardoor er van een ware personeelsafspiegeling geen sprake was, als voor het nagenoeg ontbreken van bevoegdheden in het overleg met het diensthoofd. Met de Wet op de ondernemingsraden als grote voorbeeld, zocht men in de jaren tachtig naar aansluiting bij het medezeggenschapsstelsel in de particuliere sector. Het bestaande stelsel kwam op de helling te staan. Zo ontstond er een dienstcommissie waarvan de leden op basis van passief en actiefkiesrecht gekozen werden.

Gedurende de jaren negentig onderzocht men of een verdere koppeling van de medezeggenschapsstructuur aan de Wet op de ondernemingsraden (WOR) mogelijk was. In 1995 werd tenslotte de WOR van toepassing verklaard voor de (rijks)overheid.

Tenslotte is er het werkoverleg, staande op de onderste sport van de overlegladder, maar zeker niet onbelangrijk. In de loop der jaren is men bij de overheid de waarde van het werkoverleg steeds meer gaan inzien. In het werkoverleg krijgt de individuele werknemer/ambtenaar de gelegenheid om mee te praten over zaken, die hem direct aangaan. Het houdt hem betrokken. Voor het werkoverleg bestaan slechts richtlijnen. Het is niet wettelijk vastgelegd.

Misschien ten overvloede moet hier nog eens benadrukt worden dat dit BSD zich uitsluitend richt op de overlegstructuren van de (Rijks)overheid. De resultaten voortkomend uit het overleg komen hier niet aan de orde.

Afbakening van het beleidsterrein

Het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen handelt over de relatie werkgever–werknemer bij de overheid. Dit BSD gaat hoofdzakelijk in op de arbeidsverhoudingen van het burgerlijk rijksoverheidspersoneel. Daar buiten vallen de politie, het onderwijzend personeel, de rechterlijke macht en het militair personeel. Voor deze laatste groepen worden afzonderlijke regelingen getroffen. De arbeidsvoorwaarden van deze groepen zijn vastgesteld in een sector-eigen arbeidsreglement. De arbeidsverhoudingen van deze ambtenarengroepen zijn dan ook niet in dit BSD opgenomen. Dit is ook het geval voor de lagere overheden, dat zijn de gemeenten, de provincies en de waterschappen. Alleen de rol van de centrale overheid ten opzichte van de arbeidsvoorwaardenvorming bij de lagere overheden komt aan de orde.

Bepaalde aspecten van het beleid voor de arbeidsverhoudingen zijn echter geldig voor alle groepen van overheidspersoneel, te denken valt aan het stakingsrecht of de medezeggenschap. Deze algemene aspecten zijn in principe voor alle groepen in dit BSD meegenomen.

Totstandkoming BSD

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het RIO Overheidspersoneel: Arbeidsverhoudingen. Een rapport institutioneel onderzoek op het deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen bij het overheidspersoneel in de periode 1945–1995 (1997).

In juli–augustus 2000 is het ontwerp-BSD door de Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 177 van 13 september 2000.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Op 8 februari 2001 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.2116/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in het BSD.

Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 200 van 16 oktober 2001.

De Minister van Buitenlandse Zaken heeft echter, ondanks deelname aan het driehoeksoverleg, het BSD Arbeidsverhoudingen in 2001 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de Minister van Buitenlandse Zaken, (de Minister van Buitenlandse Zaken als) vakMinister, de Bijzondere Commissie, de Dienstcommissie en de Ondernemingsraad alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Arbeidsverhoudingen al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) als de secundaire zorgdragers (handelingen vakMinister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure. Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

De vaststelling van het BSD P-Direct heeft geen aanleiding gegeven tot het intrekken van handelingen in dit BSD.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Algemene selectiecriteria

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.