Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 27 november 2012, nr. 307297, houdende voorschriften ten aanzien van de accountantscontrole van de jaarrekening van het Instituut Fysieke Veiligheid (Regeling accountantscontrole IFV)

Gelet op artikel 6, tweede lid, van het Besluit rijksbijdragen IFV;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling en de daarbij behorende bijlage wordt verstaan onder:

• a. accountant: de door het bestuur van het Instituut Fysieke Veiligheid aangewezen accountant

• b. Instituut: het Instituut Fysieke Veiligheid

Artikel 2

De accountant verricht zijn werkzaamheden met inachtneming van hetgeen is bepaald in het Controleprotocol dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 3

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

Artikel 4

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling accountantscontrole IFV.

Bijlage. als bedoeld in artikel 2 van de Regeling accountantscontrole IFV

Accountantsprotocol IFV

Inleiding

Op grond van artikel 74, eerste lid, onder a, van de Wet veiligheidsregio’s verstrekt het Ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna: JenV) per boekjaar een bijdrage aan het Instituut Fysieke Veiligheid (hierna: IFV). JenV verstrekt deze bijdrage aan het IFV voor de uitvoering van de wettelijke activiteiten die ingevolge artikel 68 van de Wet veiligheidsregio’s zijn toebedeeld aan het IFV.

Het IFV dient zich over de besteding van deze middelen te verantwoorden, door middel van een jaarverslag, bestaande uit een bestuursverslag, een jaarrekening, overige gegevens en bijlagen. Het IFV en JenV hebben beide belang bij een goede opzet en uitvoering van de accountantscontrole bij het IFV. Dit accountantsprotocol geeft een beschrijving van de in dit kader door de accountant te verrichten werkzaamheden, en geldt met ingang van 1 januari 2019.

1.1. Reikwijdte van de controle

1.1.1. Getrouwheid

De rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven is getrouw indien deze is opgesteld overeenkomstig de normen en beginselen die op het gebied van de externe financiële verslaggeving in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Deze zijn van overeenkomstige toepassing op de financiële informatievoorziening van het Instituut.

1.1.2. Rechtmatigheid

In het kader van de controle op de rechtmatigheid van het verantwoorde beheer beziet de accountant of het beheer en de verantwoording daarover tot stand zijn gekomen overeenkomstig de relevante regelgeving en voorts of het beheer ordelijk en controleerbaar is. Dat houdt in dat de inkomsten en uitgaven in overeenstemming moeten zijn met de goedgekeurde begroting (begrotingsrechtmatigheid), met de interne regelingen, bevoegdheden en voorschriften (beheersrechtmatigheid) en met de overige regelingen, waaronder met name de relevante bepalingen in de Wet veiligheidsregio’s en dit besluit, die de bestedingsrichting van en de voorwaarden met betrekking tot de bijdragen bepalen (bestuursrechtmatigheid).

1.1.3. Doelmatigheid

Het controleprotocol geeft aan welke accountantsproducten moeten worden geleverd. In het geval van IFV worden twee type producten gevraagd:

1.2. Tolerantie van de controle

Bij zijn oordeelsvorming over de jaarrekening streeft de accountant naar zekerheid, die is uitgedrukt in de volgende goedkeuringstoleranties:

Onderstaand worden de voor dit protocol relevante definities en begrippen toegelicht.

Deze foutfractie dient door de accountant gehanteerd te worden op het niveau van de te onderscheiden geldstromen. Opgemerkt wordt dat fouten in absolute zin moeten worden opgevat en saldering van fouten niet is toegestaan.

1.3. Mate van aandacht van de controle

De rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven dient, zoals gebruikelijk is, met normale aandacht te worden gecontroleerd. Dat wil zeggen dat de controle wordt verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen.

1.3.1. Bijzondere aandacht

Onder bijzondere aandacht wordt verstaan: de controle die verder strekt dan de controle die normaal bij de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven wordt uitgeoefend.

Voor de werkzaamheden van de accountant is de volgende wet- en regelgeving relevant:

1.3.2. Procedurele aandacht

Onder procedurele aandacht wordt verstaan: het erop toezien dat procedures zijn ontwikkeld die waarborgen dat aan de desbetreffende administratieve en organisatorische voorschriften wordt voldaan en dat de werking van deze procedures en voorschriften is verzekerd. Een inhoudelijke toetsing kan achterwege blijven.

De controle dient te worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De controle voldoet aan de controlestandaarden, zoals de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

2. Rapporteren door de accountant

Artikel 6, eerste en tweede lid, van het Besluit rijksbijdragen IFV stellen het volgende:

2.1. Verklaring

Als basis geldt het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Accountantsprotocol IFV en het Controleprotocol WNT 2017.

2.2. Verslag van bevindingen

De accountant verricht op onderdelen de controle met bijzondere aandacht voor de hiernavolgende onderwerpen, hetgeen in casu betekent dat hij beziet of:

Dit betreft de volgende werkzaamheden:

2.3. Goedkeuringstoleranties en strekking accountantsverklaringen

Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen de goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven.

De controle behoort zodanig te worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de maximale afwijking voor wat betreft de getrouwheid als ook de financiële rechtmatigheid niet groter is dan 2% van het totaal van de baten. Bij het toetsen van de betreffende tolerantie dienen de geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden bij elkaar op te worden opgeteld (zie tabel).

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Hoofdstuk 1 geeft een opgave van de uitgangspunten die ten aanzien van de werkzaamheden van toepassing zijn, waaronder de doelstelling. Hoofdstuk 2 richt zich op de door de accountant te hanteren aanpak. Ten slotte bevat hoofdstuk 3 een weergave van de op te leveren accountantsproducten.

Als waarborg voor een degelijk toezicht beoordeelt JenV op basis van een jaarlijkse risicoanalyse of het huidige accountantsprotocol moet worden bijgesteld.

1. Uitgangspunten

In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten ten aanzien van de door de accountant te verrichten werkzaamheden behandeld. Het betreft een beschrijving van de doelstelling van het protocol, de ten aanzien van het protocol relevante definities en begrippen en van de gehanteerde procedures en de daarbij van toepassing zijnde termijnen.

1.1. Doelstelling en inkadering protocol

Dit accountantsprotocol heeft als doelstelling het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte, de betrouwbaarheid en de materialiteit van de door de instellingsaccountant van het IFV te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarrekening van het IFV en de jaarlijkse bijdrage aan het IFV.

Als grondslag voor de controle en aanwijzingen geldt de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals opgenomen onder 2.1. Het onderzoeksobject betreft de jaarlijks door het IFV opgestelde verantwoordingsinformatie ten aanzien van de door JenV verstrekte bijdrage, bestaande uit het jaarverslag waarin opgenomen het bestuursverslag, de jaarrekening, de overige gegevens en bijlagen.

1.2. Belangrijke definities en begrippen

1.3. Procedures en termijnen

De door de bijdrageontvanger aangewezen accountant draagt de zorg voor het tijdig opleveren van de controleverklaring en het accountantsverslag. Tijdig betekent dat het IFV in staat is om de verantwoordingsinformatie (jaarverslag: bestaande uit bestuursverslag, jaarrekening en overige gegevens) en de afgesproken auditproducten uiterlijk 31 mei aan de bijdrageverstrekker op te leveren. Nadere afspraken ten aanzien van deze tijdigheid worden door de bijdrageontvanger en betreffende accountant overeengekomen en betreft de verantwoordelijkheid van de bijdrageontvanger.

2. Onderzoeksaanpak

Dit hoofdstuk beschrijft te hanteren onderzoeksaanpak. Er wordt gestart met een opsomming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Daarna volgt een beschrijving van de reikwijdte per type werkzaamheden. Het hoofdstuk wordt afgesloten met bepalingen omtrent de betrouwbaarheid en materialiteit.

2.1. Relevante wet- en regelgeving

Als verslaggevingskader voor de jaarrekening van IFV gelden de Richtlijn voor de jaarverslaggeving voor Organisaties zonder-winststreven (RJ 640) en de Beleidsregels toepassing Wetnormering topinkomens.

2.2. Reikwijdte onderzoek

De grondslag voor de controle is opgenomen in artikel 6, tweede lid, van het Besluit rijksbijdragen IFV.

Met het onderzoek moet de accountant een oordeel geven aan de bijdrageverstrekker of:

In de specifieke wet- en regelgeving zijn ten behoeve van de controle op de bijdrageverlening aan het IFV relevante bepalingen opgenomen. De volgende (attentie)punten worden onder de aandacht gebracht.

Binnen het accountantsverslag staat de vraag centraal of het financieel beheer van het IFV heeft voldaan aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Hierin wordt het volgende opgenomen:

2.3. Betrouwbaarheid en materialiteit

Voor de toleranties voor de controle van de informatie die in het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in de jaarrekening moet worden opgenomen, wordt verwezen naar de ministeriële regeling: Controleprotocol WNT 2017.

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien is gebleken dat een (gedeelte van een) verantwoorde post niet voldoet aan één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving of dat een (gedeelte van een) post niet juist of volledig is verantwoord. Afwijkingen van wet- en regelgeving worden in absolute zin opgevat, saldering van afwijkingen is niet toegestaan.

Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de voorwaarden.

Het uitgangspunt is dat de bijdrageontvanger de door de accountant geconstateerde afwijkingen voor zover mogelijk corrigeert. Een materiële afwijking (conform de tabel) die niet door de bijdrageontvanger kan worden gecorrigeerd, leidt tot een aangepast (niet goedkeurend) oordeel door de accountant.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het accountantsverslag. De rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op 10% van de betreffende goedkeuringstolerantie. Hierbij maakt het niet uit of het om rechtmatigheid of de getrouwheid gaat. Fouten dienen ongesaldeerd te worden weergegeven. Het gaat om hier het verkrijgen van een compleet beeld van alle grotere fouten en onzekerheden. De accountant rapporteert de fouten en onzekerheden in het accountantsverslag.

3. Accountantsproducten

In geval van het IFV wordt om twee accountantsproducten gevraagd:

3.1. Controleverklaring bij de jaarrekening

Zie hiervoor ook hoofdstukken 1 en 2. Waar het de inhoud van de verklaring over de getrouwheid en de rechtmatigheid betreft dient de accountant zoveel als mogelijk aan te sluiten op de modellen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). In de controleverklaring neemt de accountant aanvullend op dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van dit accountantsprotocol.

3.2. Accountantsverslag

Het verslag van de accountant bevat bevindingen over de vraag of het financieel beheer van het IFV heeft voldaan aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Het verslag is in principe vormvrij maar dient de informatie inzake de onder de reikwijdte genoemde aspecten (paragraaf 2.2) te bevatten. Het accountantsverslag wordt beschikbaar gesteld aan JenV.

3.3. Reviewbeleid

JenV kan de ADR verzoeken een review uit te voeren op de werkzaamheden van de accountant, met als doel het beoordelen of in het kader van het toezicht op de werkzaamheden van de accountant kan worden gesteund, voor zover dit betrekking heeft op de bijdrage voor de wettelijke taken en de incidentele bijdragen verstrekt door JenV. JenV informeert het IFV en de accountant over dit verzoek. De accountant, die de werkzaamheden uitvoert, verstrekt de ADR desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de review komen ten laste van de ontvanger van de bijdrage.

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.