LegalizeRegeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 6 maart 2014, 2014-0000007640, houdende regels voor de documentaire informatievoorziening van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Kaderregeling DIV SZW 2014)
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
Hoofdstuk 1. Begrippenkader
Artikel 1. Begrippen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a. afdeling FDW: afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel die de departementale documentaire informatievoorziening coördineert, waaronder het archiefbeheer;
- b. afgesloten archief: een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces en dat in principe onveranderlijk is;
- c. archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan;
- d. archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, die het ministerie heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten of de vervulling van zijn taken, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder het ministerie;
- e. archiefvormend orgaan: een al dan niet tijdelijk onderdeel van het ministerie, dan wel van een ander overheidsorgaan, dat werkzaamheden verricht onder de verantwoordelijkheid van de minister en waarvoor afzonderlijk wordt gearchiveerd;
- f. beheerder: directeur die belast is met de dagelijkse beheerswerkzaamheden met betrekking tot een archief en die tevens in samenwerking met de afdeling FDW van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel het reguliere toezicht op een archief uitoefent;
- g. bestand: groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is;
- h. bewaartermijn: de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden;
- i. DWR: Digitale Werkomgeving Rijksdienst, de standaard digitale werkomgeving voor alle Nederlandse rijksambtenaren;
- j. e-depot: het digitale archiefsysteem van het Nationaal Archief dat de duurzame toegankelijkheid en de duurzame opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid van te bewaren digitale archiefbescheiden garandeert;
- k. lopend archief: actueel archief waarin een archiefvormend orgaan nieuwe documenten en dossiers opslaat, die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces;
- l. minister: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- m. ministerie: het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- n. verantwoordelijke directeur: de directeur die formeel verantwoordelijk is voor het archief waar de archiefbescheiden in kwestie toe behoren;
- o. zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.
Hoofdstuk 2. Reikwijdte en verantwoordelijkheden
Artikel 2. Reikwijdte
Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden van het ministerie, met uitzondering van de personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie. Daarop is de Instructie beheer en inrichting personeelsdossiers SZW 2012 van toepassing.
Deze regeling is geldig voor alle archiefbescheiden van het ministerie, dus zowel voor de digitale als voor de papieren archiefbescheiden. Bij het archiveren van nieuwe documenten is het digitale archief echter leidend: de documentaire informatievoorziening dient hoofdzakelijk digitaal te verlopen, tenzij een bijzondere omstandigheid of de wet noodzaakt om papieren documenten te gebruiken.
Artikel 3. Verantwoordelijkheden
Minister
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.
Secretaris-generaal
- a. De secretaris-generaal is belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen het ministerie betreft, waaronder het beheer van de ministeriële archiefbescheiden.
- b. De secretaris-generaal informeert en adviseert de zorgdrager desgewenst over het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie.
Plaatsvervangend secretaris-generaal
- a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening. Derhalve is hij verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie. Dit omvat ook de zorg voor de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief van het ministerie.
- b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast voor de archieven van het ministerie.
- c. Indien nodig rapporteert de plaatsvervangend secretaris-generaal aan de Erfgoedinspectie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Chief information officer (CIO)
- a. De chief information officer is verantwoordelijk voor de departementale strategie en visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. Hierover adviseert de chief information officer aan de ambtelijke en politieke leiding.
- b. De chief information officer is binnen het ministerie verantwoordelijk voor de handhaving van rijksbrede kaders en standaarden op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
- c. De chief information officer vertegenwoordigt SZW in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
Directeur van een archiefvormend orgaan
- a. De directeur van een archiefvormend orgaan is tot het moment van overdracht, vernietiging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Dit behelst in hoofdzaak postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging, conversie, migratie en overdrachten aan andere organen, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het bestandsoverzicht en de ordeningsstructuur van het archiefvormende orgaan.
- b. De directeur van een archiefvormend orgaan heeft de mogelijkheid om door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het lopende archiefbeheer, of een deel daarvan, over te dragen aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
- c. De directeur van een archiefvormend orgaan draagt in principe afgesloten archiefbescheiden over aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
Directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel:
- a. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het departementaal overkoepelende beleid met betrekking tot het archiefbeheer.
- b. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt regie over het departementale archiefbeheer.
- c. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is, na overdracht van de archiefbescheiden door het betreffende archiefvormende orgaan, verantwoordelijk voor het beheer van de het afgesloten archief.
- d. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen, het onderhoud en het functioneel beheer van selectielijsten.
- e. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt in samenwerking met de beheerders en de verantwoordelijke directeuren toezicht op het departementale archiefbeheer.
- f. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van en het adviseren over strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
- g. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels voor archiefbescheiden en voor het voorlichten van de medewerkers over deze regels.
Medewerker
- a. Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het daarvoor bestemde documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.
- b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
- c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht, als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
Private partijen
- a). Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijkheid voor hun eigen archiefbeheer.
- b). Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
Beheerder
- a. De beheerder voert namens de verantwoordelijke directeur de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken uit.
- b. De beheerder voert de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken conform deze regeling uit.
Hoofdstuk 3. Archiefvorming
Artikel 4. Registratie en afdoening archiefbescheiden
De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden door ze in het juiste dossier op te slaan.
Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema genoemd in artikel 8. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel documentgebonden metagegevens, als ook de metagegevens die bij het betreffende dossier horen.
De beheerder stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt de beheerder direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13 genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt.
De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een documentmanagementsysteem van nieuwe papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de bepalingen in artikel 14 betreffende vervanging.
De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn.
Artikel 5. Archiefordening en dossiervorming
De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel stelt op advies van de beheerder de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van de betreffende directie.
De beheerder bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart de beheerder de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.
De beheerder zorgt voor koppeling van de dossiers aan de werkprocessen binnen het ministerie en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.
De medewerkers van een archiefvormend orgaan voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen, die op een zaak betrekking hebben, tenzij de directeur van een archiefvormend orgaan bepaalt dat dit niet doelmatig is.
De directeur van een archiefvormend orgaan bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid geldt als richtlijn bij het bepalen van de volledigheid van een dossier.
De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.
Artikel 6. Afsluiten van een dossier
Binnen een jaar na de laatste wijziging in een dossier treedt de beheerder van een dossier in overleg met het archiefvormende orgaan over het afsluiten van het dossier.
Bij het afsluiten van een dossier controleert de beheerder in samenwerking met het archiefvormende orgaan het dossier op volledigheid en juistheid. Ontbrekende archiefbescheiden en metagegevens laat hij voor zover mogelijk aanvullen.
Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor bewaren of (op termijn) vernietigen.
Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.
De beheerder laat in overeenstemming met het archiefvormende orgaan in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.
Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de verantwoordelijke directeur besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.
Artikel 7. Documentenmanagementsystemen
Het ministerie maakt gebruik van documentmanagementsystemen voor het dagelijks beheer van digitale archiefbescheiden. Medewerkers slaan hierin hun archiefbescheiden op.
De documentmanagementsystemen binnen het ministerie dienen te voldoen aan de norm NEN 2082, die eisen stelt aan de functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.
De gebruikte documentmanagementsystemen dienen te voldoen aan de aansluitvoorwaarden van DWR Archief.
De gebruikte documentmanagementsystemen moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst.
Nieuwe documentmanagementsystemen moeten voldoen aan de richtlijnen uit de Informatiseringstrategie (I-strategie) Rijk.
Artikel 8. Metagegevensschema
Voor ieder binnen het ministerie gebruikt documentmanagementsysteem moet een metagegevensschema beschikbaar zijn, dat duidelijk omschrijft welke metagegevens ten minste aan documenten of dossiers gekoppeld moeten zijn.
De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor het vaststellen van de metagegevensschema’s die op de geautomatiseerde informatiehuishouding van het ministerie toepasbaar zijn.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.