Bevoegdhedenregeling NWO 2013

1. Inleiding

De Bevoegdhedenregeling NWO 2013 regelt wie bij NWO bevoegd is om jegens derden verplichtingen aan te gaan, inclusief tekenbevoegdheid, en via welke functionarissen de interne besluitvorming die daar aan voorafgaat, verloopt.

De bevoegdheden zijn steeds gekoppeld aan ofwel een NWO-orgaan – Algemeen Directeur (AD) en gebieds- en stichtingsbesturen – ofwel functionarissen en zijn in dit laatste geval het gevolg van de uitoefening van een functie. De bevoegdheden voor het NWO-bureau zijn samengevat in bijlage 1 met de daarbij behorende maximum bedragen per jaar waarvoor verplichtingen mogen worden aangegaan.

In deze Bevoegdhedenregeling komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Hoofdstuk 1: Inleiding met de indeling binnen de NWO-organisatie naar soort besluiten, de reikwijdte van de regeling voor de NWO-organisatieonderdelen (zie bijlage 2), en een begrippenlijst

Hoofdstuk 2 Algemeen bevoegdhedenkader voor de verschillende soorten besluiten

Hoofdstuk 3 Het specifieke bevoegdhedenkader voor Apparaatskosten

Hoofdstuk 4 Het specifieke bevoegdhedenkader voor Beleid

Hoofdstuk 5 Het specifieke bevoegdhedenkader voor bezwaar, beroep bij de rechter, en Wob verzoeken

Hoofdstuk 6 Ondertekeningsbevoegdheid

Hoofdstuk 7 Overige bepalingen.

2.2.1. Soorten Mandaat

NWO-besluiten worden voor deze Bevoegdhedenregeling als volgt onderverdeeld:

Over onderwerpen die niet in bovenstaand schema zijn ondergebracht, kan alleen het Algemeen Bestuur van NWO besluiten.

2.2.4. Verbod van (de schijn van) belangenverstrengeling

Personeelsbesluiten betreffen de NWO-werkgever, en hebben dus als reikwijdte: directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO en regieorganen, Technologiestichting STW, de onderzoeksinstituten met uitzondering van de drie B-3 stichtingen (CWI, FOM en NIOZ) en NLeSC voor zover personeel is aangesteld door NWO.

Subsidiebesluiten worden genomen binnen alle organisatieonderdelen met een middelen verdelende bevoegdheid: Algemeen Bestuur, gebiedsbesturen, regieorganen, subsidieorganisaties (onderzoeksorganisaties volgens art. 4.1.1.b NWO Reglement: WOTRO en NLeSC) en de Technologiestichting STW.

Voor het samenwerkingsverband ZonMw wordt verwezen naar de Samenwerkingsovereenkomst Mandaatregeling ZON NWO (bijlage bij NWO Reglement).

De overige A- en B-besluiten hebben als reikwijdte algemeen bestuur en directie en NWO-bureau, i.e., stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO, en regieorganen in Den Haag.

Besluiten inzake bezwaar, alsook inzake beroep bij de rechter worden genomen door het Algemeen Bestuur (AB) op basis van een advies van de NWO bezwaarschriftencommissie. Dit geldt voor alle onderdelen van de NWO-organisatie. Ook Wob-besluiten regarderen alle NWO-onderdelen.

Voor wat betreft de samenwerkingsverbanden (met ZON in ZonMw en met SURF in NLeSC) en de daaruit voortvloeiende partiële verantwoordelijkheid – binnen ZonMw voor het MW-gedeelte, en binnen NLeSC voor het NWO-gedeelte – bestaan afzonderlijke afspraken. Echter, hoofdstuk 3 is wel van toepassing op vanuit NWO bij NLeSC aangesteld personeel.

1.2.1. Plaats binnen de geldende regelgeving

Besluiten genoemd onder a, b en c blijven voorbehouden aan de Portefeuillehouder BF, alsmede AD. Besluiten genoemd onder d en e vallen binnen de door het AD aan het hoofd P&O van NWO ge(sub)mandateerde bevoegdheden.

Eventuele verdere uitwerking van bevoegdheden moet passen binnen de overige NWO-regelgeving en de algemene voor NWO geldende beleidskaders. Waar geen discrepanties aan de orde zijn, geldt dat alle toepasselijke NWO-regelgeving (zoals toepasselijkheid artikel 3.3 NWO Reglement), richtlijnen, of protocollen, naast deze Bevoegdhedenregeling, onverkort van toepassing blijven.

4. Het besluitenkader voor beleidsaangelegenheden (B-besluiten)

4.1. S-besluiten

4.1.1. AB-besluiten inzake Centrale Programma’s

Aan het Algemeen Bestuur behoort krachtens de NWO-instellingswet de bevoegdheid tot regeling en bestuur van de organisatie (art. 4 Instellingswet). Dit betekent dat het Algemeen Bestuur zowel de eindverantwoordelijkheid heeft voor het binnen NWO gevoerde (wetenschappelijke) beleid als voor de daarbij behorende apparaatskosten. M.a.w. het Algemeen Bestuur is algemeen budgethouder.

4.2. Overige B-besluiten

Bij reglement wordt vastgesteld voor welke wetenschapsgebieden er gebiedsbesturen zijn en welke de bevoegdheden zijn van de onderscheiden gebieden (art. 9 Instellingswet)). Ingevolge het reglement stellen de gebiedsbesturen voor hun gebied (wetenschappelijk) beleid vast (artikel 3.2.1 Reglement).

Om dit beleid te kunnen (uit)voeren, wijst het Algemeen Bestuur middelen toe en verleent een gebiedsbestuur en daarmee gelijk gestelde NWO-onderdelen (WOTRO, regieorgaan, samenwerkingsverband) mandaat om subsidies te verstrekken ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoekprogramma’s binnen het toegewezen gebied/de toegewezen taak, en om het daarbij behorende beleid op te stellen en uit te voeren. Dit met inachtneming van het NWO Reglement en door het Algemeen Bestuur te geven richtlijnen, het instellingsplan en de NWO begroting. Daarmee zijn de besturen van deze NWO-onderdelen gemandateerd budgethouder binnen het hen toegewezen gebied/de toegewezen taak.

Omdat een gebiedsdirecteur optreedt als secretaris van zijn/haar gebiedsbestuur, is deze gebiedsdirecteur de budgetverantwoordelijke voor beleidsbesluiten. Alhoewel de AD de secretaris is van het Algemeen Bestuur, is de budgetverantwoordelijkheid voor Centrale Programma’s belegd bij een ander lid van de Algemene Directie, te weten bij de Directeur BOO (zie ook onder 2.2.1).

5.2. Beroep bij de rechter

De algemeen directeur (AD) is belast met de leiding van het bureau van de organisatie (art. 8.3 Instellingswet). Dat impliceert dat de gebiedsdirecteuren binnen de hiërarchie van het NWO-bureau direct onder de algemeen directeur zijn gepositioneerd.

Om die reden heeft het Algemeen Bestuur de AD aangesteld als gemandateerd budgethouder voor de apparaatskosten, en is elke gebiedsdirecteur budgetverantwoordelijke voor besluiten die apparaatskosten met zich brengen.

7. Inwerkingtreding en vervallen regelingen

Op grond van hun statuten hebben de besturen van de NWO-stichtingen, waarbinnen de NWO-onderzoeksinstituten zijn ondergebracht, een zelfstandige bevoegdheid voor het voeren van onderzoeksbeleid. Deze statuten kunnen enkel met instemming van het Algemeen Bestuur gewijzigd worden. De statutaire bevoegdheden van de stichtingsbesturen heeft het Algemeen Bestuur aangevuld bij via afzonderlijk met elk van deze besturen afgesloten convenant. De besturen van deze stichtingen zijn gemandateerd budgethouder voor alle door hen genomen besluiten binnen de voor ‘hun’ stichting door het Algemeen Bestuur goedgekeurde begroting. Het Algemeen Bestuur blijft eindverantwoordelijke als algemeen budgethouder. Voor zover Statuten en convenant geen bevoegdheden verstrekken, zoals voor bepaalde P-besluiten, geldt onderhavige Bevoegdhedenregeling (zie 3.1.2).

2.2. Overige kaders

2.2.1. Soorten Mandaat

Als hoogste orgaan binnen de organisatie houdt en beheert het Algemeen Bestuur alle bevoegdheden, die daarbinnen worden uitgeoefend. Het Algemeen Bestuur bepaalt dus wie een deel van die bevoegdheden namens het Algemeen Bestuur mag uitoefenen. Dit gebeurt bij algemeen of bijzonder mandaat. Deze bevoegdhedenregeling gaat over de algemene financiële mandaten (budgethouderschap + budgetverantwoordelijkheid), de bevoegdheid om besluiten te nemen met rechtsgevolgen voor derden (externe besluiten), en tekenbevoegdheid.

Het Algemeen Bestuur kan zijn financiële bevoegdheden op twee manieren mandateren. Ofwel het Algemeen Bestuur behoudt zelf het budgethouderschap en wijst een budgetverantwoordelijke aan die daarmee bevoegd wordt autorisatie te geven voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde binnen het goedgekeurde budget, zoals bij de Centrale Programma’s (zie 4.1.1), ofwel het Algemeen Bestuur verstrekt een compleet financieel mandaat door zowel het budgethouderschap te mandateren als een budgetverantwoordelijke aan te wijzen. Zoals deze Bevoegdhedenregeling laat zien, kiest het Algemeen Bestuur ervoor om enkel andere organen van NWO: AD, gebiedsbestuur/WOTRO of stichtingsbestuur onderzoeksinstituut, aan te wijzen als gemandateerd budgethouder. Voor een aanwijzing als budgetverantwoordelijke komt dan doorgaans die functionaris in aanmerking die direct onder de aangewezen gemandateerde budgetverantwoordelijke is gepositioneerd, zoals bij de Decentrale Programma’s waar de gebiedsdirecteur de budgetverantwoordelijke is voor de toegekende subsidies (zie 4.1.2). Indien meerdere functionarissen zijn aangesteld op het niveau direct onder de gemandateerde budgethouder, zal de algemeen budgethouder expliciet één van deze functionarissen moeten aanwijzen als de budgetverantwoordelijke.

Daarnaast kan het Algemeen Bestuur zijn bevoegdheid om – interne en/of externe – besluiten te nemen en/of zijn tekenbevoegdheid mandateren. In dat geval is sprake van respectievelijk een besluitmandaat en een tekenmandaat.

2.2.2. Submandaat

Alleen indien en voor zover dat bij een verstrekt mandaat door de mandaatgever expliciet is bepaald, mag een mandaatnemer dit mandaat geheel of deels doormandateren. Men spreekt dan van een submandaat.

Een budgetverantwoordelijke kan slechts in uitzonderlijke gevallen, en slechts na akkoord van de budgethouder, binnen zijn organisatieonderdeel schriftelijk een gesubmandateerd budgetverantwoordelijke aanwijzen. Dit onder expliciete vermelding van het (deel)budget waarvoor de aangewezen functionaris verantwoordelijkheid draagt (en uiteraard voor zover de door de budgethouder aan de budgetverantwoordelijke opgelegde kaders daarvoor ruimte bieden), waar van toepassing tevens onder vermelding van het soort gevallen waarvoor het submandaat geldt. Dit betekent dat de gesubmandateerde budgetverantwoordelijke tot het toegestane bedrag en, waar van toepassing, voor bepaalde gevallen tekenbevoegdheid heeft voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde.

Daarnaast heeft de budgetverantwoordelijke de bevoegdheid tot het aanwijzen van een onder hem staande functionaris, die tekenbevoegdheid krijgt voor akkoord van de geleverde prestatie op de factuur. Deze bevoegdheid kan de budgetverantwoordelijke zelf niet uitvoeren, omdat tekenbevoegdheid voor autorisatie van de feitelijke besteding en tekenbevoegdheid voor akkoord van de geleverde prestatie niet samen gaan.

Deze (sub)mandaten zijn niet in deze regeling opgenomen, maar dienen wel opgenomen te worden in het Register. Daarom is de primaire budgetverantwoordelijke verplicht het hoofd Financiën van elke submandatering een kopie te verstrekken ten behoeve van het Register.

2.2.3. Wijze van verlenen van (sub)mandaten

Voor zover (sub)mandaten niet al zijn verleend bij wet of deze Bevoegdhedenregeling, worden deze schriftelijk verleend. De krachtens wet of deze Bevoegdhedenregeling geldende mandaten zijn in bijgevoegde bevoegdhedentabel (bijlage 1) opgenomen. Bij vaststelling van deze Bevoegdhedenregeling bevestigt en bekrachtigt het Algemeen Bestuur de hierbij verleende mandaten. Het Algemeen Bestuur is als enige bevoegd tot herroeping of intrekking daarvan. In geval het Algemeen Bestuur een mandaat intrekt, komen binnen dat mandaat verleende submandaten automatisch te vervallen. Een submandaat kan daarnaast ook worden herroepen of ingetrokken door de rechtmatige verlener van dit submandaat. Herroeping en intrekking van (sub)mandaten dient de (sub)mandaatgever schriftelijk te melden aan het Hoofd Financiën als beheerder van het Register.

2.2.4. Verbod van (de schijn van) belangenverstrengeling

Een bevoegd functionaris is niet bevoegd tot het nemen of ondertekenen van een besluit of overeenkomst waarbij hij zelf belanghebbende is, dan wel een persoonlijk belang heeft.

2.2.5. Mandatenbeheer

De stafafdeling Financiën voert het beheer en de controle uit over de binnen NWO geldende respectievelijk afgegeven (sub)mandaten.

Een aan een NWO-orgaan toegekende bevoegdheid blijkt uit de combinatie van:

Een aan een functionaris toegekende bevoegdheid blijkt uit de combinatie van:

Bij waarneming van een functie aangevuld met de vastlegging van deze waarneming in de centrale personeelsadministratie.

2.2.6. Vervangingsregeling

Bij afwezigheid/vakantieperioden van een ge(sub)mandateerde vindt vervanging van bevoegdheden op horizontaal niveau binnen hetzelfde organisatieonderdeel plaats. Een plaatsvervangend directeur of stafhoofd is steeds bevoegd tot vervanging, mits het in 2.2.5, sub c, bedoelde formulier met zijn handtekening en paraaf in het Register is opgenomen.

3. Het besluitenkader voor apparaatskosten (A-Besluiten)

Binnen het door het Algemeen Bestuur goedgekeurde budget is de AD gemandateerd budgethouder voor A-besluiten, en zijn de directeuren en stafhoofden van de organisatieonderdelen budgetverantwoordelijke, elk voor het budget beschikbaar voor het eigen organisatieonderdeel.

De directeuren en stafhoofden hebben als budgetverantwoordelijke de bevoegdheid (intern) autorisatie te geven voor het aangaan van de feitelijke verplichting met een derde binnen het goedgekeurde budget. Met het geven van deze (interne) autorisatie neemt de budgetverantwoordelijke een intern besluit. De budgetverantwoordelijke is niet bevoegd tot het nemen van externe A-besluiten, inclusief ondertekening. Deze bevoegdheid is elders binnen de organisatie belegd.

De AD is bij wet aangewezen als hoofd van het NWO-bureau en heeft daarmee een eigen wettelijke bevoegdheid tot het nemen en ondertekenen van A-besluiten. Echter, deze bevoegdheden heeft de AD gemandateerd aan de hoofden van de stafafdelingen, elk voor die aangelegenheden waarover de stafafdeling gaat. Dat betekent dat de hoofden van de stafafdeling er verantwoordelijk voor zijn dat de door hen te nemen externe besluiten genomen worden binnen de daarvoor geldende algemene kaders.

Waar budgetverantwoordelijkheid en besluit- en tekenbevoegdheid niet samenvallen, is een paraaf voor akkoord van zowel de (gemandateerde) budgetverantwoordelijke als de door de budgetverantwoordelijke geconsulteerde functionaris of zijn plaatsvervanger binnen de betrokken stafafdeling een vereiste, alvorens het hoofd van de betrokken stafafdeling/de besluitbevoegde tot tekening (en verzending) mag overgaan. Het is wel de bedoeling dat een budgetverantwoordelijke, nu deze niet tevens bevoegd is tot het nemen van het betreffende externe besluit, de betrokken stafafdeling tijdig inschakelt bij zijn interne besluitvorming. Vanuit de betrokken stafafdeling kan dan het aankoop-, inhuur- of aanstellingsproces begeleid worden en de budgetverantwoordelijke geadviseerd, op basis van de geldende kaders, zodat de budgetverantwoordelijke een intern besluit neemt dat aansluit bij de algemene kaders waarbinnen de stafafdelingen moeten opereren.

3.1. P-besluiten

*P-besluiten* betreffen de NWO-werkgever, en hebben dus als reikwijdte: directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO en regieorganen, STW, de onderzoeksinstituten met uitzondering van de drie B-3 stichtingen (CWI, FOM en NIOZ), en voor zover personeel bij NLeSC is aangesteld door NWO, NLeSC.

Budgetverantwoordelijkheid betreft steeds enkel het voor het eigen organisatieonderdeel goedgekeurde budget. Zo bevat het budget van de gebieden een post voor personeelsuitgaven (salarissen, betalingen aan uitzendbureaus voor geleverde diensten en/of personeel) ten behoeve van het gebiedsbureau. Dat betekent dat de gebiedsdirecteur in zijn rol van budgetverantwoordelijke autorisatie dient te geven voor de feitelijke aan te gane verplichtingen ter zake.

Het hoofd P&O heeft voor opleidingen een besluitmandaat gegeven aan de directeuren van de gebieden, de regieorganen, WOTRO en BOO, alsmede aan de stafhoofden voor een maximum van € 1.000 per medewerker per jaar.

3.1.1. NWO-bureau en NLeSC

De algemeen directeur heeft zijn besluit- en tekenbevoegdheden voor personele aangelegenheden gesubmandateerd aan het hoofd P&O. Echter, het hoofd P&O heeft geen besluit- en tekenbevoegdheid met betrekking tot:

Voor alle overige P-besluiten geldt, zoals gezegd, dat de directeuren en hoofden van de overige organisatieonderdelen budgetverantwoordelijkheid dragen voor de door hen genomen besluiten over personele aangelegenheden, terwijl het hoofd P&O de desbetreffende verplichtingen met derden aangaat.

3.1.2. ASTRON, SRON, NSCR en STW

De directeuren van ASTRON, SRON en NSCR en STW zijn de budgetverantwoordelijken voor personele aangelegenheden en hebben de bevoegdheid om P-besluiten te nemen krachtens dit mandaat binnen het voor ‘hun’ instituut/stichting vastgestelde budget. een en ander met uitzondering van:

Besluiten genoemd onder a, b en c blijven voorbehouden aan de AD. Besluiten genoemd onder d en e vallen binnen de door het AD aan het hoofd P&O van NWO ge(sub)mandateerde bevoegdheden.

3.2. Overige A-besluiten

De A-besluiten hebben als reikwijdte algemeen bestuur en directie, stafafdelingen, gebieden incl. WOTRO, en regieorganen in Den Haag.

De besturen van de organisatieonderdelen nemen de apparaatskosten op in hun jaarlijks bij het Algemeen Bestuur in te dienen begroting. Het Algemeen Bestuur stelt als algemeen budgethouder deze begroting vast.

Het AB heeft het budgethouderschap voor de apparaatskosten zoals opgenomen in het goedgekeurde budget, gemandateerd aan de AD. Dat betekent dat de AD kan schuiven tussen de verschillende posten voor apparaatskosten binnen de goedgekeurde begroting. Echter, overschrijdingen van dan wel verschuivingen tussen beleidskosten- en apparaatskostenbegroting kunnen slechts plaatsvinden met toestemming van het Algemeen Bestuur.

De externe besluitbevoegdheid en de daarbij behorende tekenbevoegdheid voor apparaatskosten ligt bij de stafhoofden waarbij de volgende verdeling van bevoegdheden geldt: