Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 14 december 2010, nr. 2010-0000812461, houdende regels in verband met de verstrekking van informatie ten behoeve van de verantwoording van specifieke uitkeringen (Regeling informatieverstrekking sisa)

§ 1. Algemeen

§ 1. Algemeen

§ 3. Mededeling vanwege de minister

§ 2. De te verstrekken informatie en de wijze van verstrekking

§ 5. Slotbepalingen

Bijlage 1

Ligt ter inzage bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te Den Haag en is gepubliceerd op www.rijksoverheid.nl.

Bijlage 2

Ligt ter inzage bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te Den Haag en is gepubliceerd op www.rijksoverheid.nl.

Gelet op artikel 17a, derde lid, Financiële-verhoudingswet;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• b. een medeoverheid: een gemeente, een provincie of een openbaar lichaam dat is ingesteld op grond van hoofdstuk I, II, of IV van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• c. de jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag, bedoeld in artikel 198, eerste lid, Gemeentewet, artikel 202, eerste lid, Provinciewet of de overeenkomstige stukken van een openbaar lichaam als bedoeld in onderdeel b;

• d. het verslag van bevindingen: het verslag van bevindingen, bedoeld in artikel 213, vierde lid, van de Gemeentewet, onderscheidenlijk artikel 217, vierde lid, van de Provinciewet of het overeenkomstige stuk van een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in onderdeel b;

• e. fouten en onzekerheden: fouten en onzekerheden als bedoeld in de artikelen 2, derde lid, en 5, vierde lid, van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2

Het dagelijks bestuur van een medeoverheid zendt de informatie, bedoeld in artikel 17a, eerste lid, van de Financiële-verhoudingswet, aan het CBS uiterlijk 15 juli volgend op het jaar waarop de jaarstukken betrekking hebben. De informatie gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur, waarin is vermeld wanneer de jaarstukken zijn vastgesteld en waarin is verklaard dat de op basis van deze regeling toegezonden informatie overeenstemt met de vastgestelde jaarstukken.

Artikel 3

De bijlage bij de jaarrekening met de verantwoordingsinformatie per specifieke uitkering als bedoeld in artikel 58a van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bijlage bij het verslag van bevindingen met de verslaglegging van fouten en onzekerheden worden ingericht overeenkomstig de bij deze regeling behorende bijlagen 1 en 3.

Artikel 4

De in de artikelen 2 en 3 bedoelde informatie wordt elektronisch aangeleverd, overeenkomstig de bij deze regeling behorende bijlage 2.

§ 3. Mededeling vanwege de minister

Artikel 5

De minister deelt aan het dagelijks bestuur van de desbetreffende medeoverheid mede of de verstrekte informatie naar zijn oordeel voldoet aan de artikelen 2 tot en met 4.

§ 4. Herziening

Artikel 6

Vervallen

§ 5. Slotbepalingen

Artikel 7

Artikel 8

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 9

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatieverstrekking sisa.

Bijlage 1

Ligt ter inzage bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te Den Haag en is gepubliceerd op www.rijksoverheid.nl.

Bijlage 1. bij artikel 3 van de Regeling informatieverstrekking sisa: SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie 2018 + Tabel van fouten en onzekerheden 2018

Ligt ter inzage.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Bijlage 2. bij artikel 4 van de Regeling informatieverstrekking sisa: Procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie 2018

Ligt ter inzage.

op grond van artikel 4 van de Regeling informatieverstrekking sisa

Toelichting op de procedure van de verantwoordingsinformatie via SiSa, op grond van artikel 4 van de Regeling informatieverstrekking SiSa

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Voor vragen en/of opmerkingen over SiSa, deze verantwoordingsbijlage of andere aan de verantwoording van de specifieke uitkeringen gerelateerde zaken kunt u contact opnemen met het ministerie van BZK via het contactformulier op de website www.rijksoverheid.nl/sisa.

SiSa staat voor: Single information, Single audit, eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. SiSa is sinds 2006 de manier waarop provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (hierna: medeoverheden) zich per jaar verantwoorden over de besteding van specifieke uitkeringen. Om de lasten van de verantwoording zo laag mogelijk te houden, is SiSa volledig ingebed in het reguliere jaarrekeningproces van de medeoverheden. De verantwoording via SiSa is vastgelegd in artikel 17a Financiële-verhoudingswet en nader geregeld in de Regeling informatieverstrekking sisa (nr. 2010-0000812461).

Het doel van deze nota is de procedure voor betrokken partijen te beschrijven. Daarom wordt ingegaan op vragen als door wie, wanneer, hoe en aan wie welke informatie wordt geleverd. Daarnaast gaat de nota in op de rol van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de controles die het CBS uitvoert en hoe de doorlevering van de aangeleverde verantwoordingsinformatie aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen plaatsvindt. Ook worden de maatregelen beschreven die ervoor moeten zorgen dat de verantwoordingsinformatie volgens de gestelde eisen wordt verstrekt.

De procedure

Om de verantwoordingen van de ongeveer 600 medeoverheden over specifieke uitkeringen via SiSa in goede banen te leiden, heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), als coördinator van dit proces een procedure ingericht waarmee de verantwoordingsinformatie vanuit de ontvangers van specifieke uitkeringen wordt aangeleverd aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen.

De doelgroep van deze nota betreft alle medewerkers bij (mede)overheden die te maken hebben met specifieke uitkeringen en in het bijzonder de medewerkers die te maken hebben met het aanleveren van de SiSa-verantwoordingsinformatie en het ontvangen van deze informatie. Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld werken bij een provincie, gemeente gemeenschappelijke regeling of een ministerie. Deze procedurebeschrijving is ook van belang voor de accountants en voor de medeoverheden omdat deze nota naast een procesbeschrijving ook het maatregelenbeleid bevat dat in werking treedt als niet aan de voorwaarden van het proces wordt voldaan(zie 5. Maatregelenbeleid).

Voor wie is deze nota bedoeld?

Deze procedure is van belang voor alle medewerkers bij (mede)overheden die te maken hebben met specifieke uitkeringen en in het bijzonder de medewerkers die te maken hebben met het aanleveren van de SiSa-verantwoordingsinformatie en het ontvangen van deze informatie. Deze medewerkers kunnen werken bij een gemeente, provincie, gemeenschappelijke regeling of een ministerie.

Het doel van deze nota is de procedure voor aanlevering van verantwoordingsinformatie via SiSa te beschrijven. Er wordt ingegaan op vragen als door wie, wanneer, hoe en aan wie welke informatie wordt geleverd. Daarnaast gaat de nota in op de controles die het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) uitvoert en hoe de doorlevering van de aangeleverde verantwoordingsinformatie aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen plaatsvindt. Ook worden de maatregelen beschreven die ervoor moeten zorgen dat de verantwoordingsinformatie volgens de gestelde eisen wordt verstrekt. Deze nota is van toepassing op de specifieke uitkeringen die zijn opgenomen in de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie 2015 als onderdeel van de jaarrekening 2015.

1.2. Werken met deze nota

De doelgroep van deze nota betreft alle medewerkers bij (mede)overheden die te maken hebben met specifieke uitkeringen, provinciale middelen die via SiSa moeten worden verantwoord en in het bijzonder de medewerkers die te maken hebben met het aanleveren van de SiSa-verantwoordingsinformatie en het ontvangen van deze informatie. Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld werken bij een provincie, gemeente gemeenschappelijke regeling of een ministerie. Deze procedurebeschrijving is ook van belang voor de accountants en voor de medeoverheden omdat deze nota naast een procesbeschrijving ook het maatregelenbeleid bevat dat in werking treedt als niet aan de voorwaarden van het proces wordt voldaan(zie 5. Maatregelenbeleid).

1.5. Welke medeoverheden leveren via SiSa verantwoordingsinformatie aan

Specifieke uitkeringen zijn volgens de Financiële verhoudingswet ‘elke bijdrage uit 's Rijks kas die door of vanwege Onze Minister wie het aangaat onder voorwaarden ten behoeve van een bepaald openbaar belang wordt verstrekt aan een medeoverheid’. Verder wordt met ‘gemeenschappelijke regeling’ bedoeld een openbaar lichaam opgericht op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

SiSa kent in 2014 vier verschillende vormen waarin de medeoverheden die de rollen van verstrekker en ontvanger vervullen, kunnen variëren. Bijlage 3 SiSa-vormen bevat een verdere uitwerking van deze vormen. De procedure beschreven in deze nota geldt voor álle verstrekkers en álle ontvangers ongeacht de SiSa-vorm.

2. Procedure aanlevering SiSa (in stappen)

Zowel ingestoken vanuit lopende ontwikkelingen in het proces als ingegeven vanuit de tegenvallende resultaten van de single review 2010 en het daar op volgende plan van aanpak SiSa, heeft het ministerie van BZK de afgelopen maanden hard gewerkt om SiSa 2012 soepeler te laten verlopen. Naast de herziening van de lay-out van de nota procedure is het volgende gewijzigd in de inhoud:

Bijlage 2 Rollen en verantwoordelijkheden bevat een volledig overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden.

1.5. Welke medeoverheden leveren via SiSa verantwoordingsinformatie aan

2.1. Voorbereiding aanlevering (door de ontvanger)

SiSa kent in 2015 vier verschillende vormen waarin de medeoverheden de rollen van verstrekker en ontvanger vervullen. Bijlage 3 SiSa-vormen bevat een verdere uitwerking van deze vormen. De procedure beschreven in deze nota geldt voor álle verstrekkers en álle ontvangers ongeacht de SiSa-vorm.

Let bij het uitvoeren van het doorgeven of controleren contactgegevens op het volgende:

2.0. Beschikking (door de verstrekker)

Het opstellen van een beschikking op grond waarvan een medeoverheid in aanmerking komt voor een specifieke uitkering of provinciale middelen is de verantwoordelijkheid van de verstrekker van de betreffende specifieke uitkering of provinciale middelen. Verstrekkers kunnen zijn ministeries, provincies, gemeenten en in een enkel geval een gemeenschappelijke regeling.

Het opstellen van deze beschikkingen is de verantwoordelijkheid van deze verstrekkers en blijft buiten de bemoeienis van het ministerie van BZK. Het ministerie van BZK heeft ook geen inzicht in alle beschikkingen die door de diverse verstrekkers worden verstuurd. Bij vragen over een bepaalde beschikking dient u dan ook direct contact op te nemen met de betreffende verstrekker.

Een handleiding voor deze applicatie staat in de SiSa invulwijzer.

De verantwoordingslijst bevat twee soorten informatie:

Let bij het uitvoeren van het doorgeven of controleren contactgegevens op het volgende:

Let bij het controleren van de verantwoordingslijst 2014 op het volgende:

Om ontvangers te helpen bij het bepalen van de specifieke uitkeringen of de provinciale middelen waarover zij in enig jaar verantwoording moeten afleggen, stelt het ministerie van BZK per jaar, aan de hand van informatie van verstrekkers van de uitkeringen, de zogenaamde verantwoordingslijst op. Elke ontvangende medeoverheid kan in de verantwoordingslijst zien over welke specifieke uitkering(en) of provinciale middelen moet worden verantwoord.

Stap 2. Samenstellen en vaststellen aan te leveren stukken

Een handleiding voor deze applicatie staat in de SiSa invulwijzer.

De verantwoordingslijst bevat twee soorten informatie:

De plausibiliteitstoets van het CBS (zie stap 6) betreft alleen de basisinformatie. De extra informatie is een service van het ministerie van BZK en van de verstrekkers van de specifieke uitkeringen en provinciale middelen om het invullen van het format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie gemakkelijker te maken (zie stap 2).

2.2.a. Format SiSa-bijlage op maat

Blijkt de regeling onterecht niet opgenomen (er moest wel verantwoord worden) dan past het ministerie van BZK de verantwoordingslijst met een aantal voorwaarden voor die betreffende medeoverheid aan. Die voorwaarden zijn onder andere dat de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen op de hoogte moet zijn en dat zodra de wijziging is doorgevoerd de ontvanger een volledig nieuw, blanco, format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie ontvangt.

De indiening van verantwoordingsinformatie (het uploaden) bij het CBS gebeurt aan de hand van inloggegevens die uniek zijn per medeoverheid en per jaar. Jaarlijks, rond 15 mei van jaar T+1, stuurt het CBS de inloggegevens voor het uploaden van de verantwoordingsinformatie van jaar T naar het adressenbestand van SiSa-contactfunctionarissen dat het ministerie van BZK hiervoor bijhoudt. Zonder inloggegevens voor uploaden is het niet mogelijk de verantwoordings-informatie in te dienen.

Stap 4. Aanlevering door medeoverheden bij CBS

Let bij het controleren van het concept format op het volgende:

Het aanleverproces van de verantwoordingsinformatie gebeurt via een grotendeels elektronisch proces waarbij de ontvanger van de specifieke uitkering de verantwoordingsdocumenten via een website aanlevert bij het CBS. Het CBS beoordeelt of de aangeleverde informatie aan bepaalde vormvereisten voldoet. Pas na goedkeuring van deze vormvereisten levert het CBS de informatie door aan de verstrekker en is het proces van aanlevering afgerond. Het CBS controleert niet of de aangeleverde informatie inhoudelijk juist is. De beoordeling van de inhoud ten behoeve van de financiële vaststelling ligt bij de verstrekker van de specifieke uitkering en vindt plaats bij stap 10, voor 31 december 2012.

Het is de verantwoordelijkheid van medeoverheden om elk jaar een jaarrekening en jaarverslag op te stellen.2Provinciale staten/gemeenteraad/algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling zijn verantwoordelijk voor de vaststelling van de verantwoordingsinformatie op grond van respectievelijk artikel 202 Provinciewet, artikel 198 Gemeentewet en de artikelen 34, 47, en 58 van de wet gemeenschappelijke regelingen. Het is daarnaast de verantwoordelijkheid van de medeoverheden om een accountant opdracht te geven de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) te laten controleren. De accountant stelt een controleverklaring en een verslag van bevindingen op. Zie voor meer informatie de nota verwachtingen accountantscontrole 2015 via www.rijksoverheid.nl/sisa.

Let bij de inloggegevens op het volgende:

2.4. Aanleveren bij het CBS (door ontvanger)

Vanaf het moment dat het CBS de inloggegevens heeft verstuurd, is het voor de ontvangers mogelijk de verantwoordingsinformatie in te dienen. Het aanleverproces van de verantwoordingsinformatie gebeurt via een grotendeels elektronisch proces waarbij de ontvanger van de specifieke uitkering de verantwoordingsdocumenten via een website aanlevert bij het CBS. Het CBS beoordeelt of de aangeleverde informatie aan bepaalde vormvereisten voldoet. Pas na goedkeuring van deze vormvereisten levert het CBS de informatie door aan de verstrekker en is het proces van aanlevering afgerond. Het CBS controleert niet of de aangeleverde informatie inhoudelijk juist is. De beoordeling van de inhoud ten behoeve van de financiële vaststelling ligt bij de verstrekker van de specifieke uitkering (zie 2.10 Vaststellen en afrekenen (door de verstrekker)).