Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders

Oktober 2014

Vooraf

Verbindingskantoren (concessiehouders, zorgkantoren) zijn verplicht om een financieel verslag en een uitvoeringsverslag op te stellen. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) heeft de voorschriften hiervoor nader uitgewerkt in het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Verantwoordingsplicht concessiehouders over de uitvoering AWBZ (Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders).

In dit Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders stelt de NZa regels voor het accountantsonderzoek en voor de inhoud en inrichting van het accountantsverslag.

In het Protocol Prestatiemeting AWBZ 2014 Normenkader onderzoek uitvoering AWBZ (Protocol Prestatiemeting AWBZ 2014) is een beperkte wijziging doorgevoerd in de systematiek. De NZa gaat zorgkantoren in 2014 meer beoordelen op behaalde resultaten en minder op de processen. Doel hiervan is beter inzicht te verkrijgen in hoe de zorgkantoren scoren in relatie tot de doelen die bij de maatschappelijke taken in het kader van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) horen. Voor 2014 zijn hiertoe de eerste stappen gezet. Enkele op bedrijfsvoering gerichte prestatie-indicatoren zijn vervangen door outcome-gerichte prestatie-indicatoren.

Deze wijziging vertaalt zich door naar op welke wijze het zorgkantoor zich over deze prestatie-indicatoren moet verantwoorden en ook in beperkte mate naar de voor deze prestatie-indicatoren uit te voeren werkzaamheden door de accountant. Aan de accountant wordt gevraagd om in het kader van zijn opdracht tot het verrichten van specifieke werkzaamheden te onderzoeken of de genoemde criteria ter bepaling van de outcome-indicatoren in het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders zijn nageleefd.

Op verzoek van verschillende partijen staat de NZa het voor het verantwoordingsjaar 2014 onder voorwaarden toe dat voor enkele deelonderzoeken het accountantsproduct wordt afgegeven door een interne accountant.

De NZa maakt een voorbehoud voor wijzigingen die mogelijk in een addendum op dit protocol bekend moeten worden gemaakt.

1. Inleiding

1.1. Algemeen

De Regeling verslaglegging AWBZ1Regeling van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 1 december 2006, nr. Z/M-2730821 houdende nadere regels met betrekking tot de verslaglegging AWBZ. stelt voorschriften voor de inrichting van het financieel verslag en het uitvoeringsverslag van verbindingskantoren (concessiehouders, zorgkantoren). De NZa heeft deze voorschriften nader uitgewerkt in het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders. Het model bevat voorschriften aan de hand waarvan concessiehouders hun verantwoordingsdocumenten moeten inrichten.

Op grond van artikel 31 van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) kan de NZa regels stellen voor het accountantsonderzoek en voor de inhoud en inrichting van het accountantsverslag. De regels voor het accountantsonderzoek en de inhoud en inrichting van het accountantsverslag heeft de NZa vastgelegd in dit Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders.

Dit Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders geeft richtlijnen voor het door de accountant uit te voeren onderzoek naar de getrouwheid van de financiële verantwoording en rechtmatige uitvoering van de AWBZ. Het doel van het protocol is niet om de aanpak van het onderzoek voor te schrijven, maar om kaders te geven waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden.

De accountant geeft de uitkomst van zijn onderzoek weer in een gecombineerde controleverklaring over de getrouwheid en de rechtmatigheid en in een samenvattende rapportage (een accountantsrapport en een rapport van feitelijke bevindingen). Voor de tekst van de controleverklaring maakt de accountant gebruik van het model dat in hoofdstuk 5 van dit protocol is opgenomen. Het accountantsrapport en het rapport van feitelijke bevindingen maakt de accountant op in overeenstemming met de bepalingen in hoofdstuk 6.

De concessiehouder moet de verantwoordingsdocumenten vergezeld van de accountantsproducten voor 1 juli van het jaar volgende op het verslagjaar toezenden aan de NZa.

De concessiehouder kan de financiële verantwoording op concessiehouderniveau of op zorgkantoorniveau indienen. Wanneer de concessiehouder zijn financiële verantwoording op concessiehouderniveau opstelt, moet de accountant de controleverklaring eveneens op concessiehouderniveau opmaken. Wanneer de concessiehouder zijn financiële verantwoording op zorgkantoorniveau opstelt, moet de accountant de controleverklaring eveneens op zorgkantoorniveau opmaken.

De NZa maakt bij haar toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de AWBZ zoveel mogelijk gebruik van de verantwoordingsdocumenten van de concessiehouder en van de controleverklaring, het accountantsrapport en het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant. Daarbij beoordeelt de NZa de toereikendheid van de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden en stelt op basis van haar bevindingen haar eigen onderzoekswerkzaamheden vast. Op grond van de verzamelde informatie vormt de NZa zich een oordeel over de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de AWBZ door de zorgkantoren en over de rechtmatigheid van de daarmee samenhangende ontvangsten en uitgaven. De NZa brengt verslag uit van haar bevindingen in een rapport per individuele concessiehouder. Jaarlijks brengt de NZa voor 1 december een samenvattend rapport uit over de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de AWBZ door de zorgverzekeraars, het Centraal Administratie Kantoor (CAK) en de concessiehouders.

1.2. Inzet interne accountant

Het is onder voorwaarden toegestaan dat de interne accountant van een zorgkantoor het accountantsproduct afgeeft bij enkele deelonderzoeken in plaats van de externe accountant. Het gaat hier om deelonderzoeken in het kader van NV COS 4400 (non-assurance). Het betreffen de volgende deelonderzoeken:

Hiervoor gelden de volgende randvoorwaarden:

De NZa kan een zorgkantoor weigeren voor de interne certificering als naar de mening van de NZa niet aan de randvoorwaarden is voldaan en/of de controleaanpak onvoldoende kwaliteitsborging biedt.

1.3. Mededeling in Staatscourant

De Raad van Bestuur van de NZa heeft op 14 oktober 2014 het ‘Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders’ vastgesteld. Dit Protocol treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin deze mededeling is geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2014. U kunt dit Protocol raadplegen op www.nza.nl.

2. Doel van het accountantsonderzoek

Het accountantsonderzoek 2014 bij de concessiehouders bestaat uit vier deelonderzoeken. Deze onderzoeken worden in het vervolg van dit protocol verder uitgewerkt:

De accountant rapporteert over de bevindingen en conclusies van zijn onderzoek in:

Het onderzoek naar de financiële verantwoording leidt tot een gecombineerde controleverklaring van de accountant over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de financiële verantwoording over 2014.

In deze controleverklaring geeft de accountant aan:

In hoofdstuk 4 wordt de inhoud van het accountantsonderzoek verder uitgewerkt.

De samenvattende rapportage bevat de uitkomsten van het onderzoek van de accountant naar de hiervoor genoemde vier deelonderzoeken. In hoofdstuk 6 wordt de inhoud van de samenvattende rapportage verder uitgewerkt.

3. Procedure onderzoek

De procedure van het onderzoek naar de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de AWBZ in 2014 is hierna beschreven.

De concessiehouder geeft de accountant opdracht om een onderzoek uit te voeren naar:

Bij deze opdracht vormen het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders, het Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders en het Protocol Prestatiemeting AWBZ 2014 het uitgangspunt. De NZa voorziet de concessiehouder en de accountant van een exemplaar en stelt deze ook via haar website beschikbaar.

De accountant voert zijn onderzoek uit volgens het Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders. De accountant rapporteert aan de concessiehouder over de uitkomsten van dit onderzoek door middel van een controleverklaring over de getrouwheid en rechtmatigheid en een samenvattende rapportage.

De concessiehouder en de accountant maken voor de uitvoering van het onderzoek afspraken over de samenwerking. De accountant maakt bij zijn onderzoek voor zover mogelijk gebruik van de interne controlewerkzaamheden van de zorgkantoren.

De accountant hanteert dit protocol als kader voor zijn werkzaamheden. Daarnaast voert de accountant zijn controle uit in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Verordening gedragscode (VGC), de geldende beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de Nadere Voorschriften Controle- en overige Standaarden (NV COS).

De samenvattende rapportage bestaat uit twee separate onderdelen:

Het verdient de voorkeur dat de accountant beide delen van de samenvattende rapportage separaat uitbrengt, dit om verwarring tussen het assurance en non-assurance deel te voorkomen.

De NZa trekt in voorkomende gevallen, mede aan de hand van de rapportages van de accountant, conclusies. De accountant houdt hiermee rekening bij de formulering van de opdrachtbevestiging, bij de uitvoering van zijn werkzaamheden, bij de dossiervorming en bij de rapportage.

De concessiehouder stuurt vóór 1 juli 2015 twee exemplaren naar de NZa van de door de accountant gecontroleerde financiële verantwoording, getekende controleverklaring, opgesteld accountantsrapport, opgesteld rapport van feitelijke bevindingen, de beoordeelde bestuurlijke verantwoording en het beoordeelde uitvoeringsverslag.

De NZa voert haar onderzoek naar de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de AWBZ door de concessiehouder uit op de locatie van de concessiehouder. De NZa neemt voor het tijdstip van onderzoek vooraf contact op met de concessiehouder.

De NZa maakt bij haar onderzoek zoveel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de accountant. Hiertoe beoordeelt de NZa middels een review of de accountant het Protocol Accountantsonderzoek 2014 Concessiehouders en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving volledig en juist heeft gevolgd.

Daarbij beoordeelt de NZa de toereikendheid van de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden en stelt op basis van haar bevindingen haar eigen onderzoekswerkzaamheden vast.

De NZa kan zonder verdere tussenkomst van de concessiehouder contact opnemen met de accountant over eventueel aanvullend te verstrekken informatie en over vaktechnische aangelegenheden.

De NZa richt een dossier in waarin de onderbouwing van haar oordeel is opgenomen. Hiervoor is het nodig om bepaalde stukken uit het accountantsdossier te kopiëren c.q. digitaal op te vragen. Op grond van artikel 61 Wmg is de NZa hiertoe bevoegd. De NZa beschouwt de gegevens die in het dossier van de accountant zijn opgenomen als bedrijfsgevoelige gegevens in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit betekent dat de NZa deze gegevens als niet-openbare informatie aanmerkt.

De NZa rapporteert over de uitkomsten van de review aan de accountant via een reviewmemorandum. De NZa stelt de accountant in de gelegenheid om op het concept van het reviewmemorandum te reageren en verwerkt deze reactie in het definitieve memorandum4De NZa maakt het reviewmemorandum niet openbaar. Alle reviewmemoranda (inclusief de reactie van de accountant), die door de NZa zijn opgesteld in het kader van haar toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de AWBZ, zijn beschikbaar voor de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Het is de accountant toegestaan het reviewmemorandum te verstrekken aan het zorgkantoor/de concessiehouder..

De NZa stelt per concessiehouder een conceptrapport Uitvoering AWBZ 2014 op. In dit conceptrapport zijn de bevindingen en conclusies van de NZa met betrekking tot de uitvoering van de AWBZ in 2014 door de concessiehouder opgenomen. De NZa stemt het conceptrapport af met de concessiehouder. De concessiehouder krijgt de gelegenheid in een formele hoorprocedure te reageren op de bevindingen en conclusies in het rapport.

De Raad van Bestuur van de NZa stelt de definitieve versie van het individuele rapport vast. De NZa stuurt deze versie toe aan de concessiehouder.

De bevindingen uit de individuele onderzoeksrapporten verwerkt de NZa in het Samenvattend Rapport Uitvoering AWBZ. Dit rapport stelt zij jaarlijks vóór 1 december vast. De vastgestelde individuele onderzoeksrapporten en het samenvattende rapport maakt de NZa openbaar.

4. Inhoud van het accountantsonderzoek

4.1. Object van onderzoek

De concessiehouders leggen verantwoording af in een uitvoeringsverslag en in een financiële verantwoording. Aan de financiële verantwoording wordt een bestuurlijke verantwoording over het financieel beheer toegevoegd. De volgende door de concessiehouder opgestelde verantwoordingsdocumenten zijn het object van onderzoek:

De financiële verantwoording bestaat uit een balans, een exploitatierekening en een toelichting op beide. Hierin verantwoordt de concessiehouder zowel de geldstromen die rechtstreeks via het zorgkantoor lopen, als de geldstromen die via andere rechtspersonen gaan, zoals de betaling van zorgaanspraken via het CAK.

In de bestuurlijke verantwoording legt de concessiehouder verantwoording af over het gevoerde financieel beheer en over de borging van de rechtmatigheid van de baten en lasten die in de financiële verantwoording zijn opgenomen.

In het uitvoeringsverslag rapporteert de concessiehouder over de uitvoering van de AWBZ in het verantwoordingsjaar en geeft de concessiehouder een overzicht van de voornemens voor de uitvoering van de AWBZ in het daarop volgende jaar. Hierbij maakt de concessiehouder gebruik van kengetallen en indicatoren.

Het normenkader voor deze verantwoordingen wordt gevormd door de Regeling verslaglegging AWBZ, het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders en het Protocol Prestatiemeting AWBZ 2014.

4.2. Het begrippenkader

Het onderzoek naar de getrouwheid van de financiële verantwoording en de rechtmatige uitvoering van de AWBZ is gericht op het vaststellen of:

Voor het onderzoek naar de rechtmatigheid van de financiële verantwoording is de invulling van het rechtmatigheidsbegrip van belang.

Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen: in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Een proces of de uitkomsten daarvan voldoen wel of niet aan de van kracht zijnde wet- en regelgeving. In die zin is rechtmatigheid een absoluut begrip. De concrete invulling van het begrip is echter afhankelijk van de gekozen normstelling, de aard en reikwijdte van de regelgeving, het soort organisatie en het karakter van het betreffende proces of de uitkomst daarvan. Rechtmatigheid vormt dus een begrip dat gekoppeld is aan het object van onderzoek.

In hoofdstuk 2 van het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders is het rechtmatigheidsbegrip in detail uitgewerkt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen financiële en procedurele rechtmatigheid en tussen directe en gebruikers-verantwoordelijkheid. Het model geeft ook aan welke randvoorwaarden bij de invulling van het rechtmatigheidsbegrip van toepassing zijn.

Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is rechtstreeks gekoppeld aan een geldstroom. Als taken niet rechtmatig worden uitgevoerd, heeft dat financiële consequenties voor de concessiehouder.

Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken geen financiële dimensie. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een geldstroom.

Bij directe verantwoordelijkheid is het zorgkantoor geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces. Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor de volledigheid, de juistheid en de tijdigheid van de uitvoering van het proces en voor de validiteit van de gegevens die derden als input voor het proces aanleveren.

Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet het zorgkantoor zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een proces en is het verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. Het zorgkantoor mag echter uitgaan van de validiteit van de gegevens die derden daartoe aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft het zorgkantoor zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ), het CAK of de Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA) verstrekken.

Om tot een werkbaar rechtmatigheidsbegrip te komen is een aantal randvoorwaarden van belang:

De accountant hanteert de begripsomschrijvingen uit het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders als uitgangspunt voor het rechtmatigheidsonderzoek dat hij uitvoert. Bijlage 3 van het Model Uitvoeringsverslag en financiële verantwoording 2014 Concessiehouders geeft een limitatieve opsomming van het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole door de accountant.