Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Notarissen vanaf 1945 (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 06 augustus 2007 nr. aca-2007.03872/4);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie op het beleidsterrein Notarissen over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument notarissen

Voor de zorgdragers:

Vastgesteld/ versie SDU oktober 2007

PWAA / Rotterdam

Drs. P. Fijnheer

Lijst van afkortingen

AMvB: Algemene maatregel van bestuur

BFT: Bureau Financieel Toezicht

BSD: Basis selectiedocument

CBB: Centraal Bureau van Bijstand

COREPER: Comité des Représentants Permanents (EG)

CTR: Centraal Testamentenregister

EU: Europese Unie

EZ: Economische Zaken

GBA: Gemeentelijke Basisadministratie

KNB: Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)

NA: Nationaal Archief

OCW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

PBO: Publiekrechtelijk Bestuursorgaan

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

Wna: Wet op het notarisambt

ZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan

1 Definitie van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en), bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord.

Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen nader institutioneel onderzoek.

Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder hoofdstuk 8).

In het veld ‘waardering’ wordt aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden, en welk bewaarcriterium of vernietigingstermijn gehanteerd wordt. De waardering B (= bewaren) betekent dat de neerslag voor permanente bewaring wordt overgebracht naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen. De waardering V (= vernietiging) betekent dat de neerslag wordt vernietigd. Op welke termijn dat gebeurt, wordt bij de waardering vermeld. Bij voorkeur wordt ook het ingangsmoment vastgelegd (bijv. 3 jaar na vaststelling nieuwe regeling). Zonder nadere aanduiding gaat de vernietigingstermijn in direct na afsluiting van de zaak waarop een dossier betrekking heeft.

Anders dan in het RIO worden in het BSD de handelingen per actor geordend. Indien een BSD bestaat uit lijsten voor actoren onder verschillende zorgdragers, worden deze per zorgdrager geordend. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het uitgangspunt dat een selectielijst een eenheid is, bevattende handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Anders gezegd: een selectielijst kan opgebouwd zijn uit (deel)lijsten voor verschillende actoren die onder dezelfde zorgdrager ressorteren.

2 Functies van het BSD

Het BSD heeft de volgende functies:

3 Verantwoording

3.1 Doel en werking van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

3.2 Definitie van het beleidsterrein

Het ambt van notaris houdt de bevoegdheid in om authentieke akten te verlijden (of ‘passeren’) in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij zulks van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Voorbeelden van ambtelijke werkzaamheden zijn het afgeven van een verklaring van erfrecht en het opmaken van een notariële akte daarvan, het opstellen van een samenlevingscontract en het geven van juridische adviezen

3.3 Afbakening van het beleidsterrein en de doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein

In dit basisselectiedocument staat het ambt van notaris centraal. Het ambt van notaris houdt de bevoegdheid in om authentieke akten te verlijden (of ‘passeren’) in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij zulks van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Voorbeelden van ambtelijke werkzaamheden zijn notariële akten betreffende het opmaken van een testament, het opstellen van een samenlevingscontract en het geven van juridische adviezen.

Van overheidswege is het handelen op het beleidsterrein notarissen er op gericht de kwaliteit van de notariële dienstverlening en de continuïteit en de toegankelijkheid van het notariaat te waarborgen. Met dit doel voor ogen zijn er bepalingen vastgesteld op het gebied van onder andere de benoeming en opleidingsvereisten van en het (financiële) toezicht op notarissen. Ten aanzien van de ontwikkeling van de tarieven streeft de overheid er naar de diensten van een notaris voor een ieder toegankelijk te houden.

3.4 Totstandkoming BSD

Dit BSD is gebaseerd op een institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen Natuurlijke personen en Notarissen dat in 2002 is uitgevoerd door drs. R. van Abel. In 2006 is door het Ministerie Justitie besloten om zowel voor het beleidsterrein Notarissen als voor het beleidsterrein Natuurlijke personen een afzonderlijk RIO en BSD op te stellen. Voor het RIO en BSD Notarissen is begin 2007 aanvullend onderzoek gedaan door drs. P. Fijnheer. Dit aanvullende onderzoek was nodig omdat de context voor verschillende handelingen in eerste instantie als te summier werd beoordeeld. Het aanvullende onderzoek heeft geresulteerd in het RIO Notarissen. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein notarissen (1945–2006). Dit RIO heeft PIVOT-nummer 172 gekregen.

In principe zijn in dit BSD de handelingen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) niet opgenomen. De KNB heeft een eigen selectielijst vastgesteld (Stcrt. 2005, 212). In overleg met de KNB is besloten de handeling van de KNB betreffende de zorg voor het inrichten en bijhouden van het Centraal Testamentenregister wel in dit BSD Notarissen op te nemen. Sinds januari 2007 heeft de KNB deze taak van de Minister van Justitie overgenomen. Deze handeling staat in paragraaf 3.8, ‘De Notariële archieven’. Tevens is een handeling met betrekking tot voorlichting en een handeling met betrekking tot registratie opgenomen voor de KNB, alsook voor de Minister van Justitie voor de periode 1945–2006.

In de selectielijst van de KNB is ook de actor Commissie van toezicht beroepsopleiding notariaat opgenomen. Dit is tevens van toepassing voor de beheerders van de algemene bewaarplaatsen van protocollen in elk arrondissement. Dit zijn notarissen die door de kamers van toezicht worden benoemd.

Van het Bureau Financieel toezicht (BFT) zijn geen handelingen opgenomen, aangezien dit een ZBO met rechtspersoonlijkheid is en derhalve zelf zorgdrager is van het eigen archief.

In dit BSD Notarissen is de actor Commissie tot regeling van tarieven van deurwaarders en notarissen bij veilingen opgenomen. Voor de beroepsgroep Gerechtsdeurwaarders zal nog een basis selectiedocument worden vervaardigd.

Er behoeven geen selectie- of vernietigingslijsten te worden ingetrokken.

De volgende beleidsdeskundigen hebben het concept-BSD beoordeeld:

Als archiefdeskundige is opgetreden de heer drs. G. Beks, projectleider bij de directie Informatisering van het Ministerie van Justitie.

3.5 De actoren werkzaam op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in het BSD zijn opgenomen

• Minister van Economische Zaken

– Minister van Financiën

– Koninklijke Notariële beroepsorganisatie (KNB)

4 Selectiedoelstelling

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in het BSD toegepast op het betreffende beleidsterrein.

5 Selectiecriteria

De selectiedoelstelling van het Nationaal Archief is dat met de te bewaren gegevens een reconstructie van het handelen van de rijksoverheid op hoofdlijnen ten opzichte van haar omgeving mogelijk moet zijn, waardoor bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Om de selectiedoelstelling te realiseren, worden zes selectiecriteria gebruikt om tot een waardering te komen:

op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninklijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

‘Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.’

6 Verslag vaststellingsprocedure

In maart 2007 is het ontwerp-BSD door de Minister van Justitie, de Minister van Economische Zaken, de Minister van Financiën, en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC).

Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 1 juni 2007 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief. Tevens is de selectielijst beschikbaar gesteld via de website van het Nationaal Archief en de website van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 6 augustus 2007 bracht de RvC advies uit (aca-2007.03872/4), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in de ontwerp-selectielijst. De Raad constateerde in haar advies een overlap met de handelingen voor de Kamer van Toezicht in het BSD Rechterlijke Macht. Deze handelingen zijn vastgesteld (Stcrt. 2007/5) voor de zorgdragers de Minister van Justitie en de Rechterlijke organisatie. Het NA heeft daarop in overleg met de Mandaatgroep archieven gerechten en PWAA besloten de handelingen van de Kamer van Toezicht uit onderhavig BSD te verwijderen. Wanneer het BSD Rechterlijke Macht te zijner tijd wordt geactualiseerd zal de afweging worden gemaakt in hoeverre de handelingen van de Kamer van Toezicht uit de selectielijst Notarissen alsnog worden vastgesteld.

Daarop werd het BSD op 11 oktober 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Projectdirecteur Project Wegwerken Archiefachterstanden (conform het convenant d.d. 30 mei 2006) namens de Minister van Economische Zaken (C/S&A/07/2260), de Minister van Financiën (C/S&A/07/2261), de Minister van Justitie (C/S&A/07/2262) en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (C/S&A/07/2263) vastgesteld.

7 Leeswijzer

De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven:

Dit is het volgnummer van de handeling.

Dit nummer is overgenomen uit het RIO. Als het volgnummer van één of meerdere handelingen in het BSD afwijkt van het oorspronkelijke RIO-nummer, dan wordt deze vermeld in een concordans.

Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Bijvoorbeeld:

Het voorbereiden, coördineren en bepalen van het beleid inzake geluidshinder.

Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Is geen specifiek beginjaar bekend dan wordt een beginjaar geschat, of 1945– genoemd. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht, indien bekend, kan op twee manieren worden vermeld.

(1)

Bijvoorbeeld:

Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2 (Stb. 1947, H 423), Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid, lid 3 (Stb. 1969, 598), gewijzigd 1978 (Stb. 1978, 254), vervallen in 1986 (Stb. 1986, 1)

(2)

De overige gegevens (vindplaats, wijzigingen of vervallen kunnen worden vermeld in een overzicht van geraadpleegde wetten)

Bijvoorbeeld:

Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2, Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid 3