Archiefbeheersregeling voor het CAK

gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

overwegende dat juiste en kwalitatief goede documentaire activiteiten binnen het CAK wenselijk zijn;

besluit vast te stellen de navolgende archiefbeheersregeling:

Hoofdstuk I. Begrippenkader

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1. Archief Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het CAK.

• 1. Archiefbescheiden

• a). bescheiden, ongeacht hun vorm, door het CAK ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• b). bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het CAK zijn overgegaan;

• c). reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats zijn gesteld van de onder a) en b) bedoelde archiefbescheiden.

• 1. Archiefbestanddelen Archiefbescheiden die vanwege hun oorzakelijk verband als zodanig bijeen zijn opgeslagen (dossiers).

• 1. Archiefbewaarplaats of -ruimte Ruimte waarin archieven worden opgeslagen en die voldoet aan bij de wet gestelde inrichtingseisen.

• 1. Authenticiteit Het behoud van de inhoud, structuur en verschijningsvorm van archiefbescheiden in hun oorspronkelijke gedaante, dat wil zeggen de gedaante die ze bij hun ontstaan hadden.

• 1. Beheer Het in opdracht van de zorgdrager (doen) uitvoeren van de feitelijke werkzaamheden die tot doel hebben de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden.

• 1. Beheerder De werknemer of groep van medewerkers die belast is of zijn met het beheer.

• 1. Bestand Een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat.

• 1. Besturingsprogramma De programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem.

• 1. Conversie Het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat.

• 1. Documentaire activiteiten Het creëren, identificeren, verzamelen, vastleggen, ontsluiten, opslaan van documenten, de archiefvorming en het archiefbeheer, alsmede van de toegankelijkheid van de archiefbescheiden met als doel het ter beschikking stellen van die documenten of de daarin opgeslagen informatie aan de eigen organisatie en derden.

• 1. Dossier Het geheel van archiefbescheiden bij de behandeling van een zaak.

• 1. Dossierordening Het overeenkomstig een ordeningsplan inrichten van dossiers.

• 1. Duurzaamheid Het zodanig opslaan en bewaren van archiefbescheiden zodat na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang in kwaliteit zal zijn te constateren.

• 1. Emulatie Bij emulatie blijft de oorspronkelijke omgeving toegankelijk. De oorspronkelijke omgeving bestaat uit het oorspronkelijke besturingssysteem en de oorspronkelijke softwareapplicatie.

• 1. Formeel document Elk object of voorwerp dat gegevens draagt met het doel deze gegevens eraan te ontlenen of te gebruiken, en dat van administratieve, financiële of juridische waarde is voor het CAK.

• 1. Informatiedrager Het medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bijvoorbeeld papier, elektromagnetische of optische media.

• 1. Migratie Het overzetten van gegevens naar een ander platform.

• 1. Opslagformaat De code waarin digitale archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

• 1. Ordeningsplan Het systematisch overzicht van bij een archiefvormende instantie aanwezige archiefbestanden en van de wijze waarop deze bestanden zijn geordend.

• 1. Overbrenging Het door het CAK overbrengen naar een archiefbewaarplaats van afgesloten archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar.

• 1. Overdracht Het in beheer overdragen van archiefbescheiden, bijvoorbeeld van het dynamisch naar het semi-statisch archief.

• 1. Platform Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.

• 1. Selectielijst Wettelijk voorgeschreven instrument, met een geldigheid van ten hoogste 20 jaar, ten behoeve van de selectie van archieven in blijvend te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

• 1. Toepassingsprogrammatuur De programmatuur die bestemd is ter ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.

• 1. Toezicht Het vaststellen of de geldende regelgeving al dan niet wordt nageleefd. Voor overheidsorganen wordt dit uitgevoerd door de Rijksarchiefinspectie.

• 1. Vervanging Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, welke bij of krachtens artikel 7 van de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld voor de originele archiefbescheiden.

• 1. Vervreemding Het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere rechtspersoon dan het CAK.

• 1. Zaak Een eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel.

• 1. Zorg De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het naleven van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting om de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te houden en te bewaren, alsmede de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden te vernietigen.

• 1. Zorgdrager Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archieven.

Hoofdstuk II. Reikwijdte

Artikel 2. Reikwijdte van de beheersregeling

Deze beheersregeling is van toepassing op het beheer van documenten binnen het gehele CAK.

Hoofdstuk III. Verantwoordelijkheden en taken

Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• a). Het dagelijks bestuur is de zorgdrager in de zin van artikel 1, lid d, van de Archiefwet voor de archiefbescheiden van het CAK en is derhalve belast met de wettelijke verplichting deze archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

• b). Artikel 1, sub a, blijft van kracht wanneer het dagelijks bestuur taken uitbesteedt. In dat geval dient het CAK duidelijke afspraken vast te leggen met de dienstverlenende instantie.

• c). Het dagelijks bestuur stelt aanvullende regelingen en algemene voorschriften op het gebied van de documentaire activiteiten vast.

• a). De bestuursvoorzitter is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de zorg voor de documentaire activiteiten. Hij/zij is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van voldoende middelen voor het archiefbeheer zoals (de opleiding van) deskundig personeel, de aanwezigheid van voldoende financiële middelen en van voldoende, goed geoutilleerde archiefruimten en -systemen.

• b). Voor het verrichten van de werkzaamheden en het dagelijks toezicht op het archief wijst de bestuursvoorzitter een unitmanager en zijn/haar medewerkers als dagelijkse beheerders aan.

• c). De bestuursvoorzitter is belast met het toezicht op de toepassing van de regels en instrumenten met het oog op goed archiefbeheer.

• a). De beheerders zijn belast met de uitvoering van het in deze beheersregeling aangaande de documentaire activiteiten gestelde.

• b). De beheerders zijn belast met de voorbereiding en het onderhoud van regelingen en algemene voorschriften op het terrein van de documentaire activiteiten.

• c). De beheerders verrichten adviserende en coördinerende taken waarmee de effectiviteit en efficiëntie van de documentaire activiteiten zijn gediend.

Hoofdstuk IV. Documentbehandeling

Artikel 4. Documentregistratie

• a). uniek registratienummer waaronder het stuk is geïndexeerd;

• b). afzender of geadresseerde;

• c). door afzender of behandelaar toegekend kenmerk;

• d). datum van stuk en van binnenkomst/verzending;

• e). onderwerp/zaak/werkproces;

• f). klantnummer;

• g). dossiercode;

Artikel 5. Voortgang en afdoening

Hoofdstuk V. Archiefbeheer

Artikel 6. Dossiervorming en archiefordening

Artikel 7. Zaakdossierontsluiting

• a). uniek zaaknummer;

• b). zaakdossieromschrijving;

• c). looptijd van het zaakdossier;

• d). indicatie bewaren of vernietigen met het eventuele vernietigingsjaar;

• e). werkprocesnummer uit de selectielijst;

• f). verblijfplaats (indien noodzakelijk).

Artikel 8. Selectie

• a). de taken van het CAK;

• b). de werkprocessen welke van belang zijn voor de uitvoering van de taken van het CAK;

• c). de verhouding van het CAK met andere overheidsorganen;

• d). de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• e). het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

• a). Intern vooroverleg: eerste concept-selectielijst;

• b). Strategisch Informatie Overleg (SIO) tussen ten minste de zorgdrager, een externe deskundige op het gebied van de organisatie en de taken van het CAK en het Nationaal Archief;

• c). indiening van de ontwerplijst bij Nationaal Archief;

• d). ter inzage legging door het Nationaal Archief voor een periode van zes weken conform de Algemene Wet Bestuursrecht;

• e). eventueel aanpassen van het ontwerp

• f). vaststellingsbeschikking;

• i). publicatie van de selectielijst online in de Staatscourant en op de website van het Nationaal Archief.

Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode zij geldig is. De selectielijst is echter nooit langer dan twintig jaar geldig.

Door de beheerder van het archief wordt tweejaarlijks gecontroleerd of de selectielijst onderhoud behoeft. Indien noodzakelijk actualiseert hij de selectielijst. Een gewijzigde selectielijst moet opnieuw worden vastgesteld volgens de procedure genoemd in artikel 8, lid 3.

Artikel 9. Duurzaamheid

Artikel 10. Digitale Archiefbescheiden

Van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden worden ten minste de volgende kenmerken vastgelegd en bewaard.

• a). naast de registratie van formele documenten volgens artikel 4, lid 2 van deze regeling geldt dat van elk digitaal archiefbescheid het gedrag dient te worden vastgelegd ter waarborg van de authenticiteit;

• b). de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de digitale archiefbescheiden worden bewaard of beheerd;

• b). de metagegevens van de digitale archiefbescheiden, omvatten ten minste de volgende gegevens:

• –. de oorspronkelijk technische aard, alsmede van de hard- en softwareomgeving;