LegalizeRegeling archiefbeheer Kadaster
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. wet: Archiefwet 1995;
- b. de Dienst: de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2 van de Organisatiewet Kadaster;
- c. archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door de Dienst en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- d. archiefbeheer: feitelijke werkzaamheden om de archiefbescheiden van de Dienst in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, met toepassing van de daarvoor geldende NEN-ISO standaard, en de daarbij ondersteunende standaarden en richtlijnen;
- e. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de wet, zijnde archiefwaardige informatie en nader gespecificeerd in de ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid;
- f. beheerder: directeur of hoofd van een organisatieonderdeel, dan wel domeineigenaar;
- g. documentatie: documenten en records die door zijn nauwe verbondenheid met het archiefstuk, onderdeel is van archiefbescheiden;
- h. domeineigenaar: persoon die verantwoordelijk is voor een werkproces;
- i. organisatieonderdeel: een onderdeel van de Dienst, bedoeld in artikel 1, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;
- j. raadpleging: beschikbaarstelling van archiefbescheiden voor inzage;
- k. Recordsmanager: degene die namens het bestuur van de Dienst belast is met de uitvoering van het archiefbeheer;
- l. selectielijst: document waarin voor de Dienst is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen;
- m. terbeschikkingstelling: in tijdelijk gebruik geven van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel;
- n. uitlening: tijdelijk in gebruik geven van archiefbescheiden aan medeoverheden;
- o. vervanging: vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd;
- p. vervreemding: overdracht van de zorgplicht aan een andere organisatie als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995;
- q. werkproces: uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door de Dienst worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om onder de Dienst te berusten.
Artikel 2. Reikwijdte van de regeling
Deze regeling is van toepassing op archiefbescheiden van de Dienst, onverminderd hetgeen bij of krachtens de Kadasterwet of een andere wet is bepaald ten aanzien van in deze regeling geregelde onderwerpen.
Hoofdstuk 2. Taken van het bestuur van de Dienst, de Recordsmanager en de beheerder
Artikel 3. Taken van het bestuur van de Dienst
Het bestuur van de Dienst, dat op grond van artikel 41, eerste lid, onder a, van de wet zorgdrager voor de archiefbescheiden van de Dienst is, is binnen de Dienst eindverantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden.
Het bestuur van de Dienst draagt zorg voor:
- a. het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten die voldoen aan de wettelijke vereisten;
- b. voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden;
- c. het op zodanige wijze plaatsvinden van de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het bestuur van de Dienst stelt een ordeningsstructuur vast om de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden te waarborgen. Deze ordeningsstructuur is gebaseerd op de werkprocessen van de Dienst.
Artikel 4. Taken van de Recordsmanager
Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de Recordsmanager, is deze in ieder geval belast met:
- a. de voorbereiding van het beleid en regelingen voor het archiefbeheer;
- b. het voeren van overleg met de beheerders over de gang van zaken rondom het archiefbeheer;
- c. het voorzien in het bijbrengen van benodigde kennis en het geven van instructies aan de beheerders ter bevordering van de juiste en volledige uitvoering van het beleid en regelingen inzake het archiefbeheer;
- d. het adviseren en ondersteunen van de organisatieonderdelen omtrent het archiefbeheer;
- e. het professionaliseren van medewerkers met het doen uitvoeren van archieftaken;
- f. het opstellen en onderhouden van een ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid.
De Recordsmanager onderhoudt contacten en voert overleg met het Nationaal Archief, Regionale Historische Centra en de Rijksarchiefinspectie.
Artikel 5. Taken van de beheerder
Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de beheerder, is de beheerder belast met het beheer van de archiefbescheiden die tot het werkterrein van zijn organisatieonderdeel behoren.
Tot het in het eerste lid bedoelde beheer behoort in elk geval:
- a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de archiefbescheiden;
- b. het bewaken van de duurzaamheid van de archiefbescheiden;
- c. de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, tenzij het archiefbescheiden betreft waarvoor aan het bestuur van de Dienst machtiging is verleend de overbrenging op te schorten;
- d. het opstellen en ondertekenen van een verklaring van conversie of migratie als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring wordt blijvend bewaard door de Dienst.
De beheerder draagt, met inachtneming van de beslissingen die het bestuur van de Dienst op grond van artikel 8 zo nodig heeft genomen ter beveiliging van informatie tegen onbevoegde kennisneming, zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het bestuur van de Dienst slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. De beheerder bepaalt tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in de eerste zin kan het bestuur van de Dienst voorwaarden verbinden.
De beheerder kan aan het bestuur van de Dienst voorstellen doen tot wijziging van:
- a. de selectielijst,
- b. deze regeling
De beheerder draagt er zorg voor:
- a. dat ten aanzien van de binnen zijn organisatieonderdeel berustende archiefbescheiden de zorg voor de bewaring en de ordening ervan plaatsvindt overeenkomstig de in artikel 7, eerste lid, bedoelde richtlijnen;
- b. dat het bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend te worden bewaard, gebruik wordt gemaakt van materialen die voldoen aan de bij of krachtens de wet voorgeschreven producteisen;
- c. dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op personeel, binnen zijn organisatieonderdeel gescheiden van de andere archiefbescheiden worden bewaard en dat zij slechts toegankelijk zijn voor medewerkers belast met personeelszaken en voor functionarissen voor wie dat uit hoofde van hun taak of functie noodzakelijk is;
- d. dat bij het bewaren, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Hoofdstuk 3. Registratie, ordening, bewaring en beveiliging van archiefbescheiden
Artikel 6. Registratie van archiefbescheiden
Het bestuur van de Dienst stelt een procedure vast voor de registratie van archiefbescheiden en de bewaking van afdoeningstermijnen in een archiefsysteem.
Artikel 7. Ordening en bewaring van archiefbescheiden
Het bestuur van de Dienst stelt richtlijnen vast voor de bewaring en de ordening van archiefbescheiden in een archiefsysteem volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Deze richtlijnen waarborgen de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat:
- a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd;
- b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is;
- c. de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
Het overzicht van blijvend te bewaren archiefbestanddelen is ingericht volgens de door het bestuur van de Dienst vastgestelde ordeningsstructuur.
Artikel 8. Beveiliging van archiefbescheiden
Het bestuur van de Dienst draagt zorg voor een adequate informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor, gezien hun aard en status, niet in aanmerking komen.
Hoofdstuk 4. Raadpleging, terbeschikkingstelling, uitlening, vervreemding, vervanging, selectie en vernietiging van archiefbescheiden; overdracht van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel; overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats; digitale archiefbescheiden
Artikel 9. Raadpleging en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden binnen de Dienst; overdracht van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel
Raadpleging en terbeschikkingstelling binnen een organisatieonderdeel is uitsluitend toegestaan aan medewerkers die zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid en kan door andere medewerkers van dat organisatieonderdeel slechts plaatsvinden na verkregen toestemming van de beheerder.
De beheerder beslist op een verzoek van een ander organisatieonderdeel tot raadpleging of terbeschikkingstelling van onder zijn beheer staande archiefbescheiden. Het nemen van de beslissing geschiedt met inachtneming van de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens en inzake de openbaarheid van bestuur, alsmede met inachtneming van toepassing zijnde regelingen, richtlijnen en aanwijzingen van het bestuur van de Dienst.
De beheerder houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel ter beschikking zijn gesteld en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging ervan. Van de terbeschikkingstelling wordt een verklaring opgemaakt.
Bij het beslissen op een verzoek om terbeschikkingstelling gaat de beheerder steeds na of het mogelijk is aan het verzoek te voldoen door een kopie van de gevraagde archiefbescheiden te verstrekken. Indien dat mogelijk is, verstrekt de beheerder een kopie van het desbetreffende archiefbescheiden in plaats van het origineel.
Bij het verstrekken van een kopie is het derde lid niet van toepassing, tenzij de beheerder, gelet op de aard en inhoud van een archiefbescheiden, anders beslist.
Overdracht van archiefbescheiden en de verantwoordelijkheid hiervoor aan een ander organisatieonderdeel is slechts toegestaan:
- a. in verband met de overgang van personeel van een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel;
- b. ter uitvoering van een besluit tot wijziging van de taak of kring van kantoren van de Dienst;
- c. ingeval een aangelegenheid door een ander organisatieonderdeel dient te worden behandeld.
De beheerder van het overdragende organisatieonderdeel is, ingeval het gaat om overdrachten als bedoeld in het zesde lid, onderdelen a en b, verantwoordelijk voor het opmaken van een verklaring van overdracht van archiefbescheiden aan het andere organisatieonderdeel. De verklaring wordt in tweevoud opgemaakt en door de betrokken beheerders ondertekend. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere bij het ontvangende organisatieonderdeel.
Artikel 10. Uitlening van archiefbescheiden aan en raadpleging er van door derden
Het bestuur van de Dienst beslist over verzoeken tot uitlening aan of raadpleging door derden. Artikel 9, tweede lid, tweede zin, en derde lid, is van overeenkomstige toepassing.
Van de uitlening wordt een verklaring in tweevoud opgemaakt, die een specificatie van de uitgeleende archiefbescheiden bevat. Deze specificatie bevat in elk geval een beschrijving van de archiefbescheiden en de periodes waarin zij zijn ontstaan. Tevens wordt in deze verklaring bepaald voor welk tijdvak de archiefbescheiden worden uitgeleend en onder welke voorwaarden, waaronder die ten aanzien van de beheerskosten voor de uitgeleende archiefbescheiden. De verklaring wordt opgesteld door de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere wordt na ondertekening ter hand gesteld aan de betrokken derde.
Artikel 9, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.
Met uitzondering van de raadplegingen, bedoeld in de artikelen 99 tot en met 107 van de Kadasterwet, wordt, ingeval een verzoek tot raadpleging als bedoeld in het eerste lid wordt toegewezen, daarvan een verklaring in tweevoud opgemaakt, die een specificatie bevat van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden. De verklaring wordt opgesteld door de beheerder. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere wordt na ondertekening ter hand gesteld aan de betrokken derde.
Artikel 11. Vervreemding
Het bestuur van de Dienst beslist, op grond van een gezamenlijk advies van de Recordsmanager en de desbetreffende beheerder, over vervreemding en plaatst het besluit hierover in de Staatscourant.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.