Besluit van 14 november 2011, nr. 11.002711 houdende vaststelling van een selectielijst van de Raad van State op het deelbeleidsterrein van bestuursrechtspraak en algemene taken en bedrijfsvoering

Op de voordracht van de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van (d.d. 31 oktober, kenmerk NA/11/8195) gedaan in overeenstemming met de Raad van State;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor Cultuur van 14 september 2011 (kenmerk bca-2011.06224/3);

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘ Selectielijst voor de Raad van State inzake bestuursrechtspraak vanaf 1994 en algemene taken en bedrijfsvoering vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument Raad van State inzake bestuursrechtspraak vanaf 1994 en algemene taken en bedrijfsvoering vanaf 1945

Een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de Raad van State in de periode 1945–heden

Aart Mul (Doxis Informatiemanagers) in opdracht van Raad van State

Versie: versie ter vaststelling 2011

1. Verantwoording

1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag, dat ressorteert onder de minister van OCenW en onder leiding staat van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening te worden gehouden met:

Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

1.2. Het Basisselectiedocument

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Er worden echter ook veel BSD’ s voor slechts een enkele organisatie opgesteld. Het onderhavige BSD is hiervan een voorbeeld.

Een BSD wordt veelal opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan moet worden bewaard (en op den duur overgebracht naar het Nationaal Archief) dan wel op termijn vernietigd.

Ook de hierboven beschreven methodiek is aan ontwikkelingen onderhevig. Zo worden selectielijsten thans vaak in één keer opgesteld: een beknopte contextbeschrijving en een opsomming van gewaardeerde handelingen (zie hieronder).

Het niveau waarop geselecteerd wordt is niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen (ook wel aan te duiden als ‘werkprocessen’) waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering (‘Bewaren’ of ‘Vernietigen’) en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dient een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’ s. Deze zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit geldt althans ten minste voor de departementen.

Voor de Raad van State zijn deze lijsten echter niet vastgesteld, zodat de Raad van State het onderdeel ‘Bedrijfsvoering’ (met uitzonderling van alles wat te maken heeft met p-dossiers) zelf dient mee te nemen in zijn BSD’ s. Dat is met onderhavig selectiedocument gebeurd.

Vaststellingsprocedure

In september 2010 is het ontwerp-BSD door de Raad van State aan de staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 1 juli 2011 lag de selectielijst gedurende 6 weken ter publieke inzage op de website van het Nationaal Archief; op de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief.

Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

Op 14 september 2011 bracht de RvC advies uit (bca-2011.06224/3), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

1.3. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. De door de Rijksarchiefdienst (thans: Nationaal Archief) gehanteerde selectiedoelstelling houdt in ‘dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voorzover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor een aantal deelterreinen waarop de Raad van State acteert: Algemene zaken, Bestuursrechtspraak, Bedrijfsvoering. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein? Dit betreft zowel het beleid als de beleidsuitvoering. Het hoeft geen betoog dat een groot deel van de dossiers van de Raad van State, namelijk die welke direct voortvloeien uit het handelen van dit gerecht in hoogste en laatste instantie en de dossiers die in het kader van de koersvaststelling en verantwoording van de bovenaan in het politieke en juridische krachtenveld opererende organisatie zijn gevormd, ook in cultuur-historisch opzicht blijvend van belang zijn en derhalve als ‘te bewaren’ zijn aangemerkt.

1.4. Selectiecriteria

Algemene selectiecriteria voor ‘Bewaren’

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Om te kunnen bepalen welk archiefmateriaal voor bewaring in aanmerking komt en daarmee de selectiedoelstelling te bereiken, worden de hierna genoemde algemene selectiecriteria (dit zijn bewaarcriteria) gehanteerd.

Aanvullende opmerking met betrekking tot de term ‘beleid’ in bovenstaande tabel:

Onder de term ‘beleid’ dient niet slechts gedacht te worden aan ‘beleid van de Rijksoverheid’, maar ook aan visievorming, strategische plaatsbepaling, gedachtenvorming over de richting van de eigen organisatie. Kortom: interne beleidsvorming in brede zin.

Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit meegedeeld aan de relaties op de ministeries.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang van vernietiging worden uitgezonderd.

Deze bepaling maakt het dus mogelijk om bepaalde voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, bijv. van spraakmakende zaken (bijv. ernstige incidenten) of van gebeurtenissen met een grote impact, van vernietiging uit te zonderen.

Specifieke selectiecriteria, gehanteerd in een eerder BSD voor de Raad van State

In de selectielijst ‘Administratieve rechtsbescherming’ (Stcrt. 1997, 46) is een specifieke lijst van selectiecriteria opgenomen die in de plaats kwamen van de hierboven genoemde algemene selectiecriteria en die zowel betrekking hebben op ‘Bewaren’ als op ‘Op termijn vernietigen’.

‘In hoofdlijnen wordt er op de volgende wijze geselecteerd: zaken waarin geen uitspraak is gedaan, worden integraal vernietigd; van z.g. buiten zitting zaken en schorsingszaken worden in de regel slechts de uitspraken bewaard; van bodemgeschillen worden naast de uitspraak nog andere processtukken bewaard. De dossiers van verweerder (zie Wet op de Raad van State 1962, art. 75) en procedurele routinestukken worden vernietigd. Omdat de rechtspraak in hoger beroep een nieuwe taak van de Raad van State is, wordt de neerslag van deze zaken voorlopig integraal bewaard.

Bij de selectie van de procesdossiers (de nrs. 1–8) worden de hieronder staande criteria gevolgd. Criterium 8 is een algemeen selectiecriterium.

Toepassing selectiecriteria in selectielijst Raad van State 2011

In de selectielijst van 2011 worden de algemene selectiecriteria gehanteerd. De hierboven genoemde specifieke selectiecriteria zijn daarin op een natuurlijke wijze geïncorporeerd.

De redenen hiervoor zijn: a.) de voorliggende lijst bestrijkt meer dan alleen de bestuursrechtspraak; twee waarderingssystemen in één lijst is onwenselijk; b.) hantering van de PIVOT-methodiek impliceert ook hantering van de daarbij horende selectiecriteria; c.) in haar advies (1995, 446) gaf de toenmalige Raad voor Cultuurbeheer reeds aan bedenkingen te hebben tegen de in de lijst ‘Administratieve rechtsbescherming’ gehanteerde set van criteria, die te sterk gebonden zouden zijn aan de administratieve praktijk van de organisatieonderdelen; d.) het is, in tegenstelling tot wat in de lijst ‘Administratieve rechtsbescherming’ werd gesteld, prima mogelijk de standaardcriteria in deze lijst te hanteren. Materieel gezien verandert er feitelijk maar weinig; alleen de wijze waarop een en ander ‘in het vat is gegoten’ is in overeenstemming gebracht met de PIVOT-methodiek. De gedetailleerde toepassing van de selectiecriteria in de praktijk is – daar waar gewenst en/of noodzakelijk – een kwestie van het maken van een vertaalslag – intern – van selectielijst naar een specifieke stukkenlijst met bijbehorende selectiebeslissingen of bewerkingsinstructie.

1.5. Leeswijzer bij de handelingenlijst

In hoofdstuk 3 staan de handelingen van de Raad van State beschreven. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

(X.) Dit is het nummer van de handeling.

1.6. Indeling Basisselectiedocument

Na de algemene verantwoording in dit hoofdstuk bevatten de hoofdstukken 2 en 3 een korte contextbeschrijving, waarin onder meer wordt ingegaan op de taken van de Raad van State en de plaats van onderhavige selectielijst in het geheel van al opgestelde selectielijsten voor de Raad van State.

Hoofdstuk 4 vormt de eigenlijke lijst met handelingen en waarderingen. In dat hoofdstuk is een indeling naar ‘deelselectielijsten’ gemaakt, naar hoofdonderwerp: Bestuursrechtspraak (vanaf 1994), Algemeen (met onder meer enkele zogenoemde ‘algemene handelingen’ uit de door het Nationaal Archief opgestelde serie van algemene handelingen) en Bedrijfsvoering.

2. De Raad van State: taken

In dit hoofdstuk staat informatie over de taken van de Raad van State. Na een inleidende paragraaf volgt vanaf paragraaf 2.2 een indicatie van taken die nog niet zijn ‘gevangen’ in de reeds bestaande selectielijsten.

2.1. Raad van State, algemeen

De Raad van State is onafhankelijk adviseur van regering en parlement over wetgeving en bestuur en hoogste algemene bestuursrechter van het land. De Raad van State is een Hoog College van Staat; een instituut belast met een eigen taak, die hij onafhankelijk van de regering uitvoert. De werkwijze en taken van de Raad van State zijn vastgelegd in de Grondwet en in de Wet op de Raad van State. De Koningin is voorzitter van de Raad van State. De dagelijkse leiding berust bij de Vice-President.

De Raad van State stelt zich ten doel om als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen wil hij bijdragen aan de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en aan de rechtsbescherming van de burger.

De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk (sinds 1954).

Per 1 september 2010 is de Wet op de Raad van State gewijzigd in verband met de herstructurering van de Raad.

Vóór 1 september 2010 oefende de Raad (ook wel Volle Raad genoemd) de (wetgevings)adviserende taak zelf uit. Van oudsher was dit dé taak van de Raad.

Aan de Raad waren in het verleden twee Afdelingen opgehangen: de Afdeling voor de geschillen van bestuur en de Afdeling rechtspraak; in 1994 samengevoegd tot de Afdeling bestuursrechtspraak (zie § 2.3). De leden van de Raad werden staatsraad genoemd. Er waren ook staatsraden in buitengewone dienst (i.b.d.), die voor maximaal 4/5 van een volledige taak konden worden benoemd. De staatsraden i.b.d. waren belast met één taak, aanvankelijk slechts met bestuursrechtspraak, maar sinds medio 2005 zijn er ook staatsraden i.b.d. die alleen met de adviserende taak waren belast.