LegalizeRegeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling)
Gelet op de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
Hoofdstuk 1. Algemeen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. archiefbescheiden: voor wat betreft:
- 1°. hoofdstuk 2: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;
- 2°. hoofdstuk 3: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995;
- b. bestandsformaat: code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen;
- c. besturingsprogrammatuur: programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software;
- d. conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat;
- e. digitale archiefbescheiden: archiefbescheiden die uitsluitend met behulp van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden;
- f. DIN: door het Deutsches Institut für Normung uitgegeven norm, vermeld in bijlage 1 bij deze regeling;
- g. emulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie;
- h. gedrag: geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefbescheiden
- 1°. bij raadpleging of gebruik ten tijde van het ontvangen of opmaken van de archiefbescheiden door het overheidsorgaan; en
- 2°. die voor het overheidsorgaan kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
- i. ICN-kwaliteitseis: in bijlage 2 bij deze regeling opgenomen kwaliteitseis van het Instituut Collectie Nederland;
- j. ISO of ISO-DIS: door de International Organization for Standardization uitgegeven norm onderscheidenlijk Draft International Standard, vermeld in bijlage 1 bij deze regeling;
- k. migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform;
- l. minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
- m. NEN, NEN-EN, NEN-EN-IEC, NEN-EN-ISO/IEC, NEN-ISO of NPR: door het Nederlands Normalisatie-Instituut uitgegeven norm of ontwerpnorm, vermeld in bijlage 1 bij deze regeling;
- n. overbrenging: overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- o. polyester: polyethyleentereftalaat;
- p. structuur: logisch verband tussen de elementen van een document of van een archief;
- q. toepassingsprogrammatuur: programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;
- r. werkproces: samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak.
Artikel 2. Gelijkstelling technische producteisen en particuliere normen
Met de in deze regeling genoemde technische producteisen worden gelijkgesteld technische producteisen die worden gesteld in een andere lidstaat van de Europese Unie, in een staat die partij is bij de overeenkomst inzake de Europese Economische Ruimte, dan wel in Turkije, en die ten minste een gelijkwaardige productkwaliteit waarborgen.
Met de in deze regeling genoemde normen, uitgegeven door het Deutsches Institut für Normung, de International Organization for Standardization en het Nederlands Normalisatie-Instituut, worden gelijkgesteld nieuwere versies van die normen, uitgegeven door de betreffende organisaties.
Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden
§ 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
Artikel 3. Gelijkstelling andere categorieën materialen
Het gebruik van andere categorieën materialen dan die, bedoeld in dit hoofdstuk, is toegestaan, indien:
- a. deze andere materialen voldoen aan artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 in verband met de eigenschappen van die materialen of als gevolg van regelmatige conserverende handelingen; of
- b. de archiefbescheiden, opgemaakt door middel van deze andere materialen, tijdig worden vervangen door reproducties.
Artikel 4. Papier
Papier voldoet aan NEN 2728:2006.
Artikel 5. Schrijf- en printmaterialen
Inkten en toners alsmede de apparatuur waarmee deze op papier worden aangebracht bereiken een duurzaamheid overeenkomstig ISO 11798:1999.
In afwijking van het eerste lid voldoen balpennen en balpeninkten aan DIN 16554-2:1982 of ISO 12757-2:1998 en rollerbalpennen en rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2:1998.
De zorgdrager voorkomt dat inkten en toners, die door hem worden gebruikt bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden, doorslaan.
Schrijfmachine- en printerlinten bevatten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen.
Artikel 6. Microfilm
Microfilm voor archiefbescheiden is een polyester halogeenzilverfilm, negatief ontwikkeld, die voldoet aan NEN 3528:1975. Deze film wordt aangeduid als moederfilm.
De kwaliteit van de opname van een moederfilm is overeenkomstig:
- a. Quality Index 10 van NEN-ISO 6199:2005, Annex C, hoog contrast ontwikkeld, voor wat betreft gedrukt of geprint materiaal; en
- b. Quality index 8 van NEN-ISO 6199:2005, Annex C, laag contrast ontwikkeld, voor wat betreft handgeschreven materiaal.
Van een moederfilm wordt een kopie vervaardigd op een polyester halogeenzilverfilm, die ten opzichte van de moederfilm een kwaliteit heeft van ten hoogste 1 target minder volgens NEN-ISO 6199:2005. Deze film wordt aangeduid als duplicaatfilm. Bij het kopieerproces vindt geen wisseling van polariteit plaats. Voor het overige is de kwaliteit van een duplicaatfilm gelijk aan die van de moederfilm.
De afwerking van moederfilms en duplicaatfilms voldoet aan NEN 2154:1980.
Moederfilms en duplicaatfilms worden niet ter inzage gegeven.
Gebruikskopieën worden gemaakt van een duplicaatfilm.
Artikel 7. Zwart-witfilm
Zwart-witfilm voor archiefbescheiden is een polyester halogeenzilverfilm, negatief ontwikkeld, die voldoet aan NEN ISO 18901:2002. De afwerking voldoet aan ISO 18917:1999.
De afwerking van papier voor zwart-witafdrukken voldoet aan ISO 18917:1999.
Artikel 8. Kleurenfilm
Kleurenfilm voor archiefbescheiden is een polyester film met stabiele kleurstof.
Artikel 9. Omslagen en mappen
Omslagen en mappen zonder hechtmechanieken voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 1.
Omslagen en mappen met hechtmechanieken voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummers 2 en 12.
Artikel 10. Archiefdozen
Archiefdozen voor standaardformaat papier voldoen aan:
- a. ICN-kwaliteitseis nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of
- b. ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.
Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan:
- a. ICN-kwaliteitseis nummer 10 of 16, indien omslagen met ICN-kwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of
- b. ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.
Artikel 11. Etiketten
Zelfklevende etiketten bestemd voor omslagen, mappen en archiefdozen voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 15.
Voor niet-zelfklevende etiketten wordt lijm op acrylaatbasis gebruikt. De zuurgraad van de lijm heeft een pH-waarde van ten minste 7,5 en ten hoogste 10.
Artikel 12. Overige materialen
Andere materialen dan die, bedoeld in de artikelen 9, 10 en 11, die rechtstreeks met de drager van archiefbescheiden in contact komen, bevatten geen:
- a. metaal;
- b. lignine;
- c. weekmakers;
- d. co-polymeren van vinylchloride; of
- e. andere stoffen die de archiefbescheiden kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen.
Voor zover de andere materialen, bedoeld in het eerste lid, kunststoffen bevatten, bestaan die kunststoffen uitsluitend uit:
- a. polystyreen;
- b. polyethyleen;
- c. polypropyleen; of
- d. polycarbonaat.
Het eerste lid, onderdeel a, is niet van toepassing op materialen als bedoeld in de artikelen 6 tot en met 8.
Artikel 13. Voorkoming reacties met andere archiefbescheiden
Indien archiefbescheiden chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden wanneer zij met die archiefbescheiden in dezelfde verpakkingseenheid zouden worden bewaard, worden die andere archiefbescheiden binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt.
Artikel 14. Tijdige overzetting op nieuwe dragers
Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:
- a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of
- b. het in onbruik raken van het type drager.
§ 2. Bijzondere voorschriften voor bepaalde categorieën van te bewaren archiefbescheiden
Artikel 15. Bewaring van optische en magnetische gegevensdragers
Optische schijven worden stofvrij, verticaal geplaatst en in het donker opgeborgen.
Verpakkingsmateriaal voor optische schijven voldoet aan NEN-ISO 18925:2002.
Het eerste en het tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op magnetische gegevensdragers.
Hoofdstuk 3. Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§ 1. Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
Artikel 16. Kwaliteitssysteem
De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Artikel 17. Context en authenticiteit
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
- a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
- b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
- c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;
- d. de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en
- e. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.
Artikel 18. Overzicht en ordeningsstructuur
De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.
Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.
Artikel 19. Metagegevensschema en metagegevens
De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.
De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.
Artikel 20. Toegankelijke staat
De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn
- a. kan worden gevonden
- 1°. aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of
- 2°. door middel van een andere ontsluitingsmethode; en
- b. leesbaar of waarneembaar te maken is.
§ 2. Bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden
Artikel 21. Gedrag van digitale archiefbescheiden
In aanvulling op artikel 17, aanhef en onderdeel a, zorgt de zorgdrager ervoor, dat van elk van de digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld.
Artikel 22. Functionele eisen
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de digitale archiefbescheiden de functionele eisen worden vastgelegd van:
- a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm, bedoeld in artikel 17, onderdeel a; en
- b. het gedrag, voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden.
Artikel 23. Identificeerbaarheid digitale bestanden
In aanvulling op artikel 18, eerste lid, zorgt de zorgdrager ervoor, dat aan de hand van het in dat lid bedoelde overzicht alle relevante digitale bestanden te identificeren zijn waarmee de bij hem berustende digitale archiefbescheiden leesbaar of waarneembaar zijn te maken.
Artikel 24. Metagegevens bij digitale archiefbescheiden
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.