Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 11 februari 2015, nr. MinBuZa.2015.44528 met betrekking tot vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen (Vervangingsbesluit BZ 2015)

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Besluit

Artikel 1

De digitale vervanging van archiefbescheiden heeft betrekking op

• a. alle papieren archiefbescheiden van het ministerie die zijn ontvangen en opgemaakt in de periode 2011-2014, en

• b. op alle papieren archiefbescheiden die zullen worden ontvangen en opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 2

De archiefbescheiden worden na vervanging opgenomen in een recordmanagementsysteem, met inachtneming van de door de directeur van de directie Bedrijfsvoering vastgestelde procedures met betrekking tot archivering en vervanging.

Artikel 3

• a. alleen in papieren vorm bestaan, omdat die bescheiden technisch niet te digitaliseren zijn; of

• b. wel gedigitaliseerd zijn, maar waarvan het papieren exemplaar wordt aangehouden vanwege bewijslast of het belang van de bedrijfsvoering.

Artikel 4

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Bijlage. als bedoeld in artikel 3

Documenten die in papieren vorm worden aangehouden zijn:

• 1. Documenten die niet of nauwelijks kunnen worden gescand vanwege bijvoorbeeld de omvang (denk hierbij aan bouwtekeningen op A1 of A2 formaat).

• 1. Documenten met bijzondere uiterlijke verschijningsvorm of symbolische waarde waaronder documenten met lakzegels, zoals verdragen, geloofsbrieven en door bewindspersonen ondertekende of anderszins unieke condoleancekaarten met een grotere waarde dan een gescand evenbeeld daarvan.

• 1. Bepaalde documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben, waaronder:

• •. verdragen, volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;

• •. processen-verbaal behorend bij de depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften van multilaterale verdragen en zeekaarten die behoren bij verdragen;

• •. documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben en/of als zodanig door de Directie Juridische Zaken aangemerkte documenten.

Documenten die tijdelijk1Bij te bewaren documenten wordt vastgesteld of de bewijslast op het moment van overdracht aan het Nationaal Archief nog van belang is. Als dat het geval is, worden deze in papieren vorm overgedragen. in papieren vorm worden aangehouden zijn:

• 1. Documenten waarin het ministerie namens de Staat in het civielrecht optreedt als contractspartij bij privaatrechtelijke rechtsverhoudingen, waaronder:

• •. koop- en huurcontracten;

• •. documenten in aanbestedingstrajecten;

• •. schikkingsonderhandelingen;

• •. burgerlijke processen;

• •. gerechtelijke uitspraken;

• •. expertiserapporten;

• •. notariële akten;

• •. documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben.

• 1. Processtukken waarbij in geval van meningsverschillen terug wordt gegrepen op papieren documenten:

• •. binnen het internationaal recht: alle processtukken van zaken bij het Europees Hof voor de Rechten van de Mens of bij de verschillende VN-mensenrechtentribunalen;

• •. binnen het Europees recht: alle processtukken van zaken bij het Hof van Justitie van de Europese Unie (Hof, Gerecht en Ambtenarengerecht) en het EVA-Hof.

• 1. Hoger dan departementaal vertrouwelijk gerubriceerde stukken die op grond van regelgeving over informatiebeveiliging niet in het record-management-systeem mogen worden opgeslagen.

• 1. Documenten op posten die conform lokaal recht alleen in papieren vorm rechtsgeldig zijn, zoals loonstroken, stukken m.b.t. sociale verzekeringen en stukken relevant voor pensioenclaims.

Deze regeling zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Artikel 3a

Deze regeling wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit BZ 2015.

Bijlage. als bedoeld in artikel 3

Documenten die in papieren vorm worden aangehouden zijn:

• 1. Documenten die niet of nauwelijks kunnen worden gescand vanwege bijvoorbeeld de omvang (denk hierbij aan bouwtekeningen op A1 of A2 formaat).

• 1. Documenten met bijzondere uiterlijke verschijningsvorm of symbolische waarde waaronder documenten met lakzegels, zoals verdragen, geloofsbrieven en door bewindspersonen ondertekende of anderszins unieke condoleancekaarten met een grotere waarde dan een gescand evenbeeld daarvan.

• 1. Bepaalde documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben, waaronder:

• •. verdragen, volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;

• •. processen-verbaal behorend bij de depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften van multilaterale verdragen en zeekaarten die behoren bij verdragen;

• •. documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben en/of als zodanig door de Directie Juridische Zaken aangemerkte documenten.

Documenten die tijdelijk1Bij te bewaren documenten wordt vastgesteld of de bewijslast op het moment van overdracht aan het Nationaal Archief nog van belang is. Als dat het geval is, worden deze in papieren vorm overgedragen. in papieren vorm worden aangehouden zijn:

• 1. Documenten waarin het ministerie namens de Staat in het civielrecht optreedt als contractspartij bij privaatrechtelijke rechtsverhoudingen, waaronder:

• •. koop- en huurcontracten;

• •. documenten in aanbestedingstrajecten;

• •. schikkingsonderhandelingen;

• •. burgerlijke processen;

• •. gerechtelijke uitspraken;

• •. expertiserapporten;

• •. notariële akten;

• •. documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben.

• 1. Processtukken waarbij in geval van meningsverschillen terug wordt gegrepen op papieren documenten:

• •. binnen het internationaal recht: alle processtukken van zaken bij het Europees Hof voor de Rechten van de Mens of bij de verschillende VN-mensenrechtentribunalen;

• •. binnen het Europees recht: alle processtukken van zaken bij het Hof van Justitie van de Europese Unie (Hof, Gerecht en Ambtenarengerecht) en het EVA-Hof.

• 1. Hoger dan departementaal vertrouwelijk gerubriceerde stukken die op grond van regelgeving over informatiebeveiliging niet in het record-management-systeem mogen worden opgeslagen.

• 1. Documenten op posten die conform lokaal recht alleen in papieren vorm rechtsgeldig zijn, zoals loonstroken, stukken m.b.t. sociale verzekeringen en stukken relevant voor pensioenclaims.

Deze regeling zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.