Besluit Vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Internationale Volksgezondheid vanaf 1945 (Minister van Buitenlandse Zaken)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 30 augustus 2007, nr. aca-2007.03943/5);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Internationale Volksgezondheid over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag op het beleidsterrein

Deze selectielijst geldt voor de zorgdragers:

Ministerie van VWS

Directie Informatiehuishouding

april 2007

Lijst van afkortingen

AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur

BSD: Basis Selectiedocument

b.w. : buiten werking

BLEU: Belgisch-Luxemburgse Economische Unie

CDBI: Bio-ethiekcomité (Raad van Europa)

CDDH: Mensenrechtencomité (Raad van Europa)

CDPSP: Volksgezondheidscomité (Partieel akkoord) (Raad van Europa)

COCO-EU: Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen

COCO-HAN: Coördinatiecommissie voor Europese Integratie- en Associatieproblemen op Hoog Ambtelijk Niveau

CORIA: Coördinatiecommissie voor Internationale Aangelegenheden

COREPER: Comité van Permanente Vertegenwoordigers (Europese Unie)

ECE: Economische Commissie voor Europa (Verenigde Naties)

CDSP: Volksgezondheidscomité (Raad van Europa)

ECOSOC: Economische en Sociale Raad van de Verenigde Naties

EEG: Europese Economische Gemeenschap

EG: Europese Gemeenschap(pen)

EGKS: Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal

EU: Europese Unie

Euratom: Europese Gemeenschap voor Atoomenergie

FAO: Voedsel- en Landbouworganisatie van de Verenigde Naties

IBRD: Internationale Bank voor Reconstructie en Ontwikkeling (Wereldbank)

IDA: Internationale Ontwikkelingsassociatie (Wereldbank)

ILO: Internationale Arbeidsorganisatie

iwtr. : inwerkingtreding

KB: Koninklijk Besluit

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

NAVO: Noord Atlantische Verdragsorganisatie

NGO: Niet-Gouvernementele Organisatie

NiHP: Netherlands international Health Platform

OCW: (Minister van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OEES: Organisatie voor Europese Economische Samenwerking

OESO: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

Pb.: Publicatieblad

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

PC DIN: Permanente Commissie Documentaire Informatievoorziening

REIA: Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden

REIA/EA: Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden / Europese aangelegenheden

REIA/IA: Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden / Internationale Aangelegenheden

RIO Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

Trb.: Tractatenblad

UICC: Internationale Unie Tegen Kanker

UNAIDS: Verenigde Naties AIDS Programma

UNDCP: Verenigde Naties Drugs Controleprogramma

UNDP: Verenigde Naties Ontwikkelingsprogramma

UNESCO: Organisatie van de Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur

UNHCR: Verenigde Naties Hoge Commissaris voor de Vluchtelingen

UNICEF: Verenigde Naties Kinderfonds

UNRRA: Administratie van de Verenigde Naties inzake Hulp en Rehabilitatie

VN: Verenigde Naties

VWS: (Minister van) Volksgezondheid, Welzijn en Sport

WEU: Westeuropese Unie

WHO: Wereldgezondheidsorganisatie

WVC: (Minister van) Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

Verantwoording

Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht de drager – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995(Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:

Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de Minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.

Het doel en de werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

Functies van het BSD

Voor de zorgdrager is het BSD van belang voor de bedrijfsvoering als mogelijke basis voor ordeningsplannen.

Voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder d).

Voor de Minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c).

Voor de Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de Institutionele Toegangen.

De definitie van het beleidsterrein

Op het beleidsterrein Internationale volksgezondheid houdt de overheid zicht bezig met internationale samenwerking ter verbetering van de mondiale volksgezondheid.

Afbakening van het beleidsterrein

Deze selectielijst is gebaseerd op RIO 115, ‘Internationale samenwerking in de volksgezondheid, Een institutioneel onderzoek naar het overheidshandelen op het terrein van de internationale volksgezondheid, 1945–1996’, door dr. Y. Alkema, in opdracht van het Ministerie van VWS, te ’s-Gravenhage, 2001.

Wanneer internationale regelgeving vertaald wordt naar nationale, ontstaan er raakvlakken met andere beleidsterreinen.

Er heeft voor het opstellen van dit BSD geen extra onderzoek meer plaatsgevonden.

Handeling 63 uit het RIO is vervallen. De neerslag van deze handeling wordt gedekt door handelingen in het BSD Volksgezondheidsubsidies, op basis van RIO 133. In plaats daarvan is er een andere handeling aan het BSD toegevoegd voor de actor Minister onder wie Volksgezondheid ressorteert: ‘Het organiseren van en/of het leveren van een bijdrage aan congressen, symposia etc. met betrekking tot internationale volksgezondheidsaangelegenheden’. Tevens is voor dezelfde actor een handeling 64 toegevoegd: ‘Het voeren van voorbereidend interdepartementaal overleg op het beleidsterrein van de volksgezondheid’.

Doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein Internationale volksgezondheid

Er zijn meerdere redenen voor de Nederlandse overheid om zich ook in internationaal verband met volksgezondheid bezig te houden. De belangrijkste reden is, vanzelfsprekend, dat ziekten internationaal zijn en zich niets van nationale grenzen aantrekken. Om (besmettelijke) ziekten nationaal effectief te kunnen bestrijden, of, beter nog, te voorkomen, is internationale samenwerking nodig. De Nederlandse overheid werkt daarom al sinds het einde van de vorige eeuw samen met een groot aantal landen, zowel in bilateraal als multilateraal verband.

Door de almaar toenemende mobiliteit is internationale samenwerking op het terrein van de ziektebestrijding een noodzaak. Internationale samenwerking op het terrein van de volksgezondheid is echter ook een kwestie van solidariteit. Solidariteit is de onderliggende gedachte van de huidige Nederlandse steun aan de heropbouw van gezondheidszorgsystemen in de landen van Midden- en Oost-Europa en van de steun op het terrein van de volksgezondheid die al veel langer wordt verleend aan andere niet-Westerse landen. Wat de laatste groep landen betreft, ligt de nadruk op samenwerking met landen waarmee Nederland van oudsher contacten onderhoudt, zoals Indonesië, Suriname, de Nederlandse Antillen en Zuid-Afrika.

Tenslotte, is de uitwisseling van expertise een belangrijke reden voor het voeren van een actief internationaal volksgezondheidsbeleid. In dit verband zijn vooral de contacten met de landen in West Europa en de Verenigde Staten van belang.

De laatste jaren is het Nederlandse internationale volksgezondheidsbeleid steeds meer onder invloed komen te staan van het beleid van de Ministeries van Buitenlandse en Economische Zaken. Dat betekent dat het beleid niet langer puur door gezondheidspolitieke motieven wordt bepaald. De samenwerking met de landen van Midden- en Oost-Europa, bijvoorbeeld, wordt voornamelijk geïnspireerd door motieven van buitenlands-politieke aard, terwijl de samenwerking met landen in het Verre Oosten en Noord-Amerika grotendeels wordt ingegeven door economische interessen.

De doelstellingen van het Nederlandse internationale volksgezondheidsbeleid werden in 1996 door de Minister in een brief aan de Tweede Kamer als volgt samengevat:

De inzet van het departement, aldus de Minister in dezelfde brief,

‘is dat wij actief willen bijdragen aan afspraken omtrent een betere taakverdeling en nauwere samenwerking tussen de verschillende internationale organisaties. Daarbij onderstrepen wij ook de voorstellen van het Kabinet terzake zoals geformuleerd in de Nota Herijking van het Buitenlands Beleid. Wij ondersteunen de daadwerkelijke vormgeving van een samenhangende internationale volksgezondheidsagenda. Dat zal gebeuren door dit standpunt in desbetreffende nationale en internationale gremia naar voren te brengen en door andere landen voor deze strategie te winnen.’

Bilaterale en multilaterale samenwerking

Ter verwezenlijking van de doelstellingen van het internationale volksgezondheidsbeleid onderhoudt Nederland tal van contacten, zowel bilaterale als multilaterale. Een deel van de contacten is geïnstitutionaliseerd in verdragen, met name in multilaterale overeenkomsten. Al voor de Tweede Wereldoorlog was Nederland verdragspartner in een groot aantal overeenkomsten: sanitaire verdragen, verdragen tegen de handel in verdovende middelen en standaardisatieverdragen. Na de Tweede Wereldoorlog sloot Nederland zich aan bij een aantal multilaterale organisaties die zich (onder andere) bezig hielden met volksgezondheidsvraagstukken: de Verenigde Naties, de Wereldgezondheidsorganisatie, de Raad van Europa, de Benelux en de Europese Gemeenschappen.

Door de na-oorlogse trend in de richting van multilaterale overeenkomsten, lijkt het alsof bilaterale verdragen van minder belang zijn geworden. Dit beeld wordt versterkt door het feit dat er zo goed als geen bilaterale verdragen op alleen het terrein van de volksgezondheid worden afgesloten, dat wil zeggen verdragen op het terrein van de volksgezondheid met een wettelijke basis. De bilaterale overeenkomsten die op het terrein van de volksgezondheid worden afgesloten, vormen in vrijwel alle gevallen uitvoeringsovereenkomsten van meeromvattende verdragen, zoals bijvoorbeeld Culturele Verdragen.

Van de volgende actoren, die onder de Archiefwet vallen, zijn de handelingen die betrekking hebben op internationale samenwerking beschreven:

Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Het doel van de selectie is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.