Besluit van 16 april 2009, nr. 09.001007, houdende vaststelling van een selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. personeelsdossiers

Op de voordracht van Onze minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dr. R.H.A. Plasterk van (d.d. 5 maart, kenmerk NA/09/558) gedaan in overeenstemming met de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor Cultuur van 29 januari 2009 (kenmerk bca-2009.05163/5);

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst voor de handelingen van de tweede kamer der staten-generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier over de periode vanaf 1945

I. Toelichting behorende bij de Selectielijst voor de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier over de periode vanaf 1945

Lijst van afkortingen

BSD: Basisselectiedocument

IF: Interim functie

IKAP: Individuele keuzemogelijkheden in het arbeidsvoorwaardenpakket

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

NA: Nationaal Archief

PCDIN: Permanente Commissie documentaire informatieverzorging

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAI: Rijksarchiefinspectie

RvC: Raad voor Cultuur

Stcrt.: Staatscourant

WAO: Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens

WIA: Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (vervangt per 1/1/2006 de WAO)

Toelichting op begrippen

Actor: Overheidsorgaan of particuliere organisatie of persoon die een rol speelt of werkzaam is op een beleidsterrein. Een actor heeft formele bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op attributie en delegatie. Bij PIVOT is een overheidsactor gelijk aan een overheidsorgaan.

Handeling: Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat de actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

Waardering: Vaststellen van de bewaartermijn van een document.

Formeel: activiteit binnen de selectie waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.

Verantwoording

Hierna volgt de selectielijst voor de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier.

Dit basisselectiedocument (kortweg BSD) is een bewerking van het binnen de rijksdienst vigerende BSD ‘P-dossier is mens-en-werk’ 1945–.

Terzijde: Dat laatste BSD is tot stand gekomen in het kader van de oprichting van een Rijksbreed Shared Service Center voortvloeiend uit het kabinetsbesluit van 4 juli 2003. Deze shared service organisatie voor de rijksdienst heeft de naam P-Direkt en zal zich richten op de uitvoering van registratie- en administratieve taken voor personeel en salaris. Eén van de taken is het beheer van het personeelsdossier (kortweg P-dossier). Uitgangspunt voor de dienstverlening van P-Direkt is dat de P-dossiers op een eenduidige, efficiënte en uniforme wijze worden beheerd. De ingewikkelde structuur, de opsplitsing van het beleidsterrein in zes deelbeleidsterreinen, de vele, elkaar overlappende handelingen en het wisselende abstractieniveau van de handelingen van de bestaande P-BSD’s staan dit uitgangspunt in de weg. Daarom is besloten om één, eenvoudiger en eenduidiger rijksbreed BSD te ontwikkelen.

Vanuit de hiervoor beschreven ontwikkeling is voor het opstellen van een uniform rijksbreed BSD de volgende opdracht geformuleerd:

Op 1 januari 2006 dient er een door de minister van OCW en zorgdragers vastgestelde rijksbrede BSD te liggen, waarin het bewaar- en vernietigingsbeleid voor 130.000 personeelsdossier van de ministeries is vastgelegd, zodat een uniform archiveringsbeleid door P-Direkt kan worden uitgevoerd

De Tweede Kamer, zorgdrager voor de P-dossiers van het Kamerpersoneel is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het P-dossier en dus ook voor het opstellen van een BSD. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om aan te sluiten bij de systematiek van P-Direkt, maar de Tweede Kamerorganisatie is zelf belast met de uitvoering terzake.

Onderhavig BSD geldt dus alleen voor de Kamer als zorgdrager.

De beleidsdeskundigen en archiefdeskundigen op het gebied van het P-dossier van de Tweede Kamer zijn betrokken bij de opstelling, d.w.z. de aanpassingen ten behoeve van de Kamer ten opzichte van het P-Direct-BSD (zie bijlage 1). Het BSD geldt voor alle Kamerambtenaren van de Tweede Kamer en heeft betrekking op de periode vanaf 1945.

Onderhavig BSD voor de selectie van de P-dossiers Tweede Kamer wijkt inhoudelijk niet af van de selectielijst P-Direkt/P-dossiers zoals deze is vastgesteld voor de ministers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mileubeheer, Verkeer en Waterstaat, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Justitie, Financiën, Economische Zaken, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Algemene Zaken, Staatscourant 245, d.d. 10 december 2007 en voor de zorgdragers Nationale Ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orde, Kabinet der Koningin en de Algemene Rekenkamer, Staatscourant 225, d.d. 20 november 2007 en voor de Raad van State, Staatscourant 245, d.d. 10 december 2007.

Gezien voorafgaande is het door de betrokkenen niet noodzakelijk geacht nogmaals een onafhankelijke deskundige te moeten raadplegen. De opmerkingen van de deskundigen, prof.dr. Kersten en prof. dr. Rob H. W. Vinke, bij bovengenoemde vaststelling zijn in onderhavig BSD in acht genomen.

Afbakening

Onderhavig BSD vervangt na vaststelling die selectielijsten waarvan de neerslag terecht komt in het P-dossier. Het betreft:

Aangezien deze selectielijsten destijds niet voor de zorgdrager Tweede Kamer zijn vastgesteld behoeven geen handelingen te worden ingetrokken. Onderhavig BSD is de eerste selectielijst die voor de Tweede Kamer gaat gelden op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier.

Gehanteerde uitgangspunten

Selectiedoelstelling

De doelstelling bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van het handelen van de Tweede Kamer ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Selectiecriteria voor handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Voor de bewaring van bepaalde dossiers is een aparte handeling geformuleerd. Deze handeling, nummer 27, betreft dossiers van ambtenaren die voor het werkterrein van het betrokken departement of enig andere gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, of waarvan de stukken voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie en de organisatie van bijzonder belang wordt geacht en daarom blijvend bewaard worden. Aan de hand van de bij de handeling beschreven criteria kan worden beoordeeld welke dossiers voor bewaring moeten worden aangewezen.

Verslag vaststellingsprocedure

In december 2008 is het ontwerp-BSD door de Tweede Kamer aan de minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 5 januari 2009 lag de selectielijst gedurende 6 weken ter publieke inzage op de website van het Nationaal Archief; op de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief.

Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

Op 29 januari 2009 bracht de RvC advies uit (bca-2009.05163/5), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Leeswijzer

(X): Dit is het volgnummer van de handeling.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Toelichting: Dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde weer.

Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).

Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.

Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.

Eventueel een nadere toelichting op de waardering.

Opmerkingen vooraf

Deze handelingen zijn van toepassing op àlle ambtenaren en medewerkers van de tweede Kamer.

De ‘rode draad’ in het verhaal is het onderscheid tussen handelingen die rechtspositionele dan wel geen rechtspositionele gevolgen hebben.

II. Selectielijst P-dossiers Tweede Kamer der Staten-generaal

Gerelateerde Processen

(1.)

Handeling: Het in dienst nemen van tijdelijke medewerkers.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om werknemers die niet in ambtelijke dienst worden benoemd, zoals uitzendkrachten, inhuurkrachten, stagiaires etc.

Waardering: V 7 jaar na einde contract

(2.)

Handeling: Het afwijzen van sollicitanten.

Periode: 1945–

Toelichting: Inclusief sollicitanten die een open sollicitatie hebben gedaan.

Waardering: V 1 maand na afwijzing

V 1 jaar indien de persoonsgegevens met toestemming van de betrokkene na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard

Proces Instroom

(3.)

Handeling: Het aanstellen van nieuwe medewerkers.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op:

De (open-)sollicitatie zelf;

Geschiktheidsonderzoeken (antecedenten-, dienst-, en gezondsheidsonderzoek etc.);

Arbeidsvoorwaardengesprek (notities, diploma’s etc.);

Aanstelling (brief, beschikking, eed/belofte, geheimhoudingsverklaring etc.);

Re-integratie gehandicapten.

Let op: psychologische rapporten en assessment vallen niet onder deze handeling. Zie hiervoor handeling 19.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Proces Doorstroom

Beheersing personeel en organisatie

(4.)

Handeling: Het registreren of wijzigen van persoons- en aanstellingsgegevens.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op rangverloop, bevordering, veiligheidsonderzoeken, ABD, nevenfuncties, speciale functies (b.v. vertrouwenspersoon) of bevoegdheden (b.v. opsporingsbevoegdheden).

Waardering: V 7 na administratieve afhandeling van het ontslag

(5.)

Handeling: Het registreren van standplaatsgegevens.

Periode: 1945–

Toelichting:

Waardering: V 75 jaar na geboortedatum

(6.)

Handeling: Het overplaatsen, verplaatsen of herplaatsen van ambtenaren.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op detachering, IF, outplacement en internationale functies.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(7.)

Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van verlof.

Periode: 1945–

Toelichting: Hieronder vallen alle vormen van verlof, zoals verlof, buitengewoon verlof, zwangerschapsverlof, verhuizingsverlof etc.

Waardering: V 7 jaar na toekenning verlof

(8.)

Handeling: Het vaststellen of wijzigen van individuele werktijdregelingen.

Periode: 1945–

Toelichting:

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(9.)

Handeling: Het registreren van individuele arbeids- en rusttijden.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om modaliteiten, prikklokgegevens etc.

Waardering: V 1 jaar na einde werkingsduur

(10.)

Handeling: Het begeleiden van kortdurend verzuim.

Periode: 1945–

Toelichting: Onder kort verzuim wordt verstaan: maximaal 6 weken afwezigheid door ziekte.

Waardering: V 3 jaar na betermelding

(11.)

Handeling: Het begeleiden van langdurend verzuim.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op de Wet Poortwachter, WAO etc., maar ook op het toekennen van voorzieningen en aanpassing van werkzaamheden in verband met ziekte of een handicap.

Waardering: V 15 jaar na betermelding

(12.)

Handeling: Het registreren van individuele medewerkers die bloot hebben gestaan aan schadelijke stoffen.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken, dan wel registers of bestanden die onder andere betrekking hebben op blootstelling aan asbest en vinylchloridemonomeer.

Waardering: V 75 jaar na geboortedatum

(13.)

Handeling: Het afsluiten, wijzigen of intrekken van een bruikleenovereenkomst.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op bruikleenovereenkomsten voor ICT-hulpmiddelen, telewerken, auto en mobiele telefoon.

Waardering: V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst.

(14.)

Handeling: Het opleggen aan en naleven door ambtenaren van verplichtingen.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier onder andere om het verplicht dragen van een uniform of het verplicht verhuizen naar de standplaats, of het verplicht melden van bijvoorbeeld giften en vergoedingen.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(15.)

Handeling: Het behandelen van delicate zaken.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op (niet financiële) disciplinaire maatregelen, onderzoek, intimidatie, integriteit, schorsing etc.

Stukken die betrekking hebben op financiële disciplinaire maatregelen, beslaglegging etc. vallen onder handeling 23.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Ontwikkelen personeel

(16.)

Handeling: Het voeren van functioneringsgesprekken.

Periode: 1945–

Toelichting:

Waardering: V 3 jaar na het houden van het functioneringsverslag.

(17.)

Handeling: Het voeren van beoordelingsgesprekken.

Periode: 1945–

Toelichting:

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(18.)

Handeling: Het uitvoeren van een psychologisch onderzoek of assessment.

Periode: 1945–

Toelichting:

Waardering: V 3 jaar na onderzoek of assessment

(19.)

Handeling: Het begeleiden van de individuele carrièreontwikkeling.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op cursussen, bij- of herscholing, coaching en loopbaanadviezen.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Belonen en vergoeden

(20.)

Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van primaire arbeidsvoorwaarden.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op het salarisverloop.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(21.)

Handeling: Het uitbetalen, inhouden of invorderen van primaire arbeidsvoorwaarden.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op salarisuitbetaling of -inhouding of invordering vanwege een financiële sanctie (b.v. beslaglegging).

Waardering: V 7 jaar na uitbetaling of invordering

(22.)

Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden met rechtspositionele gevolgen.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken (bijvoorbeeld IKAP, bewust belonen) die onder andere betrekking hebben op (doorgaans structurele) tegemoetkomingen in de ziektekosten en kinderopvang.

Waardering: V 7 na administratieve afhandeling van het ontslag

(23.)

Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden zonder rechtspositionele gevolgen.

Periode: 1945-

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op (doorgaans eenmalige) gratificaties, declaraties, toeslagen, DBZV gerelateerde zaken, reiskosten en verhuiskosten.

Waardering: V 7 jaar na uitbetaling

Juridisch

(24.)

Handeling: Het beslissen op door ambtenaren ingediende beroepsschriften op een beschikking, en het voeren van verweer in beroepschriftprocedures voor administratiefrechtelijke organen.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die betrekking hebben op alle zaken op het terrein van het personeelszaken.

Waardering: V7 jaar na administratieve (N.B. dit is dus inclusief juridische afhandeling, i.c. na onherroepelijk worden van de rechterlijke uitspraak) afhandeling van het ontslag. I

Proces Uitstroom

(25.)

Handeling: Het beëindigen van de dienstbetrekking.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op zowel vrijwillig en gedwongen ontslag en om (pre)pensioenvoorzieningen.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Bijzondere dossiers

(26.)

Handeling: Het voor blijvende bewaring bestemmen van personeelsdossiers

Periode: 1945–

Waardering B 5