LegalizeRegeling van de Minister van Economische Zaken van 4 maart 2013, nr. WJZ/12097016, houdende de aanwijzing van vertrouwenspersonen en de instelling van een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen bij het Ministerie van Economische Zaken en de vaststelling van de Werkwijze ongewenste omgangsvormen (Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ)
Gelet op artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet;
Gehoord het Departementaal Georganiseerd Overleg;
Besluit:
§ 1. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
- –. commissie: de in artikel 6 bedoelde Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen EZ;
- –. directeur Bedrijfsvoering: de directeur Bedrijfsvoering van het ministerie;
- –. EC O&P: het Expertisecentrum Organisatie en Personeel, onderdeel van De Werkmaatschappij van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
- –. klacht: schriftelijke klacht over ongewenste omgangsvormen;
- –. klager: de medewerker die een klacht over ongewenste omgangsvormen heeft ingediend bij de commissie;
- –. medewerker: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie of bij de Autoriteit Consument en Markt;
- –. melder: de medewerker die zich in verband met ongewenste omgangsvormen tot de vertrouwenspersoon heeft gewend;
- –. melding: het zich wenden tot de vertrouwenspersoon in verband met ongewenste omgangsvormen;
- –. minister: Minister van Economische Zaken;
- –. ministerie: Ministerie van Economische Zaken;
- –. ongewenste omgangsvormen: de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen;
- –. secretaris-generaal: de secretaris-generaal van het ministerie;
- –. vertrouwenspersonen: de in artikel 4 bedoelde, als zodanig door de minister aangewezen personen.
§ 2. Werkwijze ongewenste omgangsvormen EZ
Artikel 2
De medewerker die met ongewenste omgangsvormen wordt geconfronteerd kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon of een klacht indienen bij de commissie.
Een klacht bij de commissie wordt gericht aan de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen EZ, EC O&P, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag.
Artikel 3
Bij het ministerie wordt met klachten over ongewenste omgangsvormen omgegaan op de wijze die is beschreven in de bij deze regeling behorende bijlage Werkwijze ongewenste omgangsvormen EZ.
§ 3. Vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen EZ
Artikel 4
Bij het ministerie en de diensten van het ministerie zijn vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen.
De secretaris-generaal wijst de vertrouwenspersonen aan op voordracht van de directeur Bedrijfsvoering voor de diensten van het kernministerie en op voordracht van de respectieve hoofden van de andere diensten voor hun dienst.
De aanwijzing geldt, behoudens tussentijds ontslag, voor drie jaar en kan telkens voor drie jaar worden verlengd.
De vertrouwenspersonen ressorteren onder de secretaris-generaal.
Artikel 5
De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken en bevoegdheden:
- a. het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de melder, alsmede het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;
- b. het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen omtrent de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;
- c. het door middel van het inschakelen van een deskundige, bemiddelaar of mediator trachten tot een oplossing te komen;
- d. het adviseren over en behulpzaam zijn van de melder bij eventueel verder te nemen stappen;
- e. het ondersteunen en begeleiden van de melder bij het indienen van een klacht ter zake bij de commissie en bij het horen door de commissie;
- f. het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan de secretaris-generaal op het gebied van de preventie van ongewenste omgangsvormen in de organisatie;
- g. het geven van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen;
- h. het verlenen van nazorg aan de melder.
De vertrouwenspersoon heeft jegens de melder een recht op verschoning.
De vertrouwenspersoon legt over zijn tijdsbesteding als zodanig verantwoording af aan zijn hoofd van dienst.
Indien de vertrouwenspersoon een advies geeft als bedoeld in het eerste lid, onder f, zendt de secretaris-generaal afschrift daarvan aan de Departementale Ondernemingsraad.
§ 4. Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen
Artikel 6
Er is een Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen EZ.
Artikel 7
De commissie wordt telkens na het indienen van een klacht samengesteld.
De commissie bestaat uit:
- a. een voorzitter, tevens lid, niet werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de minister, en
- b. twee andere leden.
De Afdelingsmanager Arbeidsjuridisch, Cluster Advies van EC O&P benoemt de voorzitter, leden en plaatsvervangers van de leden van de commissie, waarbij de directeur Bedrijfsvoering een bij het ministerie werkzame ambtenaar voordraagt als lid.
De Afdelingsmanager Arbeidsjuridisch, Cluster Advies van EC O&P draagt tevens zorg voor secretariële ondersteuning van de commissie. De secretaris is geen lid van de commissie.
Artikel 8
De commissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar de ingediende klacht en het daarover uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen aan de secretaris-generaal.
Afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing.
Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft bereid blijken tot bemiddeling of mediation schort de commissie, met instemming van de klager, de behandeling van de klacht op.
Artikel 9
De commissie is bevoegd:
- a. tot het oproepen van daarvoor in aanmerking komende derden voor het verkrijgen van inlichtingen; iedere als zodanig opgeroepen medewerker met een dienstverband bij het ministerie is verplicht aan een oproep van de commissie gehoor te geven en desgevraagd alle inlichtingen naar waarheid en zonder voorbehoud te verstrekken;
- b. overlegging te vorderen van ter zake dienende bescheiden;
- c. een onderzoek op de werkplek in te stellen of te doen instellen;
- d. zich door deskundigen van advies en bijstand laten dienen;
- e. ook anderszins de medewerking te verlangen die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.
§ 5. Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 10
De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks voor 1 maart gezamenlijk een verslag uit aan de secretaris-generaal.
Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van hun werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.
Het verslag wordt ter kennis gebracht van de Departementale Ondernemingsraad.
Artikel 11
De commissie registreert alle schriftelijk ingediende klachten.
De commissie brengt jaarlijks voor 1 maart een verslag uit aan de secretaris-generaal.
Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten in het voorgaande kalenderjaar en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten.
Het verslag wordt ter kennis gebracht van de Departementale Ondernemingsraad en de vertrouwenspersonen.
Artikel 12
De commissie draagt zorg dat de op klachten betrekking hebbende dossiers worden overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering. Zij zijn alleen toegankelijk voor de minister, de secretaris-generaal, de directeur Bedrijfsvoering en de door deze daartoe aangewezen ambtenaren.
Artikel 13
De Klachtenregeling seksuele intimidatie en discriminatie LNV, de Algemene klachtenregeling medewerkers LNV, het Besluit instelling ombudsfunctie EZ en de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ (regeling van 4 februari 2005, Stcrt. 35) worden ingetrokken.
Artikel 14
Indien het bij Koninklijke boodschap van 25 februari 2012 ingediende voorstel van wet Regels omtrent de instelling van de Autoriteit Consument en Markt tot wet is of wordt verheven en die wet in werking treedt, wordt in de definitie van ‘medewerker’ in artikel 1 ‘de Nederlandse Mededingingsautoriteit’ vervangen door: de Autoriteit Consument en Markt.
Artikel 15
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 16
Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ.
Bijlage. behorende bij artikel 3 van de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ
Werkwijze ongewenste omgangsvormen EZ
Hoofdstuk 1. Inleiding
Artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet stelt expliciet dat de werkgever een beleid moet voeren gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting wordt bedoeld: de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen. Afgezien van werkdruk gaat het hier om ongewenste omgangsvormen.
Het beleid dient enerzijds gericht te zijn op het zo veel mogelijk voorkomen van ongewenste omgangsvormen en anderzijds, als zich ongewenste omgangsvormen voordoen, er in te voorzien dat er adequate procedures ter beschikking zijn om ongewenste omgangsvormen te (doen) stoppen en herhaling ervan te voorkomen. In hoofdstuk 2 is een en ander verder beschreven.
De procedures zijn vastgelegd in de voorliggende Werkwijze ongewenste omgangsvormen EZ, die als bijlage bij de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ behoort.
Deze werkwijze geldt voor een ieder die werkzaam is of is geweest bij het ministerie en de Nederlandse Mededingingsautoriteit en met ongewenste omgangsvormen te maken krijgt of heeft gehad. De werkwijze is dus niet alleen bedoeld voor medewerkers met een ambtelijke aanstelling, maar ook voor anderen die werkzaamheden verrichten of hebben verricht bij of voor het ministerie of de Nederlandse Mededingingsautoriteit, zoals gedetacheerd en ingehuurd personeel, uitzendkrachten en stagiaires.
In deze werkwijze is uitdrukkelijk onderscheid gemaakt tussen de informele fase (hoofdstuk 3) en de formele fase (hoofdstuk 4). Hiermede wordt beoogd onder de aandacht te brengen dat er voor degene die op of in verband met het werk wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zowel een informele als een formele weg is om het ongewenste gedrag te doen stoppen. Ook is het mogelijk beide wegen te bewandelen door eerst een vertrouwenspersoon te raadplegen en vervolgens de gang naar de klachtencommissie te maken.
Informele fase (algemeen)
Als betrokkene er zelf niet in slaagt het ongewenste gedrag te (doen) stoppen kan hij zich wenden tot de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (informele fase). Uiteraard is het ook mogelijk zich rechtstreeks te wenden tot het management, c.q. de (directe) leidinggevende. Een gesprek met die leidinggevende blijft natuurlijk altijd tot de mogelijkheden behoren en kan soms heel effectief zijn, bijvoorbeeld wanneer een collega de veroorzaker van het ongewenst gedrag is. Een gesprek tussen de leidinggevende en de collega kan soms het ongewenste gedrag snel doen stoppen. Anders is het als de leidinggevende zelf degene is die zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag. In dat geval ligt inschakeling van een vertrouwenspersoon meer voor de hand. In dit stadium is er nog geen sprake van een klacht en dus ook niet van een klager of beklaagde. Dat is pas het geval bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Het een en ander biedt voordelen in het informele traject, omdat er dan (nog) geen sprake is van een juridische procedure en derhalve van juridisering van het gebeurde. Het informele traject richt zich er in eerste instantie op om te bezien of er een oplossing tussen partijen mogelijk is.
Het laatste is niet aan de orde als de klacht te ernstig is of, in minder ernstige gevallen, als het niet lukt om met elkaar, soms door tussenkomst van een derde – een interne of externe bemiddelaar of een mediator –, in gesprek te komen voor het vinden van een oplossing. In dat geval ligt het rechtstreeks indienen van een klacht bij de klachtencommissie meer voor de hand.
Omdat het in de informele fase er niet zozeer om gaat om hetgeen gebeurd is (feiten) te onderzoeken en daaromtrent een uitspraak te doen (de schuldvraag speelt geen rol), maar veeleer om te kijken of en in hoeverre en onder welke voorwaarden betrokkenen weer (met elkaar) kunnen werken, is het voor de direct betrokkenen, maar ook voor de organisatie in zijn algemeenheid, waaronder ook de collega's, van groot belang tot een vergelijk te komen en van daaruit voort te bouwen op een betere manier van omgaan met elkaar op het werk. Desnoods met deskundige ondersteuning of begeleiding.
Formele fase (algemeen)
Het indienen van een klacht bij de klachtencommissie, de formele fase, dient als een ultimum remedium gezien te worden. Het is de laatste mogelijkheid om het gedrag van de ander aan de kaak te stellen en te doen stoppen. In deze fase is veelal sprake van (verdere) escalatie waar het de werkverhoudingen betreft.
Op basis van de klacht doet de commissie onderzoek naar wat er wel of niet heeft plaatsgevonden en brengt daarover een rapport van bevindingen en een advies uit en eventueel ook aanbevelingen. Op basis daarvan worden of kunnen dan maatregelen worden genomen.
Degene die op of in verband met het werk wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen heeft uiteraard zelf de keus of hij zich wendt tot een vertrouwenspersoon of een klacht indient bij de klachtencommissie. Hij is dus niet verplicht een vertrouwenspersoon te raadplegen.
Hoofdstuk 2. Definities
Bij de omschrijving van ongewenste omgangsvormen in de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ is als uitgangspunt de begripsomschrijving van psychosociale arbeidsbelasting in artikel 1 van de Arbeidsomstandighedenwet genomen, met uitzondering van het daarin genoemde element werkdruk, dat niet valt te kwalificeren als ongewenste omgangsvorm. Het gaat om de factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen, met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten. Onder stress wordt in dit verband verstaan: een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft.
Met de omschrijving ‘direct of indirect onderscheid’ is aangesloten bij verschillende gelijke behandelingswetten, waarin onder direct respectievelijk indirect onderscheid wordt verstaan dat iemand op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte, respectievelijk dat een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd dan wel een hetero- of homoseksuele gerichtheid of met een handicap of chronische ziekte bijzonder treft. De term discriminatie wordt in dit kader niet gebruikt.
Bij seksuele intimidatie wordt gedoeld op enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.