Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Informatie Beheer Groep vanaf 1994

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 24 juni 2008 nr. bca-2008.04926/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Informatie Beheer Groep op het beleidsterrein Informatie Beheer Groep over de periode vanaf 1994’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument informatie beheer groep

in opdracht van de Informatie Beheer Groep

Status definitief

Actualisatie versie ter inzage, Marjan Dik (Informatie Beheer Groep)

Deel 1: Algemeen

1. Verantwoording

1.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden ongeacht hun vorm die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (artikel 3) als een overbrengingsplicht (artikel 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

1.2 Het Basisselectiedocument

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Organisatiegerichte BSD’s winnen echter steeds meer terrein; met name ZBO’s laten voor hun eigen organisatie selectiedocumenten opstellen.

Het BSD geldt voor de archiefbescheiden van overheidsorganen. Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. Bij elke handeling is aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

1.3 Selectiedoelstelling

Tijdens het opstellen van het BSD en tijdens het gevoerde driehoeksoverleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor de verschillende beleidsterreinen waarop de IB-Groep werkzaam is.

1.4 Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd, die in 1998 werd gewijzigd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit meegedeeld aan de relaties op de ministeries.:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Zo dienen bescheiden betreffende incidentele gevallen die aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard, bewaard te blijven. Met name daar waar een beroep wordt gedaan op de hardheidsclausule, is die kans aanwezig (bijv. in het kader van de lotingprocedure is dit het geval geweest). In het voorliggende BSD is voor uitzonderingen op het vernietigingsregime overigens geen structurele voorziening getroffen, in de zin dat daarvoor bepaalde categorieën zijn aangewezen.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria, die gelden voor te bewaren archiefbescheiden:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

1.5 Leeswijzer bij het handelingenblok

De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

(X): Nummeraanduiding (het betreft een nieuwe nummering, specifiek voor het voorliggende BSD)

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd. (Overigens wordt in het voorliggende document als vroegste aanvangsjaar van de handeling 1994 gehanteerd, het jaar dat de IB-Groep als zelfstandige actor ging optreden. Het betekent niet dat de handeling als zodanig niet voor dat jaar al werd uitgevoerd door een andere actor, zoals de minister van OCW.)

Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer handelingen uit een PIVOT-rapport zijn overgenomen (bij studiefinanciering), zijn oude grondslagen, die voor de IB-Groep niet relevant meer zijn, verwijderd en zijn nieuwe grondslagen toegevoegd.

Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld of die de handeling heeft genoemd.

Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn niet uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.

Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

Actieve relatie: Bij sommige handelingen staat de waardering x jaar na het beëindigen van de actieve relatie vermeld. Een actieve relatie moet hierbij gelezen worden als:

de periode waarbinnen de gegevens in een werkproces met betrekking tot de betrokkene een functioneel doel, overeenkomstig de doelbepaling van dat bestand, hebben.

Deze beschrijving komt overeen met de definitie in de privacyreglementen van de IB-Groep.

2. Basisselectiedocument voor de Informatie Beheer Groep

2.1 Algemeen

Zoals al in hoofdstuk 2 is aangegeven, worden institutionele onderzoeken en basisselectiedocumenten in toenemende mate ook opgesteld voor organisaties in plaats van op basis van beleidsterreinen. Dit geldt met name voor zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s). Het gebruiken van een organisatiegericht selectiedocument komt onder andere doordat de organisaties in kwestie of slechts heel specifieke taken vervullen of op verschillende aan elkaar verwante beleidsterreinen werkzaam zijn. Dit laatste geldt zeker ook voor de Informatie Beheer Groep. Zij is op verschillende in het kader van PIVOT onderscheiden beleidsterreinen actief: wetenschappelijk onderwijs, hoger beroepsonderwijs, studiefinanciering.

In het kader van de verbetering van de informatievoorziening en het document- en archiefbeheer binnen de IB-Groep is besloten om een enkel basisselectiedocument voor de organisatie op te stellen.

2.2 RIO’s en BSD’s betreffende het handelen van de IB-Groep

Voor het opstellen van het voorliggende selectiedocument van de IB-Groep is gebruikgemaakt van al opgestelde RIO’s (PIVOT-rapporten) en BSD’s op verschillende beleidsterreinen:

Hoewel het oorspronkelijke PIVOT-rapport tot 1994 gaat, betreft het tweede BSD-goedkeuringsbesluit het handelen van de IB-Groep, dus vanaf 1994.

Het ministerie van OCW actualiseert zijn RIO’s/BSD’s voor zover het, het handelen van de minister van Onderwijs betreft.

2.3 Opstelling van een organisatiegericht BSD voor de IB-Groep

Er is voor gekozen om in dit basisselectiedocument alle informatie op te nemen die relevant is voor het handelen van de IB-Groep. Dit houdt onder meer het volgende in:

Een en ander komt erop neer dat er een geheel nieuw document tot stand is gekomen (feitelijk een nieuw, organisatiegericht RIO-BSD), waarbij wet- en regelgeving op de verschillende deelbeleidsterreinen, alsook jaarverslagen e.d., zijn onderzocht. De al in bestaande RIO’s en BSD’s geformuleerde handelingen vormden daarbij het vertrekpunt.