Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Scheepvaart en maritieme zaken over de periode vanaf 1945 (Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 27 mei 2008 , nr. bca-2008.04829/2);

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Scheepvaart en maritieme zaken over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument voor het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken

Actualisatie (1878) 1945–heden

Voor de zorgdragers:

Concept/maart 2008

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Eindredactie: Project Wegwerken Archief Achterstanden (Nienke Broekema)

1. Lijst van afkortingen

AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur

art.: artikel

BSD: Basisselectiedocument

BZK: (Minister/Ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CMO: Centrum Maritiem Onderzoek

DGG: Directoraat-Generaal Goederenvervoer

DGSM: Directoraat-Generaal Scheepvaart en Maritieme Zaken

DGTL: Directoraat-Generaal Transport en Luchtvaart

EU: Europese Unie

EZ: (Minister/Ministerie van) Economische Zaken

HIP: (Regeling) Haveninterne projecten

ICONA: Interdepartementale Commissie voor Noordzeeaangelegenheden

IOZV: Interdepartementale Commissie Interimregeling Zeescheepvaart

IMO: Internationale Maritieme Organisatie

IPZ: Investeringspremie Zeescheepvaart

ISM-Code: International Safety Management Code

IVW: Inspectie van Verkeer en Waterstaat

KB: Koninklijk Besluit

LNV: Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit

NA: Nationaal Archief

NIB: Nederlandse Investeringsbank

NIM: Nederlands Instituut voor Maritieme ontwikkeling

NLC: Nederlandse Loodsencorporatie

OCW: (Minister/Ministerie van) Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen

OESO: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

ORO: Overkoepelend Rationaliserings-Overleg

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

PWAA: Project wegwerken archiefachterstanden

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

SI: Scheepvaartinspectie

SMD: Scheepsmetingsdienst

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

STCW International Convention Concerning Standards, Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers

STZ: Scheepvaartreglement territoriale zee

SZW: (Minister/Ministerie van) Sociale Zaken en Werkgelegenheid

TEZ: Toezichtseenheid Zeevaart

TOZ: Tripartiet Overleg Zeescheepvaart

V&W: (Minister/Ministerie van) Verkeer en Waterstaat

VMD: Vaarwegmarkeringsdienst

WVO: Wet verontreiniging oppervlaktewateren

2. Definitie van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en), bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord.

Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen nader institutioneel onderzoek.

Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder hoofdstuk 8).

In het veld ‘waardering’ wordt aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden, en welk bewaarcriterium of vernietigingstermijn gehanteerd wordt. De waardering B (= bewaren) betekent dat de neerslag voor permanente bewaring wordt overgebracht naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen. De waardering V (= vernietiging) betekent dat de neerslag wordt vernietigd. Op welke termijn dat gebeurt, wordt bij de waardering vermeld. Bij voorkeur wordt ook het ingangsmoment vastgelegd (bijv. 3 jaar na vaststelling nieuwe regeling). Zonder nadere aanduiding gaat de vernietigingstermijn in direct na afsluiting van de zaak waarop een dossier betrekking heeft.

Anders dan in het RIO worden in het BSD de handelingen per actor geordend. Indien een BSD bestaat uit lijsten voor actoren onder verschillende zorgdragers, worden deze per zorgdrager geordend. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het uitgangspunt dat een selectielijst een eenheid is, bevattende handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Anders gezegd: een selectielijst kan opgebouwd zijn uit (deel)lijsten voor verschillende actoren die onder dezelfde zorgdrager ressorteren.

3. Functies van het BSD

Het BSD heeft de volgende functies:

4. Verantwoording

4.1. Doel en werking van het BSD

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

4.2. Definitie van het beleidsterrein

Op het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken kunnen een aantal beleidsvelden worden onderscheiden:

4.3. Afbakening van het beleidsterrein Scheepvaart en maritieme zaken

De scheepvaart omvat het zich te water verplaatsen met vaartuigen en de daarbij behorende diensten en infrastructuur. In de wet- en regelgeving wordt daarbij het begrip vaartuig ruim gedefinieerd als enig drijvend voorwerp dat feitelijk wordt gebruikt of geschikt is om te worden gebruikt als middel tot verplaatsing te water. Daarbij worden inbegrepen voorwerpen zonder waterverplaatsing en watervliegtuigen die gebruikt worden als een middel van verplaatsing te water.

De scheepvaart kent een civiele sector, waartoe onder meer gerekend moet worden de koopvaardijvaart, de beroepsmatige binnenscheepvaart, de visvaart en de pleziervaart, en een militaire sector, die de scheepvaart onder verantwoordelijkheid van de Minister van Defensie omvat. Onderwerp van dit rapport is de civiele scheepvaart. De militaire scheepvaart (Marine en Kustwacht) is onderwerp van PIVOT-onderzoek bij het Ministerie van Defensie (BSD Militaire Operatiën, Stcrt. 2005/113).

Analoog aan het onderscheid tussen de zee- en de binnenwateren, is ook sprake van zeescheepvaart en binnenscheepvaart. Daarbij is van belang dat er binnenwateren zijn waarop in betekenende mate zeescheepvaartverkeer plaatsvindt, namelijk de wateren die de zeehavens verbinden met de zee.

In de zakelijke zeevaart zijn de twee hoofdvormen van vervoer het beroepsvervoer en het eigen vervoer. Van eigen vervoer is sprake indien de schepen in eigendom zijn van ondernemingen die zelf voor de aanvoer van hun grondstoffen en afvoer van hun producten zorgen, zoals oliemaatschappijen. Ten aanzien van het eigen vervoer kan een onderscheid worden gemaakt naar tankvaart, bulkvaart en overige vaart. In het beroepsvervoer zijn twee exploitatievormen te herkennen. De lijnvaart betreft de exploitatie van schepen die tussen vooraf vastgestelde havens varen. Hun aankomst en vertrek, de havens die zij aandoen en de routes die zij varen worden van tevoren opgesteld en gepubliceerd. De algemene vrachtvaart (ook ‘wilde vaart’ of ‘tramp-vaart’ genoemd) betreft de exploitatie van schepen door afsluiting van bevrachtingsovereenkomsten voor bepaalde reizen of voor bepaalde perioden. Hier is dus sprake van schepen die gehuurd zijn. Ze hebben geen vast vaarschema met vaste aanloophavens. Naast lijnvaart en algemene vrachtvaart omvat het beroepsvervoer de sleepvaart, de berging, de bevoorradingsvaart en de zware-ladingvaart.

Vormen van vervoer in de binnenvaart zijn de binnenlandse binnenvaart en de grensoverschrijdende binnenvaart. Deze twee vormen kennen elk tankvaart en droge ladingvaart, waarbinnen weer een onderscheid gemaakt kan worden naar eigen vervoer en beroepsvervoer. Ten aanzien van het eigen vervoer binnen de binnenlandse droge ladingvaart kan weer een onderscheid worden gemaakt tussen beurtvaart en ongeregeld vervoer.

Met betrekking tot de zeescheepvaart worden handelingen voortkomend uit rijksoverheidstaken aangaande de zeescheepvaartsector, het zeescheepvaartverkeer, en de veiligheid en milieuvriendelijkheid van de schepen beschreven; met betrekking tot de binnenscheepvaart worden alleen handelingen beschreven die voortkomen uit de taken van de rijksoverheid met betrekking tot de veiligheid en milieuvriendelijkheid van de schepen.

Handelingen met betrekking tot de ordening van het scheepvaartverkeer op de binnenwateren worden beschreven worden in het BSD betreffende Rijkswaterstaat (Stcrt. 1999/44 en Stcrt. 2004/155). Handelingen voortkomende uit het vervoerbeleid ten aanzien van de binnenscheepvaart worden beschreven in het BSD betreffende Goederenvervoer van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (Stcrt. 2007/100).

4.4. Verantwoording selectielijst

Deze selectielijst betreft een actualisatie van de op 5 juli 1996 vastgestelde selectielijst van het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken. Van de volgende zorgdragers zijn selectielijsten opgenomen: de Minister van verkeer en Waterstaat, de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister van Defensie, de Minister van Economische Zaken, de Minister van Financiën, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Het PIVOT-rapport De stuurlui aan wal. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken, 1980–1994 (Den Haag, 1994, rapport nr. 21) vormt de grondslag van het in 1996 vastgestelde BSD. Het rapport geeft een overzicht van de actoren op het terrein van de civiele zeescheepvaart en een deel van het terrein van de binnenscheepvaart, en beschrijft het handelen van de organen van de rijksoverheid op dat terrein.

De ingetrokken selectielijst uit 1996 betrof de volgende actoren: de Minister van Verkeer en Waterstaat /Directoraat-Generaal Scheepvaart en Maritieme Zaken (DGSM), het hoofd van de Scheepvaartinspectie, de Scheepvaartinspectie, het hoofd van de Scheepsmetingsdienst, de Scheepsmetingsdienst, de Vaarwegmarkeringsdienst, de Direkteuren regio’s, de Direkteur IJmond, de Direkteur Noord, de Direkteur Scheldemond, de Rijkshavenmeesters, de Rijkshavenmeesters/VD, de Dienst Vaartuigen, de Afdeling Rijksvaartuigen, de Commissie Interdepartementaal Overleg Zeegaande Vaartuigen, de National Shipping Authority of the Netherlands, het Strategisch Kollege Koopvaardij, de Stuurgroep Maritiem Transport, de Kustwacht, de Adviescommissie Investeringspremie Zeescheepvaart, de Adviescommissie Steunverlening Zeescheepvaart, de Interdepartementale Commissie voor Noordzeeaanhelegenheden (ICONA), de Algemene Commissie tot Voorkoming van Arbeidsongevallen Zeevarenden, de Commissie voor de Stuurliedenexamens, de voorzitter van de Commissie voor de Stuurliedenexamens , Commissie voor de examens van de scheepswerktuigkundigen, de voorzitter van de Commissie voor de examens van de scheepswerktuigkundigen, Commissie voor de zeevisvaartexamens en de Voorzitter van de Commissie voor de zeevisvaartexamens.

De selectielijst uit 1996, welke de periode van 1980 tot 1994 bestrijkt, wordt ingetrokken.

Het geactualiseerde BSD loopt tot heden. In paragraaf 4.5 (‘Ontwikkelingen op het beleidsterrein sinds 1994’) is in grote lijnen een beeld geschetst van de ontwikkelingen op het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken sinds 1994. Het beginjaar van de selectielijst is gewijzigd van 1980 in 1945. Het beginjaar van de ingetrokken selectielijst viel samen met de instelling van het DGSM bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat in 1980. Bij de selectie van archieven in het kader van het Project Wegwerken archiefachterstanden bij de rijksoverheid tot 1976 (PWAA) bleek dat dossiers dikwijls dateerden uit de periode vóór 1980. Het oudste stuk dateert zelfs uit 1880. Dossiers van handelingen die met een V van vernietigen gewaardeerd waren, mochten niet worden vernietigd aangezien de reikwijdte van het BSD (te) beperkt was. Een voorbeeld hiervan zijn archiefbescheiden van de actor Scheepvaartinspectie en van de examencommissies.

In het RIO en het ingetrokken BSD staan de betrokken organisatieonderdelen van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat als aparte actoren vermeld. Deze komen in het geactualiseerde BSD te vallen onder de handelingen van de actor Minister van Verkeer & Waterstaat in hoofdstuk 10. Voorbeelden zijn handelingen van het Directoraat-Generaal Scheepvaart en Maritieme Zaken, in het RIO en het ingetrokken BSD weergegeven met ‘Minister van V&W/ DGSM’, en de Scheepvaartinspectie (SI), aangeduid met ‘Minister van V&W/ SI’. In het geactualiseerde BSD wordt volstaan met ‘Minister van Verkeer & Waterstaat’.

De volgende organisatieonderdelen die in het RIO en het ingetrokken BSD als aparte actor waren opgenomen, vormen in het geactualiseerde BSD onderdeel van de beschrijving van de actor Minister van Verkeer & Waterstaat:

In de ingetrokken selectielijst waren de Commissie voor de Stuurliedenexamens, de Commissie voor de examens van de scheepswerktuigkundigen, de Commissie voor de zeevisvaartexamens alsmede de voorzitter van elke commissie als aparte actoren vermeld. Deze zijn in de nieuwe selectielijst ondergebracht bij het organisatieonderdeel Examencommissies bij paragraaf 11.16. Zie ook de beschrijving in het actorenoverzicht bij paragraaf 9.1.

Veel handelingen uit het ingetrokken BSD waren dikwijls zeer gedetailleerd beschreven. Voortschrijdend inzicht leerde dat hier iets aan moest veranderen. Bij de actualisatie van het BSD is voor wat betreft de omschrijving van de nieuwe handeling uitgegaan van een meer globale, abstractere aanduiding, waarbij de werkprocessen van het organisatie-onderdeel centraal staan. Als gevolg hiervan is een groot aantal handelingen uit het ingetrokken BSD komen te vervallen, aangezien deze hetzelfde werkproces behelzen. Het voordeel van deze werkprocesgerelateerde benadering is dat de selectielijst aanmerkelijk minder snel zal verouderen. Voor inspecties bijvoorbeeld was er per soort inspectie een aparte handeling. Nu is er één handeling, ‘Het (laten) uitvoeren en verslagleggen van inspecties op het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken’.

Teneinde toch een verantwoorde selectiebeslissing te nemen, is bij diverse handelingen een categorie-indeling gemaakt. Per categorie binnen een handeling is een andere waardering van toepassing.

De nieuwe handelingen (al dan niet uit deze samenvoeging ontstaan) hebben een nieuw nummer gekregen, 450 en verder. Dit nummer volgt niet direct op het laatste nummer van het ingetrokken BSD. Er zijn in het verleden diverse concept-handelingen geformuleerd en deels ook in gebruik genomen. Teneinde verwarring te voorkomen, is ervoor gekozen met de nummering van de nieuwe handelingen te beginnen bij nummer 450. In paragraaf 13.3, ‘Concordans oude en nieuwe handelingsnummers’, staat een overzicht welke handelingen zijn komen te vervallen. Hier is tevens aangegeven welke oude handelingnummers zijn vervallen, en onder welke nieuwe handeling ze zijn opgegaan.

N.B. hierbij is uitgegaan van de nummering van de handelingen uit het BSD, en niet van het RIO.

Er is zoveel mogelijk gestreefd naar een opeenvolgende nummering van de handelingen. Bij een aantal handelingen uit de ingetrokken selectielijst bleek het erg lastig deze te koppelen aan een nieuw, globaal omschreven handeling. Deze handelingen hebben hun oude nummer behouden. De niet gewijzigde handelingen hebben een lager handelingsnummer dan de nieuwe handelingen vanaf nummer 450 en verder.