Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de Overheid periode 1945– (Minister van Buitenlandse Zaken)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 25 oktober, aca-2007.04045/3);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de Overheid over de periode 1945–’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument overheidspersoneel

Deelbeleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de overheid 1945–

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Buitenlandse Zaken

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)

Vastgestelde versie November 2007

Lijst van afkortingen

Abod: Arbeidsomstandighedenbesluit burgerlijke openbare dienst

Arbo-: Arbeidsomstandigheden

Arbowet: Arbeidsomstandighedenwet

ATW: Arbeidstijdenwet

b.w.: buiten werking

i.w.: in werking

RBB: Rijks Bedrijfsgezondheids- en Bedrijfsveiligheidsdienst

RGD: Rijks Geneeskundige Dienst

SOA: Stuurgroep Onderzoek Arbeidsverzuim

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

VBF: Veiligheidsbesluit voor fabrieken en werkplaatsen

VBR: Veiligheidsbesluit voor restgroepen

WGW: Wet op de Gevaarlijke Werktuigen

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit BSD is een dergelijk horizontaal selectiedocument.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie en afbakening van het beleidsterrein

Het arbeidsomstandighedenbeleid, kortweg ook wel arbo-beleid genoemd, is gericht op het voorkomen van lichamelijke en geestelijke schade van werknemers in verband met hun arbeid en op het bevorderen van hun welbevinden bij die arbeid. Het doel van het deelbeleidsterrein Arbeidsomstandigheden is het waarborgen van de veiligheid, de bescherming van de gezondheid en het bevorderen van het welzijn van de werknemers in relatie tot hun werk.

De wijze waarop de overheid als werkgever (c.q. de minister van Binnenlandse Zaken en de vakministers) aan haar arbo-beleid vorm geeft, kan niet los gezien worden van de ontwikkelingen in de marktsector. Hoewel ze een enkele keer weldegelijk initiatieven heeft genomen en op de wet- en regelgeving voor de marktsector vooruit heeft gelopen, is haar rol toch voornamelijk beperkt tot het naleven van de wet- en regelgeving voor zover deze tenminste ook voor de collectieve sector van toepassing is verklaard. De bemoeienissen van de minister van Binnenlandse Zaken als coördinator van het overheidspersoneelsbeleid liggen hierbij in hoofdzaak op het vlak van het aanpassen en van toepassing verklaren van wetten en regels die voor het bedrijfsleven gelden. De uitvoering van deze regels komt gewoonlijk voor rekening van de vakministers, die als werkgever op hun ministeries optreden.

De rol van de vakminister als directe werkgever ligt vooral op het uitvoerende vlak; hij dient de regels en voorschriften op te volgen die hem door de minister van Sociale Zaken en die van Binnenlandse Zaken zijn opgelegd. Niettemin beschikt de vakminister binnen de kaders van de wet- en regelgeving soms over een zekere keuzevrijheid met betrekking tot de wijze waarop hij deze regels wil opvolgen. Aanvankelijk was de keuzevrijheid van de werkgever om het doel (het waarborgen van de veiligheid, de bescherming van de gezondheid en het bevorderen van het welzijn van de werknemers) te bereiken beperkt. De wet gaf een aantal voorschriften waaraan hij verplicht was zich te houden. Veel handelingen hebben dan ook hoofdzakelijk betrekking op het uitvoeren van het door de wet opgelegde beleid, zoals het laten keuren van machines en het doen uitvoeren van andere veiligheidsinspecties en het gezondheidsonderzoek onder werknemers. Feitelijk was de vrijheid van de werkgevers beperkt tot het aanvragen van ontheffing of vrijstelling. De beslissing op dergelijke aanvragen was echter voorbehouden aan de minister van Sociale Zaken, die als regelgever van het arbo-beleid verantwoordelijk was (en nog is), en aan de onder hem ressorterende diensten.

Vooral met de invoering van de Arbo-wet en de Arbeidstijdenwet in de jaren tachtig en negentig van de twintigste eeuw is echter een grotere verantwoordelijkheid bij de werkgever gelegd en kreeg hij meer vrijheid ten aanzien van de wijze waarop hij de door de wet opgelegde taken zou invullen. De deskundige arbodiensten die aan zijn bedrijf of inrichting verbonden waren, konden hem hierbij van advies dienen. Tegelijkertijd kregen de werknemers via de ondernemingsraad of de arbo-commissie meer inspraak bij de vaststelling van het arbo-beleid binnen het bedrijf of de inrichting. Al deze veranderingen brachten met zich mee dat de vakminister als werkgever zelf beleid moest gaan ontwikkelen en zich moest gaan verantwoorden voor het gekozen beleid, in jaarplannen en jaarverslagen. Aldus is zijn handelen wat minder op het uitvoerende en wat meer op het beleidsbepalende vlak komen te liggen.

Sinds de negentiende eeuw heeft de overheid een aantal wetten en andere regels geschapen waarin voorschriften omtrent de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemers zijn vastgelegd. Twee aspecten zijn hierbij te onderscheiden: enerzijds de regelingen tegen de negatieve effecten van de arbeidssituatie zelf, anderzijds de regelingen van de arbeids- en rusttijden.

Zo zijn vooral de volgende wetten en besluiten, wat de periodisering van de handelingen in onderliggend BSD betreft, van belang: de Veiligheidswetten (1895 en 1934), de Stoomwetten (1898 en 1953), de Arbeidswet (1919), de wet Gevaarlijke Werktuigen (1952), het besluit Rijks Geneeskundige Dienst (1962), de Arbeidsomstandighedenwet (1980, voor de overheid in 1985 in werking getreden), het besluit Rijks Bedrijfsgezondheids- en Bedrijfsveiligheidsdienst (1985), de Arbeidstijdenwet (1996), de wet Privatisering RBB (1996) en het Arbobesluit (1997).

Voor een overzicht van genoemde wetten en besluiten verwijzen wij naar het RIO Overheidspersoneel: Arbeidsomstandigheden. Een rapport institutioneel onderzoek naar het deelbeleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de overheid in de periode 1945–1996 (2000).

Totstandkoming BSD

Het onderliggende BSD is gebaseerd op het reeds hierboven genoemde RIO Overheidspersoneel: Arbeidsomstandigheden. Een rapport institutioneel onderzoek naar het deelbeleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de overheid in de periode 1945–1996 (2000).

In juli–augustus 2000 is het ontwerp-BSD door de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Defensie, Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, Verkeer en Waterstaat, Financiën, Justitie, Algemene Zaken, Economische Zaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 13 september 2000 lag het ontwerp-BSD gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 177 van 13 september 2000.

Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

In de vergadering van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC van 21 november 2000 is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.

Op 8 februari 2001 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2000.2116/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in het BSD.

Daarop is het BSD vastgesteld in de Staatscourant nr. 201 van 17 oktober 2001.

De minister van Buitenlandse Zaken heeft echter het BSD Arbeidsomstandigheden bij de overheid in 2001 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de minister van Buitenlandse Zaken als vakminister, de Veiligheidscommissie, de Mentor van jeugdige werknemers, de Vertrouwenspersoon seksuele intimidatie en de Klachtencommissie seksuele intimidatie alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Arbeidsomstandigheden al eerder uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) als de secundaire zorgdragers (handelingen vakminister), is in samenspraak met het NA besloten tot een versnelde vaststellingsprocedure.

Voor meer informatie over de doelstellingen van de overheid of de actoren op dit beleidsterrein kan het bovengenoemde RIO worden geraadpleegd.

In verband met de vaststelling van het BSD P-Direct zijn sommige handelingen uit dit BSD overbodig geworden. Zij zijn daarom uit dit document gelaten. In bijlage 1 van het BSD P-Direct (pagina 14 en verder) is een tabel opgenomen waarin deze handelingen staan vermeld. Hier is bovendien een concordans te vinden van de handelingsnummers die in de plaats van de vervallen handelingen komen.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en het Nationaal Archief.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met het NA, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen aanvullend selectiecriterium toegekend.

Actoren

Actoren onder de zorg van de minister van Buitenlandse Zaken

Minister van Buitenlandse Zaken als vakminister

Elke minister treedt binnen zijn eigen ministerie op als de directe werkgever van het aldaar werkzame personeel. De rol van de vakminister op het deelbeleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de (Rijks-)overheid ligt voornamelijk op het uitvoerende vlak: het naleven van de voorschriften die de ministers van Sociale Zaken en van Binnenlandse Zaken ontwikkeld hebben om de veiligheid bij het werk te garanderen, en de gezondheid en het welzijn te bevorderen. Soms echter biedt de regelgeving de werkgevers enige bewegingsvrijheid en mogen zij zelf bepalen hoe zij, binnen de door de wet gestelde kaders, het Arbo-beleid invullen.

Veiligheidscommissie

De Veiligheidswet 1934 voorzag in de oprichting van veiligheidscommissies binnen door de minister van Sociale Zaken aangewezen ondernemingen. De taak van een dergelijke commissie was het adviseren van het hoofd of de bestuurder van de onderneming met betrekking tot het bevorderen van de veiligheid en het voorkomen van schade aan de gezondheid van werknemers.