LegalizeRegeling van de secretaris-generaal van het Ministerie van Veiligheid en Justitie van 19 juni 2014, nummer 513232 ter uitvoering van het archiefbeheer (Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014)
Gelet op artikel 3, derde lid, van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014;
Besluit:
Treedt in werking op het tijdstip waarop de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014 in werking treden.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. archiefbestanddeel: geheel van archiefbescheiden binnen een archief bijeengebracht met een bepaald doel om in onderlinge samenhang te raadplegen;
- b. classificatie: systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen, handelingen, archiefbescheiden of archiefbestanddelen;
- c. digitaal depot: archiefruimte waar digitale archiefbescheiden duurzaam worden beheerd.
Hoofdstuk 2. De archiveringsfuncties
Artikel 2. Opslaan
Archiefbescheiden worden opgeslagen in een registratiesysteem.
Artikel 3. Beschrijven
Ieder archief, archiefbestanddeel en archiefstuk wordt voorzien van een uniek kenmerk en metadata.
Bij het opslaan vindt beschrijving op het niveau van zowel het archiefstuk als het archiefbestanddeel plaats.
Rubriceringen zoals genoemd in het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst – bijzondere informatie, worden als metadata aan de beschrijving van archiefbescheiden toegevoegd.
Metadata over archiefbescheiden zijn onlosmakelijk verbonden met de archiefbescheiden.
Artikel 4. Ordenen
Een registratiesysteem wordt ingericht volgens de classificatie die voor het dienstonderdeel geldt.
Artikel 5. Beschikbaar stellen
Van iedere beschikbaarstelling van archiefbescheiden worden de volgende gegevens vastgelegd:
- a. de functionaris die de archiefbescheiden beschikbaar gesteld heeft gekregen;
- b. de archiefbescheiden die het betrof en
- c. het moment waarop de archiefbescheiden werden beschikbaar gesteld.
Artikel 6. Bewaren
Het bewaren van archiefbescheiden geschiedt bij een dienstonderdeel, tenzij het beheer is ondergebracht bij een interne of externe dienstverlener.
Van digitale archiefbescheiden worden back-ups gemaakt.
Artikel 7. Waarderen
Voorstellen voor de waardering van archiefbescheiden worden ingediend bij de directie Informatisering en Inkoop.
Artikel 8. Selecteren
Archiefbescheiden worden geselecteerd aan de hand van vastgestelde selectielijsten en door toekenning in het registratiesysteem van metadata over het bewaren, overbrengen dan wel vernietigen en de vernietigingstermijn.
Artikel 9. Reproduceren en vervangen
Bij de vervanging van de archiefbescheiden worden schriftelijk vastgelegd;
- a. de functionaris die de archiefbescheiden vervangt;
- b. de archiefbescheiden die worden vervangen;
- c. de reden van vervanging van de archiefbescheiden;
- d. de methode waarmee tot reproductie vooraf aan vervanging wordt overgegaan en
- e. het moment waarop de archiefbescheiden worden vervangen.
Artikel 10. Vernietigen
Archiefbescheiden mogen alleen worden vernietigd op grond van een vastgestelde selectielijst.
De datum van de vernietigingstermijn gaat in op:
- a. de sluitingsdatum van het archiefbestanddeel of de sluitingsdatum van het archief of
- b. de datum waarop een in een archiefstuk, archiefbestanddeel of archief genoemde handeling niet langer rechtsgeldig is of
- c. de datum waarop de archiefbescheiden, archiefbestanddelen, het archief niet meer nodig zijn voor de uitvoering van werkzaamheden, processen, handelingen
Van iedere vernietiging van archiefbescheiden worden schriftelijk vastgelegd:
- a. de functionaris die de archiefbescheiden vernietigt;
- b. de archiefbescheiden die worden vernietigd;
- c. de reden van de vernietiging van de archiefbescheiden;
- d. de methode waarmee de archiefbescheiden worden vernietigd en
- e. het moment waarop de archiefbescheiden worden vernietigd.
Artikel 11. Overbrengen
Archiefbescheiden mogen alleen worden overgebracht op grond van een vastgestelde selectielijst.
Van de overbrenging van archiefbescheiden worden schriftelijk vastgelegd:
- a. de functionaris die de overbrenging uitvoert;
- b. de archiefbescheiden die worden overgebracht;
- c. de reden van overbrenging van de archiefbescheiden;
- d. de eventuele beperkende bepalingen aan de openbaarheid van de archiefbescheiden na de overbrenging;
- e. de methode waarmee de archiefbescheiden worden overgebracht en
- f. het moment waarop de archiefbescheiden worden overgebracht.
Artikel 12. Reorganisatie
De directie Informatisering en Inkoop adviseert in geval van reorganisatie over de archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van reorganisatie nog niet zijn afgedaan of overgedragen aan een dienstonderdeel van het ministerie of een ander overheidsorgaan, dat deze zaken zal afdoen.
Van reorganisaties bij een dienstonderdeel dat archiefbescheiden in beheer heeft gegeven bij een interne of externe dienstverlener wordt de dienstverlener onverwijld daarvan in kennis gesteld.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 13. Inwerkingtreding
Deze uitvoeringsregeling treedt gelijktijdig in werking met de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014.
Artikel 14. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.