Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Natuurlijke Personen vanaf 1945 (Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 17-12-2007, arc-2007-04229/3);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Natuurlijke Personen over de periode 1945–’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van het handelen op het beleidsterrein

Voor de zorgdragers:

Drs. R. van Abel / (DOXiS Documentaire Informatiemanagers) / Ministerie van Justitie Mei 2002

PWAA / Vastgestelde versie, januari 2008

Lijst van afkortingen

AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur

BSD: Basis Selectiedocument

BZK: (ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

BZ: (ministerie van) Buitenlandse Zaken

BW: Burgerlijk Wetboek

Jus: (ministerie van) Justitie

KB: Koninklijk Besluit

NA: Nationaal Archief

OCW: (ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

WSNP: Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen

Verantwoording

Doel en werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

Definitie van het beleidsterrein

Publiekrecht – privaatrecht

Binnen het recht wordt onderscheid gemaakt tussen publiek- en privaatrecht. Publiekrecht regelt de inrichting van de staat en de staatsorganen en de verhouding tussen de overheid en haar burgers. Tot het publiekrecht hoort het staatsrecht, administratief of bestuursrecht, het strafrecht en het belastingrecht.

Het privaatrecht regelt de rechtsbetrekkingen tussen de burgers onderling. Het geeft hun de vrijheid, binnen het kader van dwingend voorgeschreven rechtsregels, hun eigen rechtsbetrekkingen gestalte te geven. Vanwege de grote omvang van het beleidsterrein privaatrecht is besloten het onderzoek op te delen. Dit BSD behandelt een onderwerp binnen het privaatrecht, natuurlijke personen.

Behalve over natuurlijke personen zijn er selectielijsten gemaakt over een aantal ander onderwerpen binnen het privaatrecht. Deze onderwerpen worden in de paragraaf ‘afbakening van het beleidsterrein’ opgesomd.

Natuurlijke personen

Met het begrip natuurlijke persoon wordt de mens als rechtssubject aangeduid. Een rechtssubject is een (potentieel) zelfstandig drager van rechten, verplichtingen en bevoegdheden.

Een andere vorm van een rechtssubject is een rechtspersoon (bijvoorbeeld een vereniging, Naamloze Vennootschap of stichting). Rechtspersonen kunnen privaatrechtelijk zijn, maar blijven in dit BSD buiten beschouwing.

Het privaatrecht wordt geregeld in het Burgerlijk Wetboek en het Wetboek van Koophandel. Voor de handelingen die gerelateerd zijn aan dit laatste Wetboek wordt verwezen naar de selectielijst voor de Kamer van Koophandel.

Het eerste boek van het Burgerlijk Wetboek heeft als titel ‘Personen- en Familierecht’. Dit boek maakt sinds 1838 deel uit van het Burgerlijk Wetboek en vanaf 1970 van het Nieuwe Burgerlijk Wetboek (NBW).1In het oude Burgerlijk Wetboek waren de artikelen van begin tot eind doorgenummerd. In het nieuwe BW begint de nummering van de artikelen per boek opnieuw. Voor de vertaling van nummers van oud naar nieuw en andersom worden tabellen gebruikt. In het handelingenoverzicht is, indien deze beschikbaar was, uitgegaan van de nummering van het NBW en is de lezer voor de oude nummering, indien gewenst, aangewezen op de tabellen. Het personenrecht geeft regels met betrekking tot de hoedanigheid (bijvoorbeeld wettigheid van een kind) en bevoegdheid (bijvoorbeeld om te kunnen huwen) van personen. Het familierecht behandelt de rechten en verplichtingen die uit de familieverhoudingen voortvloeien. Te denken valt aan huwelijk, echtscheiding, ouderlijke macht en voogdij.2N.E. Algra, Inleiding tot het Nederlands Privaatrecht (Groningen 1975) 25.

De volgende onderwerpen worden in dit BSD behandeld:

Afbakening van het beleidsterrein

Deelbeleidsterreinen en grensgebieden

Het Rapport Institutioneel Onderzoek over natuurlijke personen beoogt een zo compleet mogelijk overzicht te geven van alle handelingen op het beleidsterrein. De grenzen van het beleidsterrein zijn echter niet altijd duidelijk aan te geven. Sommige onderwerpen liggen namelijk op een grensgebied van twee of meer terreinen, bijvoorbeeld huwelijksvermogensrecht: dit onderwerp heeft zowel betrekking op natuurlijke personen als op vermogensrecht. Bij de afweging of een bepaalde handeling in zo’n grensgebied al of niet in het RIO en BSD wordt opgenomen, is het simpele gegeven of zo’n handeling reeds in een ander onderzoek aan bod is gekomen, van doorslaggevende betekenis geweest. Er bestaan namelijk voor een groot aantal deelbeleidsterreinen of rechtsgebieden van vermogensrecht andere RIO’s.

Waar het uiteindelijk om gaat, is dat er over de stukken die uit zo’n handeling voortkomen in een Basis Selectiedocument wordt besloten of ze definitief worden bewaard. Als de indruk ontstond dat een grensgeval buiten de boot dreigde te vallen, is ervoor gekozen om de handeling wel op te nemen.

Om anderzijds tegenstrijdigheden en doublures echter te voorkomen, zijn in dit BSD geen handelingen opgenomen die reeds elders worden genoemd.

Het onderwerp testamentenregister is opgenomen in het RIO en BSD Notarissen. Het RIO Notarissen. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein notarissen van de auteurs drs. R. van Abel en drs. W.F. Fijnheer is in de periode 2002-2007 vervaardigd en heeft PIVOT-nummer 172.

Over het beleidsterrein vermogensrecht is in 2002 het RIO (Z)onder Voorwaarden. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein vermogensrecht geschreven door drs. R. van Abel. Dit rapport heeft het PIVOT-nummer 154. In dat onderzoek komen Boek 3 t/m 8 van het Burgerlijk Wetboek aan de orde.

Behalve het testamentenregister bestaat er nog een onderwerp dat op het raakvlak ligt van natuurlijke personen en vermogensrecht, namelijk huwelijksvermogensrecht. Sinds 1992 is dat het enige onderwerp van het vermogensrecht dat niet in Boek 3 t/m 8 staat, maar in Boek 1. Om die reden wordt het in het RIO en dit BSD Natuurlijke personen behandeld.

Voor handelingen op het raakvlak van natuurlijke personen en nationaliteit raadplege men het RIO Nationaliteiten. Een onderzoek naar de actoren en handelingen op het terrein van de nationaliteitsaangelegenheden, 1945–1991 van de hand van A.H. Netiv. Dit PIVOT-rapport heeft het nummer 11.

De registers van de Burgerlijke Stand en de periodieke volkstellingen moeten niet verward worden met de bevolkingsadministratie of bevolkingsboekhouding, die zijn oorsprong vindt in het midden van de negentiende eeuw. De registers van de Burgerlijke Stand en de periodieke volkstellingen zijn beide niet alleen van vroegere datum, maar vervullen bovendien een geheel andere functie. De bevolkingsadministratie is de gemeentelijke teboekstelling van de inwoners van een gemeente en van hen die er verblijf houden. De registers van de Burgerlijke Stand bevatten de persoonlijke staat ten aanzien van afstamming, geboorte, huwelijk, echtscheiding, ouderschap en overlijden. De ambtelijke vastlegging van die staat, in akten en al dan niet losbladige registers van de burgerlijke stand, wordt in iedere gemeente door daartoe aangestelde ambtenaren opgemaakt en bijgehouden.

Wel is sprake van een zekere wisselwerking tussen deze drie administratievormen: zo ontleent de bevolkingsadministratie in belangrijke mate haar gegevens aan de registers van de burgerlijke stand en zijn de volkstellingen lange tijd mede als controle-instrument voor de bevolkingsadministratie aangewend.3RIO Burgers te boek, een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein bevolkingsadministratie en reisdocumenten, 1945–1999, p. 4 Meer informatie over (handelingen op het gebied van) de bevolkingsadministratie is te vinden in het RIO met PIVIOT-nummer 138, Burgers te boek. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), 1945–2003. Dit BSD is in 2006 door H. de Vries is opgesteld in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Een aantal onderwerpen uit bovenstaande lijst wordt behandeld in het RIO met PIVOT-nummer 152, Kinderbescherming en justitiële jeugdzorg. Een institutioneel onderzoek naar de deelbeleidsterreinen gezag over minderjarigen, adoptie, jeugdbescherming en jeugdstrafrecht over de periode 1945–1997. Het gaat om afstamming, adoptie, minderjarigheid, gezag over minderjarigen en ouderlijk gezag en curatele.

Samenwerking met andere ministeries per deelbeleidsterrein

Internationale Organisaties

Behalve in de Europese Unie zitten er ook door Nederland afgevaardigde medewerkers van het Ministerie van Justitie in andere internationale organisaties die zich onder andere met privaatrechtelijk vermogensrecht bezighouden. De belangrijkste daarvan is de Haagse Conferentie over internationale privaatrechtelijke wetgeving. Er zijn er natuurlijk nog meer. Enkele daarvan worden in dit rapport genoemd bij de algemene handelingen op internationaal vlak. Verder verwijs ik naar de RIO’s die de beleidsterreinen die direct met dit recht te maken hebben, uitgebreider behandelen, zij het minder vanuit juridisch gezichtspunt.

Doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein

De overheid heeft drie taken op het deelbeleidsterrein ‘Natuurlijke Personen’: het behouden en beheren van registers, het opstellen van wetten en regels en het nemen van individuele beslissingen. Het handelen van de overheid op dit deelbeleidsterrein is in eerste instantie administratief van aard. Het is gericht op het bijhouden en beschikbaar stellen van registers van persoonsregistraties die nodig zijn om burgers in staat stellen controleerbaar en in overeenstemming met het personen- en familierecht betrekkingen met elkaar aan te gaan dan wel te beëindigen. Het voornaamste register op dit gebied is dat van de Burgerlijke Stand. Deze registers worden per gemeente bijgehouden en beheerd. De rijksoverheid houdt hier toezicht op middels overeenkomsten en andere regelgeving.

Gezien de functie van de registers van de Burgerlijke Stand is het niet alleen van belang dat deze er zijn, maar ook dat er regels omtrent inschrijving, uitschrijving en mutatie opgesteld worden die in overeenstemming zijn met het geldende personen- en familierecht. Voor zover het nodig is wetten op te stellen dan wel te wijzigen, worden in de meeste gevallen commissies ingesteld om de betrokken minister te adviseren. Dit schijnbaar strikt administratieve beleidsterrein kent overigens ook een maatschappelijke component. Veel regelgeving over de Burgerlijke Stand kan gezien worden als reactie van de overheid op een bepaalde maatschappelijke ontwikkeling. Voorbeelden hiervan zijn de Commissie voor het huwelijk met vrouwen van vijandige of andere vreemde nationaliteit en de Commissie openstelling burgerlijk huwelijk (voor personen van hetzelfde geslacht).

Daarnaast beschikt de rijksoverheid in bepaalde gevallen op individuele verzoeken. Zo worden toestemming voor naamswijziging en ontheffing van beperkingen op het gebied van trouwrecht (formeel gezien) door de minister zelf verleend.

Vanaf 1945 zijn op een aantal terreinen belangrijke vernieuwingen in het personen- en familierecht tot stand gebracht door de wetgever. Deels door de totstandkoming van het NBW in 1970, deels in afzonderlijke wetten.

Het echtscheidingsrecht is aangepast vanuit de gedachte dat een huwelijk dat zijn zin voor de echtgenoten heeft verloren niet in stand hoeft te worden gehouden.

De ongelijkheid tussen man en vrouw als echtgenoten en als ouders van hun kinderen is door enkele wetten teruggebracht. Zo is bijvoorbeeld handelingsonbekwaamheid van de gehuwde vrouw opgeheven. Een ander voorbeeld is het Vrouwenverdrag dat in 1991 in Nederland in werking is getreden.

Na een uitspraak van de Hoge Raad is in 1995 geregeld dat ook buiten het huwelijk gezamenlijk ouderlijk gezag kan bestaan. In 1998 is het mogelijk gemaakt dat een ouder samen met een niet-ouder het gezag uitoefent.

In 1998 is het geregistreerd partnerschap tot stand gebracht voor personen van hetzelfde geslacht. In 2001 is bovendien het burgerlijk huwelijk en adoptie opengesteld voor partners van hetzelfde geslacht.4C. Asser en J. de Boer, Personen- en Familierecht (Deventer 2002) 5–6.

Totstandkoming BSD

Het RIO Een man een man, een woord een woord. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein natuurlijke personen (nr. 162) vormt de grondslag voor dit ontwerp-BSD. Het onderzoek is in 2002 uitgevoerd door drs. R. van Abel en behandelt de periode 1945–2001. De heer van Abel is ook de auteur van het Rapport dat in 2002 is opgesteld.

In een eerste beoordeling van het Nationaal Archief werd het RIO als te summier beoordeeld, bij sommige handelingen ontbrak contextuele duiding. In 2007 hebben daarom enkele medewerkers van het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) het RIO aangevuld. Ook is een handeling voor de actor ‘Commissie voor huwelijken met vrouwen van vijandelijke of andere vreemde nationaliteit’ aan het RIO en BSD toegevoegd. In overleg met het ministerie van Justitie is besloten om geen aanvullend onderzoek uit te voeren over de periode 2001–2006.

Het rapport geeft een beschrijving van het beleidsterrein natuurlijke personen en de handelingen die overheid hierop (heeft) verricht. Het onderzoek werd uitgevoerd in het kader van het convenant, dat door de Algemeen Rijksarchivaris en de secretaris-generaal van Justitie op 20 december 1991 gesloten is. In dit convenant zijn afspraken vastgelegd over de overdracht van de na 1940 gevormde archieven en het verrichten van het hiervoor noodzakelijk geachte onderzoek.

Vanwege de grote omvang is destijds besloten om het onderzoek naar het beleidsterrein privaatrecht op te delen in verschillende kleinere. Behalve over natuurlijke personen zijn er ook rapporten vervaardigd over de deelbeleidsterreinen vermogensrecht, rechtspersonen, auteursrecht, en persoonsregistraties.

De handelingen voor de actor de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn uit dit BSD verwijderd. De reden daarvoor is dat de handelingen al zijn opgenomen in het BSD over Sociale Verzekeringen. (Zie hiervoor ook het RIO nr. 66.)

De handelingen van de actor Raad voor de Kinderbescherming zijn opgenomen in het RIO nr. 152, Kinderbescherming en justitiële jeugdzorg.

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.