Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Wetenschapsbeleid vanaf 1991 (Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 20 maart 2008 nr. bca-2008.04802/1);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Onderwijs, cultuur en Wetenschap en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Wetenschapsbeleid over de periode vanaf 1991’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Uit de ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Wetenschap over de periode 1945–1999’ (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, nr. R&B/OSA/2002/961-I d.d. 17 mei 2002, gepubliceerd in de Staatscourant nr. 185 d.d. 26 september 2002) worden de volgende handelingen ingetrokken: 227, 228, 230, 231, 234, 242, 243, 249.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Bijlage

Actualisatie BASISSELECTIEDOCUMENT Wetenschapsbeleid voor de neerslag van handelingen van de actor Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid vanaf 1991

Drs. Hans Berende (Digital display)

1. Inleiding en verantwoording

De Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid (AWT) adviseert de regering en de Staten-Generaal over het te voeren wetenschaps- en technologiebeleid in nationaal en internationaal verband. In 1991 is de AWT ingesteld als opvolger van de Raad van Advies voor het Wetenschapsbeleid (RAWB). In 1997 is het adviesstelsel in Nederland gereorganiseerd en is de AWT opgeheven. Tegelijkertijd is de wet Adviesraad voor het wetenschaps- en technologiebeleid 1997 (Stb. 1997/72) ingevoerd, waarmee de AWT als een vast adviescollege van het Rijk op het terrein van het wetenschaps- en technologiebeleid is ingesteld.

De AWT adviseert de Ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (wetenschapsbeleid) en van Economische Zaken (technologiebeleid) en de regering desgevraagd. Voor de AWT is de Minister van OCW coördinerend Minister.

De documentaire neerslag die ontstaat bij de werkprocessen van de AWT, valt onder de werking van de Archiefwet. Dat betekent dat de AWT deze neerslag (digitale en papieren dossiers en documenten) ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ moet hebben en houden, en er selectie (bewaren/vernietigen) op moet toepassen. Om een verantwoorde selectie te kunnen maken, is een selectielijst noodzakelijk.

De Minister van OCW is zorgdrager voor alle documentaire neerslag van de AWT en is verantwoordelijk voor de selectielijsten voor de AWT. Het Ministerie van OCW heeft haar goedkeuring gegeven om voor de AWT een organisatiespecifieke en eigentijdse lijst op te stellen. Dat houdt in dat het BSD Wetenschapsbeleid (vastgesteld Stcrt. 2002/185) voor wat betreft de actor AWT geactualiseerd kon worden. Als zorgdrager blijft de Minister van OCW evenwel verantwoordelijk voor deze lijst.

Deze selectielijst bevat een korte institutionele beschrijving van de AWT en een overzicht van de handelingen die de organisatie verricht. De selectielijst bevat een beschrijving van de wettelijke (primaire) taken. Voor de ondersteunende taken maakt de AWT gebruik van diverse selectielijsten voor de Minister.

Telkens als in deze tekst het woord Minister voorkomt, zonder nadere aanduiding, dan is bedoeld de Minister waaronder het wetenschapsbeleid valt: de Minister van OCW.

2. De Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid in context

2.1. Inleiding wetenschaps- en technologiebeleid

Op het gebied van het wetenschapsbeleid is een RIO opgesteld, nummer 96: Wetenschapsbeleid. Een institutioneel onderzoek naar het wetenschapsbeleid van de rijksoverheid in de periode 1945–1999 (samenstelling: dr. A.P. Versteegh; ISBN 90-74442-88-9) ’s-Gravenhage 2000. In 2002 is door de Minister van OCW de selectielijst vastgesteld voor de neerslag van het handelen van de rijksoverheid op het beleidsterrein wetenschapsbeleid (Stcrt. 2002/185). De informatie hieronder is afkomstig uit het RIO Wetenschapsbeleid.

Het wetenschappelijk onderzoek in Nederland wordt uitgevoerd door en in een groot aantal instituten en instellingen: de universiteiten, de (semi-)publieke onderzoeksinstituten en de bedrijven. Deze hebben elk hun eigen missie en takenpakket. De relatie tussen de Minister waaronder het wetenschapsbeleid valt en deze instellingen is vastgelegd in aantal wetten, Koninklijke Besluiten, beschikkingen en reglementen. Het gaat niet alleen om instellingen die onderzoek uitvoeren, maar ook om organisaties die het onderzoeksproces ondersteunen. Ondersteunende instellingen op het terrein van het wetenschapsbeleid zijn wetenschappelijke bibliotheken en adviesorganen. Sommige (grotere) instellingen hebben een directe relatie met de overheid, andere krijgen hun middelen indirect, via de grotere instellingen.

Kenmerkend voor het wetenschapsbeleid van de overheid is het ontbreken van een overkoepelende wet. Wel zijn er wetten en regels voor de instellingen voor het wetenschappelijk onderzoek afzonderlijk waarin hun taken en bevoegdheden zijn vastgesteld. Hierin is een grote autonomie voor deze instellingen geregeld. De overheid op een afstand en beperkt zich tot het bepalen van de randvoorwaarden. Wel speelt de overheid een belangrijke rol als subsidieverlener. Het wetenschappelijk onderzoek valt onder de rijksbegroting. De financiering van het wetenschappelijk onderwijs gaat meestal in de vorm van een lump-sum1Met een lump-sum wordt bedoeld dat het subsidiebedrag in één keer uitgekeerd wordt. en de instellingen zijn vrij in de besteding van de geldelijke middelen. De overheid beperkt zich dus tot het voorzien in een infrastructuur voor wetenschappelijk onderzoek.

Het RIO Wetenschapsbeleid bakende haar onderzoek af, deels omdat het aantal onderzoeksinstellingen, adviescommissies en andere organen te groot was, deels omdat een aantal actoren al in andere RIO’s aan de orde was (gekomen). Het RIO Wetenschapsbeleid kent daardoor slechts de volgende actoren: KNAW, TNO, NWO en RAWB/AWT. Daarnaast werden de Commissie van Overleg Sectorraden (COS) en de Overlegcommissie Verkenningen (OCV) in het RIO betrokken.

De AWT speelt niet alleen een rol op het terrein wetenschapsbeleid, maar ook op het terrein technologiebeleid. Om praktische redenen zijn alle handelingen van AWT in het RIO meegenomen, zodat de handelingen AWT ontbreken in het RIO Industrie- en Technologiebeleid, vastgesteld door o.a. de Ministers van Economische Zaken en OCW (Stcrt. 2006/202).

2.2. Geschiedenis

Met de Wet Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid (Stb. 1990/589) is per 1 januari 1991 de AWT ingesteld als opvolger van de Raad van Advies voor Wetenschapsbeleid (RAWB). De RAWB werd bij wet van 20 mei 1966 (Stb. 1996/227) ingesteld voor de advisering van de regering voor het beleid op het gebied van de wetenschapsbeoefening in nationaal en internationaal verband. Onder wetenschapsbeoefening werd hier zowel het zuiver- als het toegepast wetenschappelijk onderzoek verstaan als het ontwikkelingswerk dat werd uitgevoerd met gebruikmaking van de resultaten van het onderzoek.

De RAWB viel onder de verantwoordelijkheid van de Minister die het wetenschapsbeleid in zijn portefeuille had. De samenhang tussen het wetenschaps- en technologiebeleid heeft ertoe geleid dat met ingang van 1 januari 1991 de AWT werd ingesteld onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de Minister van OCW en de Minister van Economische Zaken. Met de invoering van de Wet Adviesraad voor het wetenschaps- en technologiebeleid (Stb. 1990/589) werd de Wet van 20 mei 1966 (Stb. 1966/227) ingetrokken en werd de RAWB opgeheven.

De AWT heeft als taak de regering en de Staten-Generaal te adviseren over het wetenschaps- en technologiebeleid in nationaal en internationaal verband en de wetenschappelijke en technologische informatieverzorging. De kern van de adviestaak richt zich op (de ontwikkelingen van) het kennis- en innovatietraject en op aangelegenheden die invloed hebben op of het gevolg zijn van de wetenschapsbeoefening en technologische ontwikkeling.

In 1997 is het adviesstelsel in Nederland gereorganiseerd en is de AWT bij Wet van 6 februari 1997 (Stb. 1997/63) opgeheven. Tegelijkertijd werd de wet Adviesraad voor het wetenschaps- en technologiebeleid 1997 (Stb. 1997/72) ingevoerd, waarmee een vast adviescollege van het Rijk op het terrein van het wetenschaps- en technologiebeleid werd ingesteld. Dit college heet eveneens de Adviesraad voor het wetenschaps- en technologiebeleid. Nadere regels betreffende de adviescolleges, zoals de AWT, zijn geformuleerd in de Kaderwet adviescolleges (Stb. 1996/378).

Naast het adviseren van de regering en de Staten-Generaal kreeg de AWT per 1997 als taak:

(op verzoek van de Minister) verkenningen te (doen) uitvoeren en openbaar te maken op het gebied van wetenschap en technologie. Deze taak heeft de AWT overgenomen van de Overlegcommissie Verkenningen (OCV). De OCV was op basis van de Instellingsbeschikking van 13 mei 1992 2En: verlenging van de instelling van de Overleg Commissie Verkenningen (OCV) van 7 maart 1993 (Uitleg, Mededelingen OenW, nr. 8 en 9, OWB/FO--92096602 en Gele Katern, nr. 14, OWB/MLV-92029905).geïnstalleerd om in Nederland een breed gedragen proces van verkenningen en oplossingrichtingen op te zetten voor vraagstukken in het Nederlandse wetenschapsbeleid. Op deze wijze kon de overheid op het terrein van de wetenschapsbeoefening een aansprekend en toekomstgericht beleid ontwikkelen.

De AWT nam de verkennende taak van de OCV over, maar niet voor lang. In 2001 is de AWT geëvalueerd door een externe evaluatiecommissie (Commissie Dittrich). In november 2001 is een kabinetsreactie hierop verschenen. In het verlengde van de externe evaluatie en de Kabinetsreactie is besloten dat de AWT niet langer verkenningen zal (doen) uitvoeren in eigen beheer. Vanaf 2002 heeft de AWT dan ook geen nieuwe verkenningen meer uitgevoerd, wel zijn lopende verkenningstrajecten in 2002 afgerond.3Jaarverslag 2005. Rapport van de Tijdelijke evaluatiecommissie AWT (april 2001).

2.3. Taken

De wet van 1990 zegt over de taak van de Raad:

De raad heeft tot taak Onze Ministers of, door tussenkomst van Onze Ministers andere Ministers wie het aangaat, desgevraagd of uit eigen beweging schriftelijk te adviseren over het door de regering te voeren wetenschaps- en technologiebeleid in nationaal en internationaal verband.

De adviezen van de raad hebben betrekking op kennisgeneratie, kennisoverdracht en kennistoepassing.

De raad adviseert tevens over het te voeren beleid ten aanzien van adviesraden en instellingen werkzaam op deelterreinen van het taakgebied van de raad alsmede de samenhang in dat te voeren beleid.

Op verzoek van de Tweede Kamer der Staten-Generaal adviseert de raad over bij die Kamer aanhangig gemaakte initiatiefvoorstellen van wet.

De wet van 30 januari 1997 geeft de AWT de volgende taken mee:

De Raad heeft tot taak de regering en de Staten-Generaal te adviseren over het te voeren wetenschaps- en technologiebeleid in nationaal en internationaal verband, daaronder begrepen is de wetenschappelijke en technologische informatieverzorging;

De Raad heeft tevens tot taak op verzoek van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen verkenningen op het gebied van wetenschap en technologie uit te voeren, dan wel deze te doen uitvoeren. De Raad stelt de resultaten van deze verkenningen in de vorm van rapporten algemeen verkrijgbaar en brengt deze ter kennis van de daarvoor in aanmerking komende instellingen op het gebied van wetenschap en technologie.

De AWT adviseert in de regel op aanvraag van de Ministers van OCW en EZ. Het komt ook voor dat de AWT op verzoek van de Tweede Kamer of uit eigen beweging adviseert. Wel stelt de AWT elk jaar samen met de betrokken Ministers een werkprogramma op met onderwerpen waarover hij zal adviseren. Het programma geeft een globaal beeld van de onderwerpen. In de loop van het jaar worden de adviesvraag en de tijdsplanning gepreciseerd. Daarna stelt de Raad de aanpak voor het adviestraject vast. Adviesteksten worden, vaak in meerdere ronden, in de Raad besproken en vastgesteld, net als de achtergrondstudies en verkenningen (tot 2002).

De AWT hecht eraan haar adviezen te presenteren en te kijken naar de doorwerking ervan. Communicatie vormt dan ook een belangrijk onderdeel van de taken van de AWT. Er gaan persberichten uit, adviezen worden gepresenteerd en reacties op publicaties worden verzameld.

De AWT stelt de eigen werkwijze vast in een reglement. Daarnaast dient de AWT, op verzoek van de Minister, een evaluatieverslag/-rapport op te (laten) stellen, waarin zij aandacht besteedt aan haar taakvervulling. Dat is in 1995, 2001 en 2005 door externe evaluatiecommissies gedaan. Daarnaast heeft de AWT er in 2001 en 2005 voor gekozen ook zelf een evaluatie uit te voeren.

Vanaf 1997 dient de AWT elk jaar een verslag vast te stellen van zijn werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Daarvoor gaf de AWT wel Jaarbeschouwingen uit (1991–1994), die werden opgenomen als onderdeel van de reeks adviezen.

De AWT voert geen eigen personeelsadministratie en houdt geen personeelsdossiers bij. Dat is in de periode 2003–2005 wel gebeurd, maar deze taak is, inclusief bijbehorende neerslag, weer ondergebracht bij het Ministerie van OCW.

2.4. Samenstelling

De RAWB bestond uit leden en een (plaatsvervangend) voorzitter, die benoemd werden door de Minister. De KNAW adviseerde bij de benoemingen, de Ministerraad gaf advies over de benoeming van de (plaatsvervangend) voorzitter. Daarnaast beschikte de RAWB over een secretariaat, gefaciliteerd door de Minister.

De AWT bestaat eveneens (net als RAWB) uit een voorzitter en leden, die door de Minister van OCW en de Minister van Economische Zaken zijn benoemd. De AWT wordt bijgestaan door een secretaris belast met de inrichting en de leiding van het bureau van de AWT. Het bureau ondersteunt de werkzaamheden van de AWT. Bij het bureau werken raadsmedewerkers (onderzoekers) en medewerkers die zorgen voor secretariële ondersteuning. De secretaris is voor de uitoefening van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan de AWT. De Minister van OCW en de Minister van Economische Zaken dragen de zorg voor de voorzieningen voor het bureau van de AWT.

3. Verantwoording vaststelling

In maart 2007 is het ontwerp-BSD Wetenschapsbeleid over de periode 1991–2007 door de zorgdrager Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap mede voor de actor Adviesraad aangeboden, waarna het ontwerp-BSD ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd.

Tijdens het driehoeksoverleg was ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig.

Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

Op 20 maart 2008 bracht de RvC advies uit (kenmerk bca-2008.04802/1) hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 6 mei door de algemene rijksarchivaris, namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Project Directeur Project Wegwerken Archiefachterstanden namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (C/S&A/08/1020) vastgesteld.

4. Selectiecriteria

4.1. Doelstelling van de selectie

De belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur moeten veilig gesteld worden voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Het betekent in de praktijk ook dat dankzij de selectielijst Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid in staat zal zijn overbodige informatie (documenten, dossiers, digitale bestanden) te vernietigen en zo kosten (ruimte, beheer) kan besparen.

4.2. De selectielijst voor de Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid

De selectielijst van de Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid vervangt de handelingen uit de tot nu toe gebruikte selectie- en vernietigingslijsten, voorzover deze selectie- en vernietigingslijsten handelingen van de AWT kennen in de periode vanaf 1 januari 1991:

De handelingen 238, 240, 244, 255, 281 uit het BSD Wetenschapsbeleid zijn ongewijzigd gebleven. Ze zijn ook allemaal afgesloten voor 1998.

De geactualiseerde handelingen van de AWT beginnen met handelingnummer 300. Het gaat hier om een vervanging en aanvulling van handelingen uit het BSD Wetenschapsbeleid. Om te voorkomen dat oude handelingen worden overschreven is begonnen met handelingnummer 300. De nieuwe handelingen zijn alsvolgt verbonden met de handelingen uit het BSD Wetenschapsbeleid, vastgesteld in de Staatscourant 2002/185:

De selectielijst van de Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid blijft in de huidige vorm maximaal twintig jaar geldig. De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven handelingen. Dus voor digitale bestanden (e-mail, word, excel, digitale kaarten), databases en analoge bestanden, waaronder documenten op papier, op video- en op cassetteband.

4.3. Selectiecriteria

De algemene selectiecriteria zijn op een positieve wijze geformuleerd, het zijn bewaarcriteria en geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, dat wil zeggen waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard. De neerslag van de handelingen die met een V gewaardeerd zijn, kan op termijn vernietigd worden.

De volgende algemene selectiecriteria worden gehanteerd om de handelingen te selecteren waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.